Une signature électronique est constituée de texte et/ou d'images qui sont automatiquement ajoutés à la fin d'un message électronique sortant. Vous pouvez créer des signatures personnalisées pour vos différents types de destinataires. Par exemple, vous pouvez utiliser votre prénom pour les messages destinés aux amis ou à la famille, ou votre nom complet et votre adresse de messagerie pour les messages destinés à vos contacts professionnels. Vous pouvez également utiliser une signature pour ajouter une formule toute faite, telle que la façon dont vous souhaitez obtenir une réponse de la part des destinataires. Vous pouvez utiliser une signature différente pour chaque compte de messagerie.

Il est possible de créer des signatures dans Microsoft Outlook, mais il peut être intéressant de les créer dans Microsoft Word. Par exemple, dans Word, vous pouvez facilement insérer des images et des liens hypertexte dans la signature (mais si vous souhaitez insérer une carte de visite professionnelle, couramment appelée vCard, vous devez le faire dans Outlook).

Lorsque vous utilisez Word pour créer une signature, cette dernière est disponible dans Outlook et inversement. Les modifications que vous apportez à la signature apparaissent, que vous utilisiez Word ou Outlook en tant qu'éditeur de messagerie électronique.