Volet de navigation   Le nouveau volet de navigation convivial offre une fonctionnalité de navigation centralisée à tous les éléments d'Outlook et facilite l'affichage des informations à votre convenance.

Les dossiers de courrier électronique que vous utilisez fréquemment peuvent être ajoutés aux dossiers favoris avec les dossiers de recherche. Ces deux éléments s'affichent dans la partie supérieure du volet Courrier dans le volet de navigation. Le volet Calendrier vous permet d'afficher les calendriers partagés d'autres utilisateurs, côte à côte avec votre propre calendrier, et de cliquer sur le lien Partager mon calendrier pour partager rapidement votre propre calendrier. Les volets Contacts, Tâches, Notes et Journal vous permettent d'utiliser les liens Partager Mon/Mes pour partager rapidement votre dossier ou le lien Ouvrir un dossier partagé pour ouvrir le dossier partagé d'un autre utilisateur. Vous pouvez également changer facilement de vue en cliquant sur un autre mode d'affichage sous Affichage actuel. Le volet Raccourcis contient des liens vers Outlook Aujourd'hui et Mise à jour Outlook. Les raccourcis ou les groupes de raccourcis précédemment ajoutés à la barre Outlook pour les fichiers ou les emplacements en dehors d'Outlook, tels que les fichiers Microsoft Excel ou les sites Web, migrent automatiquement vers le volet Raccourcis lorsque vous effectuez la mise à niveau vers Outlook 2003. Les raccourcis vers les dossiers Outlook migrent également automatiquement vers le volet correspondant. Un raccourci vers un calendrier est, par exemple, ajouté au volet Calendrier.

Volet de lecture   Le volet de visualisation des versions précédentes d'Outlook a été redéfini et optimisé pour la lecture de messages électroniques. De manière identique à une feuille de papier, le volet de lecture est disposé verticalement et, lorsqu'il est utilisé avec la nouvelle disposition sur plusieurs lignes, il affiche presque deux fois plus d'informations à l'écran que le volet antérieur. Parmi les autres améliorations apportées, il est possible de répondre aux demandes de réunion et d'utiliser les boutons de vote sans avoir à ouvrir préalablement les messages.

Tâches diverses   Il existe 13 dispositions standard prédéfinies, notamment regroupement des messages par catégorie, indicateur et importance. Elles vous aident à afficher vos messages de différentes manières. Pour passer rapidement d'une disposition prédéfinie standard à une autre, cliquez sur l'en-tête de colonne Réorganiser par, puis sélectionnez la disposition de votre choix.

Mode Calendrier   L'affichage du Calendrier a été rationalisé. Vous pouvez dorénavant afficher plusieurs calendriers à la fois. Dans cet affichage, la liste des tâches est masquée (mais facilement affichable en cliquant sur Liste des tâches dans le menu Affichage). En outre le Navigateur de dates s'affiche désormais dans le volet de navigation. Un nouvel indicateur permet l'affichage rapide du jour et de l'heure actuels.

Filtre de courrier indésirable   Le nouveau filtre de courrier indésirable fonctionne avec les fonctionnalités d'Outlook 2003 et vous empêche de recevoir de nombreux courriers électroniques indésirables chaque jour. Il utilise la technologie de pointe développée par Microsoft Research afin d'évaluer si un message doit être traité en tant que courrier indésirable en fonction de plusieurs facteurs, par exemple, l'heure d'envoi et le contenu du message. Le filtre n'isole pas un expéditeur ou type de message en particulier. Il se fonde sur le contenu du message en général et utilise l'analyse avancée de la structure du message pour déterminer s'il peut s'agir d'un courrier indésirable. Par défaut, ce filtre est défini avec un paramètre faible, conçu pour intercepter le courrier indésirable le plus évident. Tout message intercepté par le filtre est déplacé dans un dossier Courrier indésirable, à partir duquel vous pourrez le récupérer ou le réviser ultérieurement.

Vous pouvez ajouter des expéditeurs de message aux Expéditeurs fiables afin que leurs messages ne soient jamais traités comme courrier indésirable. Par défaut, vos contacts sont automatiquement traités de la sorte ; les messages émanant de personnes qui figurent dans votre dossier Contacts ne sont donc jamais traités en tant que courrier indésirable. Vous pouvez configurer Outlook pour accepter uniquement les messages de la Liste des expéditeurs de confiance, ce qui vous confère un contrôle absolu sur les messages arrivant dans votre boîte de réception. Vous pouvez aisément bloquer des messages en provenance d'une adresse de courrier électronique ou d'un nom de domaine particuliers en ajoutant l'expéditeur à la Liste des expéditeurs bloqués. Si vous faites partie d'une liste de publipostage, vous pouvez ajouter cette adresse à la liste de vos Expéditeurs fiables, afin que les messages adressés à la liste de publipostage ne soient pas traités comme du courrier indésirable. En outre, si vous utilisez un compte de messagerie électronique Microsoft Exchange Server, les messages échangés au sein de votre organisation ne seront jamais traités comme du courrier indésirable, quel que soit leur contenu.

Dossiers de recherche   Les dossiers de recherche sont des dossiers virtuels contenant des affichages de l'ensemble des éléments de courrier correspondant à des critères de recherche spécifiques. Les messages électroniques affichés sont stockés dans un ou plusieurs dossiers Outlook. Lorsque vous créez un dossier de recherche, vous avez le choix entre plusieurs options, telles que Courrier avec pièces jointes ou Courrier émanant de personnes spécifiques. Vous pouvez également créer vos propres dossiers de recherche, en définissant des critères de recherche spécifiques auxquels doivent répondre les messages électroniques pour apparaître dans les dossiers de recherche. Vous pouvez considérer que chaque dossier de recherche constitue une recherche enregistrée, qui est maintenue à jour, et qui surveille l'ensemble de vos dossiers, à la recherche d'éléments répondant aux critères de recherche des dossiers de recherche.

Les dossiers de recherche peuvent être rapidement configurés avec plusieurs options prédéfinies, telles que Courrier envoyé à des listes de distribution ou Courrier électronique avec des personnes spécifiques. Vous pouvez afficher tous les messages électroniques dans chaque dossier de votre boîte aux lettres à partir d'un dossier de recherche nommé Courrier non lu. Pour vous aider à réduire la taille de votre boîte aux lettres, le dossier de recherche Grands messages électroniques affiche les messages les plus volumineux de votre boîte aux lettres, quel que soit leur dossier de stockage.

Règles   La création et l'organisation de règles est dorénavant plus facile. Vous pouvez créer vos propres règles à partir de zéro, en utilisant l'Assistant Gestion des messages d'Outlook habituel. Vous pouvez également choisir entre plusieurs règles prédéfinies, que les personnes utilisent généralement pour gérer les messages entrants ou se maintenir au courant. Vous pouvez, par exemple, utiliser la règle déjà crééeEnvoyer une alerte vers mon périphérique mobile quand je reçois des messages de quelqu'un, pour vous tenir informé des modifications relatives à une réunion lorsque vous êtes en déplacement. En outre, vous pouvez utiliser la règle déjà créée Marquer les messages émanant d'une personne spécifique avec un drapeau de couleur pour marquer et accorder automatiquement une priorité aux messages de votre responsable. Vous pouvez créer rapidement des règles pour répertorier vos messages électroniques en cliquant sur le message, puis sur Créer une règle dans la barre d'outils. Votre liste de règles fournit un résumé rapide de vos règles. Chaque règle affiche à présent une icône pour chaque action que vous spécifiez, ce qui vous permet de connaître l'effet d'une règle sans avoir à l'ouvrir. Dorénavant, vous pouvez appliquer des règles aux demandes de réunion entrantes, aux mises à jour de réunion ainsi qu'aux messages électroniques.

Fonctions de confidentialité améliorées   Les messages au format HTML contiennent souvent des images ou des sons. Parfois, ces images ou ces sons ne sont pas inclus dans le message même, mais plutôt téléchargés depuis un serveur Web lors de l'ouverture ou de la prévisualisation du message électronique. Les expéditeurs de courrier indésirable ont utilisé cette fonctionnalité à leur avantage, en incluant un élément nommé « pixel invisible » dans ces messages. Un pixel invisible notifie le serveur Web lorsque vous lisez ou prévisualisez le message, ce qui valide l'adresse électronique et entraîne l'envoi d'un plus grand nombre de courrier indésirable à votre adresse. Pour vous aider à protéger votre confidentialité et à combattre les pixels invisibles, Outlook a été configuré par défaut de manière à bloquer le téléchargement de ce contenu externe à partir d'InternetSi un message électronique tente de se connecter à un serveur Web sur Internet sans vous en avertir, Outlook bloque cette connexion jusqu'à ce que vous décidiez d'afficher le contenu. Cependant, les messages provenant ou adressés à des utilisateurs ou à des noms de domaine figurant dans la liste des expéditeurs fiables et dans la liste des destinataires fiables sont traités comme des exceptions et le contenu bloqué est téléchargé. Cette fonction vous permet également d'éviter d'afficher des messages potentiellement inconvenants et, si vous utilisez une connexion à faible largeur de bande, de décider si le téléchargement d'une image justifie le temps et la largeur de bande qu'il requiert.

Calendriers affichés côte à côte   Affichez plusieurs calendriers à côté du vôtre. Les calendriers défilent en se suivant, ils sont codés par des couleurs et possèdent des étiquettes pour vous aider à comparer rapidement les prévisions ou à planifier des réunions. Une fois que vous avez ouvert le calendrier d'une autre personne, celui-ci est ajouté au volet Calendrier dans le volet de navigation, à partir duquel vous pouvez activer la case à cocher située en regard du nom de cette personne, pour afficher ou masquer son calendrier.

Développer les listes de distribution dans un message électronique   Affichez rapidement l'ensemble des noms d'une liste de distribution en cliquant sur le signe plus situé à côté du nom de la liste de distribution. Cela facilite l'ajout ou la suppression de quelques noms lors de la composition d'un message électronique, sans avoir à modifier la liste de distribution ou à tout reprendre depuis le début.

Simplifications apportées à Word en tant qu'éditeur de messagerie électronique   Si vous utilisez Microsoft Word comme éditeur de messagerie électronique, la nouvelle barre d'outils Messagerie s'affiche directement au-dessus du texte du message, lorsque vous composez ce dernier. Cette barre d'outils s'affiche à la place des barres d'outils Mise en forme et Standard, ce qui permet de gagner de l'espace à l'écran en regroupant les commandes fréquemment utilisées pour ces deux barres d'outils, notamment Imprimer et Gras.

Menu Balise active des noms de personne   Retrouvez en peu de temps des coordonnées telles que le numéro de téléphone d'une personne et effectuez rapidement des tâches telles que la planification d'une réunion via le menu Balise active des noms de personne. Ce dernier est disponible dans Outlook, partout où le nom d'une personne peut s'afficher.

Espace de travail de réunion   Centralisez l'ensemble des informations et du matériel pour une prochaine réunion, en les publiant sur un site Web d'espace de travail de réunion. Le site Web assure le suivi des participants, des documents, des tâches et des autres détails pour planifier, préparer et assurer le suivi d'une réunion. Les participants peuvent accéder à l'espace de travail dès qu'ils le souhaitent à partir d'un lien ajouté à la demande de réunion. En cliquant sur le lien, le participant ouvre l'espace de travail dans son navigateur, à partir duquel il peut afficher, modifier ou ajouter des informations au site. L'utilisation d'un espace de travail permet également aux participants d'afficher la version la plus récente du matériel pour la réunion et de collaborer sur ces derniers. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'envoyer des fichiers de taille importante via votre système de messagerie électronique pour distribuer des documents mis à jour ou demander des commentaires sur ceux-ci.

Mode Exchange mis en cache   Si vous utilisez un compte de messagerie Microsoft Exchange Server, nous vous recommandons d'utiliser le mode Exchange mis en cache. Une copie locale de votre boîte aux lettres est stockée sur votre ordinateur, ce qui vous permet d'accéder rapidement aux informations, quel que soit le type de connexion.

Les informations contenues dans votre boîte aux lettres locale sont fréquemment synchronisées avec le serveur Exchange. Si votre connexion au serveur Exchange est interrompue, vous pouvez continuer de travailler avec vos informations. Lors de la restauration d'une connexion, Outlook synchronise automatiquement les modifications. Les dossiers et éléments sont à nouveau identiques.

Vous n'avez pas besoin de repasser en mode hors connexion, vous pouvez continuer de travailler lorsqu'une connexion n'est plus disponible. Nul besoin de tenter de vous reconnecter au serveur, Microsoft, Outlook 2003 effectue automatiquement cette opération.Le mode Exchange mis en cache vous évite également de devoir définir les groupes d'envoi/de réception, de choisir des dossiers qui doivent être disponibles hors connexion et de maintenir ces dossiers synchronisés.

Accès à Exchange Server via Internet (RPC via HTTP)   Outlook peut maintenant se connecter à Microsoft Exchange Server 2003 via Internet sans devoir utiliser de connexion de réseau privé virtuel, lentes et souvent indisponibles. Cette fonction vous permet d'accéder à distance à votre compte Exchange Server 2003 à partir d'Internet lorsque vous travaillez en déplacement, sans le pare-feu de votre entreprise, sans connexion spéciale, ni matériel, tel que des cartes à puce et des jetons de sécurité.

Signature unique par compte   Utilisez une signature de messagerie électronique par défaut différente pour chaque compte de messagerie.

Prise en charge du format Unicode   Outlook prend en charge le codage de texte standard Unicode, ce qui permet d'afficher correctement du texte, quelle que soit sa langue d'écriture, pourvu que le système d'exploitation prenne en charge les caractères spécifiques à cette langue.

Microsoft Office Outlook 2003 et le complément Gestionnaire de contacts professionnels   Créez et gérez vos contacts professionnels, vos comptes et vos opportunités de vente dans un seul emplacement : Outlook, en utilisant Outlook 2003 et le Gestionnaire de contacts professionnels intégré à Office 2003. Les informations connexes telles que les pièces jointes, les images, les notes professionnelles et les informations sur les produits peuvent être stockées dans vos contacts Outlook 2003, ce qui facilite l'intégration des informations sur les contacts professionnels avec les rendez-vous, tâches, rappels et autres programmes Office, notamment Excel.

Prise en charge des ardoises électroniques   Une ardoise électronique (Tablet PC) permet la saisie manuscrite rapide directement dans les documents Office, similaire à l'utilisation d'un stylo et d'une impression.

Améliorations de l'utilisation d'une version d'Extrême-Orient d'Outlook   Si vous utilisez une version d'Extrême-Orient d'Outlook, lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un nom, puis sur Ajouter aux contacts comme, une liste des associations des caractères du prénom et du nom s'affiche. Cela vous permet de choisir la combinaison correcte, au lieu de copier et de coller les caractères dans les champs de nom et de prénom appropriés.