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Si vous venez d’acheter un nouvel ordinateur ou si vous avez décidé de faire un grand nettoyage et de réinstaller tous vos logiciels sur un disque dur neuf ou reformaté, il vous faudra réinstaller Microsoft Office Outlook 2007. Le fait de réinstaller Outlook n’implique pas la perte de tous vos messages électroniques. Cet article explique comment afficher vos anciens messages dans votre nouvelle installation.

• Où vos messages électroniques sont-ils enregistrés ?

• Étape 1 : déplacer vos anciens fichiers de données

• Étape 2 : configurer votre compte au premier démarrage d’Outlook

• Étape 3 : accéder aux anciens fichiers de données Outlook

• Étape 4 : personnaliser le nom complet des fichiers de données

• Étape 5 : remettre les messages dans le fichier .pst précédemment utilisé

• Étape 6 : supprimer les fichiers de données inutiles

 Avertissement   Cet article suppose que vous savez effectuer une copie de sauvegarde des fichiers de données Outlook et que vous l’avez déjà fait. Ne formatez pas un disque dur contenant des fichiers de données Outlook avant d’avoir sauvegardé ces données sur un autre disque dur, un lecteur réseau ou un support amovible. Le formatage de votre disque dur supprimera définitivement les données qu’il contient. Outre vos fichiers de données, vous souhaiterez peut-être sauvegarder d’autres fichiers de configuration. Pour plus d’informations sur l’emplacement des fichiers Outlook, voir Voir aussi.

 Remarque   Cet article montre comment déplacer des données Outlook existantes et configurer Outlook pour enregistrer de nouveaux éléments dans un ancien fichier de données. Il n’explique pas comment copier les autres informations de configuration comme les règles, les groupes d’envoi ou de réception, les paramètres des comptes ou les suggestions de saisie semi-automatique.

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Où vos messages électroniques sont-ils enregistrés ?

Où se trouvent vos messages électroniques ? Sont-ils enregistrés sur le serveur de messagerie ou localement sur votre ordinateur, dans un fichier de données Outlook ? La réponse dépend du type de compte de messagerie que vous utilisez et de la façon dont vous avez configuré votre compte dans Outlook. L’endroit où vos nouveaux messages sont enregistrés est défini comme emplacement de remise par défaut.

• Compte Microsoft Exchange  

  En principe, si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, vos messages électroniques, votre calendrier, vos contacts et autres éléments sont remis et stockés dans votre boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange où votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à partir de votre boîte aux lettres.), sur le serveur Exchange. Lorsque vous installez Outlook sur un nouvel ordinateur et que vous configurez un compte Exchange, tous les éléments stockés sur le serveur Exchange vous sont à nouveau accessibles. La suite de cet article ne vous concerne pas, à moins que vous ayez créé des fichiers d’archive ou de données locaux ou spécifié que vos messages Exchange doivent être remis dans un fichier de données local.

  Les comptes Exchange vous permettent aussi de travailler hors connexion ou d’utiliser le mode Exchange mis en cache. Si vous utilisez l’une ou l’autre de ces fonctionnalités, des copies locales de vos éléments sont conservées sur votre ordinateur dans un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost) (fichier de dossiers en mode hors connexion : fichier de votre disque dur qui contient les dossiers en mode hors connexion. Le fichier de dossiers en mode hors connexion a une extension .ost. Vous pouvez le créer automatiquement lorsque vous installez Outlook ou la première fois que vous rendez un dossier accessible en mode hors connexion.). Le fichier .ost est régulièrement synchronisé avec les éléments enregistrés sur le serveur Exchange. Comme vos données restent enregistrées sur le serveur Exchange, vous pouvez recréer ce fichier .ost sur un autre ordinateur sans avoir à le sauvegarder.

  • Déterminer si le mode Exchange mis en cache est activé  
    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie.
    2. Sélectionnez le compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.
    3. Si sous Microsoft Exchange Server, la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache est sélectionnée, c’est que le mode Exchange mis en cache est activé.

    Vous pouvez, si vous le préférez, déplacer ou archiver vos éléments de compte Exchange dans un fichier de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d'autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu'emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.). Vous pouvez également configurer Outlook pour que les nouveaux éléments soient remis dans un fichier .pst plutôt que conservés sur le serveur. Vous devez sauvegarder ces fichiers .pst et les reconnecter à votre nouvelle installation d’Outlook.

  • Déterminer si l’emplacement de remise par défaut est un fichier .pst  
    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie.
    2. Sous Le compte de messagerie sélectionné remet les nouveaux messages électroniques à l’emplacement suivant, vérifiez l’emplacement de remise par défaut affiché.

        Remarque   La remise des nouveaux messages électroniques dans une boîte aux lettres Exchange s’affiche généralement sous la forme Boîte aux lettres - <nom utilisateur> ou en mentionnant simplement votre nom d’utilisateur. La remise des nouveaux messages électroniques dans un fichier .pst s’affiche sous la forme Dossiers personnels ou en indiquant le nom complet personnalisé que vous avez fourni pour le fichier .pst.

• Comptes POP3, IMAP ou HTTP  

  Si vous utilisez un compte de messagerie POP3 (POP3 : protocole courant utilisé pour récupérer des messages électroniques d'un serveur de messagerie Internet.), qui est l’un des types de comptes de messagerie personnels les plus courants, vos messages électroniques sont téléchargés sur votre ordinateur depuis le serveur de messagerie POP3 de votre fournisseur de services Internet et remis et stockés localement dans un fichier de dossiers personnels (.pst) appelé Outlook.pst (nom du fichier de données par défaut). Le fichier est stocké dans le dossier <drive>:\Documents and Settings\<utilisateur>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

  Les comptes IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : contrairement aux autres protocoles de messagerie Internet, tels que POP3, le protocole IMAP crée des dossiers sur un serveur afin de stocker/d'organiser des messages en vue de leur récupération par d'autres ordinateurs. Vous pouvez lire les en-têtes de message uniquement et sélectionner les messages à télécharger.) et HTTP enregistrent vos messages électroniques sur un serveur, comme les comptes Exchange. Comme pour n’importe quel type de compte de messagerie Outlook, vous pouvez choisir d’archiver ou de déplacer des éléments du serveur vers un fichier .pst local. Si vous avez archivé ou déplacé des éléments du serveur vers un fichier .pst local, vous devez effectuer une copie de sauvegarde du fichier .pst, puis le reconnecter à votre nouvelle installation d’Outlook. Si vous avez tout conservé sur le serveur, une fois que vous aurez configuré votre compte IMAP ou HTTP à l’aide de l’Assistant Comptes de messagerie, tous vos éléments sur le serveur de messagerie seront à nouveau disponibles dans Outlook.

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Étape 1: déplacer vos anciens fichiers de données

Vous avez installé Outlook sur un nouvel ordinateur ou un nouveau disque dur et êtes prêt à utiliser vos anciennes données.

• Utilisez Windows Explorer pour copier chaque fichier de dossiers personnels (.pst) depuis l’emplacement ou il a été sauvegardé (lecteur réseau ou support amovible comme un CD, un DVD ou un disque dur portable) vers le dossier <lecteur>:\Documents and Settings\<utilisateur>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Bien que vous puissiez conserver vos fichiers de données dans n’importe quel dossier, il s’agit de l’emplacement par défaut qu’utilise Outlook lors de la création de fichiers .pst.

 Remarque   Cet emplacement est un dossier masqué. Pour atteindre ce dossier dans l’Explorateur Windows, vous devez d’abord activer l’affichage des dossiers masqués. Dans le menu Outils de l’Explorateur Windows, cliquez sur Options des dossiers. Dans l’onglet Affichage, sous Paramètres avancés, Fichiers et dossiers, Fichiers et dossiers cachés, sélectionnez Afficher les fichiers et les dossiers cachés. Si vous souhaitez voir toutes les extensions des noms de fichiers, désactivez la case à cocher Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu. Les dossiers masqués sont grisés pour indiquer qu’il ne s’agit pas de dossiers standard.

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Étape 2 : configurer votre compte au premier démarrage d’Outlook

La première fois que vous démarrez Outlook, vous êtes invité à fournir des informations sur votre compte de messagerie. En fonction du type de compte que vous utilisez, Outlook peut créer un fichier de données appelé dans Outlook fichier de dossiers personnels (.pst). C’est très bien si vous êtes un nouvel utilisateur, mais si vous utilisiez déjà Outlook vous préférerez probablement continuer à utiliser le fichier .pst dans lequel étaient remis vos messages électroniques. Vous pouvez récupérer vos données d’origine mais vous devez d’abord terminer l’installation d’Outlook en répondant aux questions qui vous sont posées. Une fois dans Outlook, vous devez effectuer une série d’opérations importantes pour récupérer vos anciennes données et faire en sorte que les nouveaux messages soient remis dans le même fichier .pst qu’auparavant.

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Étape 3 : accéder aux anciens fichiers de données Outlook

Si vous utilisez un compte POP3 ou si vous configurez votre compte Exchange de sorte que les messages soient remis dans un fichier de dossiers personnels local (.pst), vous devez configurer Outlook pour ouvrir le fichier.

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Ouvrir, puis cliquez sur Fichiers de données Outlook.
2. Cliquez sur le fichier .pst que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur OK.

Le nom du dossier associé au fichier de données s’affiche dans la Liste des dossiers du volet de navigation. Si vous n’avez jamais modifié le nom complet, il s’agit toujours du nom par défaut Dossiers personnels.

Vous avez fait la moitié du travail. Désormais, vous avez probablement deux dossiers appelés Dossiers personnels répertoriés dans le volet de navigation. Le premier a été créé par Outlook la première fois que vous avez démarré l’application et fourni les informations sur votre compte. Le deuxième dossier correspond à vos anciennes données. Vous pouvez vérifier que vos données d’origine ont bien été récupérées dans Outlook en affichant la Boîte de réception ou les sous-dossiers sous l’une des entrées. Vous devez voir tous vos anciens éléments.

Si vous voyez deux entrées Dossiers personnels dans le volet de navigation, nous vous conseillons de suivre la procédure rapide décrite à la section « Personnaliser le nom complet des fichiers de données » pour faciliter la procédure suivante. Si vous voyez seulement un dossier de niveau supérieur appelé Dossiers personnels, passez à la section « Remettre les messages dans le fichier .pst précédemment utilisé ».

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Étape 4 : personnaliser le nom complet des fichiers de données

Si vous avez conservé les paramètres par défaut et vous retrouvez avec deux groupes de dossiers personnels, cela peut entraîner une confusion. Vous avez deux fichiers de données : le fichier créé par Outlook au premier démarrage de l’application et votre ancien fichier de données que vous venez d’ajouter. Pour éviter les risques de confusion, vous pouvez maintenant personnaliser le nom complet.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur Dossiers personnels, puis cliquez sur Propriétés de « Dossiers personnels ».
2. Cliquez sur Options avancées. 
3. Dans la zone Nom, tapez un nom évocateur, par exemple Mes messages.
4. Cliquez deux fois sur OK.

L’un des dossiers de niveau supérieur du volet de navigation s’appelle désormais Mes messages. Vous pourrez ainsi distinguer rapidement votre fichier de données des autres fichiers.

 Conseil   Il est également intéressant de personnaliser les noms de fichiers si vous conservez plusieurs archives de fichiers .pst. Si, par exemple, vous créez chaque mois un fichier .pst pour y stocker tous vos éléments envoyés au cours du mois, vous pouvez remplacer le nom complet Dossiers personnels par un nom plus convivial, tel que Archive du courrier envoyé – décembre 2007.

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Étape 5 : remettre les messages dans le fichier .pst précédemment utilisé

Vous pouvez utiliser un ou plusieurs fichiers .pst, mais les nouveaux messages ne peuvent être remis que dans un seul fichier.

Maintenant que vos anciens éléments sont disponibles dans Outlook, vous devez indiquer à Outlook quel est le fichier de données principal et préciser que tous les nouveaux éléments devront aller dans ce fichier .pst de la Boîte de réception. Le fichier ou la boîte aux lettres où sont remis les nouveaux messages est l’emplacement de remise défini par défaut.

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.
2. Sous l’onglet Messagerie, sélectionnez le nouveau compte de messagerie, puis cliquez sur Changer le dossier.
3. Dans la boîte de dialogue Nouvel emplacement de remise du courrier, sélectionnez la Boîte de réception de l’ancien fichier .pst.
4. Cliquez sur Terminer.
5. Quittez et redémarrez Outlook.

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Étape 6 : supprimer les fichiers de données inutiles

Vous souhaiterez peut-être ignorer le fichier de dossiers personnels créé à l’installation d’Outlook. Avant d’effectuer cette opération, il est très important de cliquer dans la Boîte de réception de ce fichier de dossiers personnels pour vous assurer qu’aucun nouvel élément n’a été placé dans cette boîte. Vous pouvez cliquer sur les éléments de la Boîte de réception du nouveau fichier .pst et les faire glisser vers l’ancien fichier .pst. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier de dossiers personnels que vous voulez ignorer, puis cliquez sur Fermer « Dossiers personnels ». L’option Fermer « Dossiers personnels » n’est pas disponible ? Deux causes sont possibles : soit vous essayez de supprimer le fichier .pst créé par Outlook au premier démarrage de l’application, soit l’emplacement de remise par défaut continue de pointer vers le mauvais fichier. Assurez-vous que le fichier de dossiers personnels que vous essayez de supprimer ne contient aucun de vos éléments ou répétez la procédure de la section « Remettre les messages dans le fichier .pst précédemment utilisé » pour modifier l’emplacement de remise par défaut.

Le fait de fermer un fichier .pst n’efface pas le fichier ni les éléments qu’il contient mais ce fichier n’apparaît plus dans le volet de navigation. Vous pouvez toujours rétablir l’affichage d’un fichier .pst :

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Ouvrir, puis cliquez sur Fichiers de données Outlook.
2. Cliquez sur le fichier .pst que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur OK.