Envoyer une réponse automatique aux messages entrants avec un compte de messagerie POP3 ou IMAP

S'applique à
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Le Gestionnaire d'absence du bureau est une fonctionnalité disponible dans les comptes de messagerie Microsoft Exchange Server. Si vous utilisez un compte de messagerie Exchange, vous pouvez choisir d'activer le Gestionnaire d'absence du bureau afin d'informer de votre absence les personnes qui vous envoient un message électronique. Le Gestionnaire d'absence du bureau n'est pas disponible dans les profils Outlook (profil de messagerie Outlook : un profil est ce qu’Outlook utilise pour se souvenir des comptes de messagerie et des paramètres lui indiquant où il doit stocker votre courrier.) qui ne disposent pas d'un compte de messagerie Exchange.

Toutefois, si votre profil n'inclut pas de compte de messagerie Exchange, vous pouvez combiner un modèle de messagerie Outlook avec des règles Outlook afin de simuler la fonctionnalité du Gestionnaire d'absence du bureau. Si vous avez recours à cette solution, vous pouvez utiliser votre compte de messagerie POP3 (POP3 : protocole courant utilisé pour récupérer des messages électroniques d’un serveur de messagerie Internet.) ou IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol) : contrairement aux autres protocoles de messagerie Internet qui fournissent un seul dossier de serveur Boîte de réception, tels que POP3, le protocole IMAP permet de créer plusieurs dossiers de serveur pour enregistrer et organiser des messages accessibles depuis plusieurs ordinateurs.) pour envoyer une réponse automatique aux messages entrants.

Créer un modèle de message de réponse

  1. Assurez-vous que Microsoft Office Word n'est pas l'éditeur par défaut de votre messagerie.

AfficherProcédure

  1. Dans le menu outils, cliquez sur Options.
  2. Sous l'onglet Format du courrier, sous Format des messages, vérifiez que la case à cocher Utiliser Microsoft Office Word 2003 pour modifier des messages électroniques n'est pas activée. L'éditeur de messagerie Outlook prédéfini doit être l'éditeur par défaut de votre messagerie.

 Remarque   Si vous utilisez Outlook 2002, vérifiez que la case à cocher Utiliser Word pour modifier des messages électroniques n'est pas activée.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Message.
  2. Dans la fenêtre du message, dans le menu Format, cliquez sur Texte brut.

 Remarque   Si vous utilisez les formats de message HTML ou Format RTF, vous pouvez rencontrer des problèmes lorsque vous envoyez des messages à des personnes que vous avez définies comme destinataires en texte brut dans vos contacts.

Lorsque le message d'avertissement s'affiche, vous informant que vous supprimez la mise en forme en cours, cliquez sur Oui.

  1. Dans le corps du message, tapez le texte que vous souhaitez envoyer dans votre réponse automatique.
  2. Dans la fenêtre du message, dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Type de fichier, cliquez sur Modèle Outlook.
  4. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour votre modèle de réponse, puis cliquez sur Enregistrer.

Créer une règle pour envoyer une réponse automatique aux nouveaux messages

Effectuez l'une des actions suivantes :

AfficherOutlook 2003

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Cliquez sur Démarrer à partir d'une règle vide, sur Vérifier les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.
  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.
  5. Sous Que voulez-vous faire de ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.
  6. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée), cliquez sur un modèle spécifique.
  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, dans la zone Regarder dans, cliquez sur Modèles dans le fichier système. Sélectionnez le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.
  8. Cliquez sur Suivant.
  9. Si vous le souhaitez, activez les cases à cocher qui vous permettent de définir des exceptions à votre règle de réponse automatique.
  10. Cliquez sur Suivant.
  11. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, tapez un nom pour votre règle de réponse automatique et cliquez sur Terminer.

AfficherOutlook 2002

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Assistant Gestion des messages.
  2. Dans la boîte de dialogue Assistant Gestion des messages, cliquez sur Nouveau.
  3. Sous Quel type de règle voulez-vous créer ?, cliquez sur Démarrer à partir d'une règle vide, sur Vérifiez les messages à leur arrivée, puis sur Suivant.
  4. Sous Quelle(s) condition(s) voulez-vous vérifier ?, activez la case à cocher dont je suis l'unique destinataire, sélectionnez les autres critères de votre choix, puis cliquez sur Suivant.
  5. Sous Que voulez-vous faire avec ce message ?, activez la case à cocher répondre en utilisant un modèle spécifique.
  6. Sous Description de la règle, cliquez sur la phrase soulignée, un modèle spécifique.
  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un modèle de réponse, cliquez sur le modèle que vous avez créé dans la section précédente et cliquez sur Ouvrir.
  8. Effectuez les dernières étapes de l'Assistant Gestion des messages en suivant les instructions à l'écran.

La règle de l'Assistant Gestion des messages répondre en utilisant un modèle spécifique permet d'envoyer une réponse automatique à tous les expéditeurs au cours d'une session. Elle permet d'éviter qu'Outlook envoie plusieurs fois la même réponse à un expéditeur qui vous a envoyé plusieurs messages. Au cours d'une session, Outlook assure le suivi de la liste des utilisateurs auxquels il a envoyé une réponse. Si vous quittez puis redémarrez Outlook, la liste des expéditeurs qui ont reçu une réponse automatique est réinitialisée.

 Remarque   Outlook doit être en cours d'exécution pour que l'Assistant Gestion des messages envoie des réponses automatiques et il doit être configuré pour vérifier régulièrement les nouveaux messages.

 
 
S'applique à :
Outlook 2003