Vous pouvez synchroniser les données entre une liste SharePoint et un tableur et conserver ainsi les deux jeux de données à jour. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver le stock d’un produit dans une liste SharePoint afin de pouvoir le partager et le mettre à jour facilement et effectuer également une analyse de stock périodique à l’aide d’un tableur tel que Microsoft Excel 2010.
Contenu de cet article
Présentation de la synchronisation d’une liste SharePoint avec un tableur
Vous pouvez synchroniser les données entre une liste SharePoint et un tableur compatible et conserver ainsi les deux jeux de données à jour. Par exemple, vous souhaiterez peut-être conserver le stock d’un produit dans une liste SharePoint afin de pouvoir le partager et le mettre à jour facilement et effectuer également une analyse de stock périodique à l’aide d’un tableur tel qu’Excel 2010.
Vous pouvez synchroniser les données entre une liste SharePoint et un tableur de trois manières différentes. Quelle que soit la manière que vous choisissez, cette synchronisation est à sens unique ou unidirectionnelle. Les modifications apportées à la liste SharePoint peuvent être mises à jour dans le tableur. En revanche, les changements que vous apportez dans le tableur ne sont pas écrits dans la liste SharePoint.
Pour synchroniser une liste SharePoint, un tableur compatible comme Excel 2010 doit être installé sur l’ordinateur client et vous devez disposer d’un accès en lecture à la liste.
Vous trouverez des informations supplémentaires sur l’utilisation de SharePoint 2010 avec Excel 2010 dans la section Voir aussi et dans l’aide d’Excel 2010.
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Synchronisation des données d’une liste à l’aide de la commande Exporter vers une feuille de calcul
Vous pouvez synchroniser les données d’une liste SharePoint avec un tableur compatible à l’aide de la commande Exporter vers une feuille de calcul du Ruban de la liste. Selon votre tableur, lorsque la liste SharePoint est mise à jour, vous pouvez utiliser une commande du tableur pour mettre à jour manuellement la feuille de calcul avec les données les plus récentes.
Dans Excel 2010, par exemple, vous pouvez actualiser la connexion de données, ce qui permet de remplacer les données Excel par les données de liste actuelles. Si la liste SharePoint contient des dossiers, la structure de dossiers n’apparaît pas dans le tableau Excel obtenu. Toutefois, les colonnes Type d’élément et Chemin d’accès sont ajoutées au tableau Excel pour que vous puissiez filtrer et trier les données selon le type et l’emplacement ou le sous-dossier de la liste.
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Synchronisation des données d’une liste à l’aide de la commande Interroger la liste avec Excel en mode Feuille de données
Si Excel 2010 est installé sur l’ordinateur client, vous pouvez également synchroniser une liste SharePoint en mode Feuille de données à l’aide de la commande Interroger la liste avec Excel disponible dans le volet Office du mode Feuille de données. À l’aide d’autres commandes du volet Office, vous pouvez également synchroniser les données de liste et effectuer les opérations suivantes :
- créer un graphique Excel ;
- créer un tableau croisé dynamique Excel ;
- imprimer la liste à partir d’Excel.
Pour plus d’informations, voir l’aide du mode Feuille de données (en bas de l’affichage en mode Feuille de données, cliquez sur le lien Aide.)
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Synchronisation des données d’une liste à l’aide de la commande Exporter le tableau d’Excel
Dans Excel 2010, vous pouvez également exporter un tableau Excel dans une nouvelle liste SharePoint à l’aide de l’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint. Cette méthode s’avère utile lorsque les données figurent déjà dans un tableau Excel et que vous souhaitez créer une liste SharePoint pendant le processus de synchronisation.
Vous trouverez des informations supplémentaires sur l’exportation d’un tableau Excel dans l’aide d’Excel 2010.
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Synchroniser une liste SharePoint avec un tableur
Remarque Les instructions ci-après utilisent Excel 2010 comme exemple. Vous ne pouvez pas synchroniser une liste SharePoint avec une version d’Excel antérieure à Excel 2010. Si vous utilisez un autre tableur, consultez l’aide de ce programme.
- Accédez au site SharePoint qui contient la liste que vous souhaitez synchroniser avec un tableur.
- Cliquez sur le nom de la liste SharePoint dans la barre Lancement rapide, ou cliquez sur Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis dans la section de liste appropriée, cliquez sur le nom de la liste.
Remarque Un site SharePoint peut être modifié de manière significative en termes d’apparence et de navigation. Si vous ne parvenez pas à localiser une option, telle qu’une commande, un bouton ou un lien, contactez l’administrateur.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste puis, dans le groupe Se connecter et exporter, cliquez sur Exporter vers une feuille de calcul.
- Si vous êtes invité à confirmer l’opération, cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur Ouvrir.
- Si vous êtes invité à activer des connexions de données sur votre ordinateur, cliquez sur Activer si vous pensez que la connexion aux données du site SharePoint est suffisamment sûre pour être activée.
Excel crée un tableau Excel avec une connexion de données basée sur un fichier de requête sur le Web.
Pour afficher les autres modifications apportées à la liste SharePoint dans le tableur, vous devez mettre à jour manuellement les données. Par exemple, dans Excel 2010, dans le tableau Excel connecté à la liste SharePoint, vous devez cliquer sur Actualiser dans le groupe Données de table externe de l’onglet Création.
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