En tant qu'outil de collaboration, Microsoft Office OneNote 2007 offre beaucoup plus qu'un simple partage de notes statiques par courrier électronique. En fonction de votre équipe et de la nature de vos projets, vous pouvez utiliser OneNote pour préparer ensemble des réunions, utiliser les pages du bloc-notes comme un tableau blanc ou configurer les blocs-notes partagés pour que tout le monde puisse afficher, modifier et ajouter des informations.
Que voulez-vous faire ?
Configuration d'un bloc-notes partagé
OneNote offre la possibilité de stocker et de maintenir à jour les blocs-notes partagés sur un serveur réseau ou sur un partage de fichiers où plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément aux notes partagées et les enrichir régulièrement. La prise de notes en tant que groupe est un processus de collaboration et la plupart des autres applications qui verrouillent les fichiers pour permettre à une seule personne à la fois de les modifier ne conviennent pas à ce type de tâche. OneNote permet à tous les utilisateurs d'accéder en même temps à un jeu partagé de notes et il synchronise automatiquement les modifications que chaque utilisateur a apportées au bloc-notes. Le bloc-notes est ainsi toujours à jour et tout le monde peut littéralement travailler sur la même page.
La configuration d'un bloc-notes partagé est simple. L'Assistant Nouveau bloc-notes vous guide pour créer un bloc-notes partagé sur un emplacement réseau auquel vous et votre équipe pouvez accéder. Vous pouvez également créer le bloc-notes sur un partage de fichiers sur votre ordinateur.
Lorsque plusieurs utilisateurs accèdent à un bloc-notes partagé, OneNote synchronise régulièrement les modifications apportées au bloc-notes. OneNote gère également une copie distincte des notes hors connexion sur l'ordinateur de chaque utilisateur. Ainsi, les participants peuvent modifier des notes localement même lorsqu'ils sont déconnectés du réseau. Lors de leur prochaine connexion au bloc-notes partagé, OneNote fusionne automatiquement leurs modifications avec celles des autres.
Création d'un nouveau bloc-notes partagé
- Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau/Nouvelle, puis cliquez sur Bloc-notes.
- Dans l'Assistant Nouveau bloc-notes, procédez comme suit :
- Dans la zone Nom, tapez le nom du bloc-notes partagé (par exemple Rapport d'état hebdomadaire de l'équipe ou Notes de groupe Étude philosophie).
- Sélectionnez éventuellement une couleur pour la couverture du bloc-notes qui sera affiché sous forme d'icône dans la barre de navigation Bloc-notes.
- Dans la liste À partir du modèle, sélectionnez éventuellement un modèle par défaut à utiliser pour les pages du bloc-notes partagé.
- Cliquez sur Suivant.
- Sous Utilisateurs de ce bloc-notes, cliquez sur Plusieurs personnes vont partager le bloc-notes, puis effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez sur Sur un serveur si vous et les personnes qui utiliserez le bloc-notes partagé avez l'autorisation d'accéder à un partage de fichiers réseau ou à un serveur pour modifier les fichiers.
Remarque Vous devrez peut-être contacter votre administrateur réseau pour obtenir l'autorisation d'accéder à un partage de fichiers sur un serveur.
- Cliquez sur Dans un dossier partagé sur cet ordinateur pour créer un partage de fichiers sur votre ordinateur auquel les autres utilisateurs pourront accéder. Pour pouvoir créer un dossier partagé sur votre disque dur, vous devez avoir ouvert une session en tant qu'administrateur sur votre ordinateur.
Remarque Il est conseillé de choisir cette option uniquement s'il est possible d'accéder en quasi permanence à votre ordinateur à partir du réseau. Si vous déconnectez souvent votre ordinateur ou si vous l'emportez fréquemment lors de vos déplacements, choisissez plutôt de créer le bloc-notes partagé sur un partage de fichiers réseau.
- Cliquez sur Suivant.
- Choisissez un emplacement partagé approprié pour votre nouveau bloc-notes. Les emplacements suivants sont recommandés pour le stockage des blocs-notes OneNote partagés :
- Un partage de fichiers interne ou public sur le réseau d'ordinateurs de votre entreprise ou de votre école.
- Un dossier partagé sur un ordinateur pour lequel vous disposez d'autorisations d'administrateur.
- Une bibliothèque de documents sur un site Web Microsoft Windows SharePoint Services.
- Un périphérique USB (Universal Serial Bus) à grande capacité de stockage.
Attention Il est recommandé de ne pas utiliser de blocs-notes partagés avec d'autres technologies de synchronisation et de partage de fichiers ou de dossiers.
- Dans la zone Emplacement, vérifiez l'emplacement proposé pour le bloc-notes partagé.
Remarque Le nom de bloc-notes que vous avez entré à l'étape 2 s'ajoutera automatiquement au chemin d'accès de l'emplacement.
- Pour composer un message électronique avec un lien vers l'emplacement du bloc-notes partagé que vous pouvez envoyer à d'autres utilisateurs, activez la case à cocher Créer un message électronique contenant un lien vers ce bloc-notes pour pouvoir l'envoyer à d'autres utilisateurs.
Conseil Pour envoyer un lien au bloc-notes partagé une fois qu'il a été créé, dans le menu Partager, cliquez sur Envoyer le lien du bloc-notes partagé....
- Cliquez sur Créer.
Remarque OneNote crée un bloc-notes partagé à l'emplacement que vous avez nommé. En fonction des options que vous avez sélectionnées dans l'Assistant Nouveau bloc-notes, OneNote affiche une boîte de dialogue et une rubrique d'aide supplémentaires pour vous aider à définir des autorisations pour les autres utilisateurs.
Partage d'un bloc-notes existant
Si vous avez déjà créé un bloc-notes OneNote sur votre ordinateur et si vous souhaitez autoriser d'autres utilisateurs à l'afficher et à le modifier, procédez comme suit :
- Dans OneNote, fermez le bloc-notes que vous souhaitez partager. Dans la barre de navigation Bloc-notes, cliquez avec le bouton droit sur le titre du bloc-notes et choisissez Fermer ce bloc-notes dans le menu contextuel.
- Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter pour quitter OneNote.
- Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur Démarrer, pointez sur Tous les programmes, puis sur Accessoires et cliquez sur Explorateur Windows.
- Dans le dossier Mes documents, double-cliquez sur Bloc-notes OneNote.
Remarque Si vous avez modifié l'emplacement par défaut des blocs-notes lors de l'installation de OneNote, accédez au dossier qui contient vos blocs-notes OneNote.
- Cliquez avec le bouton droit sur le bloc-notes à partager, puis cliquez sur Couper dans le menu contextuel.
- Dans l'Explorateur Windows, recherchez l'emplacement partagé où se trouve le bloc-notes auquel les autres utilisateurs pourront accéder. Dans le menu Edition de l'Explorateur Windows, cliquez sur Coller .
Remarque Le fait de couper et de coller un dossier de bloc-notes existant déplace ce dossier du disque dur de votre ordinateur vers l'emplacement partagé que vous avez sélectionné. Il n'est donc pas recommandé de copier les bloc-notes.
- Après que l'Explorateur Windows a déplacé le dossier de bloc-notes vers son nouvel emplacement, fermez l'Explorateur Windows et lancez OneNote.
- Dans OneNote, dans le menu Fichier, pointez sur Ouvrir, puis cliquez sur Bloc-notes.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir le bloc-notes, naviguez jusqu'à l'emplacement partagé dans lequel vous avez placé votre bloc-notes au cours des étapes précédentes, sélectionnez le dossier de bloc-notes, puis cliquez sur Ouvrir .
Conseil Vous pouvez envoyer un message électronique à d'autres utilisateurs pour leur signaler qu'ils peuvent accéder à votre bloc-notes dans son emplacement partagé. Dans le menu Partager de OneNote, cliquez sur Envoyer le lien du bloc-notes partagé....
Arrêt du partage d'un bloc-notes existant sur votre ordinateur
- Dans OneNote, accédez à l'une des pages du bloc-notes partagé sur votre ordinateur que vous souhaitez arrêter de partager.
- Dans le menu Partager , cliquez sur Arrêter le partage du bloc-notes.
- Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour arrêter de partager le bloc-notes sélectionné.
Remarque Votre bloc-notes peut rester accessible à d'autres utilisateurs si vous avez partagé ce dossier avec plusieurs personnes ou bien si le bloc-notes est contenu dans un autre dossier partagé. Si tel est le cas, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de bloc-notes partagé dans l'Explorateur Windows et choisissez Partage et sécurité dans le menu contextuel. Sous l'onglet Partage de la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Ne pas partager ce dossier, puis sur OK.
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Hébergement ou participation à une session de partage en direct
Lorsque votre ordinateur est connecté à Internet ou à un réseau, vous pouvez participer à des sessions de prise de notes avec d'autres utilisateurs OneNote, tel que des collègues, des camarades de classe ou des amis. Les sessions de prise de notes partagées permettent à tous les participants d'afficher et de modifier les notes de chacun en temps réel.
Au cours d'une session partagée de prise de notes, vous pouvez partager une ou plusieurs sections d'un bloc-notes. Les textes dactylographiés et manuscrits sont transmis en temps réel, ce qui donne l'impression de travailler ensemble devant le même ordinateur. Il est également conseillé de recourir à une méthode de communication supplémentaire pendant une session partagée de prise de notes, comme le téléphone ou la messagerie instantanée. Cela permet, en effet, de communiquer d'autres informations et de savoir quel est le participant qui ajoute des commentaires ou modifie des notes.
En tant qu'utilisateur de OneNote, vous pouvez commencer une nouvelle session partagée de prise de notes ou vous joindre à une session existante. Lorsque vous participez à une session partagée de prise de notes, les noms de tous les participants sont affichés dans le volet Office Session active actuelle. Si vous lancez la session partagée de prise de notes, vous pouvez définir un mot de passe, de sorte que seuls les participants qui entrent ce mot de passe puissent participer.
Si vous lancez une session partagée de prise de notes, vous pouvez sélectionner la section à partager, puis inviter des participants à collaborer. Si OneNote est installé sur votre ordinateur, lorsque vous invitez d'autres personnes à une session partagée de prise de notes, un message électronique est automatiquement créé ; il contient l'invitation à la session, l'adresse IP de l'ordinateur hôte de la session et le mot de passe s'il en faut un. Une fois que vous avez vérifié le message, vous pouvez l'envoyer aux participants.
Les participants peuvent quitter une session partagée de prise de notes à tout moment.
Remarques
-
Utilisez des mots de passe forts qui associent des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne mélangent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères. Une expression qui utilise au moins 14 caractères est conseillée. Pour plus d'informations, consultez Protéger vos informations personnelles avec des mots de passe forts.
Il est très important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne peut pas le récupérer. Stockez les mots de passe en les notant à un emplacement sécurisé loin des informations qu'ils protègent.
- Si vous souhaitez envoyer le mot de passe ou l'adresse IP d'une session partagée de prise de notes, il est recommandé d'utiliser un système de messagerie qui prenne en charge la fonction Gestion des droits relatifs à l'information (IRM), par exemple Microsoft Office Outlook 2007. En créant un message électronique avec des droits restreints, vous pouvez renforcer la sécurité du mot de passe ou de l'adresse IP pour une session partagée de prise de notes. Si les destinataires ne disposent pas de Microsoft Office Outlook 2007 sur leur ordinateur, ils peuvent télécharger le module complémentaire Windows Rights Management (gestion des droits Windows) pour Internet Explorer ou un autre programme prenant en charge le contenu à droits restreints.
Hébergement d'une session partagée de prise de notes
Si vous hébergez une session partagée de prise de notes, procédez comme suit :
Lancer une session de partage en direct
- Ouvrez le bloc-notes et la section que vous souhaitez partager avec d'autres utilisateurs.
- Dans le menu Partager, pointez sur Session de partage en direct, puis cliquez sur Démarrer le partage de la section active.
Le volet Office Démarrer la session active s'ouvre.
- Pour attribuer un mot de passe que les participants doivent fournir pour rejoindre la session de partage en direct, tapez-le dans la zone Mot de passe de la session du volet Office Démarrer la session active.
Remarque
Utilisez des mots de passe forts qui associent des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne mélangent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères. Une expression qui utilise au moins 14 caractères est conseillée. Pour plus d'informations, consultez Protéger vos informations personnelles avec des mots de passe forts.
Il est très important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne peut pas le récupérer. Stockez les mots de passe en les notant à un emplacement sécurisé loin des informations qu'ils protègent.
- Cliquez sur Démarrer une session de partage en direct.
- Dans le volet Office Session active actuelle, définissez les options souhaitées.
Inviter des participants à une session de partage en direct
- Dans le volet Office Session active actuelle, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Pour autoriser les participants à la session de partage en direct à modifier les pages que vous partagez, activez la case cocher Autoriser les participants à modifier.
- Pour autoriser les participants à consulter, mais pas à modifier, les pages que vous partagez, désactivez la case cocher Autoriser les participants à modifier.
- Cliquez sur Inviter des participants.
- Dans la zone À du message électronique qui s'affiche, tapez l'adresse électronique des participants que vous souhaitez inviter, puis cliquez sur Envoyer.
Remarques
- Vous pouvez créer des messages électroniques à droits restreints en utilisant un programme de messagerie électronique qui prend en charge la Gestion des droits relatifs à l'information, comme Office Outlook 2007. En créant un message électronique avec des droits restreints, vous pouvez renforcer la sécurité du mot de passe ou de l'adresse IP pour une session partagée de prise de notes. Si les destinataires ne disposent pas d'Outlook 2003 sur leur ordinateur, ils peuvent télécharger le module complémentaire Windows Rights Management (gestion des droits Windows) pour Internet Explorer ou un autre programme prenant en charge le contenu à droits restreints.
- Si Outlook n'est pas installé sur votre ordinateur, une boîte de dialogue s'affiche lorsque vous cliquez sur Inviter des participants avec des informations sur la session partagée de prise de notes. Il est préférable d'envoyer ces informations aux participants (comme le mot de passe ou l'adresse IP) en utilisant un moyen de communication sécurisé.
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Utilisez des mots de passe forts qui associent des lettres majuscules et minuscules, des nombres et des symboles. Les mots de passe faibles ne mélangent pas ces éléments. Mot de passe fort : Y6dh!et5. Mot de passe faible : Maison27. Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères. Une expression qui utilise au moins 14 caractères est conseillée. Pour plus d'informations, consultez Protéger vos informations personnelles avec des mots de passe forts.
Il est très important que vous vous rappeliez de votre mot de passe. Si vous l'oubliez, Microsoft ne peut pas le récupérer. Stockez les mots de passe en les notant à un emplacement sécurisé loin des informations qu'ils protègent.
Quitter une session de prise de notes partagée
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Dans le volet Office Session active actuelle, cliquez sur Quitter la session de partage en direct.
Remarque La fermeture du volet Office Session active actuelle ne met pas fin à la session.
Participer à une session partagée de prise de notes
Si vous n'êtes pas l'hôte de la session partagée de prise de notes, procédez comme suit :
Joignez une session partagée de prise de notes
- Dans le menu Partager, pointez sur Session de partage en direct, puis cliquez sur Participer à la session existante.
- Dans la zone Adresse de la session de partage en direct du volet Office Participer à la session active, tapez l'adresse IP de l'ordinateur hébergeant la session.
- Si un mot de passe est nécessaire pour rejoindre la session, tapez-le dans la zone Mot de passe de la session.
- Cliquez sur Rejoindre une session.
Remarque Contactez l'hôte de la session si vous ne connaissez pas le mot de passe.
Quitter une session de prise de notes partagée
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