Demandes de réunion Outlook : conseils essentiels

S'applique à
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2000 et 2002

Jeune femme devant un ordinateur

N'avez-vous jamais entendu quelqu'un dire « Nous avons une réunion à 15h30 aujourd'hui ? Je n'ai jamais eu la demande de réunion ! » ? Qu'il s'agisse de planifier ou de participer à une réunion, vous pouvez contribuer à ce qu'elle soit bien organisée et qu'elle ait lieu à l'heure en appliquant les conseils ci-dessous :

  • Faites votre choix.     Acceptez, acceptez provisoirement ou refusez chaque demande de réunion que vous recevez, particulièrement s'il s'agit de la mise à jour d'une demande de réunion que vous avez précédemment acceptée. En faisant votre choix, vous tenez l'organisateur de la réunion informé de votre décision et vous empêchez la suppression accidentelle des réunions auxquelles vous voulez participer. Si vous devez participer à une réunion, mais que vous ne pouvez pas y assister à l'heure à laquelle elle est planifiée, vous pouvez faire une contre-proposition concernant l'heure de réunion.

Essayez de ne pas supprimer purement et simplement une demande de réunion, car c'est une façon de perdre trace des réunions.

  • Envoyez des mises à jour.    Une fois que vous avez modifié une de vos demandes de réunion, n'oubliez pas de cliquer sur Envoyer la mise à jour pour envoyer la demande mise à jour à tous les destinataires.
  • Annulez une seule réunion.     Si vous devez annuler une réunion, il convient d'en avertir les personnes que vous avez invitées. Supprimez la réunion de votre calendrier, cliquez sur Envoyer l'annulation et supprimer la réunion, puis envoyez l'annulation à toutes les personnes invitées.
  • Annulez une réunion périodique.     Si, en tant qu'organisateur, vous devez annuler une série de réunions périodiques, ouvrez la réunion sur votre calendrier, définissez une nouvelle date de fin, puis envoyez une mise à jour. Les réunions passées seront conservées sur les calendriers des participants, mais les réunions prévues après la nouvelle date de fin seront supprimées.
  • Changez d'organisateur.     Si une réunion périodique est placée sous la responsabilité d'un nouvel organisateur, aucune méthode permettant de modifier directement l'organisateur de la réunion n'existe. L'organisateur d'origine doit envoyer une mise à jour avec une nouvelle date de fin afin que les réunions passées restent sur les calendriers des participants mais que les réunions prévues après la date de fin soient supprimées. Ensuite, le nouvel organisateur doit envoyer une nouvelle demande de réunion pour les réunions futures.
  • Évitez de faire disparaître des réunions.     Si vous exécutez Outlook sur deux ordinateurs et que vous acceptez une réunion sur l'un des deux, ne supprimez pas la demande de réunion de la Boîte de réception de l'autre ordinateur. Si la demande s'y trouve encore, acceptez-la à nouveau. Supprimer une demande sur un ordinateur après l'avoir acceptée sur un autre ordinateur peut entraîner la disparition de la réunion de votre calendrier.
  • Gérez les demandes de réunion et les mises à jour à partir de la Boîte de réception.     Acceptez ou refusez toujours une demande de réunion à partir de votre Boîte de réception. Bien sûr, Outlook vous permet d'accepter ou de refuser une réunion à partir de sa plage horaire dans votre calendrier, mais la demande de réunion sera encore dans votre Boîte de réception. Le fait que la demande de réunion reste dans la Boîte de réception peut vous induire en erreur par la suite et les délégués (délégué : personne qui a reçu l’autorisation d’ouvrir les dossiers d’une autre personne, de créer des éléments et de répondre à des demandes pour cette personne. La personne qui accorde cette autorisation détermine les dossiers auxquels le délégué peut accéder et les modifications qu’il peut effectuer.) que vous avez nommés risquent certainement de se demander si la réunion a été acceptée.
  • Conservez vos notes de réunion dans un endroit à part.     En tant que participant à une réunion, évitez d'ajouter vos notes personnelles dans le message de la demande de réunion dans votre calendrier. Si l'organisateur met à jour la réunion, vous perdrez vos notes.
  • Ne déplacez pas les demandes de réunion.     Ne déplacez pas une demande de réunion de votre Boîte de réception vers un autre dossier avant de l'avoir acceptée ou refusée ou avant que la demande ne s'affiche dans votre calendrier.

Peu après l'arrivée d'une demande de réunion dans votre Boîte de réception, du code Outlook ajoute automatiquement la réunion à votre calendrier et la marque comme provisoire. Il s'agit d'un système de sécurité pour que vous ne manquiez pas la réunion au cas où vous n'auriez pas vu la demande dans votre Boîte de réception. Cependant, le code ne répond pas à l'organisateur de la réunion. Vous devez le faire en acceptant, acceptant provisoirement ou en refusant la demande.

Si vous (ou une règle que vous créez) déplacez une demande de réunion entrante de votre Boîte de réception avant que le code n'ait pu la traiter, la réunion n'apparaîtra jamais dans le calendrier et vous risquez de la manquer.

  • Adrienne peut-elle aussi venir ?     Si vous recevez une invitation à une réunion et pensez qu'une autre personne devrait aussi y participer, plutôt que de transférer la demande de réunion à cette personne, demandez à l'organisateur de l'ajouter à la liste des participants, puis d'envoyer à tout le monde une demande de réunion mise à jour. L'organisateur ne sera pas surpris de la présence inattendue de ce participant et le risque de perdre des demandes de réunion est évité.
  • Vous pouvez toujours ajouter une personne de plus.     Si vous êtes l'organisateur de la réunion et souhaitez inviter une autre personne après avoir envoyé la demande de réunion d'origine, ajoutez cette personne à la liste des participants (ligne À) de l'occurrence ou de la série de réunions d'origine, puis envoyez une mise à jour à tous les participants.
  • Convertissez un rendez-vous en une demande de réunion.     Si vous voulez créer une réunion à partir d'un rendez-vous de votre calendrier, ouvrez le rendez-vous, cliquez sur Inviter des participants, puis sélectionnez les personnes à inviter. Le rendez-vous est ainsi converti en demande de réunion.
  • Supprimez directement la réunion.     Si vous recevez l'annulation d'une réunion, cliquez sur Supprimer du calendrier pour supprimer la réunion du calendrier. Le fait de supprimer l'annulation de votre Boîte de réception ne supprimera pas la réunion de votre calendrier.
  • Essayez de ne pas modifier une liste de participants existante.    Supposons que la liste de participants d'une de vos demandes de réunion contienne deux instances du nom de la même personne. Si vous supprimez un des noms et envoyez une mise à jour de réunion aux « participants supprimés ou ajoutés », la personne en question recevra une annulation. De même, si vous envoyez la mise à jour de réunion à « tous les participants », la personne recevra une annulation et une mise à jour.
  • Soyez prudent avec les listes de distribution.     Évitez autant que possible d'envoyer des demandes de réunion à des listes de distribution, particulièrement celles dont vous êtes membre. Si vous devez inviter tous les membres d'une liste de distribution, affichez les noms de la liste dans la ligne À avant d'envoyer la demande. Si vous devez ajouter ou supprimer des participants à une demande de réunion déjà envoyée à une liste de distribution non développée, ne développez pas la liste pour y ajouter ou supprimer des noms. Annulez plutôt la réunion et créez-en une autre.
  • N'acceptez pas automatiquement les demandes.     Si vous avez accordé à une ou plusieurs personnes des autorisations d'accès délégué à votre calendrier ou si vous disposez d'une autorisation d'accès délégué au calendrier d'un autre utilisateur, désactivez l'acceptation automatique des demandes de réunion. Vous éviterez ainsi les problèmes de flux de travail de délégué.
  • Évitez d'encombrer votre calendrier.     Pour informer des personnes de votre planning ou de vos absences, ne leur envoyez pas de demande de réunion et ne leur transférez pas non plus de rendez-vous qui bloquent des parties de votre planning dans leurs calendriers. Partagez plutôt votre calendrier avec ces personnes.

Si vous ne voulez pas partager votre calendrier, vous pourrez toujours communiquer vos absences à l'aide d'une demande de réunion. Avant d'envoyer celle-ci, affectez la valeur Libre à Disponibilité pour ne pas bloquer votre période d'absence en tant que Occupé(e) ou Absent(e) du bureau dans le calendrier des autres personnes.

Que faire si quelqu'un envoie une demande de réunion ou un rendez-vous qui bloque des parties de votre calendrier ? Si vous acceptez l'élément (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.), affectez la valeur Libre à Disponibilité dans l'élément.

  • Si vous ne voulez pas recevoir de réponses aux demandes de réunion...     Il est généralement préférable de savoir à l'avance qui participera à une réunion que vous planifiez. Par défaut, les demandes de réunion Outlook demandent une réponse à chaque personne que vous invitez. Vous avez la possibilité de ne pas recevoir de réponse à votre demande de réunion, mais vous ne saurez alors pas qui l'accepte, l'accepte provisoirement ou la refuse.

Toutefois, si vous planifiez une réunion ou un événement important et que nous ne souhaitez pas recevoir de réponses de toutes les personnes invitées, désactivez l'option Demander une réponse avant d'envoyer la demande de réunion.

 
 
S'applique à :
Outlook 2003