Présentation des bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres d’une équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés sur ces fichiers de manière à faciliter la collaboration des membres de l’équipe sur ces derniers. Vous pouvez choisir parmi un certain nombre de bibliothèques et de modèles de bibliothèques prêts à l’emploi qui constituent un bon point de départ pour l’organisation de vos fichiers. Une fois que vous avez créé une bibliothèque, vous pouvez la personnaliser de différentes manières. Vous pouvez par exemple contrôler l’affichage, la gestion et la création des documents. Ou encore, suivre les versions, notamment le nombre et le type des versions. Vous pouvez même créer des affichages, des formulaires et des flux de travail personnalisés pour que vos projets et vos processus d’entreprise se déroulent de façon beaucoup plus fluide.

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Présentation des bibliothèques

Pour éviter à votre équipe d’avoir à chercher des documents à différents endroits, comme les ordinateurs, les disques réseau et les dossiers de messagerie électronique, utilisez une bibliothèque SharePoint comme emplacement central que tous les membres de votre équipe peuvent afficher et utiliser.

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Qu’est-ce qu’une bibliothèque ?

Bibliothèque type Une bibliothèque SharePoint est un emplacement sur un site dans lequel vous pouvez créer, stocker, mettre à jour et collaborer sur des fichiers avec les membres de votre équipe. Chaque type de bibliothèque (documents, images, formulaires, pages Wiki, biens, rapports, enregistrements, connexions de données et diapositives) affiche une liste de fichiers et d’informations clés sur les fichiers, telles que la dernière personne ayant modifié le fichier. Vous avez le choix entre différents types de bibliothèques en fonction des types de fichiers que vous voulez stocker et de la manière dont vous envisagez de les utiliser. Lorsque votre bibliothèque ne vous est plus utile, vous pouvez archiver les fichiers, supprimer la bibliothèque et ainsi économiser de l’espace disque sur le serveur.

Vous pouvez également personnaliser les bibliothèques de différentes manières. Vous pouvez contrôler le mode d’affichage, de suivi, de gestion et de création des documents. Par ailleurs, vous pouvez suivre les versions, notamment le nombre de versions existantes et leur type, et limiter le nombre de personnes autorisées à consulter les documents avant leur approbation. Pour rationaliser un processus d’entreprise, vous pouvez utiliser des flux de travail pour collaborer sur des documents regroupés dans des bibliothèques. Pour réduire l’encombrement, vous pouvez définir des stratégies de gestion des informations de manière à contrôler la gestion et l’expiration des documents dans les bibliothèques.

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Comment une équipe utilise-t-elle une bibliothèque ?

Les membres d’une équipe marketing chez Contoso doivent travailler ensemble sur des documents de projet et de groupe. Ils ont besoin d’un emplacement central où ils pourront collaborer sur les documents, suivre leurs calendriers et réunions, gérer les projets et suivre les tâches de l’équipe. Cette équipe comprenant également un sous-traitant extérieur, l’utilisation des technologies SharePoint est d’autant plus indiquée.

La première étape consiste à désigner un membre de l’équipe comme propriétaire du site et de désigner la personne responsable de la gestion du site. Le propriétaire du site endosse le rôle d’administrateur du site, obtient l’autorisation Contrôle total sur la bibliothèque et commence par s’assurer que chaque membre de l’équipe possède le niveau d’autorisation Collaboration sur le site de l’équipe. Le propriétaire du site peut ensuite renommer le site en « Documents marketing », puis ajouter une description détaillée de sorte que tous les utilisateurs, et plus particulièrement les nouveaux, aient une idée plus claire du rôle de la bibliothèque et du contenu qu’ils peuvent afficher et ajouter. L’équipe a décidé d’utiliser cette bibliothèque pour gérer les communiqués de presse, les fichiers de budget, les contrats, les propositions et d’autres documents pertinents.

L’une des premières tâches du propriétaire du site consiste à rechercher et à télécharger de nombreux documents importants dans la bibliothèque afin que l’équipe s’habitue à utiliser la bibliothèque comme emplacement central. Le propriétaire du site décide ensuite de définir la bibliothèque de manière à exiger l’extraction afin que personne n’écrase accidentellement les modifications apportées aux documents, et de suivre les versions de manière à ce que l’équipe dispose d’un historique de l’évolution des fichiers et puisse restaurer une version précédente si nécessaire. Pour garantir la conformité aux normes de l’entreprise, le propriétaire du site ajoute également à la bibliothèque des modèles standards pour les rapports marketing, les contrats de vente, les plans de campagne et les feuilles de calcul de budget. Chaque modèle contient le logo de la société et l’exposé de la mission. Lorsque des membres créent un nouveau fichier à partir de la bibliothèque de documents, ils peuvent facilement sélectionner le modèle qu’ils veulent utiliser.

Au fur et à mesure que des membres de l’équipe ajoutent des fichiers et collaborent sur des documents, ils organisent la bibliothèque en ajoutant des colonnes et en créant des affichages différents du contenu en fonction de leurs besoins. Par exemple, le propriétaire du site ajoute une colonne « Nom du projet » afin que les membres puissent filtrer et trier sur cette colonne.

D’autres membres de l’équipe ajoutent des affichages publics qui regroupent les contrats par année fiscale et filtrent ceux qui expirent dans les six prochains mois. Chaque membre crée également des affichages personnels permettant de rapidement trouver des informations et de réaliser le travail.

Après une longue discussion au cours d’une réunion du personnel, l’équipe décide de définir des alertes au niveau de la bibliothèque afin de signaler les mises à jour une fois par semaine. Chaque membre peut décider comment configurer des alertes supplémentaires ou des flux RSS sur des fichiers spécifiques si nécessaire. L’équipe s’est également mise d’accord sur une « meilleure pratique » importante dans ce nouveau monde de collaboration. Lorsque les membres veulent distribuer un document dans une bibliothèque, ils ne cèdent pas à la tentation de l’attacher à un message électronique, mais envoient le lien de ce document dans un message. Ce processus peut être réalisé très simplement depuis le Ruban de la bibliothèque. Il garantit l’accès à la dernière version du document et permet de désaturer le réseau local.

En certaines occasions, les membres de l’équipe et d’autres utilisateurs ne pourront pas avoir accès au contenu faute des autorisations appropriées. Certains documents sont en effet protégés, car leur contenu est sensible, comme des informations sur un contrat ou un budget. Toutefois, dans la mesure où la possibilité de demander l’accès au propriétaire du site est activée, ils peuvent aisément demander l’accès et le propriétaire du site peut leur accorder l’autorisation appropriée pour un document.

Tous les membres de l’équipe Marketing, et plus particulièrement le sous-traitant, apprécient la possibilité de mettre le contenu de la bibliothèque hors connexion, de travailler avec ce contenu depuis chez eux ou un site distant, puis de synchroniser les modifications une fois qu’ils sont reconnectés, tout ceci avec Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

L’une des plus grandes responsabilités de cette équipe Marketing est de proposer des campagnes marketing afin de dynamiser les ventes et le chiffre d’affaires. Lorsque les membres de l’équipe développent un nouveau plan de campagne, ils suivent les versions mineures de leur fichier. S’ils font une erreur dans une version, ils peuvent restaurer la version précédente. Une fois le plan de campagne terminé, ils peuvent créer une version majeure et la publier pour approbation par le département juridique et le directeur. Une fois le fichier approuvé, d’autres employés de la société peuvent l’afficher. Le propriétaire du site recherche la documentation en ligne, les formations et les blogs, puis détermine sans utiliser de code comment configurer un flux de travail, l’associer à la bibliothèque et automatiser le processus de collecte des commentaires, de collecte des signatures et de publication du document final.

Après trois mois d’utilisation, la bibliothèque Marketing est devenue un composant essentiel de l’équipe Marketing. Elle leur a permis d’améliorer de manière substantielle leur productivité et leur visibilité dans leur entreprise. Ils ne peuvent plus aujourd’hui imaginer travailler sans elle et explorent activement d’autres moyens d’utiliser les technologies SharePoint pour mieux collaborer.

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Types de bibliothèques

Certaines bibliothèques sont créées pour vous lorsque vous créez un site, telles que la bibliothèque Documents partagés dans un site d’équipe. Vous pouvez personnaliser ces bibliothèques à votre convenance ou créer vos propres bibliothèques complémentaires. Chaque type de bibliothèque a un but spécifique, et certaines comprennent des ensembles de comportements et de composants fonctionnels différents.

Bibliothèque de documents     Pour de nombreux types de fichiers, notamment les documents et les feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents. Vous pouvez y stocker d’autres types de fichiers, bien que certains d’entre eux soient bloqués pour des raisons de sécurité. Lorsque vous travaillez avec des programmes non bloqués, vous pouvez créer ces fichiers à partir de la bibliothèque. Par exemple, votre équipe marketing peut posséder sa propre bibliothèque de documents afin de planifier des documents, des communiqués et des publications.

Bibliothèque d’images     Pour partager une collection d’images ou de graphiques numériques, utilisez une bibliothèque d’images. Bien qu’il soit possible de stocker des images dans d’autres types de bibliothèques SharePoint, les bibliothèques d’images présentent plusieurs avantages. Par exemple, vous pouvez, à partir d’une bibliothèque d’images, afficher les images dans un diaporama, télécharger des images sur votre ordinateur et les modifier à l’aide de programmes graphiques compatibles, tels que Microsoft Paint. Envisagez la création d’une bibliothèque d’images si vous souhaitez stocker des photos d’événements d’équipe ou de lancements de produit. Vous pouvez également faire le lien avec des images de votre bibliothèque à partir d’un autre emplacement sur votre site, tel que des pages Wiki ou des blogs.

Bibliothèque de formulaires     Si vous devez gérer un groupe de formulaires commerciaux XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Par exemple, il se peut que votre organisation souhaite utiliser une bibliothèque de formulaires qui contiendra des notes de frais. La définition d’une bibliothèque de formulaires requiert un éditeur XML ou un programme de conception de formulaire XML, tel que Microsoft InfoPath. Le formulaire que remplissent les membres de l’équipe n’est autre qu’un fichier .xml qui contient les données (et uniquement les données) qui ont été entrées dans le formulaire, par exemple la date de la dépense et son montant. Tous les autres éléments qui constituent le rapport de frais sont fournis par le modèle de formulaire. Une fois les formulaires remplis, vous pouvez fusionner leurs données ou les exporter pour analyse.

Bibliothèque de pages Wiki     Pour créer une collection de pages Wiki connectées, utilisez une bibliothèque de pages Wiki. Un Wiki permet à plusieurs personnes de partager des informations de routine dans un format facile à créer et à modifier. Vous pouvez également ajouter à votre bibliothèque des pages Wiki contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et des liens internes. Par exemple, si votre équipe crée un site Wiki pour un projet, ce site peut stocker des conseils et des astuces dans une série de pages reliées les unes aux autres.

Bibliothèque de biens     Pour partager et gérer des biens multimédias numériques, tels que des fichiers d’image, audio et vidéo, utilisez une bibliothèque de biens. Une bibliothèque de biens permet aux utilisateurs de détecter et de réutiliser plus facilement les fichiers multimédias numériques déjà créés par d’autres, tels que les logos et les images d’entreprise. Une bibliothèque de biens propose également des types de contenu avec des propriétés et des affichages pour la gestion et l’exploration de biens multimédias, tels que les miniatures et les mots clés de métadonnées. Par exemple, vous pouvez décider de gérer et de stocker des images personnalisées et des fragments de contenu réutilisable à partir d’applications afin de les rendre disponibles à travers votre entreprise et de les utiliser de manière cohérente.

Bibliothèque de diapositives     Pour partager efficacement les diapositives de présentation, utilisez une bibliothèque de diapositives. Les bibliothèques de diapositives vous aident à partager, stocker et gérer des diapositives à partir de Microsoft PowerPoint ou d’une application compatible. Lorsque vous publiez une présentation dans une bibliothèque de diapositives, les diapositives sont chargées en tant que fichiers distincts, pour pouvoir être modifiées et suivies séparément. La bibliothèque de diapositives conserve un lien vers la présentation, pour que vous soyez averti lorsqu’une diapositive est modifiée. La bibliothèque permet de trier les diapositives, de les vérifier et de conserver leur historique. Les bibliothèques de diapositives proposent également des fonctionnalités spéciales pour la recherche, la gestion et la réutilisation de diapositives.

Bibliothèque d’enregistrements     Pour conserver un référentiel central pour le stockage et la gestion des enregistrements de votre organisation, ou d’importants documents professionnels, utilisez une bibliothèque d’enregistrements. Par exemple, votre organisation a peut-être besoin d’appliquer des réglementations de conformité qui nécessitent un processus organisé pour la gestion de documents pertinents. Un site Centre des enregistrements peut contenir nombre de bibliothèques d’enregistrements pour le stockage de différents types d’enregistrements. Pour chaque bibliothèque, vous pouvez définir des stratégies qui déterminent quels enregistrements stocker, comment acheminer et gérer les documents et combien de temps conserver ces enregistrements.

Bibliothèque de rapports     Pour simplifier la création, la gestion et la remise de pages Web, les documents et indicateurs de performance clés (KPI) de métriques et d’objectifs utilisent une bibliothèque de rapports. La bibliothèque de rapports est un emplacement central à partir duquel vous pouvez créer et enregistrer des rapports, tels que des classeurs Excel, et des pages de tableaux de bord. Lorsque vous publiez un classeur Excel dans une bibliothèque de rapports, il est configuré pour s’ouvrir d’un seul clic dans un navigateur. Ce mode d’affichage est pratique, car il évite d’ajouter le classeur dans une page de composants WebPart.

Bibliothèque de schémas de processus (métrique et unités américaines)    Pour stocker et partager des documents de schémas de processus, tels que ceux créés avec Microsoft Visio 2010, utilisez une bibliothèque de schémas de processus. Les bibliothèques métrique et unités américaines sont personnalisées en fonction de leurs mesures respectives.

 Remarque   En fonction de votre site et de votre configuration, des bibliothèques système complémentaires, telles que la bibliothèque de styles, la bibliothèque de biens du site et la bibliothèque de pages du site sont créées automatiquement. Toutefois, vous ne pouvez pas créer ces bibliothèques spécifiques par le biais de l’interface utilisateur.

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Comment travailler avec les bibliothèques

Voici quelques façons de travailler avec des bibliothèques et de les rendre plus utiles pour votre groupe :

Créer des affichages     Vous pouvez utiliser un affichage (affichage : ensemble de colonnes sur une page Web qui affiche les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque de documents. L’affichage peut présenter les éléments triés ou filtrés, une sélection de colonnes ou une mise en page personnalisée.) pour voir les éléments d’une bibliothèque qui sont les plus importants pour vous ou qui correspondent le mieux à un objectif. Le contenu de la bibliothèque ne change pas, mais les fichiers sont organisés ou filtrés pour être plus faciles à trouver et pour une navigation plus logique.

Exiger l’extraction des fichiers     Lorsque vous exigez l’extraction (extraire : verrouiller un fichier en cours de modification pour empêcher les autres utilisateurs de le remplacer ou de le modifier par inadvertance. Seuls les utilisateurs qui extraient un document peuvent le modifier.) d’un fichier, vous êtes sûr qu’une seule personne peut modifier ce fichier jusqu’à ce qu’il soit archivé (archiver : ôter le verrouillage pour apporter une modification et permettre aux autres utilisateurs de voir le fichier mis à jour ou de l’extraire.). Vous évitez ainsi que plusieurs personnes puissent apporter des modifications simultanément, ce qui risquerait de créer des conflits de modifications et de générer la confusion. Le fait d’exiger l’extraction peut également être un moyen de rappeler aux membres de l’équipe d’ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, de manière à savoir plus facilement ce qui a changé dans chaque version.

Suivre les versions     Si vous avez besoin de conserver les versions (contrôle de versions : processus de création d’une copie numérotée d’un fichier ou d’un élément dès qu’une révision est enregistrée dans une bibliothèque ou dans une liste.) précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer les fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez choisir de désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l’ajout d’un nouveau chapitre à un manuel, et d’autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d’une faute d’orthographe. Pour faciliter la gestion de l’espace mémoire, vous avez la possibilité de choisir le nombre de chaque type de version à stocker.

Exiger l’approbation d’un document     Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un document est obligatoire. Les documents conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation. Ce composant fonctionnel peut s’avérer utile si votre bibliothèque contient des instructions ou des procédures importantes qui doivent être finalisées avant leur diffusion.

Spécifier des autorisations     Les groupes et les niveaux d’autorisation SharePoint vous permettent de gérer efficacement l’accès au contenu. Par défaut, les autorisations définies sur les bibliothèques, les dossiers dans les bibliothèques et les documents sont héritées du site parent. Le fait d’affecter des niveaux d’autorisation à un élément particulier peut vous aider à protéger le contenu sensible, comme les informations relatives à un contrat ou un budget, sans limiter l’accès au reste du site.

Rester informé des changements     Les bibliothèques prennent en charge la technologie RSS, de sorte que les membres de votre groupe de travail peuvent automatiquement recevoir et afficher des mises à jour ou des flux d’actualités et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous tenir informé de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple lorsque les fichiers stockés dans la bibliothèque sont modifiés. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des fichiers qui ont changé. Vous pouvez également créer des alertes par messagerie, pour être prévenu lorsque des fichiers changent.

Créer des flux de travail     Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d’entreprise, par exemple la gestion de l’approbation ou de la révision des documents. Votre groupe peut appliquer des processus d’entreprise à ses documents, appelés flux de travail, qui spécifient les actions devant être menées dans une séquence, telles que l’approbation ou des documents. Un flux de travail SharePoint est un moyen automatique de faire passer des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches. Par défaut, trois flux de travail sont disponibles : Approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation, Recueillir les commentaires, qui achemine un document vers un groupe de personnes en vue d’obtenir leurs commentaires et renvoie le document à la personne à l’origine du flux de travail sous forme de compilation, et Collecte des signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour recueillir leurs signatures numériques.

Définir des types de contenu     Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu (type de contenu : groupe réutilisable de paramètres pour une catégorie de contenu. Utilisez les types de contenu pour gérer les métadonnées, les modèles et les comportements des éléments et des documents de façon cohérente. Les types de contenu sont définis au niveau du site et utilisés sur les listes et les bibliothèques.). Les types de contenu assurent la souplesse et la cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle, voire des processus de flux de travail (flux de travail : mouvement automatisé de documents ou d’éléments via une séquence d’actions ou de tâches spécifiques liées à un processus d’entreprise. Les flux de travail peuvent être utilisés pour gérer de façon cohérente des processus d’entreprise communs, tels que l’approbation ou la révision de documents.). Les modèles sont utilisés comme point de départ, pour la mise en forme, pour le texte réutilisable et pour les propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, telles que le nom du service ou le numéro de contrat.

Intégration du client    Certains programmes clients compatibles utilisent les fonctionnalités de SharePoint directement depuis le client. Par exemple, lorsque vous utilisez Microsoft Word 2010, vous pouvez plus facilement extraire et archiver des fichiers. Depuis Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 ou Microsoft Outlook 2010 , vous pouvez mettre le contenu de bibliothèques hors connexion, travailler sur ce contenu à partir d’un site distant, puis synchroniser très simplement les modifications lorsque vous vous reconnectez.

Suivi d’audit    Si un groupe de fichiers est sensible, il est utile de savoir comment ces documents sont utilisés. Vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi d’audit des événements, comme les modifications, les copies ou les suppressions réalisées sur ce fichier.

Définir des stratégies    Les paramètres de stratégie sont des paramètres relatifs à l’expiration, la suppression automatique ou la révision périodique (via des flux de travail) de documents qui ont atteint un âge spécifique. Au fur et à mesure que les bibliothèques évoluent, l’utilisation de ces paramètres de destruction peut vous faire économiser du temps et des efforts par rapport à la libération manuelle d’espace disque ou lorsque vous essayez d’éviter d’atteindre les limites de quota.

Utiliser un site Centre de documents    Vous pouvez utiliser un site Centre de documents lorsque vous souhaitez créer, gérer et stocker un grand nombre de documents. Un centre de documents repose sur un modèle de site et est conçu pour servir de référentiel centralisé pour gérer de nombreux documents. Les composants fonctionnels, comme les métadonnées et la navigation dans l’arborescence, les types de contenu et les composants WebPart, vous permettent d’organiser et de récupérer des documents de manière efficace et explicite pour les utilisateurs. Les responsables du contenu peuvent rapidement configurer la navigation pilotée par les métadonnées pour qu’elle fonctionne correctement avec la plupart des bibliothèques sans créer explicitement d’index, mais ils peuvent aussi être assistés lors de la création d’index supplémentaires pour améliorer les performances via une large gamme de filtres et d’affichages. Vous pouvez utiliser un site Centre de documents comme environnement de création (les utilisateurs extraient et archivent les fichiers et créent des structures de dossiers pour ces fichiers) ou archive de contenu (les utilisateurs ne font qu’afficher ou télécharger des documents).

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Organisation des bibliothèques sur un site

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et de la manière dont vous préférez stocker et rechercher des informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre groupe. Les bibliothèques proposent différents composants fonctionnels qui vous permettent d’utiliser plusieurs fichiers dans une même bibliothèque. Cependant, il se peut que plusieurs bibliothèques conviennent mieux à votre groupe.

Stockage de documents dans une seule bibliothèque

Peut-être avez-vous besoin d’une seule bibliothèque capable de répondre à plusieurs besoins. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs projets pour un même groupe de travail, ou plusieurs groupes travaillant sur le même projet. L’utilisation d’une bibliothèque unique est utile lorsque :

  • Votre groupe a besoin d’accéder à des informations récapitulatives ou à différents affichages concernant un même jeu de fichiers. Par exemple, un responsable peut avoir besoin de voir l’ensemble des fichiers regroupés par service ou par date d’échéance.
  • Les gens souhaitent rechercher les fichiers dans un emplacement unique sur un site.
  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi des versions de fichiers, ou pour demander une approbation.
  • Les groupes qui travaillent avec la bibliothèque partagent des caractéristiques similaires, par exemple des niveaux d’autorisation identiques.
  • Vous souhaitez analyser les informations relatives aux fichiers dans une feuille de calcul ou recevoir des mises à jour consolidées à propos des fichiers.

Pour travailler efficacement avec des documents dans une seule bibliothèque, vous pouvez organiser les fichiers en ajoutant des colonnes, en définissant des affichages ou en créant des dossiers.

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Stockage de documents dans plusieurs bibliothèques

Vous êtes généralement amené à créer plusieurs bibliothèques lorsqu’il existe des divergences flagrantes entre les jeux de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer ou entre les groupes d’utilisateurs qui emploient ces fichiers. Utilisez plusieurs bibliothèques si :

  • Les types de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer sont distincts, et si vous ne pensez pas que les utilisateurs doivent fréquemment afficher des récapitulatifs des fichiers ou interroger des fichiers simultanément.
  • Les groupes de personnes qui utilisent les fichiers sont distincts et possèdent des niveaux d’autorisation très différents.
  • Vous devez appliquer des paramètres distincts, tels que le contrôle des versions et l’approbation, aux différents jeux de fichiers.
  • Vous n’avez pas besoin d’analyser les fichiers ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant les fichiers.
  • Vous souhaitez fournir des jeux d’options différents pour la création de nouveaux fichiers ou vous souhaitez que les options du menu Nouveau d’une bibliothèque apparaissent dans un autre ordre.

Voici quelques méthodes pour travailler efficacement avec plusieurs bibliothèques :

Définir des modèles et des colonnes de site    Si votre organisation souhaite créer des paramètres cohérents dans l’ensemble de ses bibliothèques, elle peut définir des modèles et des colonnes de site. Vous pourrez partager ces paramètres parmi plusieurs bibliothèques pour ne pas avoir à les recréer chaque fois.

Envoi des fichiers vers un autre emplacement    Si vous souhaitez qu’un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez le stocker dans une bibliothèque puis en envoyer une copie dans les autres. Vous pouvez choisir de recevoir un rappel pour mettre à jour les copies du document lorsque vous modifiez l’original.

Créer des modèles de bibliothèques    Si vous voulez instaurer des paramètres uniformes pour vos bibliothèques ou réutiliser des caractéristiques entre plusieurs bibliothèques, vous pouvez enregistrer une bibliothèque sous forme de modèle. Les modèles de bibliothèques sont disponibles sous forme d’option sur votre site lorsque vous cliquez sur Créer dans le menu Actions du site.

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Organisation des fichiers dans une bibliothèque

Il existe plusieurs façons d’organiser des fichiers dans une bibliothèque. Vous pouvez ajouter des colonnes, définir des affichages et créer des dossiers. Chaque approche a ses propres avantages et vous pouvez combiner ces différentes approches pour répondre aux besoins uniques de votre bibliothèque et de votre équipe.

Ajout de colonnes

Par défaut, les bibliothèques suivent le nom d’un fichier, ainsi que les informations sur l’état d’un fichier, par exemple s’il est archivé. Toutefois, vous pouvez définir des colonnes supplémentaires qui permettent à votre groupe de classer les fichiers et de les suivre, par exemple le nom d’une campagne ou d’un numéro de projet, ou d’autres informations importantes pour votre équipe. Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d’autres colonnes ou même le nom et la photo d’une personne sur votre site.

Les colonnes fournissent des en-têtes de colonne qui permettent de facilement trier et filtrer les documents. Lorsque vous affichez des fichiers dans une bibliothèque, vous pouvez temporairement trier ou filtrer ces fichiers en pointant sur le nom d’une colonne, puis en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du nom. Ceci est utile si vous avez besoin de voir les fichiers d’une certaine façon, mais vous devrez recommencer cette manipulation la prochaine fois que vous consulterez la bibliothèque.

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Définition d’affichages

Les utilisateurs voudront-ils souvent voir tous les documents relatifs à un projet spécifique, tous les documents appartenant à un service particulier ou regrouper les documents en fonction du mois où ils doivent être rendus ? Si vous prévoyez d’afficher les fichiers d’une certaine façon de manière récurrente, vous pouvez créer un affichage. Vous pourrez faire appel à cet affichage chaque fois que vous utiliserez la bibliothèque. Lorsque vous créez un affichage, il est ajouté à la liste déroulante Affichage actuel qui se trouve dans le Ruban de la bibliothèque.

Un affichage de bibliothèque est une sélection de colonnes sur une page qui affiche les éléments d’une bibliothèque et qui définit souvent un ordre de tri, un filtre, un regroupement et une mise en page personnalisée spécifiques. Les bibliothèques peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. Toute personne possédant le niveau d’autorisation Contribution peut créer un affichage personnel pour voir les fichiers d’une certaine façon ou pour filtrer les seuls fichiers qu’il souhaite voir. Si vous détenez l’autorisation de concevoir une bibliothèque, vous pouvez créer un affichage public que tout le monde peut utiliser pour afficher la bibliothèque. Vous pouvez également définir tout affichage public comme affichage par défaut afin que les utilisateurs voient automatiquement cet affichage de la bibliothèque.

Si des membres de votre groupe affichent les bibliothèques sur un périphérique mobile, vous pouvez même créer des affichages mobiles définissant des limites optimales par rapport à la bande passante et aux restrictions du périphérique concerné (par exemple, le nombre d’éléments affichés dans un affichage).

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Création de dossiers

Les dossiers (également appelés conteneurs) permettent de regrouper et de gérer différemment le contenu dans une liste ou une bibliothèque. Si les dossiers sont activés dans la bibliothèque, vous pouvez ajouter des dossiers à la plupart des types de bibliothèques. Si votre bibliothèque contient de nombreux éléments, les dossiers facilitent l’accès à ces éléments. Lorsque vous créez un dossier, vous créez également un index interne. Cet index est aussi créé pour le dossier racine, ou le niveau supérieur d’une bibliothèque ou d’une liste. Lorsque vous accédez aux éléments d’un dossier, vous utilisez en fait cet index interne pour accéder aux données.

Si une bibliothèque contient de nombreux éléments qui peuvent être regroupés d’une manière particulière, vous pouvez utiliser des dossiers pour organiser le contenu dans la bibliothèque. Les projets, équipes, services, catégories de produits, plages d’âges, listes alphabétiques et sous-groupes alphabétiques (A-C, D-F, etc.) sont de bons exemples de groupes. Les dossiers peuvent aider les utilisateurs à analyser et gérer de nombreux fichiers d’une façon familière.

Dossiers dans une bibliothèque

Par défaut, une bibliothèque dans laquelle les dossiers sont activés affiche les dossiers dans l’affichage par défaut de la bibliothèque sans aucun filtre. Ceci est utile car les utilisateurs peuvent choisir le dossier approprié lors de l’insertion de nouveaux documents. Le fait que tous les dossiers soient affichés réduit également le risque que des éléments soient ajoutés à l’extérieur de dossiers dans la bibliothèque. Vous pouvez facilement réorganiser des documents dans des dossiers différents à l’aide de la commande Ouvrir avec l’Explorateur Windows disponible dans le Ruban de la bibliothèque.

 Remarque    Un affichage de bibliothèque peut être défini comme Tri tel quel, auquel cas les dossiers ne sont pas affichés en premier avant les éléments de l’affichage. Vous ne voudrez peut-être pas utiliser cette option de tri d’affichage si vous voulez que les utilisateurs puissent facilement localiser le dossier approprié.

Bien que les dossiers de la bibliothèque ne s’affichent pas dans la section Documents de la barre de lancement rapide, le propriétaire du site ou un utilisateur ayant l’autorisation de concevoir un site peut activer l’Arborescence, qui affiche la section Hiérarchie des sites dans la barre de lancement rapide, et vous permet de développer, réduire et naviguer facilement dans les dossiers des bibliothèques.

Dossiers dans une arborescence

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Combinaison de l’utilisation de colonnes, d’affichages et de dossiers

Vous pouvez utiliser les trois approches ensemble. Les colonnes que vous utilisez pour suivre des projets dans l’affichage par défaut d’une bibliothèque peuvent être utilisées pour créer un affichage avec plusieurs critères de filtre. Un affichage peut également être trié et filtré de manière dynamique en cliquant sur les en-têtes de colonne pour mieux isoler et identifier le contenu nécessaire à cet instant précis. Si une structure de dossiers a été définie dans la bibliothèque, vous pouvez « aplatir » un affichage de bibliothèque en définissant l’option Afficher tous les éléments sans dossiers dans la section Dossiers lorsque vous créez ou modifiez l’affichage. Chaque approche peut compléter l’autre pour obtenir le contenu souhaité au bon moment et comme il vous convient.

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Prochaines étapes

Maintenant que vous avez une vision d’ensemble des bibliothèques, voici les tâches courantes et utiles que vous pouvez réaliser avec les bibliothèques.

  • Créer ou supprimer une bibliothèque ou un dossier dans une bibliothèque
  • Ajouter, ouvrir et supprimer des fichiers dans une bibliothèque
  • Ajouter des colonnes à une bibliothèque et créer des affichages de bibliothèque
  • Utiliser des modèles de bibliothèques et des types de contenu
  • Synchroniser une bibliothèque SharePoint sur votre ordinateur avec des programmes clients
  • Déplacer et copier des documents entre des bibliothèques
  • Utiliser des flux de travail avec une bibliothèque
  • Définir des autorisations et des paramètres avancés sur une bibliothèque
  • Utiliser des bibliothèques de diapositives, d’images et de biens multimédias
  • Gérer une bibliothèque contenant de nombreux documents
  • Gérer de grandes bibliothèques de documents et d’enregistrements à l’aide de métadonnées

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