Tâches de base dans Outlook 2010

Prise en main d’Office 2010 Voici quelques tâches de base que vous pouvez effectuer dans Microsoft Outlook 2010.

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Contenu de cet article


Qu’est-ce qu’Outlook ?

Microsoft Outlook 2010 offre des outils de gestion du courrier professionnel et personnel de qualité à plus de 500 millions d’utilisateurs Microsoft Office à travers le monde. Avec Outlook 2010, vous bénéficiez d’un ensemble de fonctionnalités plus complet qui répond à vos besoins de communication au bureau, à la maison et à l’école.

De par son nouvel aspect et ses fonctionnalités de courrier avancées d’organisation, de recherche, de communication et de mise en réseau, Outlook 2010 vous offre une expérience de haut niveau pour rester productif et garder le contact avec vos réseaux personnels et professionnels.

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Ajouter un compte de messagerie électronique

Avant de pouvoir envoyer et recevoir des messages électroniques à l’aide d’Outlook 2010, vous devez ajouter et configurer un compte de messagerie. Si vous avez utilisé une version antérieure de Microsoft Outlook sur le même ordinateur que celui où vous avez installé Outlook 2010, vos paramètres de compte sont importés automatiquement.

Si vous ne connaissez pas Outlook ou si vous installez Outlook 2010 sur un nouvel ordinateur, la fonctionnalité Configuration de compte automatique démarre automatiquement et vous aide à configurer les paramètres de vos comptes de messagerie. Cette configuration ne nécessite que votre nom, votre adresse de messagerie et un mot de passe. Si votre compte de messagerie ne peut pas être configuré automatiquement, vous devez entrer les informations supplémentaires requises manuellement.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  2. Sous Informations sur le compte, cliquez sur Ajouter un compte.

Mode Backstage et commande Ajouter un compte

Pour plus d’informations, voir Ajouter ou supprimer un compte de messagerie électronique.

 Remarque    Pour ajouter un compte Windows Live Hotmail, voir Utiliser un compte Windows Live Hotmail dans Outlook.

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Créer un nouveau message électronique

Outlook 2010 vous permet de communiquer avec un ou plusieurs destinataires grâce à un ensemble enrichi de fonctionnalités et de personnalisations.

  • Dans Courrier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau message électronique.

Commande Nouveau message électronique sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer un message électronique, appuyez sur Ctrl+Maj+M.

Pour plus d’informations, voir Créer un message électronique.

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Répondre à un message électronique ou le transférer

  • Sous l’onglet Accueil ou Message, dans le groupe Répondre, cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.

Groupe Réponse sur le Ruban

 Remarque    Le nom de l’onglet varie selon que le message est sélectionné dans la liste des messages ou ouvert dans sa propre fenêtre.

Pour supprimer un nom des lignes À et Cc, cliquez sur le nom et appuyez sur la touche Suppr. Pour ajouter un destinataire, cliquez dans la zone À, Cc ou Cci et entrez le destinataire.

Pour plus d’informations, voir Répondre à un message ou le transférer.

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Ajouter une pièce jointe à un message électronique

Il est possible de joindre des fichiers à un message électronique, mais également d’inclure aux messages envoyés d’autres éléments Outlook, tels que messages, contacts ou tâches.

  1. Créez un message, ou dans le cas d’un message existant, cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer.
  2. Dans la fenêtre de message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Joindre un fichier.

Commande Joindre un fichier sur le Ruban

Pour plus d’informations, voir Joindre un fichier ou un autre élément à un message électronique.

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Ouvrir ou enregistrer une pièce jointe de message électronique

Vous pouvez ouvrir une pièce jointe à partir du volet de lecture (volet de lecture : fenêtre Outlook dans laquelle vous pouvez prévisualiser un élément avant de l’ouvrir. Pour afficher l’élément dans le volet de lecture, cliquez dessus.) ou d’un message ouvert. Après avoir ouvert et affiché une pièce jointe, vous pouvez choisir de l’enregistrer sur un lecteur de disque. Si un message contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez les enregistrer en tant que groupe ou individuellement.

Ouvrir une pièce jointe

  • Double-cliquez sur la pièce jointe.

Enregistrer une pièce jointe

  1. Cliquez sur la pièce jointe dans le volet de lecture ou le message ouvert.
  2. Sous l’onglet Pièces jointes, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer sous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la pièce jointe, puis cliquer sur Enregistrer sous.

Commande Enregistrer sous sur le Ruban

Pour plus d’informations, voir Ouvrir et enregistrer des pièces jointes.

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Ajouter une signature électronique aux messages

Pour vos messages électroniques, vous pouvez créer des signatures personnalisées incluant du texte, des images, votre carte de visite électronique (carte de visite électronique : affichage d’informations spécifiques sur un contact, dans un format similaire à une carte de visite professionnelle sur papier, qui peut être insérée dans les messages.), un logo ou même une image de votre signature manuscrite.

Créer une signature

  1. Ouvrez un nouveau message. Sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signature.

Commande Signatures sur le Ruban

  1. Sous l’onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau.

Ajouter une signature

  • Dans un nouveau message, dans le groupe Inclure de l’onglet Message, cliquez sur Signature, puis cliquez la signature de votre choix.

Commande Signatures sur le Ruban

Pour plus d’informations, voir Créer et ajouter une signature de message électronique.

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Créer un rendez-vous de calendrier

Les rendez-vous sont des activités pour lesquelles vous bloquez du temps dans votre calendrier. Ils n’impliquent ni invitation d’autres personnes, ni réservation de ressources.

  • Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau rendez-vous. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un bloc horaire dans la grille du calendrier et cliquer sur Nouveau rendez-vous.

Commande Nouveau rendez-vous sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer un rendez-vous, appuyez sur Ctrl+Maj+A.

Pour plus d’informations, voir Planifier un rendez-vous.

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Planifier une réunion avec d’autres personnes

Une réunion est un rendez-vous qui comprend d’autres personnes et peut inclure des ressources telles que des salles de conférence. Les réponses à vos demandes de réunion apparaissent dans votre Boîte de réception.

  • Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle réunion.

Commande Nouvelle réunion sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer une nouvelle demande de réunion à partir d’un dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

Pour plus d’informations, voir Planifier une réunion avec d’autres personnes.

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Définir un rappel

Vous pouvez définir ou supprimer des rappels pour divers éléments, notamment des messages électroniques, des rendez-vous et des contacts.

Pour les rendez-vous ou réunions

Dans un élément ouvert, sous l’onglet Rendez-vous ou Réunion, dans le groupe Options, dans la liste déroulante Rappel, indiquez combien de temps avant le rendez-vous ou la réunion le rappel doit apparaître. Pour désactiver un rappel, sélectionnez Aucun.

Pour les messages électroniques, contacts et tâches

  • Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Indicateurs, cliquez sur Assurer un suivi, puis cliquez sur Ajouter un rappel.

Commande Ajouter un rappel du Ruban

 Conseil    Vous pouvez marquer rapidement des messages électroniques en tant qu’éléments de tâche en utilisant les rappels. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne État de l’indicateur dans la liste des messages. Ou, si le message est déjà ouvert, sous l’onglet Message, dans le groupe Suivi, cliquez sur Assurer le suivi, puis cliquez sur Ajouter un rappel.

Pour plus d’informations, voir Définir ou supprimer un rappel.

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Créer un contact

Un contact peut être un simple nom suivi d’une adresse de messagerie, ou comporter des informations détaillées supplémentaires telles que la rue de l’adresse, les numéros de téléphone, une photo, des anniversaires et toute autre information associée au contact.

  • Dans Contacts, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau groupe de contacts.

Commande Nouveau contact sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer un contact à partir d’un dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

Pour plus d’informations, voir Créer ou ajouter un contact.

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Créer une tâche

 De nombreux utilisateurs conservent une liste des tâches à effectuer, sur papier, dans une feuille de calcul ou en utilisant une combinaison de supports papier et électronique. Dans Microsoft Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, dotée de rappels et d’options de suivi.

  • Dans Tâches, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle tâche.

Commande Nouvelle tâche sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer une nouvelle tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

Pour plus d’informations, voir Créer des tâches et des listes des tâches.

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Créer une note

Les notes sont l’équivalent électronique des papillons adhésifs papier. Servez-vous des notes pour noter vos questions, vos idées, vos rappels et tout ce que vous pourriez écrire sur papier.

  • Dans Notes, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle note.

Commande Nouvelle note sur le Ruban

Raccourci clavier    Pour créer une note, appuyez sur Ctrl+Maj+N.

Pour plus d’informations, voir Créer une note.

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Imprimer un message électronique, un contact, un élément de calendrier ou une tâche

Vous pouvez imprimer des éléments individuels (tels que des messages électroniques, des contacts ou des éléments de calendrier) ou des affichages plus grands tels que des calendriers, des carnets d’adresses ou des listes de contenu de dossiers de courrier.

La procédure d’impression est identique dans Courrier, Calendrier ou tout autre dossier Microsoft Outlook. Tous les paramètres d’impression et toutes les fonctions se trouvent dans le mode Backstage qui s’ouvre en cliquant sur l’onglet Fichier.

  1. Cliquez sur un élément ou un dossier dans Outlook que vous voulez imprimer.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier.
  3. Cliquez sur Imprimer.

Pour plus d’informations, voir Imprimer des éléments dans Outlook.

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S'applique à :
Outlook 2010