Un espace de travail de réunion est un site Web destiné à la centralisation de tous les documents et informations destinés à une ou plusieurs réunions.

Contenu de cet article

• À propos des espaces de travail de réunion

• Composants d’un site Espace de travail de réunion

• Groupes de participants, d’utilisateurs et de sites dans le site Espace de travail de réunion

À propos des espaces de travail de réunion

Un site Espace de travail de réunion est un site Web constituant un référentiel pour toutes les informations et les supports nécessaires à une ou plusieurs réunions. Vous pouvez configurer un site Espace de travail de réunion lorsque vous créez une invitation à une réunion dans Microsoft Office Outlook. L’objet, les noms des participants, la date, l’heure et l’emplacement provenant de la demande de réunion sont ajoutés automatiquement au site Espace de travail de réunion par Outlook. Si vous modifiez ces informations ultérieurement, Outlook met automatiquement à jour le site Espace de travail de réunion.

 Remarque   Si vous mettez à jour les informations du site Espace de travail de réunion, vous devez les mettre à jour manuellement dans la demande de réunion dans Outlook.

Si vous configurez un site Espace de travail de réunion en utilisant Outlook avec un compte Microsoft Exchange, un lien vers le site est automatiquement ajouté au corps de votre demande de réunion. Les invités peuvent cliquer sur le lien pour voir et utiliser l’ordre du jour, les documents et d’autres informations relatives à la réunion dans le site Espace de travail de réunion. Pendant la réunion, vous pouvez voir le site Espace de travail de réunion et le mettre à jour avec des informations telles que les noms des participants, les décisions prises, les éléments d’action et les tâches affectées aux participants, ainsi que publier le procès-verbal de la réunion. Ces fonctionnalités permettent de créer un enregistrement complet de la réunion à des fins de référence ultérieure.

Vous pouvez créer un site Espace de travail de réunion depuis plusieurs emplacements si Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 et un site SharePoint parent sont disponibles. Le nouveau site Espace de travail de réunion est créé en tant que sous-site du site SharePoint parent. Un site Espace de travail de réunion peut être créé, par exemple, dans des emplacements tels qu’un programme de calendrier et de planification compatibles Windows SharePoint Services 3.0, comme Outlook, un site Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 sur un intranet et un site externe hébergeant Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou suivantes. Vous pouvez aussi créer un site Espace de travail de réunion en en utilisant un existant, mais dans ce cas, le nouveau site ne peut pas être un sous-site du site Espace de travail de réunion existant.

Outlook et Windows SharePoint Services 3.0 peuvent vous permettre de configurer un site Espace de travail de réunion pour plusieurs réunions, par exemple pour une réunion récurrente ou pour plusieurs réunions connexes liées au même site Espace de travail de réunion. Vous pouvez aussi affecter à un délégué la tâche de configurer le site Espace de travail de réunion.

 Remarque   Si vous utilisez un programme de messagerie autre qu’Outlook, consultez sa documentation pour obtenir plus d’informations, ou contactez votre administrateur système.

Vous pouvez inviter toute personne ayant une adresse électronique valable dans le même domaine approuvé que vous aux sites Espace de travail de réunion créés dans le domaine approuvé. Les sites Espace de travail de réunion crées sur des sites externes sont accessibles par toute personne ayant une adresse électronique valable.

Si vous utilisez un programme de messagerie instantanée compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, tel que Microsoft Windows Live Messenger ou Microsoft Office Communicator, vous pouvez l’utiliser depuis la liste Participants dans le site Espace de travail de réunion pour communiquer avec d’autres participants. Vous pouvez demander à un participant en ligne de visiter le site Espace de travail de réunion afin que vous puissiez collaborer.

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Composants d’un site Espace de travail de réunion

Un site Espace de travail de réunion est constitué d’une ou de plusieurs pages contenant des informations appelées Composants WebPart. Il s’agit par exemple de détails de la réunion et de listes d’informations communes à la planification, la conduite ou le suivi d’une réunion. Généralement, les titres des listes sont Objectifs, Ordre du jour, Participants, Décisions et Tâches. En plus des listes, vous pouvez ajouter une bibliothèque de documents, ainsi qu’une bibliothèque d’images à partir desquelles les invités peuvent stocker du matériel concernant la réunion. Ces listes et bibliothèques qui apparaissent par défaut sur la page d’accueil dépendent du modèle que vous choisissez lors de la création du site Espace de travail de réunion.

Si le site Espace de travail de réunion ne contient pas toutes les informations dont vous avez besoin, vous pouvez le personnaliser. Une aide relative au site Espace de travail de réunion est disponible sur le site et dans l’aide de Windows SharePoint Services.

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Groupes de participants, d’utilisateurs et de sites dans le site Espace de travail de réunion

Bien qu’Outlook mette à jour la liste Participants dans un site Espace de travail de réunion, il n’affecte pas automatiquement aux participants des autorisations d’accès au site Espace de travail de réunion. Le fait que des droits soient accordés automatiquement ou non dépend du type de votre site Espace de travail de réunion.

Si vous créez un site Espace de travail de réunion et envoyez une demande de réunion avec un lien au site, les participants sont automatiquement affectés au groupe de sites Collaborateur et sont ajoutés en tant qu’utilisateurs dotés de droits en lecture et en écriture au site Espace de travail de réunion. En tant qu’organisateur de la réunion, vous êtes affecté au groupe du site Administrateur. Si un problème survient relativement à l’octroi automatique de droits à un participant, un message s’affichera, fournissant des instructions sur l’emplacement, dans le site Espace de travail de réunion, auquel vous pouvez ajouter le participant en tant qu’utilisateur.

Si vous établissez une liaison avec un site Espace de travail de réunion existant après avoir envoyé la demande de réunion, tous les participants disposeront automatiquement de droits d’accès à ce site si l’une des affirmations suivantes est vraie :

• Le site Espace de travail de réunion a été créé à l’origine avec des autorisations uniques différentes de celles du site Web parent.
• Le site Espace de travail de réunion a hérité ses paramètres d’autorisation du site SharePoint parent et les participants sont dotés de droits d’accès au site parent.

Pour plus d’informations, voir l’aide du site Espace de travail de réunion.

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