Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : configuration personnalisée d'Outlook

Cet article fait partie d'une série Meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour en savoir plus sur les parties spécifiques de cette série, consultez les liens Voir aussi au bas de la page.

AfficherConfiguration d'Outlook pour Mac 2011 : disposition

La première étape de ces meilleures pratiques consiste à configurer un système vous permettant d'optimiser votre utilisation d'Outlook pour Mac 2011. Il est recommandé de disposer les éléments comme suit :

Pour plus de détails sur la configuration de la disposition recommandée, reportez-vous à la section FAQ à la fin de cet article.

AfficherDossiers

Il est recommandé de disposer des éléments suivants :

  • Une boîte de réception pour les messages à traiter. Votre boîte de réception sert aux messages qui vous sont directement envoyés ou que vous devriez lire. Si vous recevez un grand nombre de messages échangés entre plusieurs personnes, passez à la vue Conversations. Sinon, utilisez l'organisation par date (organisation par défaut).
  • Un seul dossier de référence, sous la boîte de réception, pour l'ensemble du matériel de référence que vous souhaiteriez consulter ultérieurement. Rien n'est complété automatiquement (c.-à-d. par une règle) dans ce dossier. Nommez-le 1-Référence. (Le chiffre 1- permet de le positionner en tête sous la boîte de réception.) Ce dossier est créé sous la boîte de réception afin que vous puissiez réduire cette dernière et le supprimer de l'affichage.

 Remarque   Si ce dossier devient trop volumineux (plus de 10 000 éléments), Outlook pour Mac 2011 peut être ralenti lors de l'ouverture de ce dossier.

  • Un dossier pour les messages professionnels, privés et personnels. Vous pouvez ainsi rechercher librement un message lorsque quelqu'un se tient derrière vous, sans vous inquiéter de voir un message d'ordre privé s'afficher. Nommez ce dossier 2-Personnel.

Les responsables peuvent disposer d'un dossier réservé aux commentaires sur les employés nommé 3-Gestion.

  • Un ensemble de dossiers pour les messages Groupe de contacts. Tous les messages envoyés aux groupes de contacts (également dénommés serveurs de liste, listes de diffusion ou listes de distribution) ne doivent pas nécessairement être lus. Cet ensemble de dossiers constitue l'espace de stockage de tous les messages Groupe de contacts qui ne sont pas automatiquement dirigés vers votre boîte de réception. Créez un dossier unique en haut de la hiérarchie, sous votre boîte de réception, intitulé Groupes de contacts, puis créez un sous-dossier pour chaque sujet de groupes de contacts. Généralement, un dossier par groupe de contacts suffit, mais si vous disposez de plusieurs groupes de contacts associés, pensez à diriger tous les messages vers le même dossier. Réduisez le dossier Groupes de contacts en haut de la hiérarchie afin de ne pas être distrait par les messages non lus des dossiers qu'il contient.

 Remarque    Si vous devez lire tous les messages d'un groupe de contacts, ne créez pas de dossier destiné à cet usage. Ces messages doivent directement arriver dans votre boîte de réception.

Dossiers virtuels    

Les dossiers virtuels, aussi appelés dossiers de recherche, servent à récolter des informations issues de différents dossiers de messagerie. Ils sont particulièrement utiles si vous devez réunir des informations enregistrées dans plusieurs dossiers, par exemple, pour préparer une réunion trimestrielle.

Dossiers virtuels

Si vous recevez un volume de messages important (plus de 200 messages par jour), les dossiers de recherche peuvent être un bon moyen pour vous de filtrer le courrier de différents expéditeurs.

Pour plus de détails sur la configuration de dossiers virtuels, reportez-vous à la section FAQ à la fin de cet article.

AfficherRègles

L'objectif de l'organisation de votre messagerie Outlook consiste à réduire la quantité de « parasites » dans votre boîte de réception et à faire remonter les éléments les plus importants. Des règles contribuent à ce processus en déplaçant les messages dans des dossiers en fonction de critères que vous définissez. Les règles filtrent les messages parvenant dans votre boîte de réception en faveur des éléments devant absolument être lus.

Il est recommandé de disposer des règles suivantes (vous trouverez les détails sur la configuration de ces règles dans la section FAQ à la fin de cet article) :

  • À : moi     Les messages qui vous sont envoyés directement ou pour lesquels vous êtes en copie sont expédiés dans la boîte de réception et ne sont pas traités par d'autres règles, même s'ils sont envoyés également à un groupe de contacts.
  • Groupes de contacts     Tout message électronique envoyé à un groupe de contacts est dirigé vers un dossier Groupe de contacts, à moins que ses mots clés n'indiquent qu'il est important pour vous, auquel cas il est expédié dans votre boîte de réception. Les groupes de contacts semblables doivent utiliser la même règle et être enregistrés sous le même dossier. Si vous faites partie d'un groupe de contacts dont vous devez lire tous les messages, ne créez pas de règle spécifique à cet effet. Tous les messages que vous devez lire sont normalement dirigés vers votre boîte de réception.

AfficherNotifications

Si vous recevez beaucoup de messages ou si vous êtes facilement distrait par la notification audio à la réception d'un message, nous vous recommandons de désactiver les options suivantes :

Icône Outlook 2011 du Dock

  • Le son qui accompagne tous les paramètres ci-dessus

Pour modifier ces paramètres, dans le menu Outlook, cliquez sur Préférences, puis sur Notifications et sons. Sous Réception des messages, désactivez toutes les cases à cocher.

Réception des messages

AfficherCatégories

Les catégories présentes dans Outlook pour Mac 2011 vous permettent de gérer les éléments de différentes façons. Nous vous recommandons de créer les trois types de catégories principales suivantes :

  • Projet (peut inclure des personnes)
  • Sujet
  • Emplacement ou activité

Les catégories ne sont pas obligatoires, mais elles peuvent vous faciliter la vie si vous vous appliquez à les utiliser. Par exemple, vous pouvez ainsi identifier plus aisément ce que vous devez faire à un instant précis et grouper des tâches similaires pour toutes les accomplir en même temps.

Pour créer des catégories, procédez comme suit :

  • Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Classer, puis sur Ajouter.

Il est recommandé de disposer d'une catégorie pour les éléments suivants :

  • Chacun de vos rapports directs et votre responsable pour les éléments à revoir lors de votre prochaine rencontre (par exemple, une catégorie intitulée 1:1 Responsable).
  • Chacun des emplacements ou types d'activités principaux que vous effectuez, pour pouvoir réaliser des opérations en bloc (partie utile de la gestion de vos tâches), par exemple :

@Domicile-travail     pour les tâches que vous pouvez effectuer sur le trajet du retour du travail.

@Courrier électronique     pour les tâches qui impliquent des messages électroniques, des réunions ou tout autre aspect d'Outlook pour Mac 2011.

@Domicile     pour les tâches que vous ne pouvez effectuer que chez vous.

@Réunion     pour les éléments dont vous avez besoin dans le cadre de la préparation d'une réunion.

@Hors ligne     pour les tâches autres qu'informatiques, comme la copie d'un document.

@En ligne     pour les tâches que vous ne pouvez accomplir qu'en ligne ou via un navigateur Web.

@Téléphone     pour les appels à passer ou recevoir.

@Lecture     pour les tâches qui n'impliquent qu'une lecture et pas de réponse. Cette catégorie est utile pour les longs messages ou les pièces jointes que vous devez lire mais que vous ne pouvez pas traiter dans l'immédiat.

@En attente     pour les messages ou tâches pour lesquelles vous attendez une réponse, et qu'aucune action ultérieure n'est explicitement attendue de votre part.

Catégories Outlook

 Remarque   L'utilisation du symbole @ permet de distinguer les catégories de votre liste. L'utilisation du @ avant certaines catégories vous permet de les garder en haut de votre liste et vous rappelle où vous devez être lorsque vous effectuez cette tâche (par exemple, @Téléphone signifie « au téléphone »).

  • Chaque sujet ou projet important, afin de retrouver facilement des messages sur un sujet déterminé, en particulier si aucun terme du corps ou de l'objet du message ne le ferait apparaître au cours d'une recherche.
  • Les éléments importants qui doivent être effectués aujourd'hui et ne peuvent pas passer à un autre jour.

 Remarque   Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un seul élément, contrairement au classement, où les éléments ne peuvent être placés que dans un seul dossier à la fois. Par exemple, un message important dont vous souhaitez discuter avec votre responsable avant de répondre peut être classé simultanément dans les catégories @Courrier électronique et 1:1 Responsable.

Comme vous le constaterez, les catégories permettent d'effectuer des recherches plus efficacement et de vous préparer aux réunions.

 Remarque   Soyez prudent lors du classement de messages sortants : vos destinataires pourraient visualiser vos catégories. Si vos destinataires n'utilisent pas Outlook pour Mac 2011 ni Exchange Server 2010, ils pourront voir les catégories définies.

Voir aussi

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S'applique à :
Outlook pour Mac 2011