Suivi des éléments à faire et des tâches

De nombreux utilisateurs établissent une liste de tâches à effectuer — sur papier, dans une feuille de calcul ou en utilisant une combinaison de supports papier et électronique. Dans Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez combiner plusieurs listes en une seule, dotée de rappels et d'options de suivi.

Contenu de cet article


À propos des tâches et des éléments à faire

Barre des tâches Une tâche est un élément créé dans Outlook qui est suivi jusqu'à son achèvement. Un élément à faire est un élément Outlook — tel qu'une tâche, un message électronique ou un contact — qui a été marqué pour suivi. Par défaut, toutes les tâches sont marquées pour suivi lorsqu'elles sont créées, même si elles n'ont pas de date de début ou d'échéance. Par conséquent, lorsque vous créez une tâche ou marquez un message électronique ou un contact, un élément à faire est créé automatiquement.

Lorsque vous avez besoin d'indiquer rapidement qu'un élément doit être traité ultérieurement, lui appliquer un indicateur est la meilleure solution. Lorsque vous appliquez un indicateur à un élément, il est affiché avec un indicateur dans l'affichage Courrier, dans Tâches, dans la Barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes dans le Calendrier. Ajouter un indicateur à un message ou à un contact ne crée pas une tâche. L'élément à faire restant un message électronique ou un contact après qu'un indicateur lui ait été appliqué, vous ne pouvez pas l'affecter en tant que tâche à une autre personne ni indiquer sa progression ou son pourcentage d'achèvement.

Une tâche peut se produire une fois ou à plusieurs reprises. Une tâche récurrente (périodique : qualifie un élément qui se produit de façon répétée. Par exemple, un rendez-vous ou une tâche qui se produit régulièrement, comme une réunion de rapport hebdomadaire, ou un rendez-vous mensuel chez le coiffeur, peuvent être spécifiés comme périodiques.) peut se produire à intervalles réguliers ou en fonction de la date à laquelle elle doit être effectuée. Par exemple, vous pouvez créer une tâche récurrente consistant à envoyer un rapport d'état à votre responsable le dernier vendredi de chaque mois ou créer une tâche récurrente indiquant qu'un rendez-vous chez le coiffeur doit être pris un mois après le rendez-vous précédent.

Les tâches et les éléments à faire apparaissent dans les Tâches, la Barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes dans le Calendrier. Quel que soit l'affichage dans lequel vous vous trouvez, la Barre des tâches affiche les éléments de calendrier, les tâches et les éléments à faire.

Dans Outlook, vous pouvez créer une tâche de plusieurs façons. Vous pouvez utiliser la commande Tâche (cliquez sur Nouveau dans le menu Fichier), entrez une tâche dans la zone de texte Entrez une nouvelle tâche de la Barre des tâches depuis tout affichage d'Outlook, tapez un espace dans la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier ou cliquez et tapez dans la zone de texte Cliquez ici pour ajouter une nouvelle tâche en haut de l'affichage Tâches. La méthode la plus rapide consiste à utiliser la Barre des tâches.

Vous pouvez aussi créer une tâche en faisant glisser un élément, tel qu'un message électronique, dans Tâches dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.). Une copie de ce message est créée en tant que tâche.

Que vous effectuiez le suivi de tâches qui vous sont affectées (telles que des rappels pour répondre à des messages électroniques), ou de tâches affectées à d'autres personnes (telles que la progression du projet d'une personne), les tâches Outlook sont la solution idéale. Vous pouvez ajouter et mettre à jour rapidement les tâches ou les marquer comme étant achevées. Grâce aux tâches incorporées dans l'affichage Calendrier, vous disposez d'une interface complète permettant d'effectuer un suivi de vos rendez-vous et des tâches devant être effectuées un jour donné.

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Création d'une tâche depuis le menu Fichier

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Tâche.

Raccourci clavier  Pour créer une tâche, appuyez sur les touches CTRL+MAJ+K.

  1. Dans la zone Objet, tapez le nom de la tâche.

 Remarque   Vous avez indiqué suffisamment d'informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais elles vont vous permettre de mieux gérer vos tâches dans Outlook.

  1. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer ou passez aux étapes suivantes pour personnaliser votre tâche.
  2. Si vous le souhaitez, définissez une Date de début et une Date d'échéance pour la tâche.

Si vous indiquez une Date de début, le champ Date d'échéance est automatiquement défini sur le même jour. Vous pouvez indiquer la date de votre choix dans le champ Date d'échéance.

  1. Si vous voulez que la tâche soit récurrente, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.
  2. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se produire, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Rendre la tâche récurrente à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options relatives à l'intervalle de fréquence voulu. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, ou la tâche ne se répétera pas à intervalles réguliers.
    • Rendre la tâche récurrente à une date d'achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche et dans la zone, tapez la période à l'issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

Chaque fois que vous marquez la tâche comme étant terminée, une nouvelle tâche est créée en fonction de vos spécifications.

 Conseil   Il s'agit de la meilleure solution lorsque vous ne voulez pas que le prochain rappel pour une tâche s'affiche tant que la précédente n'est pas marquée comme terminée. Si vous ne marquez pas l'élément comme étant terminé, le prochain rappel n'apparaîtra jamais. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour payer votre facture d'électricité le 15 de chaque mois et que vous ne marquez pas l' occurrence du 15 avril comme étant terminée, en mai vous verrez toujours la tâche du 15 avril comme étant non terminée. L'occurrence du 15 mai ne s'affiche que si vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée.

  1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.
  2. Si vous voulez ajouter une alerte de rappel, activez la case Rappel, puis entez la date et l'heure de ce rappel.
  3. Vous pouvez indiquer un son personnalisé qui doit être émis avec votre rappel. Cliquez sur Image du bouton, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier audio à utiliser, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Le son du rappel est modifié uniquement pour cette tâche.
  4. Si vous voulez suivre la progression de cette tâche, dans les zones État, Priorité et % achevé, entrez les valeurs voulues.

Les champs État et % achevé sont liés. Lorsque vous modifiez la valeur de l'un des champs, celle de l'autre champ change en conséquences.

État % achevé
Non commencée 0
En cours de réalisation 1-99
Terminée 100
Attente de quelqu'un d'autre    0-100
Différée 0-100
  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Classer, puis cliquez sur l'une des catégories de couleurs du menu. Pour afficher d'autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

Lorsque vous utilisez une catégorie de couleur pour la première fois, vous êtes invité à fournir un nom pour celle-ci qui soit plus parlant pour vous. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, associer des couleurs personnalisées à des catégories de couleurs et affecter des touches de raccourci aux catégories de couleurs. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

 Conseil   Si vous voulez modifier l'affectation d'une catégorie de couleur, cliquez à l'aide du bouton droit sur la couleur ou le nom de la catégorie de couleur, puis cliquez sur Effacer Nom de la catégorie ou sur Effacer toutes les catégories.

  1. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers le contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.

 Remarque   Par défaut, les liaisons entre les contacts n'apparaissent pas dans les fenêtres des messages, des contacts et des tâches. Pour activer les liaisons des contacts, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer. Dans la fenêtre principale d'Outlook, dans le menu Outils, cliquez sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur Options des contacts, puis dans la boîte de dialogue Options des contacts sous Liaison des contacts, activez la case Afficher les liaisons entre les contacts dans tous les formulaires. Ouvrez votre tâche pour poursuivre cette procédure.

  1. Si vous ne voulez pas que d'autres personnes voient une entrée de tâche partagée, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.
  2. Si vous voulez indiquer un kilométrage, des heures de travail et d'autres informations de facturation, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez des informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations facturation.
  3. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Création d'une tâche ou d'un élément à faire depuis un message électronique

Vous pouvez procéder de différentes façons pour qu'un message électronique devienne une tâche ou un élément à faire.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Marquer un message électronique pour suivi

Lorsque vous avez besoin d'indiquer rapidement qu'un élément doit être traité ultérieurement, lui appliquer un indicateur est la meilleure solution. Lorsque vous appliquez un indicateur à un élément, il est affiché avec un indicateur dans l'affichage Courrier, dans Tâches, dans la Barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes dans le Calendrier. Ajouter un indicateur à un message ou à un contact ne crée pas une tâche. L'élément à faire restant un message électronique ou un contact après qu'un indicateur lui ait été appliqué, vous ne pouvez pas l'affecter en tant que tâche à une autre personne ni indiquer sa progression ou son pourcentage d'achèvement.

  1. Dans Courrier, cliquez à l'aide du bouton droit sur la colonne d'indicateurs d'un message électronique.
  2. Choisissez la date d'échéance.

 Conseil   Pour ajouter rapidement un indicateur de suivi, cliquez sur la colonne d'indicateurs en regard du message électronique. Une date de début et une date d'échéance à la date du jour sont automatiquement définies.

 Remarque   Pour modifier l'heure du rappel, le son du rappel, la date de début, la date d'échéance ou le texte de l'indicateur qui apparaît dans la barre d'informations, ou pour supprimer l'indicateur de rappel, cliquez avec le bouton droit sur la colonne d'indicateurs en regard du message électronique, puis cliquez sur Personnalisé ou Ajouter un rappel. Ces deux options ouvrent la même boîte de dialogue, mais lorsque vous utilisez Ajouter un rappel, la case à cocher du rappel est activée automatiquement.

Boîte de dialogue Assurer un suivi

  • Faire glisser un message électronique dans la Barre des tâches pour créer un élément à faire

La Barre des tâches doit être classée par Date de début ou Date d'échéance pour utiliser ces procédures.

  1. Cliquez sur un message électronique pour le sélectionner, puis faites-le glisser vers la section de la liste de tâches de la Barre des tâches.
  2. Lorsque vous voyez une ligne rouge dotée de flèches à chaque extrémité à l'endroit où vous souhaitez placer la tâche, relâchez le bouton de souris.

Capture de la section rendez-vous de la Barre des tâches

  • Faire glisser un message électronique vers le bouton Tâches pour créer une tâche

Lorsque vous faites glisser un message électronique vers Tâches dans le volet de navigation, vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités d'un élément Tâche et le contenu du message électronique, à l'exception des pièces jointes, est copié dans le corps de la tâche. Même si le message électronique d'origine est supprimé ultérieurement, la tâche, y compris le contenu copié (à l'exception des pièces jointes) du message reste disponible.

  1. Cliquez sur un message électronique pour le sélectionner, puis faites-le glisser vers le bouton Tâche sur le volet de navigation.

 Conseil   Pour ajouter le message en tant que pièces jointes à la tâche au lieu de coller le texte dans le corps de la tâche, cliquez à l'aide du bouton droit sur le message et faites-le glisser vers la liste de tâches. Dans le menu contextuel, cliquez sur Copier comme tâche avec pièce jointe.

Une nouvelle fenêtre d'élément Tâche s'affiche et une copie du contenu du message électronique est collée dans le corps de la tâche. L'objet du message devient celui de la tâche. Vous pouvez modifier cet objet.

 Remarque   Vous avez indiqué suffisamment d'informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais elles vont vous permettre de mieux gérer vos tâches dans Outlook.

  1. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer ou passez aux étapes suivantes pour personnaliser votre tâche.
  2. Si vous le souhaitez, définissez une Date de début et une Date d'échéance pour la tâche.

Si vous indiquez une Date de début, le champ Date d'échéance est automatiquement défini sur le même jour. Vous pouvez indiquer la date de votre choix dans le champ Date d'échéance.

  1. Si vous voulez que la tâche soit récurrente, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.
  2. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se produire, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Rendre la tâche récurrente à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options relatives à l'intervalle de fréquence voulu. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, ou la tâche ne se répétera pas à intervalles réguliers.
    • Rendre la tâche récurrente à une date d'achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche et dans la zone, tapez la période à l'issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

Chaque fois que vous marquez la tâche comme étant terminée, une nouvelle tâche est créée en fonction de vos sélections.

 Conseil   Il s'agit de la meilleure solution lorsque vous ne voulez pas que le prochain rappel pour une tâche s'affiche tant que la précédente n'est pas marquée comme terminée. Si vous ne marquez pas l'élément comme étant terminé, le prochain rappel n'apparaîtra jamais. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour payer votre facture d'électricité le 15 de chaque mois et que vous ne marquez pas l' occurrence du 15 avril comme étant terminée, en mai vous verrez toujours la tâche du 15 avril comme étant non terminée. L'occurrence du 15 mai ne s'affiche que si vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée.

  1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.
  2. Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case Rappel, pour activer une alerte de rappel. Entrez la date et l'heure de ce rappel.
  3. Vous pouvez indiquer un son personnalisé qui doit être émis avec votre rappel. Cliquez sur Image du bouton, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier audio à utiliser, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Le son du rappel est modifié uniquement pour cette tâche.
  4. Si vous voulez suivre la progression de cette tâche, dans les zones État, Priorité et % achevé, entrez ou sélectionnez les options voulues.

Les champs État et % achevé sont dépendants l'un de l'autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l'un des champs, celle de l'autre champ change en conséquences.

État % achevé
Non commencée 0
En cours de réalisation 1-99
Terminée 100
Attente de quelqu'un d'autre    0-100
Différée 0-100
  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleurs à votre tâche, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Classer, puis cliquez sur l'une des entrées du menu. Pour afficher d'autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

Lorsque vous utilisez une catégorie de couleur pour la première fois, vous êtes invité à fournir un nom qui soit plus parlant pour vous. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, associer des couleurs personnalisées à des catégories de couleurs et affecter des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

 Conseil   Si vous voulez modifier l'affectation d'une catégorie de couleurs, cliquez à l'aide du bouton droit sur la couleur ou le nom de la catégorie de couleurs, puis cliquez sur Effacer Nom de la catégorie ou sur Effacer toutes les catégories.

  1. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers le contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.
  2. Si vous ne voulez pas que d'autres personnes voient une entrée de tâche partagées, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.
  3. Si vous voulez indiquer un kilométrage, des heures de travail et d'autres informations de facturation, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez des informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations facturation.
  4. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Création d'un élément à faire depuis un contact

Lorsque vous avez besoin d'indiquer rapidement qu'un contact doit faire l'objet de votre attention ultérieurement, lui appliquer un indicateur est la meilleure solution. Lorsque vous appliquez un indicateur à un contact, un élément à faire est créé, le texte de l'indicateur figurant dans la barre d'informations. Le contact marqué est aussi affiché dans la liste des Tâches, dans la Barre des tâches et dans la Liste des tâches quotidiennes du Calendrier. Ajouter un indicateur à un contact ne crée pas une tâche. L'élément à faire restant un contact après qu'un indicateur, vous ne pouvez pas l'affecter en tant que tâche à une autre personne ni indiquer sa progression ou son pourcentage d'achèvement.

  1. Dans Contacts, cliquez avec le bouton droit sur le contact.
  2. Pointez sur Assurer un suivi dans le menu contextuel, puis cliquez sur la date d'échéance.

 Conseil   Pour modifier l'heure du rappel, le son du rappel, la date de début, la date d'échéance ou le texte de l'indicateur qui apparaît dans la barre d'informations, ou pour supprimer l'indicateur de rappel, cliquez sur Personnalisé ou Ajouter un rappel (Ces deux options ouvrent la même boîte de dialogue, mais lorsque vous utilisez Ajouter un rappel, la case à cocher du rappel est activée automatiquement.)

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Création d'une tâche dans la Barre des tâches

La barre des tâches est affichée par défaut dans tous les affichages d'Outlook. Vous pouvez l'activer ou la désactiver. En outre, vous pouvez choisir d'afficher une version réduite de la barre des tâches, qui utilise une zone d'écran moins importante. Lorsque vous activez ou désactivez la barre des tâches ou que vous l'affichez dans sa version réduite dans un affichage spécifique, ce paramètre ne s'applique qu'à cet affichage. Par exemple, si vous désactivez la barre des tâches dans l'affichage Courrier, elle restera désactivée à chaque fois que vous serez dans l'affichage Courrier et lors du prochain démarrage d'Outlook. En revanche, elle reste activée dans d'autres affichages, par exemple Calendrier, Notes et Tâches.

  • Pour activer ou désactiver la barre des tâches, cliquez sur Affichage, pointez sur Barre des tâches, puis cliquez sur Normal, Réduit ou Inactif.
  1. Pour créer une tâche dans la barre des tâches, cliquez sur la zone de texte Entrez une nouvelle tâche (appelée le Panneau de saisie des tâches, tapez un objet pour la tâche, puis appuyez sur ENTRÉE.

Panneau de saisie des tâches

Par défaut, une date de début et une date d'échéance basées sur le paramètre Définir le clic rapide de l'indicateur sont affectées à la tâche. Lorsque vous installez Outlook pour la première fois, ce paramètre a la valeur Aujourd'hui.

Si vous créez une tâche et indiquez une autre date d'échéance au niveau de l'indicateur, les tâches futures entrées dans la barre des tâches utiliseront le nouveau paramètre. Vous pouvez toujours remplacer la valeur affichée par une autre option. Cependant, lorsque vous redémarrez Outlook, la première tâche entrée utilisera par défaut le paramètre Définir le clic rapide de l'indicateur.

 Conseil   Pour modifier l'indicateur par défaut, cliquez à l'aide du bouton droit sur la colonne d'indicateurs dans tout affichage, cliquez sur Définir le clic rapide, puis choisissez l'indicateur voulu. Une des options possible est Aucune date. Si vous choisissez l'indicateur Aucune date, l'élément apparaît dans le groupe Aucune date dans la barre des tâches.

 Remarque   Vous avez indiqué suffisamment d'informations pour créer une tâche. Les étapes suivantes sont facultatives, mais elles vont vous permettre de mieux gérer vos tâches dans Outlook.

  1. Passez aux étapes suivantes pour personnaliser votre tâche en double-cliquant dessus dans la barre des tâches.
  2. Si vous le souhaitez, définissez une Date de début et une Date d'échéance pour la tâche.

Si vous indiquez une Date de début, le champ Date d'échéance est automatiquement défini sur le même jour. Vous pouvez indiquer la date de votre choix dans le champ Date d'échéance.

  1. Si vous voulez que la tâche soit récurrente, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.
  2. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se produire, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Rendre la tâche récurrente à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options relatives à l'intervalle de fréquence voulu. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, ou la tâche ne se répétera pas à intervalles réguliers.
    • Rendre la tâche récurrente à une date d'achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche et dans la zone, tapez la période à l'issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

Chaque fois que vous marquez la tâche comme étant terminée, une nouvelle tâche est créée en fonction de vos sélections.

 Conseil   Il s'agit de la meilleure solution lorsque vous ne voulez pas que le prochain rappel pour une tâche s'affiche tant que la précédente n'est pas marquée comme terminée. Si vous ne marquez pas l'élément comme étant terminé, le prochain rappel n'apparaîtra jamais. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour payer votre facture d'électricité le 15 de chaque mois et que vous ne marquez pas l' occurrence du 15 avril comme étant terminée, en mai vous verrez toujours la tâche du 15 avril comme étant non terminée. L'occurrence du 15 mai ne s'affiche que si vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée.

  1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.
  2. Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case Rappel, pour activer une alerte de rappel. Entrez la date et l'heure de ce rappel.
  3. Vous pouvez indiquer un son personnalisé qui doit être émis avec votre rappel. Cliquez sur Image du bouton, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier audio à utiliser, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Le son du rappel est modifié uniquement pour cette tâche.
  4. Si vous voulez suivre la progression de cette tâche, dans les zones État, Priorité et % achevé, entrez ou sélectionnez les options voulues.

Les champs État et % achevé sont dépendants l'un de l'autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l'un des champs, celle de l'autre champ change en conséquences.

État % achevé
Non commencée 0
En cours de réalisation 1-99
Terminée 100
Attente de quelqu'un d'autre    0-100
Différée 0-100
  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleurs à votre tâche, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Classer, puis cliquez sur l'une des entrées du menu. Pour afficher d'autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

Lorsque vous utilisez une catégorie de couleur pour la première fois, vous êtes invité à fournir un nom qui soit plus parlant pour vous. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, associer des couleurs personnalisées à des catégories de couleurs et affecter des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

 Conseil   Si vous voulez modifier l'affectation d'une catégorie de couleurs, cliquez à l'aide du bouton droit sur la couleur ou le nom de la catégorie de couleurs, puis cliquez sur Effacer Nom de la catégorie ou sur Effacer toutes les catégories.

  1. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers le contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.
  2. Si vous ne voulez pas que d'autres personnes voient une entrée de tâche partagées, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.
  3. Si vous voulez indiquer un kilométrage, des heures de travail et d'autres informations de facturation, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez des informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations facturation.
  4. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.

 Conseil   Pour déplacer une tâche vers le haut ou vers le bas de la liste, cliquez sur l'élément et faites-le glisser à la position voulue. Lorsque vous faites glisser la tâche, une ligne rouge avec des flèches indique où la tâche sera placée lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.

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Création d'une tâche dans la Liste des tâches quotidiennes dans le Calendrier

La liste de tâches quotidiennes apparaît uniquement dans les affichages Jour et Semaine du calendrier Outlook.Pour activer ou désactiver la liste de tâches quotidiennes, dans l'affichage Calendrier, cliquez sur Affichage, pointez sur Liste des tâches quotidiennes, puis cliquez sur Normal, Réduit ou Inactif.

Liste des tâches quotidiennes

Pour afficher uniquement le nombre total de tâches, effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Dans Calendrier, cliquez sur Affichage, pointez sur Liste des tâches quotidiennes, puis cliquez sur Réduit.
  • Pointez sur le bord supérieur de la liste des tâches quotidiennes. Lorsque le pointeur se transforme en une icône d'une poignée de redimensionnement, faites glisser le bord vers le bas de la fenêtre.

 Conseil   Pour créer des tâches dans la liste de tâches quotidiennes, vous devez utiliser le paramètre Liste des tâches quotidiennes Normal.

  1. Lorsque votre pointeur survole la liste des tâches quotidiennes, Cliquez pour ajouter la tâche s'affiche.
  2. Cliquez sur un espace sous une colonne de jour.
  3. Tapez un objet pour la tâche, puis appuyez sur ENTRÉE.

Par défaut, la tâche se verra affecter une date de début et une date d'échéance le même jour dans la colonne située au-dessus de la liste des tâches quotidiennes. Pour modifier ces dates, faites-glisser la tâche créée sur le jour correspondant à son échéance. Au lieu de faire glisser la tâche, vous pouvez l'ouvrir, puis modifier les dates de début et d'échéance. Pour ce faire, vous pouvez cliquer à l'aide du bouton droit sur la tâche, puis cliquer sur Ouvrir, ou sélectionner l'élément, appuyer sur ÉCHAP, puis sur ENTRÉE.

  1. Si vous voulez que la tâche soit récurrente, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité.
  2. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, cliquez sur la fréquence (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle) à laquelle la tâche doit se produire, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Rendre la tâche récurrente à intervalles réguliers     Dans la section Périodicité, sélectionnez les options relatives à l'intervalle de fréquence voulu. Ne sélectionnez pas Régénérer une nouvelle tâche, ou la tâche ne se répétera pas à intervalles réguliers.
    • Rendre la tâche récurrente à une date d'achèvement     Sélectionnez Régénérer une nouvelle tâche et dans la zone, tapez la période à l'issue de laquelle une nouvelle tâche doit être générée.

Chaque fois que vous marquez la tâche comme étant terminée, une nouvelle tâche est créée en fonction de vos sélections.

 Conseil   Il s'agit de la meilleure solution lorsque vous ne voulez pas que le prochain rappel pour une tâche s'affiche tant que la précédente n'est pas marquée comme terminée. Si vous ne marquez pas l'élément comme étant terminé, le prochain rappel n'apparaîtra jamais. Par exemple, si vous avez défini un rappel pour payer votre facture d'électricité le 15 de chaque mois et que vous ne marquez pas l' occurrence du 15 avril comme étant terminée, en mai vous verrez toujours la tâche du 15 avril comme étant non terminée. L'occurrence du 15 mai ne s'affiche que si vous marquez la tâche du 15 avril comme terminée.

  1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Périodicité de la tâche.
  2. Si vous voulez ajouter un rappel, activez la case Rappel, pour activer une alerte de rappel. Entrez la date et l'heure de ce rappel.
  3. Vous pouvez indiquer un son personnalisé qui doit être émis avec votre rappel. Cliquez sur Image du bouton, cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier audio à utiliser, cliquez sur Ouvrir, puis sur OK. Le son du rappel est modifié uniquement pour cette tâche.
  4. Si vous voulez suivre la progression de cette tâche, dans les zones État, Priorité et % achevé, entrez ou sélectionnez les options voulues.

Les champs État et % achevé sont dépendants l'un de l'autre. Lorsque vous modifiez la valeur de l'un des champs, celle de l'autre champ change en conséquences.

État % achevé
Non commencée 0
En cours de réalisation 1-99
Terminée 100
Attente de quelqu'un d'autre    0-100
Différée 0-100
  1. Si vous voulez affecter une catégorie de couleur à votre tâche, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Classer, puis cliquez sur l'une des entrées du menu. Pour afficher d'autres catégories de couleurs, cliquez sur Toutes les catégories.

Lorsque vous utilisez une catégorie de couleur pour la première fois, vous êtes invité à fournir un nom qui soit plus parlant pour vous. Vous pouvez créer des catégories de couleurs personnalisées, associer des couleurs personnalisées à des catégories de couleurs et affecter des touches de raccourci. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Tâche.

 Conseil   Si vous voulez modifier l'affectation d'une catégorie de couleur, cliquez à l'aide du bouton droit sur la couleur ou le nom de la catégorie de couleurs, puis cliquez sur Effacer Nom de la catégorie ou sur Effacer toutes les catégories.

  1. Si votre tâche implique une personne ou une organisation figurant dans vos Contacts, vous pouvez créer un lien rapide vers le contact, en cliquant sur Contacts au bas de la fenêtre, puis en sélectionnant une entrée. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner les contacts.
  2. Si vous ne voulez pas que d'autres personnes voient une entrée de tâche partagée, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Options, cliquez sur Privé.
  3. Si vous voulez indiquer un kilométrage, des heures de travail et d'autres informations de facturation, sur l'onglet Tâche, dans le groupe Afficher, cliquez sur Détails. Tapez des informations dans les zones de texte Travail total, Travail réel, Kilométrage et Informations facturation.
  4. Sur l'onglet Tâche, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.

 Conseil   Pour déplacer une tâche vers le haut ou vers le bas de la liste, cliquez sur l'élément et faites-le glisser à la position voulue. Lorsque vous faites glisser la tâche, une ligne rouge avec des flèches indique où la tâche sera placée lorsque vous relâcherez le bouton de la souris.

 
 
S'applique à :
Outlook 2007