Afficher tout

Masquer tout

Chaque mois, vous avez besoin que votre équipe revoit les rapports d'exploitation avant de les envoyer aux responsables. Pour cela, vous envoyez probablement les versions préliminaires des documents dans un message électronique sous forme de pièce jointe et vous créez probablement un nouveau message chaque mois dans lequel vous indiquez le nom des destinataires, vous rédigez le message et vous joignez les données du rapport du mois en cours. Vous pouvez facilement omettre un destinataire, rédiger un message incohérent ou oublier de joindre les données avec cette méthode.

Microsoft Office Outlook® 2003 propose une meilleure méthode. Vous pouvez créer des listes de distribution et des messages électroniques réutilisables pour accélérer les communications répétitives et éviter les erreurs.

Création d'une liste de distribution

Une liste de distribution est un ensemble de contacts (contact : personne interne ou externe à votre organisation, dont vous enregistrez certains types d'informations telles que l'adresse postale, l'adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l'adresse de la page Web.). Elle facilite l'envoi de messages à un groupe défini de personnes sans avoir à taper les adresses électroniques individuelles. Vous pouvez facilement ajouter et supprimer des noms dans une liste de distribution, l'envoyer à d'autres personnes et l'imprimer.

Créer une liste de distribution en utilisant des noms du Carnet d'adresses

1. Dans Outlook, dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Liste de distribution.
2. Sous l'onglet Membres, dans la zone Nom, tapez le nom de la liste.

   Remarque  Les destinataires ne voient pas le nom que vous donnez à la liste de distribution, mais les noms individuels qui sont affichés dans le champs À du message.

3. Cliquez sur Sélectionner les membres.
4. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les membres, cliquez sur la flèche de déroulement en regard de Afficher les noms de, puis sélectionnez le carnet d'adresses contenant les adresses électroniques que vous souhaitez ajouter à votre liste de distribution.
5. Dans la zone Entrez le nom ou sélectionnez-le dans la liste, tapez un nom à inclure dans la liste de distribution. Dans la liste du dessous, sélectionnez le nom, puis cliquez sur Membres. Répétez cette opération pour chaque personne que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur OK.

6. Si vous souhaitez ajouter une description plus longue de la liste de distribution, cliquez sur l'onglet Notes, puis tapez la description.

La liste de distribution est enregistrée dans votre dossier Contacts sous le nom que vous lui avez attribué.

Créer une liste de distribution en copiant des noms figurant dans un message électronique

1. Dans le message électronique contenant les noms que vous souhaitez copier, sélectionnez les noms dans la zone À ou Cc (zones À, Cc et Cci : un message est envoyé aux destinataires figurant dans la zone À. Les destinataires figurant dans les zones Cc (copie carbone) et Cci (copie carbone invisible) reçoivent également le message, mais les noms des destinataires en Cci ne sont pas visibles pour les autres destinataires.).
2. Dans le menu Edition, cliquez sur Copier.
3. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Liste de distribution.
4. Dans la zone Nom, tapez le nom de la liste de distribution.
5. Cliquez sur Sélectionner les membres.
6. Cliquez avec le bouton droit sur Ajouter à la liste de distribution, puis cliquez sur Coller dans le menu contextuel (menu contextuel : menu qui affiche une liste de commandes appropriées pour un élément donné. Pour afficher un menu contextuel, cliquez avec le bouton droit sur un élément ou appuyez sur MAJ+F10.).

Ajouter ou supprimer un nom dans une liste de distribution

1. Dans votre dossier Contacts, ouvrez la liste de distribution.

   Les listes de distribution sont repérées par .

2. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

   • Pour ajouter une adresse du carnet d'adresses ou d'un dossier de contacts, cliquez sur Sélectionner les membres.

   • Pour ajouter une adresse qui ne se trouve pas dans un dossier de contacts ni dans un carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter un nouveau.

   • Pour supprimer un nom, cliquez sur ce nom, puis sur Supprimer.

Création d'un modèle de message électronique

Utilisez des modèles de messages électroniques pour envoyer des messages dont le contenu ne change pas d'un mois sur l'autre. Vous pouvez rédiger et enregistrer un message comme modèle, puis utiliser ce modèle chaque fois que vous en avez besoin. Il vous suffit d'ajouter de nouvelles informations avant d'envoyer le modèle comme message électronique.

Créer un modèle de message électronique

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Format du courrier.
2. Désactivez la case à cocher Utiliser Microsoft Office Word 2003 pour modifier des messages électroniques.
3. Cliquez sur Appliquer, puis sur OK.
4. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.

   Remarque  Vous pouvez également ouvrir un nouveau message électronique en cliquant sur le bouton Nouveau message dans la barre d'outils Standard.

5. Lorsque le message s'ouvre, indiquez son objet et rédigez le corps du message. Laissez de l'espace pour les informations variables qui seront ajoutées lors de l'envoi du message.
6. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
7. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèles Outlook, puis sur Enregistrer.
8. Pour rétablir Word comme éditeur des messages, cliquez sur Options dans le menu Outils, cliquez sur l'onglet Format du courrier, puis activez la case à cocher Utiliser Microsoft Office Word 2003 pour modifier des messages électroniques.
9. Cliquez sur Appliquer, puis sur OK.

Préparation du message

Maintenant que vous avez créé la liste de distribution et le modèle de message, vous êtes prêt à préparer le message de fin de mois destiné à votre équipe. Le modèle que vous avez créé contient déjà la plupart des informations que vous avez besoin d'envoyer. Il vous suffit de le mettre à jour avec les données actuelles avant d'ajouter la liste de distribution sur la ligne À et d'envoyer le message.

Rédiger votre message

1. Dans le dossier Boîte de réception d'Outlook, dans le menu Outils, pointez sur Formulaires, puis cliquez sur Formulaire.
2. Dans la boîte de dialogue Formulaire, cliquez sur la flèche de déroulement Regarder dans, puis cliquez sur Modèles dans le fichier système.
3. Sélectionnez votre modèle, puis cliquez sur Ouvrir.

Adresser votre message à l'aide d'une liste de distribution

1. Dans le message ouvert, cliquez sur À.
2. Dans la boîte de dialogue Choisir des noms, dans la liste déroulante Afficher les noms de, cliquez sur Contacts.

   

3. Sélectionnez votre liste de distribution, cliquez sur À, puis sur OK.