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Démo : Effectuez un maximum de tâches en 15 minutes dans Outlook 2003
| S'applique à |
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| Microsoft Office Outlook® 2003 |
 Vite, vite, vite ! Nous avons tous des journées bien remplies et devons consacrer du temps à les organiser et à communiquer avec nos amis, notre famille et nos collègues de travail afin de nous assurer que tout est fait en temps voulu. Outlook 2003 comprend de nombreuses fonctions pour vous y aider. Venez rejoindre Antoine dans son bureau et découvrez avec lui les meilleures pratiques ainsi que les fonctions qu'il utilise dans Outlook pour effectuer un maximum de tâches dans les 15 minutes dont il dispose avant sa prochaine réunion. Consultation du courrier électroniqueRegardez la démo Antoine veut pouvoir consulter son courrier électronique en un minimum de temps. Voyons comment il utilise le volet de lecture pour passer rapidement en revue ses messages et comment il fait le suivi d'une conversation grâce à la fonction d'organisation par conversation. Voir aussi :
 Version texte de la démo
| Action à l'écran |
Script audio |
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| L'application Microsoft Office Outlook® 2003 est ouverte et le calendrier est rempli de réunions et de rendez-vous. |
Enfin une petite pause entre mes réunions ! |
| Un rappel indiquant une réunion avec Sylvie Narp dans 15 minutes apparaît. |
Voilà ma prochaine réunion. Plus que 15 minutes avant qu'elle ne commence. Avec Microsoft Office Outlook 2003, c'est plus qu'il n'en faut pour avancer dans mon travail. |
| Le pointeur clique sur le bouton Répéter . |
Je vais cliquer sur Répéter pour me rappeler la réunion 5 minutes avant qu'elle ne commence, puis je commence à travailler. |
| Le pointeur s'arrête sur les boutons suivants dans le volet de navigation : Contacts, Tâches, Notes et Liste des dossiers. |
Bon, par quoi commencer ?
Je suis dans le calendrier. Vais-je dans les contacts ? les tâches ? les notes ? dans la liste des dossiers ?
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| Le pointeur clique sur le bouton Courrier . |
Je vais commencer avec le courrier électronique. |
| La boîte de réception s'ouvre. |
Ok, il me faut consulter mes messages rapidement. |
| Le pointeur s'arrête sur les groupes Aujourd'hui, Hier et Semaine dernière dans la liste des messages de la boîte de réception. |
Les groupes Aujourd'hui, Hier et Semaine dernière me permettent de différencier ce qui est nouveau de ce qui est plus ancien. |
| Le pointeur clique sur l'en-tête de colonne Réorganiser par dans la liste de messages, puis sur De
dans la liste qui s'affiche. |
Avant d'aller voir Sylvie dans quelques minutes... il serait bon que je jette un coup d'œil aux messages qu'elle m'a envoyés. (Je n'ai pas envie d'arriver les mains dans les poches.) Je peux le faire en cliquant sur
De. |
| Le pointeur clique sur le signe moins en regard du nom Marie Dubois dans la liste de messages. |
Je réduis le groupe de messages venant de Marie en cliquant sur le signe moins ici (désolé Marie, je m'occuperai de toi plus tard !). |
| Le pointeur clique sur le premier message venant de Sylvie Narp et le volet de lecture s'ouvre à droite de l'écran. |
Au lieu de cliquer deux fois sur chaque message pour l'ouvrir, je vais utiliser le volet de lecture. |
| Les messages se trouvant sous le premier message de Sylvie Narp sont sélectionnés les uns après les autres, au fur et à mesure qu'Antoine appuie sur la touche BAS. |
Je n'ai qu'à cliquer sur le premier message ici, et à appuyer sur la touche BAS. |
| Au fur et à mesure de la sélection des messages, le volet de lecture affiche leur contenu. |
Je survole plus que je ne lis. Avec le volet de lecture, je n'ai pas à ouvrir les messages pour en capter l'essentiel... vraiment un gain de temps. |
| Le pointeur clique sur l'en-tête de colonne Réorganiser par dans la liste de messages, puis sur Conversation
dans la liste qui s'affiche. |
Qu'ai-je d'autre sur le séminaire d'information des médecins ?
Réorganisons les messages par <pause> Conversation.
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| Le pointeur clique sur la flèche pour développer la conversation en afficher tous les messages. |
Quand je consulte mes messages de cette façon, Outlook n'affiche que les messages non lus. Sinon, je peux cliquer sur cette flèche pour voir toute la conversation. |
| Antoine sélectionne chaque message de la conversation pour afficher leur contenu dans le volet de lecture. |
Je survole à nouveau les messages... Je suis maintenant sûr d'avoir revu tous les messages de Sylvie, surtout ceux qui concernent les projets les plus importants. Je suis prêt pour la réunion, avec quelques minutes d'avance ! |
| Le logo Microsoft s'affiche et indique l'URL de Microsoft Office Online : http://www.microsoft.com/office. |
Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctions présentées dans cette démo, voir les procédures actuelles dans l'article correspondant.
Dans la démo suivante, j'organise mes tâches à l'aide d'indicateurs rapides de suivi et je classe mes dossiers de recherche. À tout à l'heure.
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Suivi des tâches à effectuerRegardez la démoAntoine a besoin d'effectuer un suivi des tâches. Voyons comment il marque les messages à l'aide d'indicateurs de suivi et comment il peut aisément retrouver les tâches à effectuer grâce aux dossiers de recherche. Voir aussi :
Version texte de la démo
| Action à l'écran |
Script audio |
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| Dans Microsoft Office Outlook® 2003, la boîte de réception est ouverte et le message de Sylvie Narp y est sélectionné. Le pointeur clique sur le bouton Répondre , puis Antoine envoie sa réponse à Sylvie. |
Je dois me préparer à ma réunion avec Sylvie. Il faut donc que j'organise ce que j'ai à faire. Je vais d'abord répondre au message qu'elle m'a envoyé.
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| Le pointeur clique sur l'indicateur situé à droite du message de Sylvie. Lorsque Antoine clique sur cet indicateur avec le bouton droit de la souris, le menu contextuel correspondant s'affiche. Dans le menu contextuel, le pointeur clique sur Ajouter un rappel . La boîte de dialogue Indicateur de message pour le suivi s'affiche. Le pointeur clique sur la flèche vers le bas dans la zone Échéance le , puis sélectionne une date, le 9 février, dans le sélecteur de dates qui s'affiche. |
Et comme j'aimerais me rappeler ce qu'elle me demande de faire... Je vais ajouter un indicateur de suivi à ce message en utilisant la nouvelle fonction d'indicateurs rapides de Microsoft Outlook 2003. Pour activer l' indicateur rapide , je clique sur l'icône correspondante.
Je peux aussi cliquer dessus avec le bouton droit et ajouter un rappel.
J'aimerais que ce soit fait en début de semaine prochaine. Je définis donc le rappel en fonction.
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| Le pointeur clique sur le dossier Pour le suivi dans le volet Dossiers favoris. |
Avant, j'utilisais ma boîte de réception pour ma liste de tâches. Maintenant, je regarde dans le dossier de recherche Pour le suivi, sorte de dossier « virtuel » contenant les messages avec indicateur de suivi.
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| Le message concernant Michel Cordani s'affiche. |
Le premier message avec indicateur concerne le Docteur Cordani. Je ne l'ai pas placé à cet endroit... C'est l'indicateur qui le fait apparaître ici.
Si je supprime l'indicateur, le message n'apparaîtra plus dans le dossier Pour le suivi.
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| Le pointeur clique sur la boîte de réception dans le volet de navigation. |
Je reviens à ma boîte de réception. |
| Le pointeur clique sur le tout premier message de la conversation relative au Séminaire d'information des médecins, puis fait glisser la conversation dans le sous-dossier Séminaire des médecins, sous Boîte de réception. Tous les messages de la conversation sont alors déplacés vers ce sous-dossier. |
Comme je n'aime pas avoir une boîte de réception pleine, je vais classer ces messages dans un dossier.
Je clique sur le haut de la conversation et je la fais glisser vers le dossier que j'ai créé.
Voilà, j'ai classé les messages où je le souhaitais.
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| Le pointeur clique avec le bouton sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation. Le menu contextuel des dossiers de recherche s'affiche. Le pointeur clique sur Nouveau dossier de recherche dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Nouveau dossier de recherche apparaît. |
J'ai l'impression que j'ai classé un message important de Sylvie et auquel j'ai peut-être déjà répondu.
Je sais... Je vais définir un dossier de recherche pour afficher toute ma correspondance avec Sylvie.
Pour cela, je clique avec le bouton droit sur Dossiers de recherche , puis sur Nouveau dossier de recherche.
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| Le pointeur clique avec le bouton droit sur Courrier échangé avec des personnes spécifiques. La boîte de dialogue Choisir des noms s'affiche. |
Je souhaite voir tout ce que j'ai reçu de Sylvie et tout ce que je lui ai envoyé... Je clique donc sur ce dossier de recherche prédéfini et je sélectionne Sylvie dans mon carnet d'adresses.
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| Le pointeur clique sur Sylvie Narp dans la liste de noms , puis deux fois sur OK pour fermer les deux boîtes de dialogue. Un dossier de recherche intitulé Sylvie Narp apparaît dans le volet de navigation sous Dossiers de recherche. |
Parfait. Maintenant, tous les messages que j'envoie à Sylvie ou que je reçois d'elle s'affichent à cet endroit... quel que soit l'endroit où je les ai classés.
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| Le pointeur clique sur l'en-tête de colonne Réorganiser par dans la liste de messages, puis sur Dossier dans le menu contextuel. Tous les messages de Sylvie Narp s'affichent dans la liste de messages. |
Je n'ai plus à m'inquiéter de l'endroit où j'ai classé un élément puisque je peux voir l'emplacement de chaque message en cliquant sur Dossier. |
| Le pointeur clique sur le message venant de Sylvie et concernant Michel Cordani. Le contenu du message s'affiche dans le volet de lecture. |
Voilà le message auquel je pensais... C'est un autre message concernant le Docteur Cordani. Apparemment, je n'ai pas encore répondu. Je ferais mieux de le lire avant ma réunion.
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| Le logo Microsoft s'affiche et indique l'URL de Microsoft Office Online : http://www.microsoft.com/office. |
Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctions présentées dans cette démo, voir les procédures actuelles dans l'article correspondant.
Dans la démo suivante, j'utilise la messagerie instantanée de Microsoft Outlook pour poser des questions à Hervé avant de planifier quelques tâches. À tout à l'heure.
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Prise de contact avec d'autres personnesRegardez la démoAntoine doit poser quelques questions à Hervé Bouraima à propos du Docteur Cordani. Voyons comment il utilise la messagerie instantanée pour joindre Hervé rapidement. Il souhaite ensuite vérifier le planning de l'équipe des commerciaux sur leur site Microsoft Windows® SharePoint® Services, avant de le comparer à son propre calendrier
Microsoft Office Outlook® 2003. Suivons-le dans la mise au point de son planning. Voir aussi :
Version texte de la démo
| Action à l'écran |
Script audio |
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| Dans Outlook 2003, le pointeur clique sur le message d'Hervé Bouraima. |
Je ne sais pas trop comment m'y prendre pour demander au Docteur Cordani d'être notre conférencier.
Je crois qu'Hervé, du service commercial, a travaillé avec le Docteur Cordani récemment. Je pourrais lui demander par courrier électronique. |
| Le pointeur clique sur
Nouveau et un nouveau message s'affiche. Antoine tape le nom d'Hervé sur la ligne À . Le nom est complété grâce à la fonction de saisie semi-automatique du carnet d'adresses :
une
icône de messagerie instantanée ainsi qu'une adresse de messagerie s'affichent en regard du nom d'Hervé. |
Mais j'aimerais obtenir une réponse tout de suite. L'icône devant son nom m'indique qu'il est en ligne.
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| Le pointeur clique sur la flèche vers le bas de l'icône, puis, dans le menu contextuel, sur Envoyer un message instantané.... La fenêtre de conversation de Microsoft Windows Messenger s'ouvre. |
Je vais envoyer un message instantané d'ici.
Comme je sais qu'Hervé est en ligne, je vais avoir ma réponse immédiatement.
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| Antoine lit à voix haute le message qu'il écrit à Hervé. Ce message s'affiche dans la fenêtre de messagerie instantanée. Le pointeur clique sur le bouton Envoyer . |
« Salut Hervé !
Comment pourrais-je
formuler ma demande
pour être sûr que le Docteur Cordani
fasse un discours lors de la conférence ?
Tu le connais bien,
non ? ».
Je vais l'envoyer.
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| Hervé Bouraima renvoie le message suivant : « Il aime bien le golf... mais je préfèrerais te voir un peu plus tard pour en discuter plus longuement.
Jette un coup d'œil à mon planning ». Antoine répond alors en lisant à voix haute ce qu'il tape dans la fenêtre de messagerie instantanée. Le pointeur clique sur le bouton Envoyer . |
Super ! Il est en ligne et à son bureau.
Merci, Hervé, cela devrait m'aider.
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| Le pointeur clique sur le bouton Calendrier dans le volet de navigation. |
Avant d'organiser une entrevue avec Hervé, je devrais vérifier le planning de l'équipe des ventes de la Côte Est. |
| Le pointeur coche la case Page d'accueil de l'équipe des commerciaux de la Côte Est . |
Je vais y jeter un œil en cochant cette case sous Autres calendriers. |
| Le calendrier de l'équipe de la Côte Est s'affiche à droite du calendrier d'Antoine. |
L'équipe des ventes tient un calendrier pour ses activités communes sur notre site Windows SharePoint et je peux voir ce calendrier dans Outlook. C'est vraiment pratique de pouvoir afficher les deux calendriers côte à côte. |
| Le pointeur clique sur le créneau horaire de 16 h 00 dans le planning d'Antoine. |
Bon, je vais programmer une entrevue avec Hervé à 16 h 00 aujourd'hui. |
| Antoine clique avec le bouton droit de la souris sur le créneau horaire voulu, puis clique sur Nouvelle demande de réunion avec dans le menu contextuel. |
Je sélectionne le créneau 16 h 00\ 16 h 30. Nouvelle demande de réunion avec. |
| La boîte de dialogue Demande de réunion s'affiche. Le pointeur clique sur le bouton À . Le carnet d'adresses apparaît et Antoine sélectionne Hervé Bouraima dans la liste Nom . Antoine tape Docteur Cordani dans la zone de saisie Objet , puis Bureau d'Hervé dans la zone Emplacement . |
À Hervé <pause>. Objet… Docteur Cordani. Bureau d'Hervé. |
| Le pointeur clique sur le bouton Envoyer . |
...et j'envoie ma demande. |
| La réunion qu'Antoine vient de programmer s'affiche dans son calendrier. |
Au point où j'en suis, une réunion de plus ou de moins... |
| Le logo Microsoft s'affiche et indique l'URL de Microsoft Office Online : http://www.microsoft.com/office. |
Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctions présentées dans cette démo, voir les procédures actuelles dans l'article correspondant.
Dans la démo suivante, je m'occupe du courrier indésirable. Cela devrait être rapide puisque j'utilise le filtre d'Outlook 2003 pour le courrier indésirable. À tout à l'heure.
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Contrôle du courrier indésirableRegardez la démoAntoine est ravi que Microsoft Office Outlook® 2003 l'assiste dans le contrôle du courrier indésirable arrivant dans sa boîte de réception. Arrêtons-nous sur la manière dont il définit les options de courrier indésirable et sur celle dont Outlook protège la confidentialité de ses messages des intrusions potentielles dues à la présence de radiobalises Web.
Remarque : La boîte de dialogue Options du courrier indésirable s'affichant dans cette démo présente des améliorations supplémentaires que vous pouvez voir lorsque vous installez et exécutez Microsoft Office 2003 Service Pack 1. Pour plus d'informations, voir Nouveautés du Service Pack 1 pour Microsoft Outlook 2003. Voir aussi :
Version texte de la démo
| Action à l'écran |
Script audio |
|---|
| Le calendrier d'Antoine est affiché dans Outlook 2003. Le pointeur clique sur le bouton
Courrier dans le volet de navigation. La boîte de réception d'Antoine apparaît. Le curseur pointe vers le dossier Courrier indésirable dans la zone volet de navigation. |
Il me reste encore quelques minutes avant ma réunion avec Sylvie. À quoi pourrais-je m'attaquer ensuite ?
Je sais. Dans ma boîte de réception, je vais examiner ce que le filtre de courrier indésirable a intercepté. |
| Le pointeur clique avec le bouton droit sur un message de la liste et pointe vers Courrier indésirable dans le menu contextuel avant de cliquer sur Options du courrier indésirable. Dans la boîte de dialogue Options du courrier indésirable qui s'ouvre, l'option Faible est sélectionnée. |
Dans Outlook 2003, le filtre de courrier indésirable est activé en permanence.
J'empêche le courrier indésirable d'arriver dans ma boîte en cliquant sur le bouton droit ici, puis sur Options du courrier indésirable. |
| Le pointeur clique sur le bouton d'option Élevée et clique sur OK. La boîte de dialogue Options du courrier indésirable se ferme. |
J'ai défini le filtre sur Élevé. De cette façon, Outlook intercepte la plupart des messages indésirables.
. |
| Le pointeur clique sur le dossier Courrier indésirable dans la zone volet de navigation. |
Je vérifie régulièrement le contenu du dossier Courrier indésirable, au cas où un message que je souhaitais lire y ait été envoyé. |
| Le pointeur clique sur le message de Delphine Ribaute. |
Oula ! Ce message de Delphine, d'Adatum S.A., n'est pas indésirable. |
| Le pointeur clique sur le bouton Courrier légitime dans la barre d'outils. La boîte de dialogue
Marquer comme légitime s'affiche. La case Toujours approuver le courrier en provenance de delphine@adatum.com est sélectionnée. Le pointeur clique sur OK. |
Corrigeons cela en cliquant sur Courrier légitime. |
| Le pointeur clique sur le dossier Boîte de réception dans le volet de navigation et le message de Delphine Ribaute s'affiche dans la liste. |
Parfait.
Le message est de nouveau dans ma boîte de réception. Le nom de l'expéditeur est ajouté dans la liste des expéditeurs fiables pour que cela ne se reproduise pas. |
| Le pointeur clique sur le menu Actions et indique le courrier indésirable, avant de cliquer sur Options du courrier indésirable. La boîte de dialogue correspondante s'affiche. Le pointeur clique ensuite sur l'onglet Expéditeurs approuvés , puis sur le bouton Ajouter . |
En fait, je souhaite toujours recevoir les messages provenant de mes contacts d'Adatum. Je vais donc ajouter tout le domaine Adatum à ma liste d'expéditeurs fiables. |
| Antoine tape @adatum.com dans la zone de texte. Le pointeur clique ensuite sur OK. |
Maintenant, tous les messages provenant d'Adatum iront directement dans ma boîte de réception. |
| La case Approuver également le courrier en provenance de mes contacts est cochée et entourée en rouge afin d'attirer votre attention. Le pointeur clique sur OK. La boîte de dialogue Options du courrier indésirable se ferme et laisse place à la boîte de réception. |
Heureusement, je n'ai pas à ajouter tous les contacts de ma propre entreprise.
Outlook détecte automatiquement les contacts fiables, ainsi que tous ceux que j'ai ajoutés à la liste. |
| Le pointeur clique sur le message d'Antoine Faisandier dans la liste des messages. Le volet de lecture en affiche le contenu. Dans le corps du message, une case contenant une croix rouge indique un espace réservé à une image. Le pointeur clique deux fois sur le message pour l'ouvrir. |
Qu'est-ce que cette croix rouge ?
Ah oui, je me souviens. C'est une autre manière d'intercepter les courriers indésirables dans Outlook.
Certains types d'images liés à des sources externes et inclus dans des messages électroniques peuvent être utilisés par les spammers comme des radiobalises pour vérifier que mon adresse de messagerie existe vraiment. Si l'affichage de ces images est autorisé, je peux à nouveau recevoir du courrier indésirable. Pour protéger ma boîte de réception, Outlook ne télécharge pas automatiquement ces images.
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| Le pointeur clique sur la barre d'informations indiquant le message suivant : « Cliquez ici pour télécharger des images ». Le pointeur clique sur
Télécharger des images dans la liste qui s'affiche. L'espace réservé représenté par une croix rouge est remplacé par l'image de deux personnes conversant devant une carte murale. |
Comme pour le courrier indésirable, c'est moi qui prend la décision finale. Il suffit que je clique sur la barre d'informations et que je sélectionne
Télécharger des images.
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| Le pointeur clique sur le bouton Fermer pour fermer le message. |
Bon... J'y vais.
.
Voilà 15 minutes bien remplies. Non seulement j'ai pu me préparer à ma réunion, mais Outlook 2003 m'a également permis de contacter d'autres personnes et d'organiser ainsi ma journée.
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| Le logo Microsoft s'affiche et indique l'URL de Microsoft Office Online : http://www.microsoft.com/office. |
Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctions présentées dans cette démo, voir les procédures actuelles dans l'article correspondant. Pour plus d'informations sur Outlook 2003, visitez le site Web Office Online.
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