Microsoft Office Live Workspace bêta est un service Internet simple d'utilisation qui vous permet d'échanger des informations professionnelles ou privées avec les personnes de votre choix. Utilisez Office Live Workspace pour collaborer sur des documents, des notes, des feuilles de calcul, des présentations et des listes : autant d'informations importantes pour votre travail, vos amis ou votre famille. Les personnes que vous invitez à partager votre espace de travail et vos documents peuvent prévisualiser, mettre à jour et ajouter des commentaires à vos fichiers depuis n'importe quel ordinateur équipé d'une connexion Internet. 

• Que pouvez-vous partager ?

• Comment s'inscrire pour le partage ?

• Rôles de partage

• Gérer un espace de travail et des documents partagés

Que pouvez-vous partager ?

Office Live Workspace offre d'innombrables opportunités de partage à la fois dans votre vie professionnelle et votre vie privée. Utilisez Office Live Workspace pour partager :

• Des espaces de travail   Les espaces de travail contiennent des collections de documents sur un thème commun. Vous pouvez créer un espace de travail contenant du matériel promotionnel accessible par votre équipe de ventes à partir de n'importe quel ordinateur disposant d'une connexion Internet. Vous pouvez également créer un espace de travail contenant un itinéraire de voyage, des listes de voyage et d'autres documents qui vous aident, ainsi que vos amis ou votre famille, à planifier vos prochaines vacances.
• Des notes   Utilisez les notes pour créer un document Web, avec des outils de mise en forme pratiques. Enregistrez des informations de réunions importantes, des notes de classe ou un problème que vous devez garder à l'esprit. Vous pouvez ensuite partager vos notes avec les personnes que vous avez choisies pour qu'elles en puissent profiter.
• Des listes   Les listes sont des documents Web utilisant un format lignes/colonnes familier. Utilisez une liste pour enregistrer rapidement les informations de contact relatives à des clients potentiels rencontrés pendant un salon par exemple, puis partagez la liste avec votre équipe lorsque vous rentrez au bureau, afin qu'elle puisse leur faire parvenir des plaquettes publicitaires alors qu'ils ont toujours le salon à l'esprit.
• Des documents Microsoft Office   Vous pouvez ouvrir des feuilles de calcul Microsoft Office Excel, des documents Word et des présentations PowerPoint directement à partir de votre espace de travail. Utilisez Office Excel pour créer un budget domestique, puis partagez-le avec votre famille ou vos colocataires. Créez la présentation de votre équipe avec Microsoft Office PowerPoint, puis partagez-la avec d'autres pour connaître leur opinion. Écrivez les notes relatives à une expérience scientifique à l'aide d'Office Word, puis invitez votre collègue à entrer ses dernières observations dans le document.

Vous pouvez partager un espace de travail et son contenu dans son intégralité avec les personnes de votre choix. Si vous souhaitez partager un seul document de votre espace de travail, par exemple une note ou une liste, vous devez d'abord placer ce document dans l'espace de travail Documents avant de le partager. Il suffit de faire glisser le document vers l'espace de travail Documents, sous Mes espaces de travail dans la barre de navigation de gauche.

 Remarque   Vous ne pouvez pas partager des dossiers dans Office Live Workspace.

Vous pouvez envoyer une invitation de partage par messagerie électronique, directement à partir de l'espace de travail ou du document vous que vous voulez partager avec d'autres. Pour en savoir plus sur l'envoi d'une invitation de partage, voir Inviter d'autres personnes à partager un espace de travail ou un document.

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Comment s'inscrire pour le partage ?

Avec Office Live Workspace, vous pouvez facilement partager des informations avec une personne ayant une adresse de messagerie, grâce à la procédure d'inscription qui suit :

• Utilisation d'une adresse de messagerie et d'un mot de passe   Utilisez une adresse de messagerie valide et un mot de passe pour la connexion à Office Live Workspace. Vous pouvez utiliser une adresse de messagerie que vous utilisez pour d'autres services Microsoft, comme MSN Hotmail ou MSN Messenger, ou vous pouvez utiliser n'importe quelle adresse de messagerie vous appartenant. Si une personne invitée ne dispose pas de compte Office Live Workspace, Office Live Workspace lui permet de s'inscrire facilement pour en obtenir un. Pour plus d'informations, voir S'inscrire à Microsoft Office Live Workspace.
• D'abord prévisualiser, puis s'inscrire   Si vous envoyez des invitations de partage à des personnes ne connaissant pas Office Live Workspace, il se peut qu'elles hésitent à s'inscrire pour travailler avec vous. Pour présenter l'expérience de partage à d'autres, vous pouvez, dans votre invitation, leur permettre de prévisualiser une version en lecture seule de votre espace de travail ou de votre document partagé sans avoir à s'inscrire à Office Live Workspace. Après la prévisualisation, s'ils veulent commencer à travailler avec vous, ils peuvent cliquer sur le bouton S'inscrire, dans le coin supérieur gauche de la page d'aperçu pour établir un compte et obtenir un accès en partage complet. Pour plus d'informations, voir Inviter d'autres personnes à partager un espace de travail ou un document.

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Rôles de partage

Vous pouvez inviter jusqu'à 250 personnes à partager un espace de travail ou des documents. Lorsque vous envoyez une invitation de partage, vous pouvez définir le rôle de la personne que vous invitez. Dans votre invitation, vous avez la possibilité de choisir si un utilisateur peut réviser et commenter un espace de travail et son contenu, ou simplement le consulter et le commenter. Office Live Workspace propose trois rôles de partage différents :

• Propriétaire   En tant que propriétaire, c'est vous qui initiez la session de partage d'un espace de travail ou d'un document que vous avez créé. Vous avez un accès complet à votre espace de travail et à votre document, et vous pouvez décider à tout moment de mettre fin à une session de partage avec les personnes que vous avez invitées.
• Éditeur   Les propriétaires proposent aux éditeurs un accès en lecture-écriture à un espace de travail ou à un document. Les éditeurs peuvent effectuer des modifications et ajouter des commentaires au contenu du propriétaire, ou supprimer des documents. Ils peuvent également visualiser les changements et les commentaires apportés par toutes les personnes ayant des droits de partage.
• Observateur   Les propriétaires offrent aux observateurs un accès en lecture seule à un espace de travail ou à un document. Les observateurs peuvent visualiser tout le contenu de l'espace de travail, y compris les commentaires et les modifications des autres personnes partageant l'accès. Ils peuvent ajouter leurs propres commentaires mais ne peuvent apporter aucune autre modification.

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Gestion de vos espaces de travail et de vos documents

Propriétaires

En tant que propriétaire, vous pouvez voir d'un seul coup d'œil les espaces de travail et les documents que vous avez partagés avec d'autres :

• Dans la barre de navigation de gauche   Une liste de tous vos espaces de travail s'affiche sous Mes espaces de travail. Si vous avez partagé un espace de travail avec d'autres personnes, une icône de partage apparaît en regard du nom de ce dernier. Vous pouvez également placer votre curseur sur un espace de travail. Un menu s'affiche, indiquant le nom de son propriétaire et s'il s'agit d'un espace de travail partagé ou privé.
• Dans un espace de travail   Une icône de partage s'affiche en regard de tous les documents partagés de votre espace de travail. Vous avez également la possibilité de placer votre pointeur sur un document. Un menu s'affiche alors, indiquant le nom de son propriétaire et s'il s'agit d'un espace de travail partagé ou privé.

En outre, les propriétaires peuvent suivre toutes les activités qui ont lieu sur un espace de travail ou un document partagé, notamment si un Observateur a apporté un commentaire, ou si un Éditeur a effectué des modifications. Lorsque vous ouvrez un espace de travail ou un document partagé , le volet Activité s'affiche sur la droite, répertoriant les date et heure de chacune des modifications effectuées. Pour de plus amples informations, voir Gérer les espaces de travail à l'aide du volet Activité.

Éditeurs et Observateurs

Lorsque vous acceptez de partager une invitation et que vous vous inscrivez à Office Live Workspace pour partager des documents avec un propriétaire, l'espace de travail ou le document partagé figure dans la barre de navigation de gauche. Les espaces de travail partagés s'affichent sous Partagé avec moi. Les documents partagés (listes, notes, documents Office Word, feuilles de calcul Excel ou présentations PowerPoint) s'affichent lorsque vous cliquez sur Documents dans la barre de navigation de gauche, sous Partagé avec moi.

Pour ouvrir un espace de travail partagé, cliquez sur le nom de celui-ci dans la barre de navigation de gauche. Vous pouvez également placer votre curseur au dessus du nom de l'espace de travail. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur. Ouvrir. Si vous disposez d'une autorisation Éditeur, vous pouvez ajouter des commentaires et apporter des modifications à n'importe quel document de l'espace de travail. Si vous avez une autorisation Observateur, vous pouvez visualiser tous les documents et faire des commentaires, mais vous ne pouvez pas leur apporter de modifications.

Pour ouvrir un document partagé, dans la barre de navigation de gauche, sous Partagé avec moi, cliquez sur Documents. Dans la liste de l'espace de travail, cliquez sur le document partagé sur lequel vous voulez travailler. Une version en lecture seule de ce dernier s'affiche. Si vous disposez de l'autorisation Éditeur, cliquez sur Modifier pour apporter des modifications au document, ou sur Commentaire pour rédiger un commentaire. Si vous avez une autorisation Observateur, vous ne pouvez pas faire de modification dans le contenu du document, mais vous pouvez cliquer sur Commentaire pour ajouter vos observations.

Partager un lien vers un espace de travail ou un document

Office Live Workspace fournit des liens directs vers vos espaces de travail et documents, que vous pouvez mettre en signet afin de les partager avec les personnes ayant un accès partagé à leur contenu.

Tout espace de travail ou document individuel que vous créez ou qui a été partagé avec vous, à l'exception des éléments situés dans l'espace de travail Partagé avec moi ou Éléments supprimés est associé à un lien direct. Il s'agit de l'adresse Web qui figure dans la barre d'adresse de votre navigateur Web lorsque l'espace de travail ou le document en question est ouvert.

Pour partager un lien vers un espace de travail ou un document 

1. Dans Office Live Workspace, dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez l'espace de travail pour lequel vous voulez partager un lien.
2. Pour partager un lien vers un document spécifique de l'espace de travail, ouvrez ce dernier avant de sélectionner le document concerné.
3. Une fois la page ouverte, utilisez une des méthodes qui suivent pour partager le lien :
   • Envoyer le lien par courrier électronique   Si vous utilisez Microsoft Internet Explorer  7, à droite de la barre d'outils, cliquez sur Page, puis cliquez sur Envoyer le lien par courrier électronique. Si vous utilisez Microsoft Internet Explorer  6, dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône en forme d'enveloppe, puis cliquez sur Envoyer un lien. Si vous utilisez Mozilla Firefox, dans la barre d'outils, cliquez sur Fichier , puis sur Envoyer un lien.
   • Copier et coller directement le lien à partir de la barre d'adresse du navigateur Web   Cliquez sur la barre d'adresse en haut de la fenêtre de votre navigateur, puis appuyez sur les touches Ctrl+A pour la sélectionner dans sa totalité. Appuyez ensuite sur CTRL+C pour copier le lien sélectionné, placez votre curseur à l'emplacement souhaité, puis appuyez sur CTRL+V pour y coller l'adresse.

 Remarque   Si une personne ne disposant pas des autorisations de partage sur le contenu d'un document Office Live Workspace essaie d'utiliser le lien vers ce document, un message d'erreur s'affiche.

Pour en savoir plus sur le partage de liens, voir Gérer et partager les liens vers les espaces de travail et les documents.

Masquer et restaurer des espaces partagés

Au fil du temps, votre liste d'espaces de travail dans la barre de navigation de gauche risque de devenir importante. Une méthode pour préserver l'organisation de votre espace de travail consiste à ne faire apparaître dans la barre de navigation de gauche que les espaces de travail les plus importants sous Partagé avec moi. Pour cela, vous utilisez la fonction Masquer.

Pour supprimer un espace de travail partagé de l'affichage :

1. Dans la barre de navigation de gauche, sous Partagé avec moi, placez votre curseur sur l'espace de travail partagé que vous voulez retirer de l'affichage de la barre de navigation de gauche.
2. Dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Masquer.

   

   L'espace de travail partagé n'est plus visible dans la barre de navigation de gauche.

N'oubliez pas que cette action ne fait que retirer l'espace de travail de l'affichage, sans le supprimer réellement. Vous avez toujours la possibilité d'y accéder en cliquant sur Partagé avec moi dans la barre de navigation de gauche.

Pour restaurer un espace de travail partagé dans la liste Partagé avec moi de la barre de navigation de gauche :

1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Partagé avec moi.
2. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'espace de travail partagé à rendre visible.
3. Dans la barre d'outils, cliquez sur Afficher.

   

4. L'espace de travail partagé figure désormais sous Partagé avec moi dans la barre de navigation de gauche.

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