1. Dans le menu Actions de Calendrier, cliquez sur Organiser une réunion.
2. Cliquez sur Ajouter d'autres personnes, puis sur Ajouter à partir du Carnet d'adresses.
3. Dans la zone Tapez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, entrez le nom d'une personne ou d'une ressource à ajouter à la réunion.
4. Pour chaque nom saisi, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources. (Les participants Obligatoire et Facultatif s'affichent dans la zone À de l'onglet Rendez-vous et les Ressources dans la zone Emplacement. Pour obtenir des détails sur une salle de conférence, cliquez dessus dans la liste Ressources, puis cliquez sur Propriétés.) Cliquez sur OK.
5. Cliquez sur l'heure à laquelle tous les invités sont libres. Vous pouvez utiliser la fonction Sélection automatique suivante pour rechercher la prochaine plage de temps libre de tous les invités.
6. Cliquez sur Définir une réunion.
7. Dans la zone Objet, tapez une description.
8. Si vous n'avez pas prévu de salle, tapez le lieu dans la zone Emplacement.
9. Si vous voulez rendre la réunion périodique, cliquez sur Périodicité, puis sélectionnez le critère de périodicité.
10. Sélectionnez toutes les autres options souhaitées.
11. Cliquez sur Envoyer.

Pour utiliser Microsoft Windows NetMeeting pour cette procédure, vous devez disposer de Microsoft NetMeeting version 2.1 ou ultérieure.

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de réunion.
2. Activez la case à cocher Ceci est une réunion en ligne, puis, dans la liste, cliquez sur l'une des options suivantes :
   • Microsoft NetMeeting
   • Services Windows Media
   • Microsoft Exchange Conferencing
3. Dans la zone À, tapez le nom des personnes qui doivent participer à la réunion en ligne.
   • Pour Microsoft Exchange Conferencing, vous devez aussi sélectionner une ressource de conférence (ressource de conférence : boîte aux lettes Microsoft Exchange qui alloue un certain nombre de connexions spécifiques. Cette ressource fait office d'espace virtuel pour les réunions virtuelles. Vous réservez la ressource pour une réunion en ligne exactement comme vous le faites pour une salle de réunion.). Pour inviter une ressource de conférence, cliquez sur À. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la liste Afficher les noms de :, sélectionnez Toutes les ressources de conférence, puis la ressource dans la liste. Cliquez sur Ressources, puis sur OK.
4. Dans la zone Objet, tapez la description de la réunion.
5. Effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour une réunion NetMeeting, tapez le nom du serveur d'annuaire (serveur d'annuaire : également appelé serveur ILS (Internet Locator Service). Ordinateur qui liste les noms et adresses de messagerie des personnes qui exécutent NetMeeting et qui sont connectées au serveur. Ces informations sont utilisées pour la connexion à leurs ordinateurs.) que vous utilisez dans la zone Serveur d'annuaire.
   • Pour une diffusion des Services Windows Media, dans la zone Adresse d'événements, tapez l'adresse d'événement (adresse d'événement : adresse identique à une URL qui fournit un accès réseau à un événement Microsoft Windows Media Services, tel qu'une diffusion en direct. Les participants accèdent à cette adresse pour visualiser l'événement sur leur ordinateur.).
   • Pour Microsoft Exchange Conferencing, vous pouvez accepter les participants externes, ou créer une réunion privée en désactivant la case à cocher Autorise des participants ou des utilisateurs supplémentaires ne disposant pas de certificats utilisateur avec pouvoir à se joindre à la conférence. Si vous voulez exiger la spécification d'un mot de passe pour participer à la réunion, tapez le mot de passe dans la zone Mot de passe.
6. Indiquez les heures de la réunion dans les zones Début et Fin.
7. Pour définir un rappel, activez la case à cocher Rappel, puis sélectionnez une heure dans la liste.
8. Pour qu'une réunion NetMeeting ou une diffusion de services Windows Media commence automatiquement, activez l'une des cases à cocher suivantes :
   • Démarre automatiquement NetMeeting avec Rappel
   • Démarre Windows Media automatiquement avec Rappel
9. Si vous voulez rendre la réunion périodique, cliquez sur Périodicité, puis sélectionnez le critère de périodicité.
10. Sélectionnez toutes les autres options souhaitées.
11. Cliquez sur Envoyer.

Conseil