Créer un contact

Vous pouvez ajouter des contacts (contact : personne interne ou externe à votre organisation, dont vous enregistrez certains types d’informations telles que l’adresse postale, l’adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l’adresse de la page Web.) à vos Contacts Microsoft Office Outlook 2007 en entrant toutes les informations directement dans un nouveau formulaire de contact (formulaire de contact : affichage d’un contact qui contient toutes les informations stockées dans le contact.), ou en profitant des coordonnées vous étant envoyées automatiquement pour renseigner certaines informations ou toutes les informations. Les sections qui suivent vous proposent plusieurs options :

AfficherConseil :     création d’un groupe de contacts

Vous pouvez utiliser le dossier de contacts pour organiser des groupes de contacts. Créez et nommez un dossier dans Contacts, et déplacez ou copiez des contacts spécifiques. Votre dossier de contacts sera répertorié dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.) sous Mes contacts.

Vous pouvez également créer des listes de distribution afin de grouper les contacts. Un message envoyé à une liste de distribution est reçu par tous les destinataires de la liste de distribution. Pour plus d’informations, voir Créer et utiliser une liste de distribution.


Dans Office Outlook 2007, tous vos contacts sont également affichés sous la forme d’une carte de visite électronique (carte de visite électronique : affichage d’informations spécifiques sur un contact, dans un format similaire à une carte de visite professionnelle sur papier, qui peut être insérée dans les messages.). Toutes les modifications que vous apportez à un contact sont automatiquement transmises à la carte de visite électronique correspondante et vice versa.

La carte de visite électronique affiche un sous-ensemble d’informations dans le formulaire de contact associé

Légende 1 Formulaire de contact contenant les informations sur David Junca.
Légende 2 Vue de la boîte de dialogue Modifier la carte de visite avec les champs correspondants remplis pour la carte de visite électronique de David Junca.
Que voulez-vous faire ?


Créer un contact à partir des contacts

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Contact.

Raccourci clavier  Pour créer un contact, appuyez sur Ctrl+Maj+C.

  1. Tapez un nom pour le contact.
  2. Tapez les informations à inclure pour le contact.

 Remarques 

  • Pour préciser le mode d’affichage du nom du contact dans la ligne À d’un message, tapez un nom dans la zone Afficher comme.
  • Pour saisir plusieurs entrées pour un champ, par exemple plusieurs numéros de téléphone ou adresses de messagerie, cliquez sur la flèche adjacente au champ.
  • Si vous disposez de plusieurs adresses de publipostage pour un contact, activez la case à cocher Adresse postale pour indiquer l’adresse utilisée pour le publipostage.

 Conseil   Il est possible de créer rapidement un autre contact possédant les mêmes informations relatives à l’entreprise. Dans le contact actif, dans le menu Actions, cliquez sur Nouveau contact dans la même société.

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Créer un contact à partir d’un autre contact

Vous pouvez créer un nouveau contact (contact : personne interne ou externe à votre organisation, dont vous enregistrez certains types d’informations telles que l’adresse postale, l’adresse de messagerie, les numéros de téléphone et de télécopie et l’adresse de la page Web.) à partir d’un contact existant en utilisant ce dernier comme modèle et en modifiant les informations en conséquence.

  1. Dans Contacts, dans l’affichage Carte de visite, cliquez sur le contact dont vous voulez vous servir de modèle.

 Remarque   Vous pouvez également exécuter cette procédure dans les affichages Cartes de visite et Cartes de visites (détaillées).

  1. Appuyez sur Ctrl+C, puis sur Ctrl+V.
  2. Dans la zone Contact en double détecté, sélectionnez l’option Ajouter un contact.

Lorsque vous enregistrez un contact ou une carte de visite électronique (carte de visite électronique : affichage d’informations spécifiques sur un contact, dans un format similaire à une carte de visite professionnelle sur papier, qui peut être insérée dans les messages.) sous un nom de contact ou un nom de message électronique qui existe déjà dans votre dossier Contacts, Microsoft Outlook affiche une boîte de dialogue contenant des options qui vous permettent soit d’ajouter le contact en double en tant que nouveau contact, soit de mettre à jour le contact existant à partir des nouvelles informations du contact en double. Pour en savoir plus, voir Résoudre ou supprimer les contacts en double.

  1. Cliquez sur Ajouter.

Le nouveau contact apparaît dans l’affichage Cartes de visite en face du contact que vous avez copié.

  1. Double-cliquez sur le nouveau contact pour l’ouvrir, puis modifiez éventuellement les informations affichées.
  2. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Créer un contact à partir d’un message électronique que vous recevez

  1. Ouvrez ou prévisualisez le message électronique contenant le nom à ajouter à votre liste de contacts.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de l’expéditeur dont vous souhaitez faire un contact, puis cliquez sur Ajouter aux contacts dans le menu contextuel.

 Remarque   Dans Outlook, les informations sur les contacts ne sont pas ajoutées automatiquement au dossier Contacts, ni au Carnet d’adresses lorsque vous répondez à un contact.

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Créer un contact à partir d’une carte de visite électronique que vous recevez

Lorsque vous enregistrez une carte de visite électronique reçue dans un message électronique, vous créez un nouveau contact. Si un contact existant porte déjà le même nom, vous pouvez enregistrer le doublon en tant que nouveau contact ou mettre à jour le contact d’origine.

  1. Dans un message ouvert, cliquez avec le bouton droit sur la carte, puis cliquez sur Ajouter aux contacts dans le menu contextuel. Le nouveau contact s’ouvre dans le formulaire de contact.
  2. Dans l’onglet Contact, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.
  3. Si un contact existant porte déjà le même nom, Outlook détecte le doublon. Effectuez alors l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionnez Ajouter un contact. Un contact en double est créé avec un formulaire de contact et une carte de visite électronique.
    • Sélectionnez Mettre à jour les informations du contact sélectionné. Les contacts en double existants sont répertoriés. Double-cliquez sur le contact pour le mettre à jour, puis mettez à jour les informations dans le formulaire de contact avant de l’enregistrer.

Les informations du nouveau contact sont à présent enregistrées dans les Contacts et disponibles sous la forme d’une carte de visite électronique, mais aussi dans d’autres vues. Ces informations peuvent être modifiées avant et après leur enregistrement. Pour modifier la carte après son enregistrement, voir les instructions dans Créer et partager des contacts sous la forme de cartes de visite électroniques.

 Remarques 

  • Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le fichier .vcf joint dans l’en-tête de message pour afficher le menu contextuel et ajouter le contact ou choisir d’autres options.
  • Si vous cliquez sur l’option Enregistrer et nouveau dans le formulaire de contact, le contact ouvert est enregistré et un nouveau formulaire vide s’ouvre.

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Créer un contact dans un dossier public

Cette fonctionnalité nécessite que vous utilisiez un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n'utilisent pas Microsoft Exchange.

  1. Ouvrez le dossier public dans lequel vous souhaitez créer un contact.

AfficherProcédure

  1. Si la liste des dossiers n’est pas visible, dans le menu Atteindre, cliquez sur Liste des dossiers
  2. Cliquez sur Dossiers publics, puis sur le dossier que vous souhaitez ouvrir.

Si le dossier que vous souhaitez ouvrir se trouve dans un autre dossier, cliquez sur le signe plus (+) en regard de chaque sous-dossier, jusqu’à ce que vous trouviez le dossier souhaité.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Contact.
  2. Tapez un nom pour le nouveau contact.
  3. Tapez les informations que vous souhaitez inclure pour le contact.

 Remarques 

  • Pour préciser le mode d’affichage du nom du contact dans la ligne À d’un message, tapez un nom dans la zone Afficher comme.
  • Pour saisir plusieurs entrées pour un champ, par exemple plusieurs types de numéros de téléphone ou d’adresses, cliquez sur la flèche adjacente au champ.
  • Si vous disposez de plusieurs adresses de publipostage pour un contact, activez la case à cocher Adresse postale pour indiquer l’adresse utilisée pour le publipostage.
  1. Cliquez sur Enregistrer et fermer .

La création d’un contact est possible uniquement dans un dossier Contacts. Vous ne pouvez pas, par exemple, créer de contact dans un dossier de courrier électronique.

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S'applique à :
Outlook 2007