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La nouvelle fonction Cartes de visite électroniques de Microsoft Office Outlook 2007 rationalise les tâches de création et de partage des contacts. Une carte de visite électronique est une autre forme d'affichage des contacts qui capture des informations spécifiques les concernant et vous permet de partager ces informations avec d'autres personnes en ayant toutes les données d'identification disponibles.

Lorsqu'un contact est créé, une carte de visite lui est associée automatiquement et inversement. De même, tout changement apporté à un contact est reporté dans sa carte de visite électronique et inversement.

Les cartes de visite électroniques sont semblables à des cartes imprimées et peuvent être partagées tout aussi facilement.

• Avantages des cartes de visite électroniques

• Afficher des contacts sous forme de cartes de visite électroniques

• Apparence des cartes de visite électroniques sur l'écran des destinataires

• Créer des cartes de visite électroniques

• Enregistrer un contact ou une carte de visite électronique

• Envoyer des cartes de visite électroniques à d'autres personnes

• Concevoir des cartes de visite électroniques

• Inclure une carte de visite électronique dans une signature électronique

Avantages des cartes de visite électroniques

• Les champs d'informations partagées permettent de créer et d'enregistrer de nouveaux contacts rapidement et sans trop d'erreurs. Bien que le formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) contienne toutes les informations sur ce contact, la carte de visite électronique n'affiche que les informations du contact propres à un public ou à un objectif spécifique.
• L'affichage Cartes de visite du module Contacts ajoute des éléments visuels comme le logo de la société, une photo et des couleurs pour faciliter l'identification des contacts.
• Vous pouvez partager facilement des informations de contact de manière visible en insérant des cartes de visite électroniques dans les messages adressés à d'autres personnes.
• Un grand choix d'options de conception permettent la personnalisation intégrale de la disposition des informations sur la carte, du format du texte et de sa couleur avec photos et logos de la société.
• Vous pouvez inclure une carte de visite électronique dans votre signature électronique pour envoyer des informations de contact à d'autres personnes automatiquement ou manuellement.

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Afficher des contacts sous forme de cartes de visite électroniques

Outlook offre un grand choix d'affichages Contact pour que vous puissiez trouver et afficher des informations d'une manière parfaitement adaptée à votre mode de travail. Dans Office Outlook 2007, les cartes de visite constituent l'affichage par défaut. Dans cet affichage, tous les contacts apparaissent comme sur une carte de visite traditionnelle dans la fenêtre Outlook. L'index alphabétique vous permet de retrouver rapidement le contact voulu.

• Afficher d'autres informations de contact sous forme de carte de visite

• Changer le nombre de cartes dans l'affichage Cartes de visite

• Passer en mode Cartes de visite

• Changer d'affichage par défaut dans le module Contacts

Afficher d'autres informations de contact sous forme de carte de visite

L'affichage Cartes de visite présente vos contacts avec le logo et le format de leur société, des arrière-plans et des dispositions personnalisés, ainsi que des photos ou d'autres images. Ces fonctionnalités vous permettent d'identifier rapidement vos contacts lorsque vous avez besoin de les localiser. Vous (et le format de votre fenêtre Outlook) déterminez le nombre de cartes que vous pouvez afficher simultanément.

En positionnant les champs manuellement lorsque vous modifiez une carte, vous pouvez choisir les informations que vous voulez faire apparaître sur la carte en mode Cartes de visite. Vous pouvez modifier les informations de votre carte mais aussi celles des cartes que vous recevez d'autres personnes. Si les informations d'un contact ne tiennent pas sur une carte, double-cliquez sur celle-ci pour afficher le formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) et fournir les informations souhaitées.

Changer le nombre de cartes dans l'affichage Cartes de visite

Pour changer le nombre de cartes pouvant apparaître en même temps dans l'affichage Cartes de visite, modifiez leur format. Si vous voulez afficher autant de cartes que possible, agrandissez la fenêtre Outlook au maximum.

Modifier le format des cartes dans l'affichage Cartes de visite

1. Sous Contacts, dans le volet de navigation, cliquez sur Personnaliser l'affichage en cours.
2. Dans la boîte de dialogue Affichage personnalisé : Cartes de visite, cliquez sur Autres paramètres.
3. Sous Champs de carte, changez le nombre affiché dans la zone % de la taille de carte. Plus le pourcentage est faible, plus le nombre de cartes affichées est élevé et inversement.
4. Cliquez sur OK.

    Remarque   Vous pouvez également accéder à l'option Autres paramètres du menuAffichage. Pointez sur Affichage actuel et cliquez sur Personnaliser l'affichage actuel.

 Conseil   Si vous utilisez un périphérique de pointage Microsoft IntelliMouse, vous pouvez changer le nombre de cartes affichées en maintenant la touche CTRL enfoncée et en faisant tourner la roue de la souris IntelliMouse. Lorsque vous la faites tourner vers l'avant, vous affichez moins de cartes, mais elles sont plus grandes, alors que si vous la faites tourner vers l'arrière, vous obtiendrez plus de cartes, mais elles seront plus petites.

L'affichage ainsi créé devient l'affichage Cartes de visite par défaut, même après la fermeture et le redémarrage du programme Office Outlook 2007 et ce, jusqu'à ce que vous changiez d'affichage.

Vous pouvez également afficher les cartes dans l'affichage Cartes de visite du module Contacts en faisant défiler la liste des cartes et en utilisant l'index alphabétique affiché à droite des cartes.

Passer en mode Cartes de visite

Bien que l'affichage Cartes de visite soit l'affichage par défaut du module Contacts, il arrive parfois que vous quittiez Outlook alors que vous travailliez dans un autre affichage Contacts. Lorsque vous quittez Outlook, il enregistre le dernier affichage actif et c'est cet affichage qui apparaît lorsque vous redémarrez le programme jusqu'à ce que vous en changiez.

• Dans Office Outlook 2007, dans le volet de navigation de la section Contacts, sous Affichage actuel, cliquez sur Cartes de visite.

Le volet de navigation ne s'affiche pas

Il est peut-être désactivé ou réduit.
• Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de navigation et cliquez sur Normal.

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Changer d'affichage par défaut dans le module Contacts

Lorsque vous quittez Outlook, il enregistre le dernier affichage actif et c'est cet affichage qui apparaît lorsque vous redémarrez le programme. En principe, l'affichage que vous utilisez le plus souvent est utilisé par défaut jusqu'à ce que vous en changiez avant de quitter Outlook.

1. Sous Affichage actuel du volet de navigation dans le module Contacts, cliquez sur l'affichage voulu.
2. Quittez et redémarrez Outlook.

Le volet de navigation ne s'affiche pas

Il est peut-être désactivé ou réduit.
• Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de navigation et cliquez sur Normal.

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Apparence des cartes de visite électroniques sur l'écran des destinataires

Vous pouvez inclure des cartes de visite électroniques dans des messages électroniques afin d'envoyer les informations de contact que vous voulez partager et de communiquer visuellement une identité personnelle ou d'entreprise. Selon le programme de messagerie que vos destinataires utilisent, ils peuvent voir la carte de visite électronique ou simplement recevoir les informations fournies sur cette carte dans un fichier .vcf joint.

Lorsque vous double-cliquez sur le fichier .vcf joint, le formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) s'ouvre ; vous pouvez l'enregistrer dans la liste des contacts du destinataire.

Les destinataires qui utilisent Office Outlook 2007   voient la carte de visite électronique dans le message exactement comme vous l'avez envoyée. Ils peuvent cliquer avec le bouton droit pour enregistrer les informations qu'elle contient dans leurs Contacts Outlook.

Les destinataires qui utilisent des versions antérieures d'Outlook ou d'autres applications de messagerie qui affichent les messages électroniques au format HTML   visualisent également la carte de visite électronique dans leur message. Ces cartes ne sont que des images et vous ne pouvez pas cliquer dessus. Toutefois, les destinataires reçoivent également un fichier .vcf joint au message qui contient les informations de la carte de visite électronique. Ils peuvent ouvrir ce fichier et enregistrer les informations qu'il contient dans leur liste de contacts.

Les destinataires qui affichent leurs messages électroniques en texte brut   ne voient pas l'image de la carte de visite électronique dans le message, mais reçoivent, à la place, le fichier .vcf joint contenant les informations de contact qu'ils peuvent enregistrer dans leur liste de contacts.

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Créer des cartes de visite électroniques

Lorsque vous créez un contact dans un formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) ou que vous enregistrez un contact d'une autre personne, les informations de ce contact peuvent être affichées sous forme de carte de visite électronique. Vous pouvez toujours créer et modifier chaque affichage individuel, mais dans les deux cas (dans le formulaire de contact et dans la carte de visite électronique), les informations de base du contact peuvent être complétées. En n'entrant les informations qu'une seule fois (ou en les enregistrant directement à partir d'une autre carte), vous pouvez limiter les risques d'erreur.

Par exemple, lorsque vous recevez une carte de visite électronique d'une personne et que vous enregistrez cette carte dans vos Contacts Outlook, les informations contenues dans cette carte peuvent également être affichées dans un formulaire de contact ou dans d'autres affichages Contacts. Lorsque vous mettez à jour les informations dans un affichage, elles le sont aussi dans l'autre affichage sauf si vous décidez de ne pas répercuter les modifications.

Lorsque vous créez un contact en ouvrant un nouveau formulaire de contact et en tapant les informations du contact, les champs correspondants sont remplis automatiquement dans un affichage Carte de visite électronique de ce contact.

 Formulaire de contact contenant les informations relatives à Joël Marchand.

 Affichage de la boîte de dialogue Modifier la carte de visite avec les champs correspondants remplis pour la carte de visite électronique de Joël Marchand.

Créer une carte de visite électronique à partir d'une :

• Carte de visite électronique que vous recevez dans un message

• Carte de visite électronique existante ou vierge

Carte de visite électronique que vous recevez dans un message

C'est un moyen rapide d'ajouter un nouveau contact dans Outlook. Lorsque vous enregistrez une carte de visite électronique à partir d'un message électronique, vous créez un contact. Si vous possédez déjà un contact du même nom, vous pouvez enregistrer le doublon comme nouveau contact ou mettre à jour l'original.

Pour modifier la carte après l'avoir enregistrée, lisez les instructions fournies ci-après concernant la création d'une carte de visite électronique à partir d'une carte de visite électronique existante ou vierge.

1. Ouvrez un message, cliquez avec le bouton droit sur la carte, puis sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel. Le nouveau contact apparaît dans le formulaire de contact.
2. Dans le groupe Actions de l'onglet Contact, cliquez sur Enregistrer et fermer.
3. Si vous avez déjà un contact de ce nom, Outlook détecte le doublon. Dans ce cas, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Sélectionnez Ajouter un contact.

     Un contact en double est créé avec un formulaire de contact et une carte de visite électronique.

   • Sélectionnez Mettre à jour les informations du contact sélectionné.

     Les contacts en double existants sont répertoriés. Double-cliquez sur le contact pour le mettre à jour, puis mettez à jour les informations dans le formulaire de contact et enregistrez-le.

Les nouvelles informations de contact sont enregistrées dans le module Contacts et sont disponibles sous forme de carte de visite électronique ou dans d'autres affichages. Vous pouvez modifier les informations de contact avant et après les avoir enregistrées.

 Remarques 

• Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le fichier .vcf joint dans l'en-tête du message pour ouvrir le menu contextuel et ajouter le contact ou choisir d'autres options.
• Si vous cliquez sur Enregistrer et nouveau dans le formulaire de contact, le contact ouvert est enregistré et un nouveau formulaire de contact vierge s'ouvre.

Carte de visite électronique existante ou vierge

Créez une carte de visite électronique à partir d'une carte vierge ou utilisez une carte existante comme modèle pour créer une carte similaire. Vous pouvez modifier les informations qu'elle contient, ainsi que sa disposition et les éléments qui la composent. La création d'une carte à partir d'une autre carte est un moyen rapide de créer, pour différentes utilisations, des cartes de visite électroniques qui partagent des informations de contact communes. Par exemple, vous pouvez créer trois cartes, une pour le travail, une pour votre usage personnel et une pour un club dont vous êtes membre.

Lorsque vous créez une carte de visite électronique, vous créez également un contact. Lorsque vous enregistrez la nouvelle carte, Outlook crée un contact dans votre liste de contacts. Des contacts peuvent avoir des noms en double. Lorsque vous enregistrez de nouvelles cartes portant le même nom, elles sont ajoutées à vos Contacts et répertoriées sous leurs contre-parties du même nom.

 Conseil   L'affichage Cartes de visite permet de voir suffisamment d'informations pour distinguer des contacts portant des noms en double.

 Remarque   Vous pouvez modifier les informations de contact dans un formulaire de contact existant avant de positionner le texte et de le mettre en forme dans la boîte de dialogue Modifier la carte de visite. Vous pouvez également modifier toutes les informations de cette boîte de dialogue. Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, vous pouvez ajouter des informations au fil de votre travail. Avec la première solution, vous effectuez vos changements avant de commencer la procédure ci-dessous.

 Avant d'ajouter les informations du contact ou de les modifier, choisissez la disposition et l'arrière-plan de votre carte. Ajoutez des images ou des graphiques. Chacun de ces éléments vous aide à positionner le texte lorsque vous commencez à ajouter les informations.

 Lorsque vous cliquez sur Ajouter, la liste des champs standard s'affiche. Sélectionnez le champ voulu pour l'ajouter à la liste Champs. Quatre champs personnalisés sont aussi disponibles.

 Après avoir choisi un champ, tapez le texte correspondant dans la zone sous Modifier. Au fur et à mesure que vous tapez, le texte apparaît dans l'aperçu de la carte.

 L'assignation d'étiquettes d'information comme le numéro de téléphone du domicile ou l'adresse du bureau est facultative. Vous pouvez utiliser les noms des champs ou taper vos propres étiquettes.

 Les champs de ligne vierge vous permettent d'inclure des espaces vides sur la carte.

 Cliquez sur les boutons des flèches pour passer au champ du dessus ou du dessous dans la carte.

Suivez la procédure ci-dessous pour modifier une carte électronique existante ou en créer une à partir d'une carte vierge :

• Choisir une disposition et un arrière-plan  
  1. Sous Contacts, cliquez sur Nouveau.
  2. Dans le formulaire de contact, cliquez sur la carte de visite pour ouvrir la zone Modifier la carte de visite.
  3. Dans la liste Disposition de la section Conception de la carte, sélectionnez une disposition. La disposition Texte uniquement est disponible pour des cartes sans photo, logo ni autre image.

      Remarque   Au début, la disposition de carte Outlook par défaut est visible dans la zone d'aperçu à côté de la section Conception de la carte. Vous pouvez également utiliser cette image et les options de disposition pour votre carte.

  4. Si vous voulez appliquer un arrière-plan à la carte, cliquez sur Arrière-plan et choisissez une couleur.

   Remarque   Si vous utilisez une image comme arrière-plan d'une carte, il convient, pour éviter toute déformation, qu'elle ait la même taille que la face de la carte, c'est-à-dire 248 x 148 pixels. (La carte elle-même doit comporter une bordure d'un pixel sur chaque côté.)

  5. Si vous voulez ajouter une image, comme une photo ou le logo de votre société, utilisez les options d'image pour rechercher, ajouter et positionner l'image.

      Remarque   Pour supprimer l'image par défaut ou une autre image sur la carte, sélectionnez Texte uniquement dans la liste Disposition.

• Ajouter des informations de contact  
  1. Dans la liste Champs, sélectionnez un champ ou une ligne vierge au-dessus de l'endroit où vous voulez que le texte apparaisse.
  2. Cliquez sur Ajouter, pointez sur Nom, puis sélectionnez Nom complet.

      Conseil   Seul ce type d'information apparaît dans la liste Champs. Une fois le texte saisi pour les informations, il apparaît au-dessus de la liste Champs dans la zone d'aperçu.

  3. Sous Modifier, tapez le nom de la carte.
  4. Si vous voulez que ce nom ait une étiquette, dans la liste des étiquettes, sélectionnez Gauche ou Droite.

      Remarque   Une étiquette clarifie le type d'informations figurant sur la carte et Gauche ou Droite indique à quel endroit cette étiquette est placée à côté des informations. Par exemple, sur la carte de visite électronique intitulée Joël Marchand, propriétaire, Joël Marchand est le nom et propriétaire est l'étiquette du nom.

  5. Dans la zone Étiquette, tapez l'étiquette que vous voulez attribuer au nom.

      Conseil   Les noms de champs constituent des étiquettes commodes.

  6. Continuez à ajouter des informations dans la carte en suivant les étapes 1 à 5.
  7. Pour supprimer un champ de la carte, cliquez sur ce champ, puis sur Supprimer.
  8. Pour insérer des lignes vierges, cliquez sur le champ au-dessus de l'endroit où vous voulez insérer la ligne vierge, cliquez sur Ajouter, puis sur Ligne vierge.

      Conseil   Par défaut, les lignes vides sur une carte apparaissent sous forme de champs Ligne vierge. Au fur et à mesure que vous ajoutez des informations sur la carte, vous pouvez ajouter de nouveaux champs d'informations entre les champs Ligne vierge. Par exemple, cliquez sur Ligne vierge, sur Ajouter, puis sur un champ. Les champs apparaissent entre les lignes vierges.

  9. Pour placer du texte sur la carte, cliquez sur un champ et au-dessous de la liste Champs, utilisez les flèches Haut et Bas pour déplacer les champs.
  10. Si vous voulez mettre le texte en forme, utilisez les boutons de style et de mise en forme disponibles sous Modifier.

      Les options disponibles sont les suivantes :

      • Redimensionnement du texte
      • Utilisation de couleurs
      • Justification du texte à gauche et à droite et centrage du texte
  11. Lorsque vous avez fini d'ajouter des informations sur la carte, cliquez sur OK.

       Remarque   Si vous cliquez sur Réinitialiser la carte, la conception Outlook par défaut et les informations entrées dans les champs par défaut du formulaire de contact sont restaurées.

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Enregistrer un contact ou une carte de visite électronique

Lorsque vous recevez des informations de contact sous forme de carte de visite électronique ou de formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) (fichier .vcf) dans un message électronique, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la carte ou le fichier .vcf joint et choisir des options du menu contextuel. Si vous disposez déjà d'un contact de ce nom, vous êtes invité à choisir de quelle façon vous voulez traiter le doublon : en mettant à jour le contact le plus ancien ou en en créant un nouveau.

Enregistrer une carte de visite électronique que vous recevez

1. Dans le message, cliquez avec le bouton droit sur la carte, puis sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel. La carte s'ouvre dans un formulaire de contact dans le module Contacts.
2. Dans le groupe Actions de l'onglet Contacts, cliquez sur Enregistrer et fermer.

    Remarques 

   • Si vous avez déjà un contact de ce nom, une boîte de dialogue apparaît avec des options permettant d'ajouter un nouveau contact ou de mettre à jour les informations du contact sélectionné lorsque vous cliquez sur Enregistrer et fermer.
   • Dans le groupe Actions, vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer le contact et ouvrir un nouveau formulaire de contact vide.

Enregistrer le fichier .vcf que vous recevez

1. Dans l'en-tête du message, double-cliquez sur le fichier .vcf joint. La carte s'ouvre dans un formulaire de contact dans le module Contacts.
2. Dans le groupe Actions de l'onglet Contact, cliquez sur Enregistrer et fermer.

    Remarques 

   • Si vous avez déjà un contact de ce nom, une boîte de dialogue apparaît avec des options permettant d'ajouter un nouveau contact ou de mettre à jour les informations du contact sélectionné lorsque vous cliquez sur Enregistrer et fermer.
   • Dans le groupe Actions, vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer le contact et ouvrir un nouveau formulaire de contact vide.

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Envoyer des cartes de visite électroniques à d'autres personnes

Les cartes de visite électroniques facilitent le partage d'informations de contact. Elles peuvent être rapidement insérées dans les messages envoyés et sont immédiatement reconnaissables par le destinataire. Vous pouvez envoyer votre carte de visite électronique professionnelle ou personnelle, que vous avez personnalisée. Vous avez aussi la possibilité d'envoyer les informations de contact d'une autre personne sous forme de carte de visite électronique et de transférer les cartes. Dans chaque cas, la personne qui reçoit votre message au format HTML obtient un identificateur visible qu'elle pourra enregistrer rapidement comme contact.

Lorsque vous double-cliquez sur le fichier .vcf joint, le formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.) s'ouvre ; vous pouvez l'enregistrer dans la liste des contacts du destinataire.

• Apparence des cartes de visite électroniques sur l'écran des destinataires

• Insérer une carte de visite électronique dans un message

Apparence des cartes de visite électroniques sur l'écran des destinataires

Pour les utilisateurs de Office Outlook 2007   La carte de visite électronique apparaît dans le message exactement telle qu'elle est envoyée. Le destinataire peut cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et enregistrer les informations qu'elle contient dans ses Contacts Outlook.

Pour les utilisateurs de versions antérieures d'Outlook ou d'autres applications de messagerie qui acceptent le format HTML pour afficher des messages électroniques   Les destinataires voient également la carte de visite électronique dans leur message. Toutefois, ces cartes ne sont que des images. Les destinataires reçoivent également un fichier .vcf joint au message qui contient les informations de la carte de visite électronique. Ils peuvent ouvrir ce fichier et enregistrer les informations qu'il contient dans leur liste de contacts.

Pour les personnes qui affichent leurs messages en texte brut    La représentation visuelle de la carte de visite électronique n'est pas disponible dans le message, mais elles reçoivent la pièce jointe .vcf contenant les informations de contact qu'elles peuvent enregistrer dans leur liste de contacts.

Insérer une carte de visite électronique dans un message

1. Dans un nouveau message, dans le groupe Inclure de l'onglet Message, cliquez sur Carte de visite, puis sur un nom de la liste.
2. Si le nom recherché ne figure pas dans la liste, cliquez sur Autres cartes de visite, sélectionnez le nom voulu dans la liste Classé sous et cliquez sur OK.

 Remarques 

• Le menu Carte de visite affiche le nom des 10 derniers contacts insérés en tant que cartes de visite électroniques dans les messages.
• Vous pouvez insérer plusieurs cartes de visites électroniques dans un message.
• Pour différencier les noms en double, dans le menu Carte de visite, cliquez sur Autres cartes de visite. Des informations complémentaires s'affichent alors avec un aperçu de la carte dans la boîte de dialogue Insérer sous forme de carte de visite.
• Si vous faites glisser une carte de visite de l'affichage Cartes de visite dans un nouveau message, seul un fichier .vcf est joint au message envoyé. Ce fichier ouvre le formulaire de contact avec toutes les informations que le destinataire peut enregistrer dans sa liste de contacts. Si le destinataire utilise Office Outlook 2007, la carte de visite électronique peut être affichée dans le formulaire de contact.

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Concevoir des cartes de visite électroniques

Qu'il s'agisse d'une carte professionnelle élaborée, d'une carte recherchée témoignant d'un certain talent de conception ou d'une carte fantaisie révélant davantage votre personnalité, quiconque peut créer une carte de visite. Quelles que soient les raisons pour lesquelles vous créez une carte de visite, vous pouvez en concevoir une qui reflète votre société ou votre personnalité. Vous pouvez même en avoir plusieurs pour couvrir chacun de vos besoins. Vous pouvez en outre rechercher des modèles de carte de visite électronique en ligne.

Partager un concept unique dans toute la société

Pour qu'une société ou un groupe soit représenté de manière cohérente et avec précision, une société peut créer un modèle de carte de visite électronique de toute pièce ou à partir de la version imprimée de la carte de visite de la société. Les employés ou d'autres membres de l'organisation peuvent alors personnaliser cette carte en fonction de leurs besoins.

Voici les fonctionnalités et les options de conception disponibles pour créer des cartes de visite électroniques. La procédure de création a été décrite en détail dans les sections précédentes.

Disposition

• Choisissez une disposition parmi les six proposées. Placez une image (ou le logo Office Outlook 2007 par défaut) à droite, à gauche, en haut ou en bas, ou utilisez du texte uniquement. Vous pouvez également utiliser une image pour l'arrière-plan.
• La couleur d'arrière-plan est importante et peut distinguer votre carte des autres. Vous pouvez choisir parmi une large palette de couleurs, mais vous pouvez aussi créer vos propres couleurs.
• Vous pouvez insérer des photos ou d'autres images enregistrées dans la plupart des formats graphiques comme .bmp, .jpg et .wmf. Les images comme le logo de la société ou une photo personnelle permettent d'identifier la carte plus facilement.
• Une fois les images insérées, vous pouvez les redimensionner et les positionner avec précision afin de mieux personnaliser la carte.

Remplissage des informations

• Les champs fournis pour les différents types d'informations sont ceux que vous trouvez habituellement sur une carte de visite, notamment le numéro de téléphone, la société, l'adresse de messagerie et la fonction de la personne dans la société.
• Vous pouvez également créer des champs personnalisés pour d'autres informations que vous souhaitez fournir.
• Certains champs contiennent plusieurs lignes d'informations notamment pour l'adresse. Les champs personnalisés peuvent aussi avoir plusieurs lignes.
• Les étiquettes aident à identifier les informations. Les étiquettes disponibles sont répertoriées dans le menu Ajouter pour les types d'informations fournies. Vous pouvez aussi créer des étiquettes personnalisées.
• Les lignes vierges utilisées pour espacer les informations rendent les cartes plus claires et permettent d'organiser et de regrouper des informations corrélatives. Par exemple, si une carte comporte plusieurs numéros de téléphone, insérez une ligne vierge au-dessus et au-dessous de chaque numéro pour qu'ils puissent être retrouvés facilement et distingués du reste des informations.
• Le choix de couleurs et de tailles de police différentes permettent de mettre certaines informations en valeur et de bien agencer l'espace sur la carte.

 Remarque   Toutes les informations d'un contact ne tiennent pas toujours sur une carte de visite même si elles sont fournies dans le formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d'un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.). Lorsque vous créez le contenu d'une carte de visite, l'aperçu vous permet de voir comment elles tiennent sur la carte.

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Inclure une carte de visite électronique dans une signature électronique

En ajoutant votre carte de visite électronique dans votre signature électronique, vous pouvez inclure automatiquement vos informations de contact dans chaque message que vous envoyez. Vous pouvez également utiliser une signature qui ne contient qu'une carte de visite électronique. Les destinataires peuvent cliquer avec le bouton droit sur la carte dans la signature (ou sur le fichier .vcf) pour l'enregistrer directement dans leur liste de contacts.

 Lorsque vous envoyez un message contenant une signature avec une carte de visite électronique, un fichier .vcf est joint à ce message et contient toutes les informations du contact. Ceci permet aux destinataires utilisant d'autres applications de messagerie d'afficher et d'enregistrer ces informations.

 La carte est affichée avec la signature.

 Lorsque vous recevez un message avec une carte dans la signature, cliquez avec le bouton droit sur l'image de la carte dans la signature et cliquez sur Ajouter aux contacts. Le formulaire de ce contact s'ouvre pour que vous puissiez afficher son contenu ou l'enregistrer.

Par exemple, la politique en vigueur dans votre entreprise peut stipuler que tous les employés fournissent leur informations de contact de base dans toute correspondance électronique de la société. Une fois que la société a créé un modèle de carte, chaque employé peut fournir ses informations de contact, inclure la carte dans sa signature officielle et ajouter automatiquement cette signature dans chaque message qu'il envoie de son compte de messagerie professionnel.

Vous pouvez avoir autant de signatures et de cartes de visite que vous le souhaitez et créer ainsi une signature pour chaque usage (professionnel, personnel, etc.)

Pour inclure des signatures avec des cartes de visite électroniques dans des messages, créez la signature, puis insérez-la dans les messages. Vous pouvez insérer manuellement une signature dans chaque message ou désigner une signature par défaut qui sera insérée automatiquement dans chaque message que vous envoyez.

• Créer une signature et inclure une carte de visite électronique

• Insérer une signature dans un message

Créer une signature et inclure une carte de visite électronique

1. Dans un nouveau message, dans le groupe Inclure de l'onglet Message, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
2. Dans l'onglet Signature électronique, cliquez sur Nouvelle.
3. Tapez un nom pour la signature et cliquez sur OK.
4. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte que vous voulez inclure dans la signature.
5. Pour mettre ce texte en forme, sélectionnez-le et utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options voulues.

    Remarque   Ces options ne sont pas disponibles si vous utilisez le texte brut comme format de message par défaut.

6. Pour insérer une carte de visite électronique, placez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez afficher cette carte dans le texte de la signature, cliquez sur Carte de visite, puis sur le nom d'un contact dans la liste Classé sous. Cliquez ensuite sur OK.
7. Pour insérer une photo, placez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez que la photo apparaisse dans le texte de la signature, cliquez sur Insérer une image, choisissez une photo, puis cliquez sur OK.
8. Pour insérer un lien hypertexte, placez le point d'insertion à l'endroit où vous voulez que le lien apparaisse dans le texte de la signature, cliquez sur Insérer un lien hypertexte, choisissez un lien, puis cliquez sur OK.
9. Sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez toujours associer la signature.
10. Dans la liste Nouveaux messages :
    • Si vous voulez qu'une signature soit insérée automatiquement dans chacun des messages envoyés à partir du compte de messagerie que vous choisissez, sélectionnez une signature dans la liste.
    • Sinon, sélectionnez aucune dans la liste.

       Remarque   Vous pouvez également insérer des signatures manuellement dans chaque message.

11. Si vous voulez insérer une signature dans vos réponses et dans vos messages transférés, dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez une signature. Sinon, sélectionnez aucune.
12. Une fois la signature créée, cliquez sur OK.

Insérer une signature dans un message

Vous pouvez créer une signature par défaut qui sera insérée dans tous vos messages sortants ou vous pouvez le faire manuellement dans chaque message sortant.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

• Insérer une signature automatiquement  
  1. Dans un nouveau message, dans le groupe Inclure de l'onglet Message, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.
  2. Dans la liste Sélectionner la signature à modifier de l'onglet Signature électronique, sélectionnez la signature voulue.
  3. Sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature voulue.
  4. Si vous voulez insérer une signature dans vos réponses et dans vos messages transférés, dans la liste Réponses/transferts, sélectionnez une signature. Sinon, sélectionnez aucune.
  5. Cliquez sur OK.
• Insérer une signature manuellement  
  1. Dans un nouveau message, dans le groupe Inclure de l'onglet Message, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature souhaitée.

      Remarque   Vous pouvez également accéder aux options de signature de l'onglet Insérer dans un message ouvert après avoir cliqué sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

  2. Si la signature voulue n'apparaît pas, cliquez sur Signatures, sélectionnez le nom de la signature dans la liste Sélectionner la signature à modifier, puis cliquez sur OK.
  3. Dans le message, cliquez sur Signature et sélectionnez le nom de la signature.

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