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Un contact professionnel est une personne avec laquelle vous entretenez des relations d’affaires dans votre entreprise ou organisation, ou un propriétaire ou agent indépendant.

 Conseil   Les contacts professionnels sont automatiquement inclus dans votre carnet d’adresses. Pour les afficher, dans le menu Outils, cliquez sur Carnet d’adresses. Dans la liste Carnet d’adresses, cliquez sur Contacts professionnels. Pour plus d’informations sur le carnet d’adresses, voir Ajouter ou supprimer un carnet d’adresses.

Vous pouvez créer un enregistrement Contact professionnel (enregistrement Contact professionnel : emplacement de stockage des informations sur le contact professionnel, y compris des informations entrées sur le formulaire Contact professionnel, des enregistrements associés et des éléments d'historique de communication.) de la manière suivante :

• Remplir le formulaire Contact professionnel

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Contacts professionnels, puis, dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Nouveau.
  2. Remplissez le reste du formulaire à l’aide des affichages Général, Détails, Historique ou Champs définis par l’utilisateur.

      Remarque   Vous pouvez personnaliser vos formulaires Contacts professionnels en ajoutant des champs définis par l’utilisateur (champ défini par l'utilisateur : champ que vous pouvez créer et définir afin de suivre les informations relatives à votre entreprise.). Ils servent à ajouter des informations propres à votre entreprise. Les champs définis par l’utilisateur sont uniquement disponibles si vous, ou l’un des membres de votre équipe, avez personnalisé le formulaire.

  Pour obtenir de l’aide lors de la saisie d’informations dans le formulaire, cliquez sur le bouton ? (Aide) .

• Ajouter un contact à partir du dossier Contacts Outlook

  1. Dans la partie inférieure du volet de navigation (volet de navigation : colonne située sur le côté gauche de la fenêtre principale de Microsoft Outlook et qui comprend des volets, tels que celui des raccourcis ou du courrier et les raccourcis ou dossiers contenus dans chaque volet. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu'il contient.), cliquez sur le bouton Liste des dossiers (liste des dossiers : affiche les dossiers disponibles dans votre boîte aux lettres. Pour afficher les sous-dossiers, double-cliquez sur le dossier. Si la Liste des dossiers est indisponible, cliquez sur Liste des dossiers dans le menu Atteindre.)   pour afficher la Liste des dossiers.
  2. Dans la liste des dossiers, cliquez sur le signe « + » situé en regard des dossiers Dossiers personnels et Gestionnaire de contacts professionnels pour développer et afficher les listes de dossiers.
  3. Dans le volet de navigation, sous Dossiers personnels, cliquez sur Contacts.
  4. Dans la liste Contacts, sélectionnez le nom du contact que vous souhaitez ajouter en cliquant dessus, puis faites-le glisser vers le dossier Contacts professionnels du Gestionnaire de contacts professionnels. Le contact est alors déplacé dans le dossier Contacts professionnels.

   Conseil   Si vous recevez un message électronique contenant une carte de visite électronique, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit et l’ajouter à vos contacts Outlook. Ensuite, pour ajouter cette carte à vos contacts professionnels, cliquez dessus et faites-la glisser dans le dossier Contacts professionnels.

• Créer un contact professionnel à partir d’un enregistrement Compte

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Comptes.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le compte (compte : société ou organisation avec laquelle vous travaillez. Si un service est fourni, service dentaire ou médical, un compte peut également être un client.) à lier à un contact professionnel, pointez sur Créer, puis sur Nouveau contact professionnel pour le compte.

     Les informations de l’enregistrement Compte sont ajoutées automatiquement à l’enregistrement Contact professionnel.

  3. Remplissez le formulaire Contact professionnel.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

   Conseil   Une autre méthode permet de créer et de lier un enregistrement Contact professionnel à un enregistrement Compte. Ouvrez l’enregistrement Compte. Sous Contacts professionnels, cliquez sur Ajouter. Cliquez sur Nouveau, puis remplissez le formulaire Contact professionnel.

• Créer un enregistrement Contact professionnel à partir d’un message électronique.

  1. Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez un message électronique.
  2. Dans la barre d’outils Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Liaison automatique d’adresse de messagerie.

  Dans la boîte de dialogue Lier automatiquement les adresses de messagerie, la case à cocher correspondant à l’adresse de messagerie est activée.

  3. Cliquez sur OK.
  4. Si vous souhaitez vérifier si un enregistrement Contact professionnel a été créé, dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Contacts professionnels, puis recherchez le nom ou l’adresse de messagerie que vous avez ajoutée.

 Conseil   Dans le ruban, cliquez sur Lier automatiquement les messages électroniques pour veiller à ce que les messages électroniques envoyés et reçus par ce contact professionnel soient enregistrés dans l’historique des communications de l’enregistrement correspondant.

  Remarques  

• La possibilité de créer un autre contact professionnel au moyen de la commande Nouveau contact dans la même société n’est pas disponible dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2007.
• Il n’est pas possible de créer un enregistrement Contact professionnel à partir de la copie d’un enregistrement Contact professionnel existant.