Utiliser les services de messagerie instantanée avec Outlook

Microsoft Office Outlook 2007 peut être utilisé avec plusieurs services de messagerie instantanée. Ces services vous permettent de voir si d'autres personnes sont actuellement disponibles et d'initier avec elles une conversation en ligne en temps réel.

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À propos des services de messagerie instantanée

Les services de messagerie instantanée ne se résument plus aux conversations écrites en temps réel. Vous pouvez aussi utiliser le son et l'image dans vos conversations, partager des applications ou transférer des fichiers entre autres fonctionnalités.

Grâce à des indicateurs visuels de disponibilité Image du bouton Image du bouton Image du bouton, désignés par les termes de « présence en ligne » ou « état de connexion », vous pouvez savoir instantanément si une personne est connectée et disponible pour une conversation en temps réel. Les fonctionnalités varient selon les clients de messagerie instantanée : conversation écrite, conférence audio et vidéo, partage de fichiers ou collaboration et assistance à distance consistant à laisser une autre personne prendre temporairement le contrôle de votre ordinateur.

Vous contrôlez comment votre état de connexion s'affiche chez vos contacts. Par exemple, si vous êtes occupé et ne pouvez pas parler, vous pouvez sélectionner l'état de connexion Image du bouton Occupé(e). Microsoft Office Communicator peut aussi être connecté au système téléphonique d'une organisation. Vous pouvez ainsi obtenir des alertes à l'écran en cas d'appel entrant et rediriger les appels sur un autre téléphone. Si vous êtes au téléphone, votre état de connexion peut être modifié automatiquement pour avertir vos contacts que vous n'êtes pas disponible.

 Remarque   Les états de connexion proposés varient selon les services. Pour connaître les choix disponibles, consultez l'Aide de chaque service.

Lorsqu'un message est ouvert dans Microsoft Outlook ou lorsqu'il est affiché dans le volet de lecture, l'état de connexion de l'expéditeur s'affiche à côté de son nom. De plus, lorsque vous pointez sur un des noms figurant dans les lignes À ou Cc, l'état de connexion de cette personne s'affiche.

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Services compatibles avec Outlook

Office Outlook 2007 fonctionne avec plusieurs services de messagerie instantanée dont Microsoft Windows Live Messenger et Microsoft Office Communicator. Ces services vous permettent de communiquer avec vos contacts en temps réel comme dans une conversation face à face. Chaque service propose également d'autres fonctionnalités de collaboration.

  • Microsoft Windows Live Messenger     Grâce à ce successeur de MSN Messenger 7.5, vous pouvez discuter en ligne par écrit ou oralement ou utiliser les fonctionnalités vidéo de conversation (en temps réel) avec votre famille, vos amis ou vos collègues. L'assistance à distance vous permet de vous connecter à l'ordinateur d'un ami ou d'un professionnel pour qu'il puisse visualiser le bureau de votre ordinateur via Internet et vous montrer comment résoudre un problème. Dans certains cas, vous pouvez aussi communiquer avec des personnes via d'autres services de messagerie instantanée.Windows Live Messenger est téléchargeable gratuitement sur Microsoft.
  • Microsoft Office Communicator     Microsoft Office Communicator est un client de communication intégré permettant aux travailleurs de l'information de communiquer en temps réel. En tant que client recommandé pour Microsoft Office Live Communications Server 2005, cette solution s'intègre dans les applications Microsoft Office System et dans les infrastructures téléphoniques d'entreprise. Dans certains cas, vous pouvez aussi communiquer avec des personnes utilisant d'autres services de messagerie instantanée comme MSN Messenger ou émanant d'entreprises comme Yahoo! ou AOL.
  • Microsoft MSN Messenger     Avec MSN Messenger, vous pouvez discuter en ligne par écrit ou oralement ou utiliser les fonctionnalités vidéo de conversation (en temps réel) avec votre famille, vos amis ou vos collègues. L'assistance à distance vous permet de vous connecter à l'ordinateur d'un ami ou d'un professionnel pour qu'il puisse visualiser le bureau de votre ordinateur via Internet et vous montrer comment résoudre un problème.
  • Microsoft Windows Messenger     Windows Messenger est inclus dans Microsoft Windows XP. Windows Messenger vous permet de communiquer instantanément avec vos amis et votre famille dans le monde entier à partir de votre ordinateur grâce à ses fonctionnalités de conversation écrite, vocale et vidéo. L'assistance à distance vous permet de vous connecter à l'ordinateur d'un ami ou d'un professionnel pour qu'il puisse visualiser le bureau de votre ordinateur via Internet et vous montrer comment résoudre un problème. Avec Windows Messenger, vous pouvez choisir quand et avec qui vous souhaitez communiquer : vous pouvez bloquer certains utilisateurs, voir si vos contacts en ligne sont en train de vous écrire grâce à l'affichage d'un message d'état et accepter ou refuser d'être ajouté à la liste des contacts d'un autre utilisateur.

L'état de connexion d'un contact Outlook s'affiche lorsque vous pointez sur l'adresse de messagerie de cette personne. Dans une nouvelle demande de réunion, l'état de connexion s'affiche lorsque vous pointez sur le nom du participant.

L'état de connexion est disponible pour toutes les personnes dont les adresses de messagerie instantanée ont été ajoutées à votre liste de contacts de messagerie instantanée. Par ailleurs, l'état de connexion est visible pour les personnes qui utilisent Microsoft Office Communicator, que ces personnes figurent ou non dans votre liste de contacts de messagerie instantanée.

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Activer ou désactiver l'état de connexion dans Outlook

Dans Outlook, vous pouvez ajouter l'adresse de messagerie instantanée d'un contact Outlook dans la zone de texte Adresse de messagerie instantanée qui lui correspond. Si ce contact vous envoie un message électronique à partir de l'adresse de messagerie enregistrée dans Contacts, l'adresse de messagerie instantanée permet de déterminer son état de connexion.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Autre.
  2. Sous Noms de personnes, activez la case à cocher Afficher l'état de connexion à côté du nom de la personne.
  3. Vous pouvez, si vous le souhaitez, activer la case à cocher Afficher l'état de connexion dans les champs À et Cc uniquement lorsque la souris pointe sur le nom d'une personne.

 Remarque   Cette option vous permet d'afficher les informations sur l'état de connexion d'une personne mais à condition de pointer sur son nom.

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Envoyer un message instantané

Vous pouvez envoyer un message instantané à toute personne dont l'état de connexion n'est pas Hors ligne.

  1. À côté du nom de la personne, cliquez sur l'indicateur d'état de connexion.
  2. Cliquez sur Envoyer un message instantané.
  3. Composez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

Si un message électronique est ouvert, vous pouvez répondre avec un message instantané à l'expéditeur ou à ce dernier et à tous les destinataires du message. Sur l'onglet Message, dans le groupe Répondre, cliquez sur IM, puis sur Répondre par un message instantané ou Répondre à tous avec un message instantané.

Répondre à l'expéditeur avec un message instantané

 Remarques 

  • L'état de connexion est disponible pour toutes les personnes dont les adresses de messagerie instantanée ont été ajoutées à votre liste de contacts de messagerie instantanée. Par ailleurs, l'état de connexion est visible pour les personnes qui utilisent Office Communicator, que ces personnes figurent ou non dans votre liste de contacts de messagerie instantanée.
  • Lorsqu'un message est ouvert dans Microsoft Outlook ou lorsqu'il est affiché dans le volet de lecture, l'état de connexion Image du bouton Image du bouton Image du bouton de l'expéditeur apparaît à côté de son nom. De plus, si vous avez activé l'option correspondante, lorsque vous pointez sur un des noms figurant dans les lignes À ou Cc, l'état de connexion de cette personne s'affiche.

Pour savoir comment modifier cette option, consultez la section Activer ou désactiver l'état de connexion dans Outlook.

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S'applique à :
Outlook 2007