| S'applique à |
| Microsoft Office Outlook® 2003 |
N'avez-vous jamais été lassé de voir votre boîte de réception se remplir de rapports quotidiens envoyés par la même personne ? Peut-être les messages d'une liste de publipostage professionnelle commencent-ils à occuper trop de place dans votre boîte de réception ?
Qui a le temps de lire tous ces messages lorsqu'ils arrivent ? Ne serait-il pas préférable qu'ils soient placés automatiquement à un autre endroit, centralisé, où ils attendraient d'être lus aux heures perdues ?
Voici précisément un exemple où les règles (règle : une ou plusieurs actions automatiques réalisées sur les messages électroniques et les demandes de réunion sous certaines conditions et en tenant compte des exceptions à ces conditions. Les règles sont également appelées filtres.) peuvent servir. Grâce aux règles, vous choisissez quel type de message est déplacé à quel endroit.
Si vous recevez régulièrement les mêmes rapports ou messages de la même personne, la création d'une règle est encore plus simple, car vous pouvez la baser sur ces messages. Vous sélectionnez en premier lieu un message existant représentatif des messages que vous voulez déplacer et vous commencez à créer la règle en fonction de ce message. Outlook remplit les critères importants de ce message à votre place. Il ne vous reste plus qu'à indiquer à Outlook où envoyer les messages, dans un autre dossier où ils seront à votre disposition à tout moment, mais sans engorger votre boîte de réception.
Testez les règles d'acheminement et envoyez ces messages, pratiquement sans rien faire.
Déplacer tous les messages spécifiés dans un autre dossier
- Cliquez avec le bouton droit sur le message sur lequel vous voulez baser la règle, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Créer une règle.
Dans la boîte de dialogue Créer une règle, activez les cases à cocher correspondant aux options qui sont déjà remplies avec les informations du message sélectionné.
- Activez la case à cocher Déplacer le courrier électronique vers le dossier.
- Cliquez sur un dossier existant ou cliquez sur Nouveau pour créer un dossier pour le stockage des messages.
- Pour ajouter d'autres conditions, actions ou exceptions à la règle, cliquez sur Options avancées, puis suivez les autres instructions de l'Assistant Gestion des messages.
Conseil Pour exécuter la règle dès sa création, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur des messages déjà dans le dossier dans la dernière page de l'Assistant Gestion des messages.
Tous les messages se trouvant déjà dans la boîte de réception (ou dans le dossier choisi) sont déplacés dans l'autre dossier. Pour tester la nouvelle règle, consultez votre nouveau dossier. Les messages déplacés sont bien les bons ?
Il existe bien d'autres façons d'utiliser les règles pour réduire l'encombrement de votre boîte de réception. Les règles et leurs divers critères, conditions et actions vous donnent beaucoup de souplesse et de choix pour décider comment et où diriger vos messages. En savoir plus sur l'utilisation des règles.
