Présentation des listes

Une liste est une collection de données que vous partagez avec les membres de votre équipe et d’autres utilisateurs du site. Par exemple, vous pouvez créer une feuille d’inscription à un événement, ou assurer le suivi des événements de l’équipe sur un calendrier à l’aide d’une liste. Un grand nombre de listes prêtes à l’emploi et de modèles de liste, servant de point de départ pour l’organisation d’éléments de liste, sont à votre disposition. La façon dont vous organisez vos listes dépend des besoins de votre groupe et de vos préférences en matière de stockage et de recherche de vos informations. L’article suivant propose une vue d’ensemble des fonctionnalités des listes, décrit de manière générale ce que les listes vous permettent de faire et fournit une liste d’étapes à suivre pour utiliser les listes.

Contenu de cet article


Vue d’ensemble des listes

Un site SharePoint comporte généralement de nombreuses listes par défaut, notamment de liens, annonces, contacts, suivi des problèmes, enquêtes et tâches que vous pouvez utiliser comme point central d’une collaboration d’équipe ou d’une solution métier. Dans certains cas, ces listes par défaut apportent des solutions rapides et efficaces sans aucune modification ou presque. Vous pouvez par exemple utiliser :

  • Les enquêtes, qui comprennent un branchement conditionnel et des sauts de page, pour évaluer la satisfaction des employés et des clients.
  • Le suivi des problèmes, qui comprend un stockage des versions et de l’historique des versions, pour une analyse plus approfondie des projets d’un groupe de travail et des tâches de travail courantes.

Les listes sont enrichies et flexibles, et comportent de nombreuses fonctionnalités intégrées qui fournissent un moyen fiable permettant de stocker, partager et utiliser des données. Vous pouvez par exemple :

  • Créer une liste constituée de plusieurs colonnes, notamment Texte, Numéro, Choix, Devise, Date et heure, Recherche, Oui/Non et Calculé. Vous pouvez également joindre un ou plusieurs fichiers à un élément de liste afin de fournir des détails supplémentaires, comme une feuille de calcul contenant des numéros d’assistance ou un document contenant des informations d’arrière-plan.
  • Créer des affichages de liste pour organiser, trier et filtrer les données de manières différentes et spécifiques ; modifier les métadonnées, par exemple en ajoutant ou en supprimant des colonnes, et en modifiant les règles de validation ; et utiliser les listes de manière cohérente à travers les sites à l’aide des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ainsi, il est possible de n’afficher que les événements en cours d’un calendrier sur une page d’accueil et de créer une représentation visuelle (semblable à un calendrier mural) sur une autre page.
  • Créer des relations entre des listes en utilisant une combinaison de colonnes uniques, de colonnes de recherche et d’application de relations (suppression limitée et en cascade), afin de pouvoir créer des solutions métier plus sophistiquées et préserver l’intégrité de vos données.
  • Créer des listes personnalisées, afficher les données dans des composants WebPart et des pages de composants WebPart, importer, exporter et établir une liaison aux données d’autres programmes comme Microsoft Office Excel et Office Access.
  • Effectuer le suivi des versions et de l’historique détaillé, demander l’approbation pour modifier les données, utiliser la sécurité au niveau de l’élément et du dossier, archiver et extraire, et se tenir informé automatiquement des modifications à l’aide d’alertes et de flux RSS.
  • Organiser le contenu dans une liste unique au sein de dossiers pour une commodité accrue et de meilleures performances, et améliorer les performances en général grâce à l’indexation dans des grandes listes.

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Comment travailler avec les listes

Voici quelques-unes des méthodes permettant d’utiliser les listes pour gérer les informations associées à votre groupe.

Suivre les versions et l’historique détaillé    Vous pouvez suivre les versions des éléments de la liste, pour voir quels éléments ont changé d’une version à la suivante, ainsi que les auteurs des changements. Si des erreurs se produisent dans une nouvelle version, vous pouvez restaurer une précédente version d’un élément. Le suivi de l’historique d’une liste est particulièrement important si votre organisation a besoin de surveiller une liste à mesure qu’elle évolue.

Demander l’approbation    Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un élément de liste est nécessaire avant qu’il puisse être affiché par tout le monde. Les éléments conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un élément de liste avant qu’il ne soit approuvé.

Personnaliser les autorisations    Vous pouvez spécifier si les participants à votre liste peuvent lire et modifier uniquement les éléments qu’ils ont créés, ou tous les éléments de la liste. Les personnes qui détiennent l’autorisation de gérer les listes peuvent lire et écrire tous les éléments de liste. Vous pouvez aussi appliquer des niveaux d’autorisation spécifiques à un seul élément de liste, par exemple s’il contient des informations confidentielles.

Créer et gérer des affichages    Votre groupe peut créer différents affichages d’une même liste. Le contenu de la liste réelle ne change pas, mais ses éléments sont organisés ou filtrés de telle sorte que les utilisateurs puissent trouver les informations les plus importantes ou les plus intéressantes en fonction de leurs besoins.

Mettre à jour les listes    Quel que soit le type de liste mis à jour, le processus ressemble à l’ajout, à la modification et à la suppression des éléments de liste. Il existe deux façons d’ajouter ou de supprimer un élément d’une liste.

  • À l’aide d’un formulaire. C’est la méthode par défaut.
  • En mode intraligne, c’est-à-dire que vous ajoutez l’élément directement sur la page de la liste.

La modification intraligne doit être activée par le propriétaire de la liste ou par un autre utilisateur disposant de l’autorisation Création pour la liste. La modification intraligne est un paramètre d’affichage (dans la page Modifier l’affichage, activez la case à cocher Autoriser la modification intraligne dans la section Modification intraligne), il ne s’agit pas d’un paramètre de liste.

Si la liste est configurée pour effectuer le suivi des versions, une nouvelle version de l’élément de liste est créée à chaque modification. Vous pouvez consulter un historique sur les modifications de l’élément de liste et les restaurations d’une version précédente si vous faites une erreur dans la dernière version.

Utiliser des formules et des valeurs calculées    Vous pouvez utiliser des formules et des valeurs calculées pour générer de façon dynamique les informations des colonnes d’une liste. Ces opérations peuvent porter sur les informations d’autres colonnes d’une liste de même que des fonctions système, comme [aujourd’hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, vous pouvez spécifier une date d’échéance par défaut correspondant à sept jours après la date actuelle.

Rester informé des changements    Les listes et les affichages peuvent utiliser RSS, afin que les membres de votre groupe puissent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. RSS est une technologie qui permet aux gens de recevoir et d’afficher des mises à jour, ou flux RSS, de nouvelles et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez aussi créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les listes ou en cas d’ajout d’éléments. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements importants pour vous.

Créer des relations entre listes    Pour créer une relation entre deux listes, dans la liste source vous devez créer une colonne de recherche qui extraie (ou « recherche ») une ou plusieurs valeurs d’une liste cible, si ces valeurs correspondent à la valeur de la colonne de recherche dans la liste source. Si vous le souhaitez, vous pouvez continuer à ajouter des colonnes de la liste cible dans la liste source. Quand vous créez une colonne de recherche, vous pouvez également décider d’appliquer le comportement de relation en définissant une option de suppression en cascade ou de suppression limitée, afin de vous permettre de conserver des données valides et d’éviter des incohérences pouvant entraîner des problèmes par la suite.

Partager des informations de liste avec un programme de base de données    Si un programme de base de données est installé sur votre ordinateur, comme Microsoft Office Access 2010, vous pouvez exporter des données vers votre site et en importer, ainsi que relier une table de la base de données à une liste. Lorsque vous utiliserez vos données de liste dans une base de données Access, vous pourrez également créer des requêtes, des formulaires et des rapports.

Utiliser les listes de manière cohérente à travers les sites    Si votre groupe utilise plusieurs types de listes, vous pouvez rendre les listes plus cohérentes en ajoutant des types de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités vous permettent de réutiliser les paramètres et la structure de la liste de manière efficace. Vous pouvez, par exemple, créer un type de contenu pour un problème du service clientèle qui spécifie certaines colonnes (telles que le contact client) et des processus d’entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms des services disposant d’une liste de services déroulante. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes pour vous assurer que les noms s’affichent de la même manière dans chaque liste.

Travailler sur des éléments de liste à partir d’un programme de messagerie    En utilisant un programme de messagerie compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez emporter avec vous les informations des listes importantes. Par exemple, avec Microsoft Office Outlook 2010, vous pouvez afficher et actualiser des tâches, des contacts et des forums de discussion sur votre site, à partir d’Outlook.

Définir le ciblage du contenu    Vous pouvez activer le ciblage de l’audience pour une liste, puis rendre les éléments de la liste visibles uniquement aux personnes membres de groupes ou d’audiences SharePoint et Active Directory spécifiques. Pour ce faire, il convient d’utiliser des composants WebPart, tels que le composant WebPart de requête de contenu, qui utilise le ciblage de l’audience pour filtrer la liste en fonction de l’appartenance de l’utilisateur à un groupe. Pour que les éléments d’une liste puissent être activés pour une audience donnée, la liste elle-même doit être configurée avec la colonne Ciblage de l’audience.

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Types de listes

Le type de liste utilisé dépend du type d’informations partagées.

Annonces    Une liste d’annonces permet de partager des informations et leur état et de fournir des rappels. Les annonces prennent en charge la mise en forme avancée utilisant des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

Contacts    Une liste de contacts permet de stocker des informations concernant les personnes ou les groupes avec lesquels vous collaborez. Si vous utilisez une application de messagerie ou un programme de gestion des contacts compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour les données de vos contacts depuis votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour la liste de tous les fournisseurs de votre organisation depuis un programme de messagerie compatible avec les technologies SharePoint, tel qu’Outlook 2010. Une liste de contacts ne permet pas, à proprement parler, de gérer les membres de votre site, mais elle permet de stocker et de partager les contacts de votre organisation, tels que la liste des sous-traitants externes.

Forums de discussion    Un forum de discussion constitue un emplacement central permettant d’accueillir et de stocker les discussions de votre équipe ; cet emplacement rappelle le format d’un groupe de discussion. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour qu’elles reçoivent des messages électroniques, les forums peuvent stocker les discussions électroniques de la plupart des applications de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion consacré à la commercialisation de votre dernier produit.

Liens    Utilisez une liste de liens comme emplacement central permettant de stocker les liens vers les sites Internet, le réseau intranet de votre société et toute autre ressource. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.

Calendrier    Utilisez un calendrier pour les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les vacances de la société. Un calendrier fournit des représentations visuelles, semblables à un calendrier mural ou du bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les activités socioculturelles et les manifestations quotidiennes. Vous pouvez également effectuer le suivi des moments clés d’une équipe, tels que les délais ou les dates de commercialisation, qui ne sont pas associés à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez une application de calendrier ou de messagerie électronique compatible les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier depuis votre site tout en utilisant l’autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site en fonction des dates de votre calendrier Office Outlook 2010, en affichant ces deux calendriers côte à côte ou en les superposant dans Office Outlook 2010.

Tâches    Une liste de tâches permet d’effectuer le suivi des informations relatives aux projets et autres événements à venir de votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, puis suivre l’état et la progression des tâches à mesure qu’elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches depuis votre site dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour la préparation du budget de votre organisation, puis la consulter et la mettre à jour dans Office Outlook 2010, aux côtés de vos autres tâches.

Tâches de projet    Une liste de tâches de projet permet de stocker les informations relatives aux tâches dans un graphique de Gantt avec des barres de progression. Vous pouvez suivre l’état et la progression des tâches à mesure qu’elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches de projet depuis votre site dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches de projet sur votre site pour identifier et attribuer le travail afin de créer un manuel de formation, puis suivre l’évolution de votre organisation dans Office Project 2010.

Suivi des problèmes    Une liste de suivi des problèmes permet de stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes techniques, et de suivre leur évolution. Vous pouvez affecter les problèmes, les classer par catégorie et les associer les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes afin de gérer les questions du service clientèle et les solutions apportées. Vous pouvez également ajouter un commentaire à un problème chaque fois que vous le modifiez, en créant un historique des commentaires sans affecter la description initiale du problème. Ainsi, un représentant du service clientèle peut consigner chaque mesure prise pour résoudre un problème et les résultats obtenus. Vous pouvez également utiliser une liste de suivi des problèmes avec un flux de travail à trois états afin d’aider votre organisation à gérer le suivi des problèmes ou des projets.

Enquêtes    Une enquête permet de recueillir et de rassembler des commentaires, via un sondage ou un questionnaire sur la satisfaction des employés par exemple. Vous pouvez mettre au point vos questions et réponses de différentes façons et voir un aperçu des commentaires obtenus. Si vous avez installé un programme de base de données ou de feuille de calcul compatible avec les technologies SharePoint, vous pouvez exporter vos résultats en vue d’effectuer une analyse plus approfondie.

Personnalisée    Une liste personnalisée permet de créer une toute nouvelle liste. Vous pouvez également créer une liste personnalisée basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d’un tableur compatible avec les technologies SharePoint. Par exemple, vous pouvez importer à partir d’Office Excel 2010 une liste que vous avez créée pour enregistrer et gérer vos contrats avec vos fournisseurs.

Liste personnalisée en mode Feuille de données    Une liste personnalisée en mode Feuille de données permet de créer une liste vierge similaire à une liste personnalisée, mais dans le but de l’afficher par défaut en mode Feuille de données. Ce mode propose une grille de données permettant d’afficher et de modifier les données sous forme de lignes et de colonnes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes et des colonnes, appliquer des filtres et des ordres de tri, afficher des valeurs calculées et des totaux, et modifier facilement les données dans les cellules de la grille. Le mode Feuille de données nécessite qu’Office 2010 et un navigateur prenant en charge les contrôles ActiveX soient installés sur l’ordinateur client 32 bits. Vous trouverez davantage d’informations sur l’utilisation du mode Feuille de données dans l’aide du mode Feuilles de données. Pour y accéder, affichez une liste en mode Feuille de données et cliquez sur Aide sur la barre d’état.

Liste d’états    La liste d’états permet d’afficher et d’assurer le suivi des objectifs du projet. La liste contient un ensemble d’icônes en couleur qui permettent d’indiquer le degré d’accomplissement des objectifs.

Circulations    La liste Circulations permet d’envoyer des informations, notamment des cachets de confirmation, aux membres de votre équipe.

Liste de dictionnaires IME Microsoft    Utilisez une liste de dictionnaires IME Microsoft si vous souhaitez utiliser des données de la liste comme dictionnaire Microsoft IME. Vous pouvez convertir des éléments du champ Lecture en Affichage à l’aide de Microsoft IME et afficher le contenu dans Commentaires dans la fenêtre de commentaires IME. Les données peuvent être liées à une URL spécifique.

Liste Contenu PerformancePoint    La liste Contenu PerformancePoint permet de stocker des éléments de tableau de bord, tels que des cartes de performance, des rapports, des filtres, des pages de tableau de bord et d’autres éléments de tableau de bord créés à l’aide de PerformancePoint Dashboard Designer.

Langues et traducteurs    Utilisez une liste de langues et de traducteurs avec un flux de travail de gestion des traductions dans une bibliothèque de gestion des traductions. Le flux de travail utilise cette liste pour affecter des tâches de traduction au traducteur spécifié pour chaque langue. Cette liste peut être créée manuellement ou, si vous le souhaitez, automatiquement dès lors que vous ajoutez un flux de travail de gestion des traductions dans la bibliothèque correspondante.

Liste d’indicateurs de performance clés    La liste d’indicateurs de performance clés permet d’évaluer rapidement l’avancement réalisé par rapport à des objectifs mesurables. Vous pouvez définir des listes d’indicateurs de performances clés à l’aide de l’une des quatre sources de données suivantes : données saisies manuellement, données d’une liste SharePoint, données de classeurs Microsoft Office Excel et données d’Analysis Services (composant de Microsoft SQL Server). Une fois la liste d’indicateurs de performance clés créée, vous pouvez l’utiliser pour afficher l’état d’un indicateur sur une page de tableau de bord.

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Organisation des listes sur un site

Même si vous pouvez utiliser les fonctionnalités de listes de toutes sortes de façons, l’usage que vous en faites dépend de la taille et du nombre de listes que vous possédez, et des besoins de votre organisation.

Stocker de nombreux éléments dans une liste unique

Peut-être avez-vous besoin d’une grande liste qui réponde à des besoins divers. Par exemple, peut-être assurez-vous le suivi d’un grand nombre de problèmes techniques dans votre entreprise, et peut-être ces problèmes concernent-ils des projets et des groupes nombreux.

Utilisez une liste unique si :

  • Votre groupe a besoin d’afficher des informations récapitulatives sur les éléments de la liste, ou différents affichages du même jeu d’éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter voir la progression de tous les problèmes techniques dans l’organisation, ou tous les problèmes qui ont été signalés au cours d’une période donnée.
  • Des personnes ont besoin de consulter ou de rechercher les problèmes dans un emplacement unique sur un site.
  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi de versions ou pour demander une approbation.
  • Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d’autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments spécifiques de la liste, mais si les niveaux d’autorisation sont très divers, créez de préférence plusieurs listes.
  • Vous souhaitez analyser des informations relatives à la liste ou recevoir les mises à jour consolidées pour cette liste. Vous pouvez recevoir des alertes pour toute modification des éléments de la liste, ou afficher ces modifications avec la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des informations qui ont changé.

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Créer plusieurs listes

Vous pouvez avoir besoin de plusieurs listes en cas de différences sensibles entre les éléments à gérer ou entre les groupes de personnes qui travaillent sur ces éléments.

Utilisez plusieurs listes si :

  • Vous ne pensez pas que les utilisateurs auront besoin de récapitulatifs de tous les éléments à la fois.
  • Les groupes de personnes qui travaillent avec ces informations sont distincts et détiennent des niveaux d’autorisation différents.
  • Vous devez appliquer des paramètres différents, pour la gestion des versions ou l’approbation par exemple, à plusieurs jeux d’éléments.
  • Vous n’avez pas besoin d’analyser les éléments ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant la liste.

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Organiser les éléments d’une liste

Voici quelques façons d’organiser des listes et des éléments de listes :

Ajouter des colonnes    Pour aider votre groupe à repérer les éléments les plus importants, vous pouvez créer des colonnes dans votre liste. Pour pourriez, par exemple, ajouter la colonne Projet à une liste afin de permettre aux personnes travaillant sur des projets spécifiques d’afficher et d’utiliser plus facilement leurs éléments. Vous aurez peut-être besoin de colonnes supplémentaires si vous souhaitez recueillir d’autres informations pour chaque élément de liste, par exemple le service ou le nom d’un employé.

Si une liste comporte plusieurs éléments, vous pouvez indexer certaines colonnes pour améliorer les performances lors de l’affichage de plusieurs éléments ou du changement d’affichage. Cette fonctionnalité ne modifie pas l’organisation des éléments, mais elle permet de stocker plus facilement un plus grand nombre d’éléments dans une liste. Toutefois, l’indexation peut occuper davantage d’espace dans la base de données.

Créer des affichages    Utilisez des affichages si les membres de votre groupe ont souvent besoin de voir les données d’une certaine façon. Les affichages ont recours à des colonnes pour trier, grouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez aussi décider combien d’éléments afficher simultanément dans un affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste affichant 25 ou 100 éléments par page, selon leurs préférences ou la vitesse de leur connexion.

Les affichages vous permettent de stocker un grand nombre d’éléments dans une liste, mais de n’en voir que les sous-ensembles nécessaires à un moment donné, comme uniquement les questions posées durant l’année, ou uniquement les événements d’un calendrier qui se déroulent actuellement. Vous pouvez créer des affichages personnels pour vous seul, et si vous détenez l’autorisation de modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics que tout le monde peut consulter.

Créer des dossiers    Vous pouvez ajouter des dossiers à la plupart des types de listes, si le propriétaire de votre liste a autorisé la création de dossiers. Ceci est particulièrement utile si les éléments de votre liste peuvent être répartis selon certains critères, par exemple par projet ou par groupe. Les dossiers facilitent le balayage et la gestion des éléments d’une liste. SharePoint comporte une arborescence qui permet aux utilisateurs de naviguer dans leurs sites et leurs dossiers comme s’ils utilisaient leurs dossiers sur leur disque dur. Par exemple, chaque service peut posséder son propre dossier.

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Étapes suivantes

Maintenant que vous avez une vision d’ensemble des listes, voici les tâches courantes et utiles que vous pouvez réaliser avec les listes.

  • Créer ou supprimer une liste native, une liste externe et des relations de liste
  • Créer ou supprimer des colonnes, dossiers et affichages
  • Créer différents types de listes, tels que des calendriers et des forums de discussion
  • Créer et gérer des listes de tâches de projets
  • Ajouter, modifier ou supprimer des éléments de listes
  • Gérer une liste comprenant beaucoup d’éléments
  • Configurer les affichages par emplacement
  • Utiliser des modèles de listes et des types de contenu
  • Synchroniser une liste SharePoint sur votre ordinateur avec des programmes clients
  • Définir des autorisations et des paramètres avancés sur une liste
  • Personnaliser l’accès utilisateur aux dossiers et aux éléments de liste
  • Utiliser des flux de travail avec une liste

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