Vous pouvez afficher et mettre à jour un calendrier SharePoint, comme vous le faites avec votre calendrier Outlook. Utilisez Outlook pour afficher un calendrier de site SharePoint en regard d’un calendrier Outlook, pour afficher une superposition des calendriers afin d’obtenir un seul calendrier et même pour copier des événements d’un calendrier à l’autre.
Remarque Les fonctionnalités décrites dans cet article requièrent des technologies Microsoft SharePoint dans l’environnement de votre organisation. L’utilisation de ces fonctionnalités est optimale avec SharePoint 2007 ou une version ultérieure. Si vous ne savez pas quelle version de Microsoft SharePoint s’exécute sur le serveur, posez la question à l’administrateur réseau.
Contenu de cet article
Accéder à un calendrier SharePoint dans Outlook
Lorsque vous connectez un calendrier SharePoint à Microsoft Outlook 2010 , il apparaît avec vos dossiers de calendriers sous Autres calendriers.
- Dans un navigateur Web, ouvrez le calendrier sur le site SharePoint.
Si vous ne pouvez pas localiser le calendrier, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom du calendrier.
- Sous l’onglet Calendrier, dans le groupe Actions, cliquez sur Se connecter à Outlook.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez autoriser le site Web à ouvrir un programme sur votre ordinateur, cliquez sur Autoriser. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter le calendrier SharePoint à Outlook, cliquez sur Oui.
Dans Outlook, sous Calendrier, le calendrier SharePoint est ajouté au volet de navigation sous Autres calendriers.
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Superposer un calendrier SharePoint avec un autre calendrier
Vous pouvez superposer un calendrier SharePoint avec des calendriers Outlook ou avec d’autres calendriers SharePoint afin de visualiser tous les événements en même temps.
Par défaut, le calendrier SharePoint s’ouvre dans la vue Calendrier du volet de navigation, sous Autres calendriers. Il apparaît comme un calendrier supplémentaire à côté de votre calendrier par défaut en affichage côte à côte. Vous pouvez, toutefois, décocher les cases correspondant aux calendriers que vous ne voulez pas afficher.
- Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, cochez ou décochez les cases des autres calendriers jusqu’à ce que les calendriers que vous voulez superposer s’affichent.
Chaque calendrier sélectionné s’ouvre à droite du dernier calendrier ouvert.
- Sous l’onglet Calendrier
, cliquez sur la flèche 
.
La flèche change de couleur lorsque vous pointez ou cliquez dessus. Lorsque vous cliquez sur la flèche, l’onglet se déplace vers la gauche. Les calendriers sont maintenant en mode Superposition.
- Pour ajouter un autre calendrier à la superposition, répétez les étapes précédentes.
Pour supprimer un calendrier superposé, cliquez sur la flèche de l’onglet Calendrier ou désactivez la case à cocher du calendrier dans le volet de navigation.
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Ajouter un événement à un calendrier SharePoint à l’aide d’Outlook
Vous pouvez ajouter des rendez-vous et des événements d’une journée entière à votre calendrier SharePoint, en suivant la même procédure que pour vos calendriers Outlook.
- Ouvrez le calendrier SharePoint dans Outlook. Dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil, cliquez sur le type d’événement à ajouter.
Vous pouvez également créer des événements périodiques, bien que certains critères de périodicité personnalisés ne soient pas disponibles dans les calendriers SharePoint.
- Entrez les informations relatives aux événements, comme vous le faites habituellement dans Outlook.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Conseil Vous pouvez faire glisser des éléments entre votre calendrier SharePoint et votre calendrier Outlook personnel ou les copier, puis les coller.
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Supprimer un calendrier SharePoint d’Outlook
- Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, sous Autres calendriers, sélectionnez le calendrier que vous voulez supprimer.
- Cliquez avec le bouton droit sur le calendrier, puis cliquez sur Supprimer nom du dossier du calendrier.
- Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.
Remarque Cette procédure permet de supprimer le calendrier d’Outlook uniquement, et non du site SharePoint.
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Ajouter un événement à un calendrier SharePoint via un courrier électronique
Les calendriers SharePoint peuvent être configurés pour permettre aux utilisateurs d’y ajouter des éléments en envoyant un courrier électronique, si votre site et votre calendrier sont autorisés à recevoir des contenus par voie électronique.
Lorsque vous envoyez une demande de réunion à un calendrier d’un site SharePoint, vous pouvez l’utiliser comme vous utilisez les autres événements de votre calendrier sur un site SharePoint. Cependant, les calendriers hébergés par des sites SharePoint n’envoient pas automatiquement de mises à jour aux participants d’une réunion lorsque vous y apportez des modifications. Lorsque, par exemple, vous modifiez le lieu d’une réunion, vous devez en informer les participants par vous-même.
Comment puis-je savoir si le calendrier SharePoint est configuré pour recevoir des messages électroniques ?
Avant de pouvoir envoyer un courrier électronique à un calendrier, vous devez savoir si celui-ci est configuré pour les recevoir et, si c’est le cas, obtenir son adresse.
Effectuez l’une des opérations suivantes pour obtenir l’adresse de messagerie pour le calendrier :
- Effectuez une recherche dans le Carnet d’adresses. Si l’adresse de messagerie n’y figure pas, vous pouvez l’obtenir auprès de la personne qui a configuré le calendrier. Vous pouvez ensuite l’ajouter à votre liste Contacts pour la retrouver facilement ultérieurement.
- Affichez la description du calendrier qui s’affiche sous le titre du calendrier. Le propriétaire de site peut avoir ajouté l’adresse de messagerie du calendrier à sa description.
- Si vous disposez des autorisations nécessaires pour afficher les paramètres du calendrier, affichez les paramètres de messagerie de la liste :
- Dans un navigateur Web, ouvrez le calendrier sur votre site SharePoint.
Si le nom de votre calendrier n’apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre calendrier.
- Sous l’onglet Calendrier, dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.
Si le calendrier est configuré pour recevoir du courrier électronique, son adresse apparaît dans Informations sur la liste en regard de Adresse de messagerie.
- Votre organisation peut utiliser des groupes SharePoint, qui permettent à leurs membres de s’envoyer des messages. L’adresse du groupe SharePoint peut contenir les adresses des calendriers, ainsi lorsque vous envoyez des demandes de réunion aux membres du groupe, les éléments sont ajoutés automatiquement à votre calendrier SharePoint. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’adresse du groupe SharePoint pour le calendrier.
Pour envoyer un élément de calendrier, envoyez une demande de réunion ou un rendez-vous à l’aide d’Outlook comme vous le faites habituellement. Dans la zone À ou Cc de la demande de réunion, ajoutez l’adresse du calendrier SharePoint. Ou si le calendrier est déjà intégré dans votre groupe SharePoint, ajoutez plutôt l’adresse électronique du groupe SharePoint.
La configuration des calendriers peut être aussi telle qu’elle permettra la réception des pièces jointes aux éléments par courrier électronique. Pour inclure une pièce jointe à votre élément de liste, joignez le fichier à votre demande de réunion comme à l’accoutumée.
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