Répondre automatiquement aux messages

Vous pouvez configurer Microsoft Office Outlook 2007 de manière à envoyer une réponse automatique à tout ou partie des personnes qui vous envoient des messages électroniques.

Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server 2007, vous devez recourir au Gestionnaire d’absence du bureau. Voir Répondre automatiquement aux messages à l’aide du Gestionnaire d’absence du bureau.

AfficherComment puis-je savoir si je possède un compte Microsoft Exchange Server ?

La façon la plus simple de savoir si vous utilisez un compte Exchange Server consiste à ouvrir votre dossier Boîte de réception, puis à vérifier s’il existe une commande Gestionnaire d’absence du bureau dans le menu Outils. Si cette commande apparaît, cliquez sur le bouton de développement Bouton de développement en bas du menu pour afficher toutes les commandes du menu Outils.

Commande Gestionnaire d’absence du bureau du menu Outils

Si la commande Gestionnaire d’absence du bureau fait défaut, il est fort probable que vous n’utilisiez pas un compte Exchange Server et le Gestionnaire d’absence du bureau n’est pas disponible. Cet article indique une autre méthode permettant de répondre automatiquement aux messages pour tous les comptes de messagerie. Rendez-vous à la section Étape 1 : créer un modèle de message.


Si vous ne possédez pas un compte Exchange Server, vous pouvez combiner un modèle de message électronique Outlook avec des règles Outlook pour reproduire les fonctionnalités du Gestionnaire d’absence du bureau disponibles uniquement pour les utilisateurs de comptes Exchange Server. Grâce à cette combinaison, vous pouvez utiliser votre compte de messagerie pour envoyer des réponses automatisées aux messages entrants.

 Important   Les réponses automatisées ne peuvent être envoyées que si votre ordinateur est allumé et qu’Outlook est en cours d’exécution.

Étape 1 : créer un modèle de message

 Conseil   Téléchargez un modèle de message d’absence du bureau formel (En anglais) ou informel (En anglais) à partir de Microsoft Office Online.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.
  2. Dans l’onglet Options, dans le groupe Format, cliquez sur Texte brut.
  3. Dans le corps du message, tapez le message que vous voulez envoyer en tant que réponse automatique.
  4. Dans la fenêtre du message, cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis cliquez sur Enregistrer sous.
  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook (*.oft).
  6. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le modèle de message, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 2 : créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.
  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.
  5. Lorsque vous voyez une boîte de dialogue vous informant que cette règle sera appliquée à tous les messages que vous recevrez, cliquez sur Oui.
  6. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.
  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.
  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système.
  9. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Si vous le souhaitez, activez les cases à cocher qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.
  12. Cliquez sur Suivant.
  13. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

 Conseil   Pensez à créer une tâche Outlook ou un rappel de tâche afin que vous n’oubliiez pas de désactiver cette règle lorsque vous souhaitez arrêter d’envoyer des réponses automatiques.

La règle de l’Assistant Gestion de messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d’envoyer une fois votre réponse automatique à chaque expéditeur au cours d’une seule session. Elle permet d’éviter qu’Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un même expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Toutefois, si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée.Au cours d’une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse.

 Important   Pour que l’Assistant Gestion des messages envoie automatiquement une réponse, Outlook doit être activé et configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

Désactiver les réponses automatiques

Pour désactiver la règle que vous avez créée à l’étape 2 ci-dessus, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
  2. Sous l’onglet Règles du courrier électronique, sous Nom, désactivez la case à cocher de la règle à désactiver.

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S'applique à :
Outlook 2007