Afficher tout

Masquer tout

Lorsque vous utilisez Microsoft Office Outlook, vous avez besoin d'un emplacement dans lequel conserver vos messages électroniques, le calendrier, les tâches et d'autres éléments. Cet emplacement de stockage, appelé fichier de données, vous permet de conserver vos données sur votre ordinateur.

• À propos des fichiers de données Outlook

• Déterminer vos types de compte

• Fichiers de dossiers personnels (.pst)

• Fichiers de dossiers en mode hors connexion (.ost)

• Emplacement des fichiers de données

• Sécurité des fichiers de données

À propos des fichiers de données Outlook

Lorsque Outlook enregistre des éléments sur votre ordinateur, il utilise un type de fichier de données appelé fichier de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d'autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu'emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.) Outlook. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, vos éléments sont généralement transmis et enregistrés sur le serveur de messagerie. Pour vous permettre de manipuler vos messages même lorsque vous ne pouvez pas vous connecter au serveur de messagerie, Outlook fournit les dossiers personnels, enregistrés dans un autre type de fichier de données appelé fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost) (fichier de dossiers en mode hors connexion : fichier de votre disque dur qui contient les dossiers en mode hors connexion. Le fichier de dossiers en mode hors connexion a une extension .ost. Vous pouvez le créer automatiquement lorsque vous installez Outlook ou la première fois que vous rendez un dossier accessible en mode hors connexion.) sur votre ordinateur.

Les principales différences entre les deux types de fichier de données Outlook sont les suivantes :

• Les fichiers .ost Outlook sont utilisés dans les cas où vous possédez un compte Exchange Server et où vous avez choisi de travailler en mode hors connexion, ou quand vous utilisez le mode Exchange mis en cache.
• Les fichiers .pst Outlook sont utilisés pour les comptes POP3 (POP3 : protocole courant utilisé pour récupérer des messages électroniques d'un serveur de messagerie Internet.), IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : contrairement aux autres protocoles de messagerie Internet, tels que POP3, le protocole IMAP crée des dossiers sur un serveur afin de stocker/d'organiser des messages en vue de leur récupération par d'autres ordinateurs. Vous pouvez lire les en-têtes de message uniquement et sélectionner les messages à télécharger.), et HTTP. Lorsque vous souhaitez créer des archives ou sauvegarder vos dossiers et éléments Outlook sur votre ordinateur, y compris les comptes Exchange Server, vous devez créer et utiliser des fichiers .pst supplémentaires.

 Haut de la page

Déterminer vos types de compte

La boîte de dialogue Paramètres du compte affiche le type de compte pour tous les comptes de messagerie enregistrés dans votre profil Outlook.

• Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.

  

 Haut de la page

Fichiers de dossiers personnels (.pst)

Un fichier de dossiers personnels (.pst) est un fichier de données Outlook qui stocke vos messages et d'autres éléments sur votre ordinateur. Ce type de fichier est le format le plus fréquemment utilisé par les particuliers ou les petites entreprises pour enregistrer des informations dans Outlook. Les particuliers utilisent un fournisseur de services Internet pour se connecter à Internet. Ce fournisseur propose également un ou plusieurs comptes de messagerie. Les types de comptes les plus courants sont désignés par le protocole Internet qu'ils utilisent : POP3 et IMAP ou simplement POP et IMAP. Un autre type de compte est le compte HTTP ou Web qui fonctionne de la même façon que les comptes de messagerie IMAP. À titre d'exemple, les comptes Microsoft Windows Live Mail sont des comptes HTTP. Les trois types de comptes utilisent un fichier .pst.

Vous pouvez également déplacer ou archiver vos éléments dans un fichier de dossiers personnels (.pst). Puisqu'un fichier .pst est conservé sur votre ordinateur, il n'est pas concerné par les limites de taille de la boîte aux lettres sur le serveur de messagerie. En déplaçant des éléments vers un fichier .pst de votre ordinateur, vous pouvez libérer de l'espace de stockage dans la boîte aux lettres hébergée sur le serveur. Outlook peut être configuré de manière à envoyer de nouveaux éléments vers un fichier .pst mais cette pratique comporte plusieurs inconvénients dont l'impossibilité de manipuler vos éléments lorsque vous utilisez Microsoft Outlook Web Access avec votre compte de messagerie Exchange Server ou lorsque vous travaillez à partir d'un autre ordinateur.

La version 2003 de Microsoft Office Outlook a introduit un nouveau format de fichier .pst plus récent qui offre une plus grande capacité de stockage pour les éléments et les dossiers et prend en charge des données Unicode (Unicode : norme de codage de texte développée par le consortium Unicode. Comme il utilise plus d'un octet pour représenter chaque caractère, le code Unicode permet de représenter presque toutes les langues écrites du monde en utilisant un même jeu de caractères.) multilingues. Un fichier créé au format de fichier de dossiers personnels .pst Outlook dans Outlook 2003 ou Microsoft Office Outlook 2007 n'est pas compatible avec les versions précédentes de Microsoft Outlook et ne peut être ouvert dans ces versions. Pour créer un fichier de données compatible avec Outlook 2002 et les versions antérieures, vous pouvez créer des fichiers de données au format de fichier de dossiers personnels (.pst) Microsoft Outlook 97-2002. Ce format de fichier est identique à celui qui était disponible dans les versions précédentes d'Outlook.

 Conseil   Il est conseillé de sauvegarder régulièrement les fichiers .pst et de les stocker dans un emplacement sûr. Ni votre fournisseur de services Internet ni Microsoft ne sont en mesure de récupérer votre courrier électronique ou d'autres éléments en cas de perte du fichier .pst.

 Haut de la page

Fichiers de dossiers en mode hors connexion (.ost)

En général, lorsque vous utilisez Microsoft Exchange Server, vos messages électroniques, calendrier et autres éléments sont remis au serveur et stockés sur celui-ci. Vous pouvez configurer Outlook de telle sorte qu'il conserve une copie locale de vos éléments sur votre ordinateur dans un fichier de données Outlook appelé fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost). De cette manière, vous être en mesure d'utiliser le mode Exchange mis en cache ou de travailler hors connexion lorsque vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas vous connecter au serveur Exchange Server. Le fichier .ost est synchronisé avec l'ordinateur Exchange Server lorsqu'une connexion est disponible.

Les dossiers en mode hors connexion sont des réplicas des dossiers trouvés dans votre boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange où votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à partir de votre boîte aux lettres.) sur le serveur Exchange. Ils vous permettent de récupérer un dossier stocké sur un serveur, de manipuler le contenu de ce dossier sans être connecté au réseau, puis, une fois reconnecté, de mettre à jour ce dossier et le dossier qui lui correspond sur le serveur de façon à ce que leur contenu soit identique. Ce processus s'appelle la synchronisation des dossiers.

Vous pouvez ajouter, supprimer et modifier le contenu d'un dossier en mode hors connexion exactement de la même façon que le contenu d'un dossier stocké sur le serveur. Par exemple, vous pouvez modifier et déplacer des éléments entre des dossiers, envoyer des messages, lesquels sont placés dans votre Boîte d'envoi en mode hors connexion, et consulter le contenu de vos dossiers publics en mode hors connexion. Entre-temps, les nouveaux messages sont conservés dans votre Boîte de réception sur le serveur et d'autres personnes peuvent ajouter, supprimer et modifier des éléments dans les dossiers publics. Vous n'aurez pas connaissance de ces modifications effectuées sur le serveur tant que vous n'aurez pas effectué une synchronisation.

Plusieurs types d'informations sont synchronisées :

• En-têtes   Pour les éléments de courrier électronique uniquement, un en-tête est un identificateur descriptif fournissant le nom de l'expéditeur, l'objet du message, l'heure de sa réception ainsi que sa taille.
• Éléments complets  Un élément complet inclut l'en-tête, le corps du message et toute pièce jointe, y compris les objets ou images incorporés.

Lorsque vous travaillez en mode hors connexion, les dossiers synchronisés sont déterminés par les groupes d'envoi/réception (groupe d'envoi/réception : comptes et dossiers de messagerie que vous pouvez regrouper pour y définir des options communes (par exemple télécharger les en-têtes ou les messages, limiter la taille des messages téléchargés, définir le comportement en ligne ou hors connexion ou définir une fréquence de connexion au serveur).). Grâce aux groupes d'envoi/réception, vous pouvez choisir les dossiers à synchroniser et à conserver à jour, de manière à ce que, lorsque aucune connexion au serveur n'est possible ou que vous choisissez de travailler en mode hors connexion, vous puissiez continuer à utiliser ces éléments. Vous pouvez également spécifier le téléchargement des mises à jour du Carnet d'adresses (Carnet d'adresses : collection de carnets d'adresses que vous pouvez utiliser pour stocker des noms, des adresses de messagerie, des numéros de télécopie et des listes de distribution. Le Carnet d'adresses peut contenir une Liste d'adresses globale, un Carnet d'adresses Outlook et un Carnet d'adresses personnel.) au cours de la synchronisation.

Si vous utilisez un compte de messagerie Exchange Server, nous vous recommandons d'utiliser le mode Exchange mis en cache. La plupart des raisons justifiant l'utilisation du mode hors connexion ne sont plus valables lorsque vous travaillez en mode Exchange mis en cache. Vous ne remarquez presque pas que vous n'êtes pas connecté au réseau car vous pouvez continuer de travailler avec vos éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d'informations (équivalent d'un fichier pour d'autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.).

Par défaut, le mode Exchange mis en cache crée et utilise un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost), puis il télécharge et conserve une copie synchronisée des éléments de tous les dossiers dans votre boîte aux lettres (boîte aux lettres : emplacement sur un serveur Microsoft Exchange où votre courrier électronique est livré. Vous administrateur définit une boîte aux lettres pour chaque utilisateur. Si vous spécifiez un fichier de dossiers personnels comme emplacement pour la remise du courrier, les messages sont dirigés vers cet emplacement à partir de votre boîte aux lettres.). Vous manipulez les informations sur votre ordinateur et Outlook les synchronise avec le serveur.

Que vous vous trouviez au bureau, à votre domicile ou dans un avion, vous n'avez pas à vous occuper des modifications du réseau ni de la disponibilité. Lorsque votre connexion au serveur Exchange Server est interrompue, vous pouvez continuer de manipuler vos données. Lors de la restauration d'une connexion, Outlook synchronise automatiquement les modifications. Ainsi, les dossiers et les éléments se trouvant sur le serveur ainsi que ceux situés sur votre ordinateur sont à nouveau identiques. Outlook gère votre connexion au serveur et se charge de mettre vos données à jour. Vous n'avez pas besoin de basculer en mode hors connexion ni de tenter de vous reconnecter au serveur ; tout s'effectue automatiquement. 

Le mode Exchange mis en cache vous évite également de devoir définir les groupes d'envoi/réception (groupe d'envoi/réception : comptes et dossiers de messagerie que vous pouvez regrouper pour y définir des options communes (par exemple télécharger les en-têtes ou les messages, limiter la taille des messages téléchargés, définir le comportement en ligne ou hors connexion ou définir une fréquence de connexion au serveur).), de choisir des dossiers qui doivent être disponibles hors connexion et de maintenir ces dossiers synchronisés. Toutes ces tâches sont gérées par Outlook.

 Haut de la page

Emplacement des fichiers de données

La liste suivante répertorie les emplacements de stockage des fichiers de données Outlook sur votre ordinateur. Certains dossiers peuvent être masqués. Pour les afficher, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Microsoft Windows XP et Microsoft Windows Server 2003  
  1. Cliquez surDémarrer, puis sur Poste de travail.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options des dossiers, activez l'onglet Affichage et sélectionnez l'option Afficher les fichiers et les dossiers masqués.
• Microsoft Windows 2000  
  1. Double-cliquez sur Poste de travail sur le Bureau.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options des dossiers, activez l'onglet Affichage et sélectionnez l'option Afficher les fichiers et les dossiers masqués.

Fichier de données Outlook (.pst)  lecteur:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost)   lecteur:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Pour connaître l'emplacement des fichiers de configuration supplémentaires, par exemple les personnalisations de la barre de menus, consultez Emplacements des fichiers Outlook, dans la section Voir aussi . Gardez les points suivants à l'esprit :

• Vous pouvez enregistrer, copier et déplacer un fichier de données (autre que celui utilisé comme emplacement de remise par défaut) vers un autre emplacement de votre disque dur ou un partage réseau. Vous devez toutefois disposer d'un accès en lecture/écriture pour ouvrir un fichier de dossiers personnels (.pst).
• Un seul utilisateur ou un seul programme à la fois peut accéder à un fichier de données.
• Le fichier de données .pst peut être enregistré sur un support en lecture seule, par exemple un CD et un DVD. Toutefois, pour utiliser le fichier .pst, vous devez le copier sur votre disque dur.

 Avertissement   Il est déconseillé d'accéder à un fichier de données à partir d'un partage réseau ou d'un autre ordinateur en raison des risques accrus de perte de données que cela comporte.

 Haut de la page

Sécurité des fichiers de données

Lorsque vous créez un fichier .pst, vous pouvez lui affecter un mot de passe. L'utilisation d'un mot de passe améliore la sécurité et réduit les possibilités d'accès à vos données par des tierces personnes. Vous pouvez activer la case à cocher Enregistrer ce mot de passe dans votre liste de mots de passe pour éviter de devoir fournir ce mot de passe à chaque ouverture du fichier.

Utilisez des mots de passe forts qui associent des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne mélangent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères. Une expression qui utilise au moins 14 caractères est conseillée. Pour plus d'informations, consultez Protéger vos informations personnelles avec des mots de passe forts.

Il est très important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne peut pas le récupérer. Stockez les mots de passe en les notant à un emplacement sécurisé loin des informations qu'ils protègent.

 Remarque   Si votre compte d'utilisateur Windows n'est pas protégé par un mot de passe ou que d'autres personnes disposent d'un accès à votre compte d'utilisateur Windows, n'utilisez pas l'option Enregistrer ce mot de passe dans votre liste de mots de passe.

  Si vous ne tapez pas de nom dans la zone de texte Nom, le fichier de dossiers personnels (.pst) est appelé par défaut Dossiers personnels dans le volet de navigation Outlook. Cela risque d'entraîner une certaine confusion si vous ouvrez plusieurs fichiers .pst portant tous le même nom. Nous vous recommandons de choisir un nom significatif pour vous.

  Un fichier .pst n'exige pas de mot de passe ; toutefois, ce dernier garantit une meilleure protection de vos informations. Tapez le même mot de passe dans les zones de texte Mot de passe et Confirmer le mot de passe. Pour des raisons de sécurité, les caractères du mot de passe s'affichent sous la forme de points.

  Si vous utilisez un mot de passe pour ce fichier .pst, vous pouvez activer cette case à cocher afin d'éviter de taper le mot de passe à chaque ouverture du fichier .pst dans Outlook. Même si le fichier .pst est déplacé vers un autre profil Windows ou un autre ordinateur, une invite de mot de passe continue de s'afficher.

 Haut de la page