Utiliser le courrier personnel au bureau avec Outlook 2002

Il est parfois nécessaire de lire ou d'envoyer du courrier avec votre compte de messagerie personnel alors que vous vous trouvez au bureau. Microsoft Outlook® 2002 vous permet d'effectuer ceci en autorisant l'utilisation de plusieurs comptes de messagerie dans le même affichage. Vous pouvez toutefois conserver des boîtes de réception indépendantes pour chaque compte. Il est par exemple possible que vous ne vouliez pas que les messages de votre compte personnel d'un fournisseur de services Internet soient enregistrés dans la même Boîte de réception que vos messages professionnels.

Outlook 2002 comporte désormais des Groupes d'Envoi/Réception que vous pouvez utiliser pour indiquer entre autres la fréquence de vérification de l'arrivée de messages sur les serveurs de messagerie, la fréquence d'envoi des messages sortants et la fréquence de synchronisation des dossiers.

AfficherServeurs POP3, IMAP, SMTP et HTTP

Lors de la configuration d'un compte de messagerie, vous remarquerez que l'Assistant Comptes de messagerie comprend plusieurs types de serveurs de messagerie, parmi lesquels POP3, IMAP et SMTP. Les serveurs POP3 et IMAP sont utilisés pour la récupération du courrier, tandis que les serveurs SMTP sont utilisés pour l'envoi du courrier.

  • Le protocole Post Office Protocol version 3 (POP3) permet à Outlook de récupérer les messages sur un serveur. Lors de l'utilisation de POP3, Outlook ne peut accéder qu'à votre boîte de réception sur le serveur et ne peut pas effectuer la lecture d'autres dossiers, privés ou publics. Le protocole POP3 ne permet pas une manipulation complète du courrier électronique sur le serveur. Bien que les messages puissent être marqués et conservés sur le serveur, ceux-ci sont habituellement téléchargés puis supprimés du serveur. Le protocole POP3 ne gère pas lui-même l'envoi du courrier, cette fonctionnalité étant prise en charge par le protocole SMTP.
  • Le protocole IMAP (Internet Mail Access Protocol) permet à un client d'accéder aux messages des dossiers privés et publics d'un serveur. Les utilisateurs d'Outlook peuvent accéder au courrier électronique de leur boîte aux lettres sur un serveur Microsoft Exchange Server ou celui d'un fournisseur de services Internet si celui-ci prend en charge ce protocole, sans avoir à télécharger des éléments complets, pièces jointes incluses. Outlook peut récupérer des messages particuliers ou des parties d'un message, comme les pièces jointes. IMAP n'effectue pas l'envoi de courrier électronique. Cette fonctionnalité est prise en charge par le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
  • Le protocole SMTP correspond à la norme Internet de transport et de remise des messages électroniques. SMTP est devenu la norme de facto pour l'envoi de courrier électronique sur Internet.
  • Le protocole HTTP (Hypertext Transfer Protocol) est utilisé sur le Web depuis 1990 et est habituellement associé aux pages Web. Certains fournisseurs de services et de courrier électronique Internet tels que Hotmail permettent l'accès aux comptes de messagerie afin de récupérer le courrier à partir de tout accès via un navigateur Web. La prise en charge des comptes MSN et HTTP par Outlook permet de bénéficier de la plupart des avantages liés aux comptes IMAP, y compris le téléchargement limité aux en-têtes et la gestion des messages sur les serveurs.

AfficherRecevoir un courrier électronique à partir d'un compte de fournisseur de services Internet personnel au bureau

La plupart des comptes de messagerie personnels sont gérés par des fournisseurs de services Internet qui utilisent des serveurs avec les protocoles POP3, IMAP et SMTP. Les services tels que MSN, Hotmail et AOL sont toutefois basés sur HTTP. Si vous utilisez l'un de ces fournisseurs de services, consultez votre fournisseur de services Internet pour plus d'informations.

  • Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes de messagerie et suivez les instructions à l'écran pour configurer votre compte. Vous devriez pouvoir vous connecter et récupérer vos messages comme vous le feriez à votre domicile.

Si vous voulez pouvoir récupérer vos messages à domicile et sur votre lieu de travail, vous devez configurer Outlook pour qu'une copie de vos messages demeure sur votre serveur de messagerie lorsque vous récupérez votre courrier sur votre lieu de travail.

  • Sur la page POP3 de l'Assistant Comptes de messagerie, cliquez sur Paramètres supplémentaires et cliquez ensuite sur l'onglet Avancé. Activez la case à cocher Laisser un exemplaire des messages sur le serveur.

AfficherEnvoyer un courrier électronique à partir d'un compte personnel de fournisseur de services Internet au bureau

L'envoi de courrier électronique de votre personnel sur un fournisseur de services Internet alors que vous vous trouvez sur votre lieu de travail est une opération un peu plus compliquée en raison des options de sécurité des serveurs de messagerie, conçues pour aider à empêcher l'accès non autorisé.

Il existe trois façons d'envoyer le courrier personnel de votre compte de fournisseur de services Internet à partir de votre bureau.

AfficherUtiliser votre serveur SMTP professionnel pour l'envoi de courrier électronique

Configurez votre compte personnel sur votre fournisseur de services Internet pour la récupération du courrier électronique en connectant le serveur de courrier entrant (POP3 ou IMAP) comme à l'habitude, mais pour ce qui est du serveur de courrier sortant (SMTP), utilisez les informations correspondant à votre serveur SMTP professionnel. Remarquez qu'il est possible de modifier le champ de l'adresse de réponse de sorte que le message qui apparaît dans le programme de messagerie du destinataire indique que le message provient de votre compte personnel. Le champ de l'adresse de réponse correspond à l'adresse de messagerie à laquelle la réponse à votre message sera envoyée si le destinataire clique sur Répondre. Vous pouvez modifier le champ Répondre en cliquant sur Paramètres supplémentaires lors de la création et de l'affichage de votre compte de messagerie dans Outlook.

Le destinataire peut toutefois déterminer l'origine réelle du message en affichant les informations contenues dans la source ou l'en-tête du message. Par ailleurs, pour des raisons de sécurité, certaines sociétés et fournisseurs de services Internet interdisent à leurs serveurs SMTP d'effectuer l'envoi de messages comportant des domaines différents de ceux de leurs serveurs de messagerie dans le champ de l'adresse de réponse. Il n'est dans ce cas pas possible de modifier le champ de l'adresse de réponse pour pouvoir l'utiliser avec un serveur SMTP.

AfficherUtiliser la connexion d'accès à distance au serveur SMTP de votre fournisseur de services Internet

Configurez le compte de messagerie chez votre fournisseur de services pour la réception (POP3 et IMAP) et l'envoi de messages (SMTP). Chaque fois que vous voulez envoyer des messages au moyen de ce fournisseur de services Internet, établissez une connexion à distance avec celui-ci.

Cette option n'est pas disponible dans la plupart des configurations de bureau en raison des systèmes téléphoniques professionnels utilisés ou de l'absence de modem.

AfficherUtiliser le réseau de votre lieu de travail pour vous connecter au serveur SMTP de votre fournisseur de services Internet

Configurez normalement votre compte personnel de fournisseur de services Internet pour la réception (POP3 et IMAP) et l'envoi (SMTP) de courrier électronique. Chaque fois que vous voudrez envoyer des messages par le biais de ce fournisseur de services Internet, connectez-vous au serveur de messagerie de ce dernier au travers du réseau de votre lieu de travail.

Cette option nécessite que votre fournisseur de services Internet autorise un certain degré de relais de courrier électronique.

AfficherRelais de courrier électronique

Le relais de courrier électronique consiste à utiliser un serveur SMTP qui ne se trouve pas sur votre réseau pour effectuer la remise de messages à un autre serveur de messagerie qui ne se trouve pas lui non plus sur votre réseau, ce réseau étant différent du réseau du serveur de messagerie que vous utilisez. La plupart des fournisseurs de services Internet interdisent l'utilisation de relais de courrier électronique, car cette pratique est souvent utilisée par les expéditeurs de courrier indésirable pour utiliser les serveurs d'une autre organisation afin d'envoyer leur courrier. Les avantages de ce procédé pour l'expéditeur de courrier indésirable sont les suivants : Cela lui permet d'éviter de violer les termes du contrat de service avec son fournisseur de services Internet et place la charge d'envoi du courrier sur les ressources d'une autre organisation.

Votre fournisseur de services Internet pourra vous indiquer les options dont vous disposez. Ces options sont les suivantes :

  • L'obligation de spécification d'une authentification POP3 avant l'envoi de courrier (SMTP). Lorsque vous accédez à votre courrier électronique par le biais d'un serveur POP3 chez votre fournisseur de services Internet, l'adresse IP que vous utilisez vous donne automatiquement l'autorisation d'envoyer du courrier au travers du serveur de messagerie SMTP. Cette fonctionnalité peut être activée dans Outlook en cliquant sur Paramètres supplémentaires lors de la création ou de l'affichage d'un compte de messagerie et en cliquant ensuite sur l'onglet Serveur sortant. Vérifiez que la case à cocher Se connecter au serveur de courrier entrant avant d'envoyer le courrier est activée.
  • Demander un mot de passe pour l'accès à un serveur SMTP. Cette fonctionnalité peut être activée dans Outlook en cliquant sur Paramètres supplémentaires lors de la création ou de l'affichage d'un compte de messagerie et en cliquant ensuite sur l'onglet Serveur sortant. Assurez-vous que la case à cocher Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification est activée et que le nom d'utilisateur et le mot de passe sont fournis.
  • Autoriser le relais de courrier provenant d'adresses IP ou de domaines spécifiques. Votre fournisseur de services Internet peut par exemple configurer son serveur de messagerie pour qu'il accepte le courrier provenant des adresses IP de votre lieu de travail. Votre fournisseur de services Internet peut vous indiquer si cette option est disponible.

AfficherUtiliser les dossiers et les règles pour séparer les Boîtes de réception des différents comptes

Outlook place par défaut tous les nouveaux messages dans le dossier Boîte de réception. Vous pouvez par ailleurs ajouter une colonne à l'affichage (Compte) pour indiquer le compte à partir duquel le message a été récupéré. Toutefois, si vous souhaitez séparer les messages de chacun des comptes, les dossiers et les filtres vous permettront d'effectuer cette opération.

Dans la Liste des dossiers, sous Boîte de réception, créez un nouveau dossier commençant par un tiret de soulignement, comme « Boîte de réception-Courrier personnel ». Le tiret de soulignement permettra de conserver la nouvelle Boîte de réception juste au-dessous de la Boîte de réception principale. Vous pouvez créer une Boîte de réception personnalisée pour chacun de vos comptes.

Vous devez maintenant créer des règles de filtrage afin que les messages soient automatiquement envoyés vers les dossiers appropriés lorsque Outlook vérifie l'arrivée de nouveau courrier.

  1. Dans la barre d'outils standard, cliquez sur Organiser.
  2. Image du bouton
  3. Cliquez sur Assistant Gestion des messages, puis sur Nouveau.
  4. Cliquez sur Démarrer à partir d'une règle vide, puis sur Vérifier les messages à leur arrivée et cliquez ensuite sur Suivant.
  5. Activez la case à cocher dans le compte et cliquez sur le mot spécifié souligné qui se trouve dans la zone au-dessous.
  6. Cliquez sur le nom du second compte de messagerie, cliquez sur OK, puis sur Suivant.
  7. Activez la case à cocher le déplacer dans le dossier et cliquez sur le mot spécifié souligné qui se trouve dans la zone au-dessous.
  8. Cliquez dans la liste des dossiers sur le second dossier Boîte de réception, puis sur OK et ensuite cliquez sur Suivant deux fois de suite.
  9. Dans la zone Veuillez donner un nom à cette règle, entrez la description de votre choix et cliquez ensuite sur Terminer.