Utiliser des contacts Outlook comme une source de données pour un publipostage

Vous pouvez utiliser Microsoft Office Word 2007 pour démarrer une opération de publipostage en utilisant la liste des contacts Microsoft Office Outlook 2007.

Pour plus d’informations sur le publipostage, y compris la préparation de publipostage et d’impression des étiquettes et des enveloppes, voir les articles Word correspondants.

  1. Dans Word, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l’onglet Publipostage, cliquez sur Commencer le publipostage, puis sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

Le volet Office Fusion et publipostage vous guide tout au long du processus de fusion et publipostage.

  1. Dans Sélection du type de document, cliquez sur le type de document que vous souhaitez utiliser pour la fusion et le publipostage.

Le document actif devient le document principal (document principal : dans une opération de fusion dans Word, document qui contient le texte et les graphismes communs à chaque version du document fusionné, par exemple, l’adresse de l’expéditeur ou la formule de politesse dans une lettre type.).

  1. Cliquez sur Suivante : Document de base.

Word affiche le document dans la fenêtre de document. Si vous souhaitez utiliser un autre document, cliquez sur Utiliser un document existant ou Utiliser un modèle, puis sélectionnez un autre document ou un autre modèle. Si vous souhaitez modifier l’aspect des étiquettes, cliquez sur Modifier la disposition du document.

  1. Cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires.
  2. Cliquez sur Sélection à partir des contacts Outlook, puis cliquez sur Choisir le dossier Contacts comme source de données.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts, sélectionnez le dossier Contacts que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

La liste des destinataires s’affiche dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires dans laquelle vous pouvez l’affiner. Vous pouvez, par exemple, envoyer une lettre type uniquement aux clients de la liste avec un code postal spécifique.

AfficherComment affiner la liste des destinataires ?

Effectuez l’une des opérations suivantes :

AfficherUtiliser les cases à cocher pour désigner les destinataires

Cette méthode est des plus pratiques si votre liste est courte.

  • Activez les cases à cocher en regard des destinataires que vous souhaitez inclure et désactivez les cases en regard des destinataires que vous souhaitez exclure.

 Conseil   Si vous savez que vous souhaitez inclure la quasi-totalité de la liste dans la fusion, cliquez d’abord sur Sélectionner tout pour faciliter la suppression de certains enregistrements. De même, si vous souhaitez inclure uniquement quelques enregistrements de la liste, cliquez sur Effacer tout, puis sélectionnez les enregistrements souhaités.

AfficherTrier les éléments de la liste

Cette méthode est des plus pratiques si vous souhaitez afficher les éléments par ordre alphabétique ou numérique.

  • Cliquez sur l’en-tête de colonne pour l’élément de tri. Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique en fonction du nom, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom.

AfficherFiltrer les éléments de la liste

Cette méthode est des plus pratiques si la liste comprend des enregistrements que vous ne souhaitez pas consulter ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à cocher pour inclure et exclure des enregistrements, comme décrit plus haut.

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne pour l’élément de tri.
  2. Cliquez sur l’une des options suivantes :
    • L’option (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.
    • L’option (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.
    • L’option (Avancé) permet un tri et un filtrage avancés. Utilisez les onglets Filtrer les enregistrements et Trier les enregistrements pour configurer la requête de tri ou de filtrage souhaitée. Par exemple, si votre source de données contient les enregistrements qui partagent les mêmes informations et si la colonne contient 10 valeurs uniques au maximum, vous pouvez filtrer par types d’informations spécifiques. Si plusieurs adresses font référence à l’Australie comme pays/région, votre critère de filtrage peut être l’Australie.

La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour tous les réafficher, cliquez sur (Tous).

 Remarque   Si vous avez installé le logiciel de validation des adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses, dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.

  1. Pour revenir au volet Office Fusion et publipostage, cliquez sur OK. Word utilise les destinataires que vous avez désignés pour la fusion.
  2. Pour passer à l’étape suivante de la procédure de fusion et publipostage, cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre.

 Remarque   Le nom de cette étape varie légèrement en fonction du type de document que vous utilisez.

  1. Ajoutez à votre document des éléments tels que des blocs d’adresse et des lignes de salutations. Si vous ne voyez pas l’élément que vous souhaitez ajouter, cliquez sur Plus d’éléments.
  2. Les deux dernières étapes vous permettent d’afficher un aperçu et d’effectuer votre fusion et publipostage.

 Remarque   Si vous envisagez d’effectuer une opération de fusion et publipostage similaire ultérieurement, il est judicieux d’enregistrer le document principal, car la connexion entre le document principal et la source de données sera également enregistrée. Ainsi, lors de la prochaine ouverture du document principal, vous récupérerez les informations du premier enregistrement de la source de données dont la fusion est terminée et vous pourrez effectuer la fusion rapidement ou vous connecter à une autre source.

 
 
S'applique à :
Outlook 2007