Passer du travail en mode hors connexion au mode en ligne

Avec Microsoft Office Outlook 2007, vous pouvez communiquer avec votre serveur de messagerie en mode en ligne ou hors connexion soit de manière automatique, soit manuellement.

Contenu de cet article


À propos du travail en mode hors connexion

Lorsque vous travaillez en ligne avec Outlook et votre serveur de messagerie, vous recevez les nouveaux messages au fur et à mesure de leur arrivée ; les messages que vous envoyez sont transmis immédiatement. Toutefois, ce mode de travail n’est pas toujours très pratique. Par exemple, vous ne disposez pas toujours d’un accès au réseau. Ou, même si une connexion est disponible, vous pouvez choisir de ne pas en supporter les frais.

Si votre compte se connecte à Exchange, vos messages sont enregistrés dans la boîte aux lettres de votre serveur. Si vous êtes connecté au serveur et que vous travaillez en ligne, vous disposez de toutes les fonctionnalités d’Outlook, comme l’ouverture des éléments, leur déplacement dans les différents dossiers et leur suppression. Toutefois, en mode hors connexion, vous perdez l’accès à l’ensemble des éléments présents sur le serveur. C’est dans ce contexte que les dossiers en mode hors connexion, enregistrés dans un fichier de dossiers hors connexion (.ost) sur votre ordinateur, s’avèrent très utiles.

Le fichier .ost est une réplique (une copie) de votre boîte aux lettres Exchange. Quand vous êtes connecté, ce fichier .ost est automatiquement synchronisé avec le serveur, ce qui signifie que les deux copies sont identiques, les modifications apportées dans l’une des copies étant automatiquement appliquées dans l’autre. Vous pouvez configurer Outlook pour qu’il démarre automatiquement hors connexion, si aucune connexion avec Exchange n’est établie. Vous pouvez par ailleurs basculer manuellement entre les deux modes (hors connexion ou en ligne) et spécifier les dossiers Exchange à mettre à jour sur votre ordinateur.

Si vous faites appel à un compte Exchange, il est recommandé de l’utiliser en mode Exchange mis en cache. La plupart des raisons justifiant l’utilisation du mode hors connexion ne sont plus valables lorsque vous travaillez en mode Exchange mis en cache. Vous remarquez à peine que vous n’êtes pas connecté au réseau car vous pouvez continuer à travailler avec vos éléments.

Par défaut, le mode Exchange mis en cache crée et utilise un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost), puis il télécharge et conserve une copie synchronisée des éléments dans tous les dossiers de votre boîte aux lettres. Vous travaillez avec les informations sur votre ordinateur et Outlook les synchronise avec le serveur.

Que vous vous trouviez au bureau, à votre domicile ou dans un avion, vous n’avez pas à vous occuper des modifications du réseau ni de sa disponibilité. Lorsque votre connexion à Exchange est interrompue, vous pouvez continuer à travailler avec vos données. Lors de la restauration d’une connexion, Outlook synchronise automatiquement les modifications. Les dossiers et les éléments se trouvant sur le serveur ainsi que ceux situés sur votre ordinateur sont à nouveau identiques. Outlook gère votre connexion au serveur et s’occupe de mettre vos données à jour. Vous n’avez pas besoin de basculer en mode hors connexion ni de tenter de vous reconnecter au serveur ; tout s’effectue automatiquement. 

Le mode Exchange mis en cache vous évite également de définir les groupes d’envoi ou de réception, car il choisit les dossiers dont vous voulez disposer hors connexion et les maintient synchronisés.

Vous pouvez cependant choisir de travailler en mode hors connexion si vous souhaitez contrôler davantage les éléments téléchargés vers la copie locale de votre boîte aux lettres Exchange. Cela peut par exemple être le cas si vous utilisez un périphérique ou un service de connexion dont la facturation est basée sur la quantité de données que vous transférez. Notez que le mode Exchange mis en cache conserve tous les éléments à jour. Le travail en mode hors connexion vous permet donc d’utiliser des groupes d’envoi ou de réception, afin de spécifier avec plus de précision le type et la quantité d’informations synchronisées.

Que se passe-t-il si vous n’utilisez pas de compte Exchange ? Les utilisateurs emploient en majorité des comptes POP3 et IMAP proposés par les fournisseurs de services Internet, ou des comptes HTTP, comme Microsoft Windows Live Mail. En mode en ligne, cela signifie qu’une connexion est établie avec le serveur de messagerie : Outlook envoie et reçoit les messages immédiatement pour les comptes de messagerie Exchange, IMAP et HTTP. Pour les comptes de messagerie POP3, les messages sont immédiatement envoyés si la case à cocher Envoyer immédiatement une fois connecté est activée dans l’onglet Messagerie (menu Outils, commande Options). En mode hors connexion, tous les comptes utilisent l’heure d’envoi ou de réception planifiée dans la boîte de dialogue Groupes d’envoi/réception. En ce qui concerne les comptes de messagerie IMAP, les dossiers ne sont pas disponibles si vous êtes en mode hors connexion.

Dans ce mode, Outlook ne se connecte au serveur de messagerie que si vous en faites la demande. Outlook n’essaye pas de se connecter à votre serveur de messagerie pour vérifier la présence de nouveaux messages, ni de télécharger les en-têtes que vous avez spécifiés, ni d’envoyer vos messages.

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Si vous disposez d’un compte Microsoft Exchange

Vous devez relancer Outlook pour passer du mode hors connexion au mode en ligne. Nous vous conseillons d’utiliser le mode Exchange mis en cache pour plus de souplesse lors du basculement entre les deux modes de connexion.

La méthode la plus efficace pour travailler hors connexion est d’utiliser les paramètres par défaut Outlook. Si vous désirez ensuite personnaliser les paramètres, notamment l’emplacement du fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost), consultez les instructions décrites dans la section Installation personnalisée.

Programme d’installation rapide

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Mode hors connexion.

Commande Travailler hors connexion du menu Fichier

  1. Pour installer un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost), cliquez sur OK.

La case à cocher Demander au démarrage de choisir entre travailler en ligne et travailler en mode hors connexion est activée par défaut. Si vous voulez qu’Outlook fonctionne toujours en mode hors connexion lorsqu’une connexion est disponible, désactivez cette case à cocher.

Une fois le fichier .ost créé, lorsque vous quittez et redémarrez Outlook, vous devez synchroniser votre boîte aux lettres Exchange avec ce fichier .ost. La méthode la plus rapide est la suivante : dans le menu Outils, pointez sur Envoyer/Recevoir, puis cliquez sur Envoyer/Recevoir tout.

Installation personnalisée

Si vous voulez personnaliser les paramètres du fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost), par exemple son emplacement de sauvegarde sur l’ordinateur, procédez comme suit :

  1. Si ce n’est déjà fait, créez un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost).

AfficherCréer un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost)

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.
  2. Dans l’onglet Messagerie, sélectionnez le compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
  4. Cliquez sur l’onglet Avancé, puis sur Configuration du fichier de dossiers en mode hors connexion.
  5. Dans la zone Fichier, tapez le chemin d’accès du fichier à utiliser en tant que fichier .ost.

Le nom par défaut du fichier est Outlook.ost. Si ce nom existe déjà, vous êtes invité à fournir un autre nom.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte
  2. Dans l’onglet Messagerie, sélectionnez le compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Paramètres supplémentaires.
  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Toujours démarrer Outlook hors connexion     Cliquez sur Contrôler manuellement l’état de connexion, puis sur Travailler en mode hors connexion et utiliser une session Accès réseau à distance.
  • Choisir entre démarrer Outlook hors connexion ou en ligne     Cliquez sur Contrôler manuellement l’état de connexion, puis activez la case à cocher Choisir le type de connexion au démarrage.
  • Toujours se connecter au réseau     Cliquez sur Contrôler manuellement l’état de connexion, puis sur Se connecter au réseau.
  • Outlook détecte automatiquement la disponibilité d’une connexion au serveur     Cliquez sur Détecter automatiquement l’état de connexion. Si Outlook ne peut pas se connecter au serveur de messagerie, il démarre automatiquement en mode hors connexion.

 Remarque    Pour spécifier le délai d’attente d’une réponse de la part du serveur avant qu’un message ne s’affiche vous demandant de réessayer ultérieurement ou de travailler en mode hors connexion, tapez le nombre de secondes souhaité dans la zone Secondes d’attente de la réponse du serveur.

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Si vous utilisez votre compte Exchange en mode Exchange mis en cache

  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Mode hors connexion.

Commande Travailler hors connexion du menu Fichier

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Si vous utilisez un compte POP3, IMAP ou HTTP

  • Dans le menu Fichier, cliquez sur Mode hors connexion.

Commande Travailler hors connexion du menu Fichier

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S'applique à :
Outlook 2007