Améliorer votre prise de notes

S'applique à
Microsoft Office OneNote™ 2003

Par Matt Cannard

Vous souhaitez vous débarrasser de toutes ces notes adhésives qui entourent l'écran de votre ordinateur ? Vous en avez assez de partager des notes manuscrites avec les membres de votre équipe : vous les photocopiez, mais personne n'en possède une copie électronique... Vous devez vous motiver pour taper vos notes à la fin d'une réunion. Si vous participez à autant de réunions, suivez autant de projets et prenez autant de notes que moi, vous avez certainement rencontré ce même type de problèmes.

OneNote : ma vie de consultant avant et après

En tant que consultant, ma priorité envers mon client est d'effectuer des activités à forte valeur ajoutée et non de transcrire des notes. J'ai essayé plusieurs techniques de prise de notes électroniques, mais aucune n'offrait la flexibilité d'un stylo et du papier tout en me permettant de partager mes notes facilement avec d'autres personnes, enfin, jusqu'à ce que je découvre OneNote, le nouveau programme de prise de notes de Microsoft.

Avant l'arrivée de OneNote, je prenais des notes en écrivant les informations sur un bloc-notes, car je préférais la flexibilité du papier pour créer des diagrammes et organiser mes notes comme je le souhaitais sur la page. Le désavantage de cette méthode est sa lenteur. J'ai passé la plus grande partie de ma vie active devant un ordinateur, donc je tape plus vite que je n'écris, et je trouvais frustrant de ne pas pouvoir associer la puissance de frappe à la liberté que procure un stylo et du papier.

Afin de partager mes notes manuscrites, je devais les taper dans un document électronique, ce qui me faisait perdre un temps précieux. Afin de suivre mes points d'action, je devais les réécrire tous les jours, sur une nouvelle page, et faire la synthèse au fur et à mesure que j'en ajoutais de nouveaux et supprimais ceux que j'avais effectués.

Récemment, j'ai posé mon papier et mon stylo et j'ai commencé à utiliser OneNote. Les résultats sont réjouissants. Non seulement OneNote est devenu l'outil indispensable dont je dépends chaque jour, mais désormais mon équipe l'utilise également. Nous échangeons des fichiers OneNote (.one) dans notre communication quotidienne, ce qui nous fait gagner du temps et améliore notre efficacité. Je passe désormais plus de temps à atteindre mes objectifs qu'à m'inquiéter sur la façon de partager des informations.

Organisez vos notes

D'une certaine façon, OneNote ressemble à un bloc-notes avec différentes sections pour stocker des informations relatives à différents sujets, mais son grand avantage est que l'organisation des informations est hiérarchique et personnalisable. Les dossiers, sections et pages sont faciles à ajouter, supprimer, renommer ou déplacer. Chaque page au sein de ces dossiers et sections peut être complétée par des sous-pages, que vous pouvez utiliser pour ajouter des informations sur un sujet ou une réunion spécifique. De plus, l'intégralité de la structure organisationnelle de OneNote est visible grâce à la navigation qui vous permet d'afficher toutes les sections de votre bloc-notes en une fois, plutôt que de rechercher dans une pile de bloc-notes papier.

Travail en collaboration lors de réunions

Pour une préparation de réunion, OneNote est génial. Avant les réunions, je rédige un agenda sur une page dans OneNote, puis j'envoie cette page par courrier électronique aux participants. Lors de la réunion, je peux projeter l'agenda de la réunion à partir de mon ordinateur portable sur le tableau grâce à un rétroprojecteur. Je peux également taper ou écrire des notes et dessiner des diagrammes et les participants peuvent faire des commentaires sur les informations que je regroupe. Ce qui est pratique c'est que je peux enregistrer ces notes tel quel, sans avoir à recopier les informations inscrites sur le tableau à la fin de la réunion. Je peux ensuite envoyer ces notes à tous les participants dans un message électronique. Les participants peuvent répondre en complétant les informations ou en ajouter d'autres auxquelles ils ont pensé.

Utilisé de cette façon, OneNote améliore la collaboration lors de réunions et augmente l'efficacité de mon équipe en leur permettant d'identifier rapidement et d'archiver les points clés pour référence future. L'illustration suivante montre un exemple de notes pour une réunion de département. Vous remarquerez que j'ai ajouté des indicateurs afin d'organiser mes tâches et mes priorités. Dans la section suivante, je vais décrire les indicateurs de note en association avec Microsoft Office Outlook® 2003 afin de communiquer à d'autres personnes des tâches et des points d'action.

Exemple de notes de réunion

Partage de vos notes avec d'autres personnes

Non seulement OneNote vous permet de prendre des notes facilement, mais il vous permet également de partager ces notes avec d'autres personnes de différentes façons. Vous pouvez publier vos notes sur un emplacement réseau partagé, tel qu'un site Web Microsoft Windows® SharePoint™ Services et envoyer vos notes en tant que pièces jointes dans un message électronique.

Par exemple, l'un de mes clients utilise un site SharePoint pour publier et réviser des documents. C'est un moyen très efficace pour la collaboration et la communication. Vous pouvez publier des notes de réunion que vous avez prises dans OneNote et le site SharePoint fournit un emplacement d'archivage pratique pour les réviser. En plus de publier vos notes sur un emplacement réseau partagé, vous pouvez également les envoyer en tant que pièces jointes dans un message électronique. J'utilise Outlook avec des indicateurs de note afin de suivre les tâches de mes notes. J'ajoute des indicateurs À faire à mes notes pour représenter les points d'action et j'assigne ces actions à des membres de mon équipe et envoie les notes avec indicateurs dans un message électronique à la personne concernée.

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Vous pouvez également effectuer le suivi des tâches en faisant glisser vos notes dans le dossier Tâches d'Outlook, dans lequel vous pouvez créer une tâche Outlook avec une date d'échéance pour vous ou une autre personne.

Utilisation de notes rapides

OneNote comprend une fonctionnalité appelée Notes rapides. Une note rapide est une fenêtre OneNote miniature qui vous permet de prendre rapidement des notes tout en travaillant dans d'autres programmes.

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Si OneNote n'est pas en cours d'exécution, vous pouvez ouvrir une note rapide en cliquant sur l'icône OneNote dans la zone de notification, à l'extrémité droite de la barre des tâches dans Microsoft Windows. Sur un Tablet PC vous pouvez ouvrir une note rapide en appuyant sur la touche du logo Windows +N.

J'utilise les notes rapides pour noter des points d'action lorsqu'ils me viennent à l'esprit. Je fais également glisser des adresses Web, des images, du texte et même des fichiers dans mes notes rapides (en fait, tout ce dont je veux garder une trace tout en continuant à travailler). Dans l'image ci-dessous, vous trouverez un exemple de liste des tâches en cours, visible au-dessus de la fenêtre d'un navigateur.

Exemple de note rapide

Comme vous pouvez le constater, OneNote vous permet de noter vos idées au fur et à mesure qu'elles vous viennent, sans que vous ayez à vous interrompre dans votre travail. C'est le rêve de toute personne débordée !

Conclusion

OneNote est un outil idéal pour prendre, organiser et partager des notes de réunion et permet des journées de travail plus productives. Dans la mesure où les informations que je rassemble lors d'une réunion sont immédiatement disponibles, je peux prendre des décisions mieux informées. Les fonctionnalités de partage d'informations également disponibles dans OneNote permettent à mon équipe d'être soudée, même si elle se compose de personnes éparpillées géographiquement. En tant que consultant, je considère cela comme un avantage pour mes clients, et ce qui est bon pour mes clients et bon pour moi.

Matt Cannard est un consultant senior pour une société de marketing et technologie basée à Seattle qui est spécialisée dans les technologies d'applications, les portails et les solutions de gestion de contenu et le marketing intégré.

 
 
S'applique à :
OneNote 2003