Meilleures pratiques pour la création et la gestion des sites d’équipe

Si vous êtes propriétaire d’un site d’équipe, il peut être utile de créer un modèle de gouvernance pour prendre en compte les stratégies, les processus, les rôles et les responsabilités de votre site.

Contenu de cet article


Qu’est-ce que la gouvernance ?

Une partie importante mais souvent invisible de tout site est son modèle de gouvernance—l’ensemble de stratégies, rôles, responsabilités et processus que vous mettez en œuvre pour déterminer comment les personnes de votre groupe utilisent SharePoint.

De nombreuses organisations ont un modèle de gouvernance en place pour les sites dans l’Administration centrale ou au niveau de la collection de sites, qui peuvent être créés et mis à jour par une équipe ou un service informatique.

Si vous êtes propriétaire d’un sous-site dans une collection de sites, comme un site d’équipe, il peut être intéressant de créer votre propre modèle de gouvernance pour prendre en compte vos problèmes spécifiques.

Un modèle de gouvernance facilite les actions suivantes :

  • Indiquer aux utilisateurs quand ils doivent créer un nouveau sous-site, au lieu de créer une liste ou un autre contenu de site.
  • S’assurer que les sous-sites et le contenu sont déclassé lorsqu’ils sont obsolètes, plutôt que de les laisser monopoliser votre espace de stockage et diluer vos résultats de recherche.
  • Vérifier que les personnes appropriées ont accès au contenu correct.
  • Indiquer aux propriétaires de site les modèles et les thèmes qu’ils peuvent utiliser.
  • Transférer en souplesse la propriété d’un site d’une personne vers une autre.

Éléments d’un modèle de gouvernance

Votre modèle de gouvernance doit prendre en compte les thèmes suivants :

  • Création de sites
  • Gestion des autorisations
  • Architecture des informations
  • Cycle de vie et déclassement des sites
  • Limites de stockage
  • Classification des informations
  • Personnalisation
  • Protection des données
  • Navigation
  • Rechercher
  • Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Certaines de ces questions ont déjà été décidées pour vous par le modèle de gouvernance de collection de sites ou au niveau de l’organisation, par exemple la quantité d’espace de stockage allouée au site ou les types de personnalisations possibles concernant l’aspect du site. D’autres questions peuvent également ne pas être appropriées, selon la complexité de votre site d’équipe et le nombre de personnes qui l’utilisent. Cependant, même si vous n’avez pas à prendre de décisions sur ces questions, il est judicieux d’en avoir connaissance de manière à pouvoir informer les utilisateurs du site et appliquer les politiques correctement.

Voici quelques éléments à prendre en considération lorsque vous configurez un nouveau site.

Création d’un sous-site

Vous souhaiterez peut-être que les membres de votre équipe soient en mesure de créer des sous-sites sous le site de l’équipe en vue de les utiliser sur des projets spécifiques.

La possibilité de créer spontanément de nouveaux sous-sites peut être très avantageuse pour le groupe, mais la création de sites sans restriction peut devenir incontrôlable. Lorsque les sous-sites prolifèrent librement, des problèmes peuvent survenir. Par exemple :

  • Il est difficile pour les utilisateurs de trouver le sous-site approprié ou d’être sûr qu’ils l’ont trouvé.
  • Les informations peuvent être dupliquées dans plusieurs sous-sites, occuper un espace de stockage coûteux et nécessiter des efforts supplémentaires pour leur mise à jour.
  • Des informations obsolètes peuvent se trouver sur des sous-sites, éventuellement pendant des années, et apparaître dans les résultats de recherche. Il peut être difficile de déterminer quelle version des informations est correcte.
  • La gestion des autorisations pour une multitude de sous-sites peut devenir une tâche ardue, et les utilisateurs peuvent par inadvertance accéder à des informations qui ne leur étaient pas destinées.
  • À mesure que les employés quittent le groupe, les sous-sites qu’ils ont créés peuvent être abandonnés, ce qui crée de la confusion et parasite les résultats de recherche pour les autres utilisateurs du site.

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Vous pouvez gagner du temps et épargner des efforts si vous définissez certaines stratégies pour la création de sites prenant en compte les domaines suivants :

  • Qui est autorisé à créer des sous-sites ?
  • Les nouveaux sous-sites doivent-ils être approuvés à l’avance ? Si oui, quels sont les critères d’approbation, et qui accorde l’approbation ?
  • Les nouveaux sous-sites doivent-ils utiliser des modèles et des thèmes établis ?
  • Quelle est la quantité d’informations pouvant être stockée sur un site ? (En d’autres termes, quelle est la quantité d’espace disque sur le serveur pouvant être utilisée ?)
  • Quelles sont les règles d’inclusion de stratégies de navigation sur le site ?
  • Combien de temps les informations doivent-elles être stockées sur les sous-sites avant d’être supprimées ou archivées ?

Gestion des autorisations

L’intégrité, la confidentialité et la protection des informations critiques de votre organisation reposent sur la façon dont vous sécurisez votre site, en particulier les personnes auxquelles vous accordez l’accès à votre site.

L’octroi et la limitation des accès à votre site sont appelés la gestion des autorisations. Il s’agit de l’une de vos responsabilités les plus importantes en tant que propriétaire de site.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit lorsque vous mettez au point une stratégie d’autorisations.

  • Suivez le principe du moindre privilège : accordez aux individus les niveaux d’autorisation les plus faibles dont ils ont besoin pour effectuer les tâches qui leur sont affectées.
  • Octroyez l’accès à des personnes en les ajoutant à des groupes standard par défaut (tels que Membres, Visiteurs et Propriétaires). Intégrez une majorité de personnes aux groupes Membres ou Visiteurs, et limitez le nombre de personnes dans le groupe Propriétaires.
  • Utilisez l’héritage des autorisations pour créer une hiérarchie nette et facile à visualiser. C’est-à-dire, évitez d’octroyer des autorisations à des individus et travaillez plutôt avec des groupes. Chaque fois que possible, faites en sorte que les sous-sites héritent des autorisations de votre site d’équipe, plutôt que d’avoir des autorisations uniques.
  • Organisez votre contenu de façon à tirer profit de l’héritage des autorisations : envisagez de segmenter votre contenu par niveau de sécurité. Créez un site ou une bibliothèque spécifiquement pour les documents sensibles, afin d’éviter qu’ils soient disséminés dans une bibliothèque plus grande et protégés par des autorisations uniques.

Architecture des informations

L’architecture des informations d’un site est semblable à la table des matières d’un livre : elle détermine la façon dont les informations dans ce site (ses pages web, documents, listes et données) sont organisées et présentées aux utilisateurs du site. L’architecture des informations est souvent enregistrée sous la forme d’une liste hiérarchique du contenu du site, de mots clés de recherche, de types de données et d’autres concepts.

Pour créer une architecture des informations, vous devez analyser les informations devant figurer sur le site. Voici quelques questions que vous pouvez utiliser pour mettre au point une architecture des informations :

  • Quel sera le type de contenu de votre site ? Comment ce contenu sera-t-il organisé en termes de sous-sites, listes, bibliothèques, etc. ?
  • Comment les informations seront-elles présentées sur le site ?
  • Comment les utilisateurs navigueront-ils sur le site ?
  • Comment les informations seront-elles ciblées pour des audiences spécifiques ?
  • Comment la recherche sera-t-elle configurée et optimisée ?

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Une partie de votre architecture des informations peut inclure la classification des informations.

Si les informations que vous manipulez présentent une valeur élevée pour l’entreprise, nécessitent des mesures de sécurité particulières ou font l’objet de règles de conformité réglementaire, vous souhaiterez peut-être définir un système de classification pour identifier les types spécifiques de contenu devant être gérés avec soin.

Après avoir organisé des informations en listes et bibliothèques spécifiques, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gouvernance pour déterminer la façon dont le contenu doit être géré. Par exemple :

Demander l’extraction des fichiers

Lorsque vous demandez l’extraction d’un fichier, vous êtes sûr qu’une seule personne peut modifier ce fichier jusqu’à ce qu’il soit archivé. Vous évitez ainsi que plusieurs personnes puissent apporter des modifications simultanément, ce qui risquerait de créer des conflits de modification et de générer la confusion. La demande d’extraction peut aussi rappeler aux membres de l’équipe d’ajouter un commentaire lors de l’archivage du fichier, pour vous permettre de savoir plus facilement ce qui a changé dans chaque version.

Suivre les versions

Si vous avez besoin de conserver les versions précédentes des fichiers, les bibliothèques peuvent vous aider à suivre, stocker et restaurer ces fichiers. Vous pouvez choisir de suivre toutes les versions de la même façon. Ou bien vous pouvez préférer désigner certaines versions comme majeures, par exemple lors de l’ajout d’un nouveau chapitre à un manuel, et d’autres versions comme mineures, par exemple lors de la correction d’une faute d’orthographe. Pour faciliter la gestion de l’espace de stockage, vous avez la possibilité de choisir le numéro de chaque version à stocker.

Exiger l’approbation d’un document

Vous pouvez spécifier que l’approbation d’un document est obligatoire. Les documents conservent l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés ou rejetés par une personne autorisée à le faire. Vous pouvez décider quels groupes d’utilisateurs sont autorisés à afficher un document avant son approbation. Ce composant fonctionnel peut s’avérer utile si votre bibliothèque contient des instructions ou des procédures importantes qui doivent être finalisées avant leur diffusion.

Rester informé des changements

Les bibliothèques prennent en charge la technologie RSS, de sorte que les membres de votre groupe de travail peuvent automatiquement recevoir et afficher des mises à jour ou des flux d’actualités et d’informations dans un emplacement consolidé. Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous tenir informé de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple lorsque les fichiers stockés dans la bibliothèque sont modifiés. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des fichiers qui ont changé. Vous pouvez également créer des alertes par messagerie, pour être prévenu lorsque des fichiers changent.

Créer des flux de travail

Une bibliothèque de documents ou un type de contenu peut utiliser les flux de travail que votre organisation a définis pour ses processus d’entreprise, par exemple la gestion de l’approbation ou de la révision des documents. Votre groupe peut appliquer des processus d’entreprise à ses documents, appelés flux de travail, qui spécifient les actions devant être menées dans une séquence, telles que l’approbation ou la traduction des documents. Un flux de travail est un moyen automatique de faire passer des documents ou des éléments via une séquence d’actions ou de tâches. Par défaut, trois flux de travail sont disponibles : Approbation, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour obtenir leur approbation ; Recueillir les commentaires, qui achemine un document vers un groupe de personnes en vue d’obtenir leurs commentaires et renvoie le document à la personne à l’origine du flux de travail sous forme de compilation ; et Rassembler les signatures, qui achemine un document vers un groupe de personnes pour collecter leurs signatures numériques.

Définir des types de contenu

Si votre groupe travaille sur plusieurs types de fichiers, tels que des feuilles de calcul, des présentations et des documents, vous pouvez étendre la fonctionnalité de votre bibliothèque en activant et en définissant plusieurs types de contenu. Les types de contenu assurent la souplesse et la cohérence entre plusieurs bibliothèques. Chaque type de contenu peut spécifier un modèle, voire des processus de flux de travail. Les modèles sont utilisés comme point de départ, pour la mise en forme, pour le texte réutilisable et pour les propriétés qui s’appliquent aux documents de ce type, telles que le nom du service ou le numéro de contrat.

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Suivi d’audit

Si un groupe de fichiers est sensible, il est utile de savoir comment ces documents sont utilisés. Vous pouvez définir une stratégie qui vous permet d’activer le suivi d’audit des événements, comme les modifications, les copies ou les suppressions réalisées sur ce fichier.

Cycle de vie et déclassement des sites

Les sites tels que les sites de travail de documents et les sites de discussion ont tendance à rester en place même après qu’ils sont devenus inutiles. Ils occupent ainsi un espace de stockage précieux et parasitent les résultats de recherche. Il peut être utile de définir un calendrier pour la révision des sites et de leur contenu (au moins une fois par an) pour déterminer s’ils valent la peine d’être conservés.

Il est bon de garder à l’esprit également que le modèle de gouvernance plus vaste de votre organisation peut aussi être à la recherche de sites obsolètes. Par exemple, un administrateur pourrait supprimer automatiquement les sites qui n’ont pas été visités pendant 90 jours. En tant que propriétaire de site, vous recevriez un avertissement par courrier électronique dans un tel cas.

Limites de stockage

Un administrateur peut avoir défini une limite en termes de quantité de stockage disque que votre groupe peut utiliser. Vous devez déterminer s’il existe une limite et, le cas échéant, décider comment vous allez la répartir entre vos sites, pages et bibliothèques.

Par défaut, SharePoint Server impose une limite de 50 Mo pour la taille d’un document unique pouvant être téléchargé dans une bibliothèque de documents. En outre, par défaut, les propriétaires de sites d’équipe reçoivent une alerte lorsque le stockage atteint 90 % du quota.

Une fois que vous avez pris connaissance des limites, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que le suivi de version ou d’audit pour vous assurer que votre site est conforme à ces limitations.

Personnalisation

Il est fort probable que votre organisation dispose d’une stratégie de marque standardisée, de modèles de sites ou de mises en page de sites qui sont préférés ou obligatoires. Jusqu’à quel point les utilisateurs peuvent-ils aller lorsqu’ils personnalisent leurs sites et leurs pages ?

Pour contrôler la personnalisation, vous pouvez décider de verrouiller qui dans votre équipe est autorisé à personnaliser, ou vous pouvez choisir d’utiliser des mises en page standardisées pour vous assurer que certains critères sont remplis, tels que l’affichage du propriétaire du site dans le coin supérieur gauche de tous les sites.

Vous pouvez également définir des instructions relatives aux fonctionnalités exploitables par les personnes sur leurs sous-sites. Par exemple, vous pouvez inviter les personnes à ne pas utiliser les composants WebPart nécessitant un codage personnalisé.

À l’autre extrémité du spectre, vous pouvez également fournir SharePoint Designer à tous les membres de votre équipe, de façon à leur permettre d’effectuer les modifications qu’ils veulent.

Navigation

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l’aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans Lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, et ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si vous avez trop de listes dans la section Liste, vous pouvez ajouter une nouvelle section appelée Listes de tâches, où vous pouvez inclure des liens vers vos listes de tâches.

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La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d’accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d’onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d’inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d’utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Rechercher

Le contenu apparaît à de nombreux endroits, notamment dans des sites, listes, bibliothèques, composants WebPart et colonnes. Par défaut, lorsque quelqu’un effectue une recherche sur votre site, tout le contenu sur le site de l’un de ses sous-sites apparaît dans les résultats de recherche.

En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir si le contenu de votre site doit apparaître ou non dans les résultats de recherche. Lorsque vous empêchez l’affichage du contenu d’un site dans les résultats de recherche, le contenu de tous ses sous-sites est également bloqué.

Par défaut, le contenu affecté d’autorisations restreintes n’apparaît pas dans les résultats de recherche pour les utilisateurs ne disposant pas d’autorisations en lecture pour ce contenu. Vous pouvez changer cela de façon à ce que le contenu restreint s’affiche dans les résultats de recherche, sans que les utilisateurs puissent ouvrir le contenu pour lequel ils ne disposent pas d’autorisation.

Rôles et responsabilités liés à la prise en charge du site

Il peut être intéressant de définir les rôles et responsabilités de façon à réduire le chaos pouvant se produire sur un site lorsque les membres du personnel rejoignent ou quittent une équipe. Voici quelques éléments qu’il est bon de définir par rapport à qui fait quoi sur votre site :

  • Formation : une formation sur la navigation de base, la recherche et la gestion de documents peut être très utile pour les personnes découvrant le produit.
  • Support : vous souhaiterez peut-être désigner un spécialiste dans votre équipe qui sera chargé de la résolution des problèmes et qui fera office de liaison avec un administrateur.
  • Compatibilité avec les instructions légales ou organisationnelles : parfois, il peut s’agir uniquement de tenir à jour les liens en fonction d’instructions appropriées, mais il est utile d’avoir une personne responsable de cette tâche.

Protection des données

Les fonctionnalités de sauvegarde et de récupération protègent vos données des pertes accidentelles. La fréquence des sauvegardes, et la vitesse et le niveau des récupérations sont définis par un administrateur.

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S'applique à :
SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Entreprise (E1 et E2), SharePoint Online Entreprise (E3 et E4), SharePoint Online Petite Entreprise, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard