Personnalisation des messages électroniques

Pour la création de vos messages électroniques, Microsoft Outlook propose le plus grand choix d’options et de possibilités de configuration que toute autre fonctionnalité. Quel que soit le type de message que vous souhaitez composer, professionnel ou personnel, vous trouverez toujours une façon d’y ajouter une note personnelle unique.

Microsoft Outlook 2010 fait appel à un éditeur basé sur Microsoft Word 2010 pour la création des messages électroniques. Pour obtenir des informations détaillées sur l’utilisation des fonctions d’édition de cet éditeur, démarrez Word 2010 et appuyez sur F1 pour rechercher les informations souhaitées dans l’Aide de Word.

Que voulez-vous faire ?


Définir les options de remise du courrier électronique



Définir le niveau d’importance

Lorsque vous définissez le niveau d’importance d’un message, un indicateur s’affiche dans la boîte de réception de votre ou de vos destinataires, avant l’ouverture du message. La définition du niveau d’importance permet également aux destinataires de trier leurs messages par importance.

  • Sous l’onglet Message, dans le groupe Indicateurs, cliquez sur Image du bouton Importance haute ou Image du bouton Importance faible pour faire basculer ce paramètre. L’icône sélectionnée s’affichera en surbrillance.

Définir la date d’expiration

Lorsqu’un message arrive à expiration, son en-tête apparaît barré dans les dossiers Outlook. L’ouverture du message reste toutefois possible.

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Autres options, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Options des messagesImage de l’icône.
  2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, sous Options de remise, activez la case à cocher Expire après, puis cliquez sur une date et une heure.

Différer l’envoi du message

Si vous utilisez un compte de messagerie Microsoft Exchange, vous avez la possibilité de différer la remise d’un message. De plus, tous les types de comptes de messagerie autorisent l’utilisation de règles de retardement de la remise des messages. Ces derniers sont alors bloqués dans la boîte d’envoi jusqu’à ce que le délai que vous avez spécifié avant de cliquer sur le bouton Envoyer soit écoulé.

 Remarque   Microsoft Exchange est généralement utilisé dans les environnements professionnels. En effet, peu nombreux sont les comptes familiaux ou privés qui utilisent Microsoft Exchange.

  • Comptes Exchange uniquement    
    1. Sous l’onglet Options du groupe Autres options, cliquez sur Différer la livraison. La boîte de dialogue Propriétés s’affiche, dans laquelle la case à cocher Ne pas envoyer avant est activée.
    2. Cliquez sur la date et l’heure de livraison souhaitées.

 Remarque   Vous devez cliquer sur Remettre la livraison pour chaque message dont vous souhaitez différer la livraison. Si vous souhaitez différer la livraison de tous vos messages, reportez-vous à la section suivante, Tous les comptes de messagerie.

  • Tous les comptes de messagerie    

La procédure ci-après permet de différer l’envoi de tous les messages envoyés par le biais de tous les comptes de messagerie. L’Assistant Règles permet d’affiner les critères d’application de la règle.

  1. Dans tous les affichages Outlook, cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode d’affichage Microsoft Office Backstage. Sous l’onglet Informations, cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Dans la zone Étape 1 : sélectionnez un modèle, sous Démarrer à partir d’une règle vierge, cliquez sur Appliquer la règle aux messages que j’envoie, puis cliquez sur Suivant.
  4. Cliquez à nouveau sur Suivant. Lorsque le message Cette règle sera appliquée à chaque message que vous avez envoyé s’affiche, cliquez sur Oui.
  5. Dans la zone Étape 1 : sélectionnez une ou des actions, sélectionnez l’option différer la remise d’un nombre de minutes.
  6. Dans la zone Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur la phrase soulignée, un nombre de.
  7. Entrez un nombre compris entre 1 et 120, puis cliquez sur OK.
  8. Cliquez sur Terminer. Lorsque le message La règle est une règle client seulement et est traitée quand Outlook est exécuté s’affiche, cliquez sur OK.

 Remarque   Cette règle diffère l’envoi de tous vos messages du nombre de minutes spécifié à l’étape 7. Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer, l’exécution de Microsoft Outlook doit se prolonger de cette durée pour permettre l’envoi des messages à l’issue du délai spécifié.

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Modifier la présentation de votre message



Ajouter une couleur d’arrière-plan, un dégradé, une texture, un motif ou une image

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Thèmes, cliquez sur Couleur de page.
  2. Cliquez sur une couleur dans la palette Couleurs du thème ou Couleurs standard. Cliquez sur Autres couleurs pour accéder à une palette étendue. Pour supprimer la couleur, cliquez sur Aucune couleur.
  3. Si vous souhaitez ajouter un dégradé, une texture, un motif ou une image, cliquez sur Motifs et textures.
  4. Sélectionnez les options souhaitées.

 Conseil   La couleur du dégradé, de la texture ou du motif est basée sur la couleur sélectionnée à l’étape 2.

Modifier la police

Pour remplacer la police de caractères utilisée dans votre message, vous pouvez procéder de plusieurs manières :

  • Sous l’onglet Message, dans le groupe Texte de base, vous pouvez sélectionner la police, sa taille, son style (gras, italique et souligné), sa couleur ainsi que sa couleur de surbrillance.
  • Sous l’onglet Format du texte, dans le groupe Police, vous pouvez sélectionner la police et sa taille, augmenter ou diminuer la taille de la police par incréments d’une unité ou encore modifier son style (gras, italique, souligné, barré, indice, exposant). Vous avez également la possibilité de modifier la casse et la couleur de la police, de lui appliquer une couleur de surbrillance et de supprimer toute mise en forme précédemment appliquée au texte.
  • Dans la mini-barre d’outils qui apparaît lorsque vous sélectionnez des éléments textuels, vous pouvez sélectionner une police, augmenter ou diminuer la taille de celle-ci par incréments d’une unité, sélectionner un thème, utiliser le bouton Reproduire la mise en forme, sélectionner le style (gras, italique et souligné) et appliquer une couleur de surbrillance au texte.

Mini-barre d’outils

  • Sous l’onglet Format du texte, le groupe Style vous permet de sélectionner des styles.

 Conseil   Utiliser des styles pour créer des messages de qualité professionnelle.

Ajouter des graphismes

Les graphismes peuvent contribuer à capter l’attention de vos correspondants mais ils sont également susceptibles d’augmenter la taille de vos messages électroniques. Par conséquent, il est conseillé de les employer avec modération. Pour modifier l’arrière-plan du message, voir la section précédente, Ajouter une couleur d’arrière-plan, un dégradé, une texture, un motif ou une image.

  • Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur l’un des éléments suivants :
    • Image     Naviguez jusqu’au dossier où l’image de votre choix est stockée, sélectionnez-la puis cliquez sur Insérer. Les poignées visibles sur le pourtour de l’image vous permettent de la redimensionner ou de la faire pivoter. Pour accéder à plus d’options, cliquez sur l’image avec le bouton droit, puis sélectionnez une commande dans le menu contextuel.
    • ClipArt     Tapez une description de l’image clipart que vous recherchez, puis cliquez sur Rechercher. Activez la case à cocher Inclure le contenu Office.com pour inclure les images clipart disponibles dans Office.com. Cliquez sur l’image que vous souhaitez insérer.
    • Formes     Cliquez sur une des formes proposées. Pour accéder à d’autres options, cliquez sur la forme avec le bouton droit, puis sélectionnez une commande dans le menu contextuel.
    • SmartArt     Choisissez un modèle de graphique SmartArt, puis cliquez sur OK. Cliquez sur le graphique SmartArt pour y ajouter du texte. Pour accéder aux autres options, cliquez sur le graphique SmartArt avec le bouton droit, puis sélectionnez une commande dans le menu contextuel.
    • Graphique     Sélectionnez un type de graphique, puis cliquez sur OK. Dans la feuille de calcul Microsoft Excel 2010 qui s’affiche, entrez les données devant servir à l’élaboration du graphique. Pour fermer la feuille de calcul, cliquez sur le bouton Excel, puis sur Fermer. Pour accéder aux autres options, cliquez avec le bouton droit sur le graphique, puis sélectionnez une commande dans le menu contextuel.
    • Capture d’écran     Cliquez sur l’une des images de l’aperçu, ou cliquez sur Capture d’écran. Sélectionnez la zone de l’écran à capturer.
  • Pour insérer un élément WordArt, sous l’onglet Insertion, cliquez sur WordArt dans le groupe Texte.

Ajouter une liste numérotée ou une liste à puces

  1. Sous l’onglet Message, dans le groupe Texte de base, cliquez sur la commande Puces et numéros.
  2. Appuyez sur Entrée pour ajouter l’élément suivant à la liste.

Outlook insère automatiquement la puce ou le numéro suivant.

  1. Pour terminer la liste, appuyez deux fois sur Entrée, ou appuyez sur Retour arrière pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste.

Raccourci clavier  Tapez * (astérisque) pour commencer une liste à puces ou 1. pour commencer une liste numérotée, puis appuyez sur Espace ou sur Tab.

Ajouter un tableau

Un tableau est constitué de lignes et de colonnes de cellules destinées à accueillir du texte et des graphismes. Les tableaux sont souvent utilisés pour structurer et pour présenter les informations.

Tableau présentant des informations sous forme de grille

Les tableaux permettent de réaliser des mises en page attrayantes et d’intégrer des textes et des graphismes dans des présentations élaborées.

Mise en page créée à l’aide de tableaux

  1. Cliquez à l’emplacement où vous souhaitez insérer un tableau.
  2. Dans le groupe Tableau de l’onglet Insertion, cliquez sur Tableau.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pointez sur Tableaux rapides, puis cliquez sur le tableau de votre choix. Remplacez les données figurant dans le tableau par vos propres données.
    • Cliquez sur la grille du tableau pour spécifier le nombre de lignes et colonnes dont le nouveau tableau doit être constitué.

Sélecteur de tableaux

  • Sélectionnez Dessiner un tableau pour afficher un pointeur vous permettant de modifier les tailles des cellules du tableau.
  • Sélectionnez Feuille de calcul Excel pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul dans votre message. Vous pouvez utiliser la poignée d’ajustement affichée dans le coin inférieur droit pour en modifier la taille .

 Remarque   Lorsque vous sélectionnez Feuille de calcul Excel, il se peut qu’une boîte de dialogue s’affiche pour vous demander si vous approuvez la source de la feuille de calcul Excel. Dans la plupart des cas, et particulièrement si la feuille de calcul provient de l’interface Excel installée sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur Oui. Si Excel est exécuté depuis une autre source ou un réseau, vérifiez auprès de votre administrateur réseau si vous n’êtes pas sûr de la fiabilité de cette feuille.

Ajouter une signature

Vous pouvez créer une signature par défaut qui sera automatiquement insérée dans tous vos messages sortants. Vous avez également la possibilité d’insérer votre signature manuellement dans les messages de votre choix. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Insérer automatiquement une signature    
    1. Sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures.

 Remarque   Vous pouvez également accéder aux options de signature disponibles sous l’onglet Message, après avoir cliqué sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer dans un message ouvert.

  1. Dans la boîte de dialogue Signatures et thème, sous l’onglet Signature électronique, sélectionnez la signature souhaitée dans la liste Sélectionner la signature à modifier, ou cliquez sur le bouton Nouveau pour créer une signature.
  2. Dans la zone Choisir une signature par défaut, située dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue, sélectionnez la signature de votre choix dans la liste Nouveaux messages.
  3. Pour inclure une signature dans vos réponses et dans les messages que vous transférez, sélectionnez une signature dans la liste Réponses/Transferts. Si vous ne souhaitez pas faire figurer votre signature dans ces messages, sélectionnez aucune.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Pour insérer votre signature par défaut dans le message actuel, dans le groupe Inclure de l’onglet Message, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature appropriée.
  • Insérer manuellement une signature    
  1. Sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature appropriée.

 Remarque   Vous pouvez également accéder aux options de signature, disponibles sous l’onglet Message, après avoir cliqué sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer dans un message ouvert.

Ajouter des symboles, des équations et des lignes horizontales

Vous pouvez utiliser la commande Symbole pour entrer les éléments suivants :

  • des symboles qui ne sont pas représentés sur le clavier, par exemple ¼ et  © ;
  • des caractères indisponibles sur le clavier tels que le tiret cadratin (—) et les points de suspension (…) ;
  • des caractères Unicode.

Si vous utilisez une police étendue telle qu’Arial ou Times New Roman, la liste Sous-ensemble s’affiche. Vous pouvez y choisir un sous-ensemble de caractères linguistiques spécifiques, notamment l’alphabet Grec et l’alphabet russe (cyrillique), si ceux-ci ont été installés.

Dans le groupe Symboles de l’onglet Insérer, la commande Équation vous permet d’entrer rapidement des équations complexes.

La commande Ligne horizontale permet d’insérer des lignes horizontales afin de séparer les différentes sections d’un message.

  • Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Symboles, cliquez sur Équation, Symbole ou Ligne horizontale.

Changer de thème

Un thème est un ensemble cohérent de motifs et de jeux de couleurs. Il vous aide à créer rapidement des messages de haute qualité et de facture professionnelle.

Document sur lequel un thème a été appliqué Lorsque vous appliquez un thème à un document, Outlook personnalise les couleurs d’arrière-plan, les graphismes, le corps du texte, les styles des titres, les listes, les lignes horizontales, les couleurs des liens hypertexte, ainsi que les couleurs des bordures des tableaux. Les listes simples et à plusieurs niveaux sont également personnalisées.

Pour modifier instantanément l’apparence de tous ces éléments, il suffit de changer de thème.

  • Sous l’onglet Options, dans le groupe Thèmes, cliquez sur Thèmes.

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Inclure une carte de visite électronique

Carte de visite électronique Les cartes de visite électroniques facilitent l’échange d’informations de contact. Elles peuvent aisément être insérées dans les messages envoyés et sont immédiatement reconnaissables par le destinataire. Vous pouvez envoyer votre carte de visite professionnelle ou une carte que vous aurez personnalisée. De surcroît, vous pouvez envoyer les informations de contact de quelqu’un d’autre sous la forme d’une carte de visite électronique. Vous pouvez également transférer les cartes.

Pour plus d’informations sur les cartes de visite électroniques, voir Créer et partager des contacts sous forme de cartes de visite électroniques.

  1. Dans le groupe Inclure de l’onglet Message, cliquez sur Joindre un élément et sélectionnez Cartes de visite professionnelles, puis cliquez sur un nom dans la liste.
  2. Si le nom souhaité ne s’affiche pas, cliquez sur Autres cartes de visite, sélectionnez le nom dans la liste Classé sous, puis cliquez sur OK.

 Remarques 

  • Le menu Carte de visite affiche les 10 derniers noms de contact insérés sous forme de cartes de visite électroniques dans des messages.
  • Vous pouvez insérer plusieurs cartes de visite électroniques dans un message.
  • Pour distinguer les noms dupliqués dans le menu Carte de visite, cliquez sur Autres cartes de visite. Vous pouvez afficher des informations supplémentaires, telles qu’un aperçu de la carte, dans la boîte de dialogue Insérer la carte de visite.
  • Si vous faites glisser une carte de visite du mode Cartes de visite vers un nouveau message, seul le fichier .vcf est inclus lors de l’envoi du message. Ce fichier .vcf affiche le formulaire de contact avec toutes les informations que les destinataires peuvent enregistrer dans leurs listes de contact. Si un destinataire utilise Microsoft Office Outlook 2007 or Outlook 2010, la carte de visite électronique s’affiche dans le formulaire de contact.

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Ajouter un suivi à votre message



Ajouter un indicateur à un message

Les messages dotés d’indicateurs vous aident à gérer votre courrier électronique efficacement. Ils sont associés à des tâches devant être réalisées par vous seul ou par vous et les autres destinataires. Par exemple, vous pouvez associer un indicateur à un message dans lequel vous demandez à recevoir des informations pour une date donnée. Lorsque le destinataire reçoit le message, il voit l’indicateur et un message s’affiche à la fois dans la barre d’informations du volet de lecture et dans le haut du message lors de son ouverture dans Outlook.

Un message doté d’un indicateur créé pour vous-même peut également vous aider à contrôler qui a renvoyé une réponse. Dans l’exemple précédent, vous aviez envoyé un message avec indicateur pour demander que certaines informations vous soient transmises pour une date donnée. En ajoutant à ce message un indicateur à votre intention, vous serez sûr de ne pas oublier d’effectuer le suivi des réponses. Outlook peut même vous aider à retrouver automatiquement les réponses à votre message original.

  1. Dans le groupe Indicateurs de l’onglet Message, cliquez sur Assurer un suivi, puis sélectionnez la date d’échéance du suivi ou cliquez sur Personnalisé.
  2. Si vous souhaitez recevoir un rappel concernant ce message doté d’un indicateur, sous l’onglet Message du groupe Indicateurs, cliquez sur Assurer un suivi, puis cliquez sur Ajouter un rappel. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la date et l’heure du rappel.
  3. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure un indicateur informant les destinataires d’une échéance. Pour ce faire, sous l’onglet Message du groupe Indicateurs, cliquez sur Assurer un suivi, puis cliquez sur Marquer les destinataires. Afin d’inclure un rappel pour le destinataire à propos de ce message avec indicateur, activez la case Rappel, puis, le cas échéant, modifiez la date et l’heure.

Ajouter des boutons de vote

Rien de plus facile que de créer un sondage dans Microsoft Outlook : il suffit d’insérer des boutons de vote dans un message électronique.

  1. Sous l’onglet Options, dans le groupe Suivi, cliquez sur Utiliser les boutons de vote.
  2. Cliquez sur l’une des options suivantes :
    • Oui;Non     Lorsque vous n’avez besoin que d’une réponse par oui ou par non, cette option est un bon moyen de faire un sondage rapide.
    • Oui;Non;Peut-être     Si vous ne souhaitez pas limiter les options de réponse à oui ou non, ce choix de vote offre une alternative.
    • Personnalisé     Cliquez sur cette commande pour créer des boutons de vote personnalisés. Vous pouvez par exemple demander à vos collègues de choisir entre trois jours de la semaine pour organiser une réunion de personnel hebdomadaire.
      1. Lorsque la boîte de dialogue Options du message s’affiche, sous Options de vote et de suivi, activez la case à cocher Utiliser les boutons de vote.
      2. Sélectionnez les noms de bouton par défaut, supprimez-les, puis tapez le texte souhaité. Séparez les noms de bouton par des points-virgules.

Recevoir un accusé de réception ou une confirmation de lecture

Un accusé de réception indique que votre courrier électronique est arrivé dans la boîte de réception du destinataire. Il ne signifie pas que le destinataire a vu ou a lu votre message. Quant à une confirmation de lecture, elle vous indique que votre message a été ouvert. Dans les deux cas, vous recevez un message de notification aussitôt que votre message a été livré ou a été lu. Le contenu de cette notification est ensuite automatiquement enregistré dans le message original, dans votre dossier Éléments envoyés.

Toutefois, il est conseillé de ne pas vous fier uniquement à ces accusés. Le destinataire du message peut avoir demandé à être notifié chaque fois qu’une confirmation de lecture est associée à un message. Dans ce cas, il peut refuser de l’envoyer. De plus, si le message est en lecture seule dans le volet de lecture, aucune confirmation de lecture ne peut être envoyée. Enfin, il se peut que le programme de messagerie électronique du destinataire ne prenne pas en charge la fonction d’envoi de confirmations de lecture.

  1. Dans le message, sous l’onglet Options du groupe Suivi, activez la case à cocher Demander un accusé de réception ou Demander un accusé de lecture.
  2. Pour activer ces options pour tous les messages électroniques envoyés, procédez comme suit :    
    • Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode d’affichage Microsoft Office Backstage.
    • Cliquez sur Options.
    • Cliquez sur Courrier.
    • Sous Suivi, sélectionnez les options souhaitées.

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S'applique à :
Outlook 2010