Afficher et créer des tâches sur un site SharePoint à l'aide d'Outlook

Vous pouvez vous connecter à des listes de tâches sur un site SharePoint et les modifier en utilisant Microsoft Office Outlook 2007.

 Remarque   Les fonctionnalités décrites dans cet article fonctionnent avec les sites SharePoint qui exécutent Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous n'êtes pas certain des versions des Produits et technologies Microsoft SharePoint qui s'exécutent sur le serveur, demandez à l'administrateur du serveur.

Contenu de cet article


Vue d'ensemble

Si vous utilisez beaucoup votre messagerie électronique, il sera peut-être plus facile d'employer une liste de tâches provenant d'un site SharePoint directement dans Office Outlook 2007, au lieu d'accéder à votre site à partir d'un navigateur Web.

Une fois que vous avez connecté une liste de tâches à Outlook, son contenu apparaît sous Autres tâches dans le volet de navigation et dans la barre des tâches. Vous pouvez afficher et mettre à jour des tâches du site SharePoint ou encore en ajouter sans quitter Outlook.

Liste de tâches du site SharePoint s'affichant dans Outlook

Lorsque vous travaillez dans Outlook, vous pouvez également appliquer des indicateurs et des catégories aux tâches provenant de votre site SharePoint comme vous le feriez avec vos tâches Outlook. Les indicateurs et catégories n'apparaissent pas sur le site SharePoint, mais sont disponibles lorsque vous utilisez les tâches provenant de ce dernier dans Outlook.

Une fois que vous avez connecté une liste de tâches provenant de votre site SharePoint à Outlook et que son contenu est affiché dans le volet de navigation, vous pouvez déconnecter les tâches et les utiliser. Si vous créez ou mettez à jour les tâches hors connexion, votre travail est publié sur le serveur lorsque vous vous reconnectez et actualisez l'affichage dans votre navigateur.

Vous pouvez travailler avec les listes de tâches standard et les listes de tâches de projet en utilisant Office Outlook 2007. Les listes de tâches de projet sont similaires aux listes de tâches classiques, hormis le fait que l'affichage par défaut d'une liste de tâches de projet offre une représentation graphique des éléments de tâche, appelée diagramme de Gantt.

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Connecter une liste de tâches provenant d'un site SharePoint à Outlook

  1. À partir d'un navigateur Web, ouvrez la liste de tâches sur le site SharePoint.

Si vous ne pouvez pas localiser votre liste de tâches, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre liste de tâches.

  1. Dans le menu Actions Menu Actions, cliquez sur Connexion à Outlook.

Connecter une liste de tâches à Outlook

  1. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter la liste de tâches à Outlook, cliquez sur Oui.

Dans Outlook, la liste de tâches est ajoutée sous Autres tâches dans le volet de navigation de la section Tâches.

 Remarque   Vous pouvez utiliser les tâches provenant de votre site SharePoint comme vos tâches Outlook. Il est possible de les faire glisser ou de les copier depuis les dossiers Outlook vers ceux du site SharePoint et vice-versa. Notez toutefois que les tâches récurrentes et les demandes de tâche provenant d'Outlook sont converties en tâches standard sur le site SharePoint.

 Conseil   Après avoir connecté une liste de tâches à Outlook, vous pouvez envoyer un message de partage aux autres membres de votre équipe pour les inviter à se connecter à cette liste. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la liste de tâches dans Outlook, puis cliquez sur Partager nom de la liste de tâches. Cela crée un message électronique contenant un lien et une commande permettant de se connecter à la liste de tâches.

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Mettre à jour une tâche provenant d'un site SharePoint avec Outlook

Pour mettre à jour une tâche d'une liste de tâches provenant de votre site SharePoint avec Outlook 2007, vous devez d'abord connecter la liste de tâches à Outlook. Pour plus d'informations, consultez la section Connecter une liste de tâches provenant d'un site SharePoint à Outlook dans le présent article.

Selon la configuration du site, vous pouvez également envoyer les informations de tâche mises à jour par courrier électronique à la personne à laquelle la tâche est affectée.

  1. Dans le Volet de navigation Outlook, dans Tâches, sous Autres tâches, cliquez sur le nom de la liste de tâches sur votre site SharePoint.

Si le nom de votre tâche n'apparaît pas, vérifiez que l'affichage sélectionné sous Affichage actuel inclut la tâche à mettre à jour.

  1. Double-cliquez sur la tâche pour l'ouvrir.
  2. Mettez à jour les paramètres souhaités, par exemple le statut de la tâche ou son pourcentage d'achèvement.
  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour enregistrer les modifications apportées à la tâche, cliquez sur Enregistrer et fermer.
    • Pour indiquer que la tâche est terminée, cliquez sur Marquer comme terminée.

 Conseil   Dans certaines vues d'Outlook, vous pouvez rapidement mettre à jour les informations sur une tâche. Vous avez par exemple la possibilité de mettre à jour l'état d'une tâche ou de marquer cette dernière comme achevée sans l'ouvrir. Vous pouvez cliquer sur des éléments spécifiques pour les modifier. Il est ainsi possible de modifier le titre d'une tâche ou d'afficher une liste déroulante pour modifier son état. Lorsque vous affichez les tâches sous forme de liste simple, vous pouvez activer la case à cocher en regard de ces dernières pour les marquer comme achevées.

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Ajouter une tâche à un site SharePoint avec Outlook

Pour ajouter une tâche à une liste de tâches sur votre site SharePoint avec Outlook 2007, vous devez d'abord connecter la liste de tâches à Outlook. Pour plus d'informations, consultez la section Connecter une liste de tâches provenant d'un site SharePoint à Outlook dans le présent article.

  1. Sous Tâches, dans le volet de navigation, cliquez sur le nom de la liste de tâches provenant de votre site SharePoint sous Autres tâches.
  2. Dans le menu Nouveau, cliquez sur Tâche.
  3. Entrez les informations souhaitées pour la tâche.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Supprimer une liste de tâches d'Outlook

  1. Dans le volet de navigation de la section Tâches, sous Autres tâches, cliquez sur le nom de la liste de tâches à supprimer.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la liste de tâches, puis cliquez sur Supprimer nom du dossier de la liste de tâches dans le menu contextuel.
  3. Lorsque vous devez confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

 Remarque   Cette procédure supprime les tâches dans Outlook, mais pas sur le site SharePoint.

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S'applique à :
Outlook 2007