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Comme la plupart des gens, vous serez sans doute amené à remplir des formulaires commerciaux à intervalle régulier, notamment des rapports de frais, des fiches de pointage, des enquêtes ou des formulaires d'assurance. Il se peut que vous soyez même responsable de la création, de la distribution et de la gestion de ces formulaires au sein de votre entreprise. Vous pouvez utiliser Microsoft Office InfoPath 2007 dans Microsoft Office system 2007 pour créer et remplir des formulaires électroniques.

• Présentation d'InfoPath

• Pourquoi utiliser InfoPath ?

• Mode de fonctionnement d'InfoPath avec d'autres programmes et technologies

Présentation d'InfoPath

Dans InfoPath, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

• Créer des modèles de formulaire  Vous pouvez créer et publier des modèles de formulaire interactifs et conviviaux en mode Création (mode Création : environnement de création InfoPath dans lequel vous pouvez créer ou modifier un modèle de formulaire.). Outre l'insertion de contrôles de formulaire standard, tels des zones de texte ou des zones de liste, vous pouvez insérer d'autres contrôles qui facilitent l'ajout, la suppression, le remplacement ou le masquage de sections (section : contrôle dans un formulaire qui contient d'autres contrôles.) d'un formulaire. Les modèles de formulaire créés peuvent tout aussi bien être des modèles de formulaire simples destinés à la collecte de données auprès de votre équipe, que des modèles de formulaire complexes s'inscrivant dans un cadre commercial plus global. Vous pouvez utiliser les modèles de formulaire InfoPath seuls, ou les créer à des fins d'utilisation avec les bases de données ou les services Web existants. Vous pouvez publier les modèles de formulaire ou y accéder à partir d'un emplacement commun sur un réseau de la société, tel qu'un dossier partagé, un serveur Web, ou une bibliothèque située sur un site Microsoft Windows SharePoint Services. En outre, si vous pouvez accéder à un serveur qui exécute InfoPath Forms Services, vous pouvez créer un modèle de formulaire simple à remplir dans InfoPath, dans un navigateur Web, ou sur un appareil mobile.
• Remplir des formulaires  Les utilisateurs peuvent remplir des formulaires basés sur des modèles créés en mode Création. Lorsque les utilisateurs remplissent un formulaire dans InfoPath, ils ont à leur disposition des fonctionnalités courantes ressemblant à des documents. Par exemple, ils peuvent y vérifier l'orthographe ou insérer du texte mis en forme et des graphiques dans certains champs. En fonction de la structure du modèle de formulaire, ils peuvent également fusionner des données provenant de plusieurs formulaires en un seul formulaire ou exporter des données vers d'autres programmes. Si un modèle de formulaire est activé pour le navigateur (modèle de formulaire activé pour le navigateur : modèle de formulaire compatible avec le navigateur qui a été publié sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services et qui a été activé pour le navigateur de sorte que les utilisateurs puissent afficher et remplir le formulaire dans un navigateur Web.), les utilisateurs dépourvus d'InfoPath sur leur ordinateur peuvent tout de même remplir le formulaire dans un navigateur Web ou sur un appareil mobile.

InfoPath est basé sur le langage XML (Extensible Markup Language) (langage XML (Extensible Markup Language) : forme condensée du langage SGML (Standard Generalized Markup Language) qui permet aux développeurs de créer des balises personnalisées offrant une certaine flexibilité dans l'organisation et la présentation des informations.). Lorsque vous créez un modèle de formulaire, InfoPath crée un fichier .xsn, qui correspond à un fichier cabinet (.cab) contenant les fichiers requis pour le bon fonctionnement du formulaire, tels que les fichiers Schéma XML (XSD) (schémas XML : spécification formelle, écrite en XML, qui définit la structure d'un document XML, notamment les noms d'éléments et les types de données, dont les éléments peuvent être associés et dont les attributs sont disponibles pour chaque élément.) et Transformation XSL (XSLT) (XSLT (XSL Transformation) : langage utilisé pour transformer des documents XML en d'autres types de document, tels que HTML ou XML. Il est conçu pour être utilisé avec le langage XSL.). Lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire dans InfoPath, les données associées sont enregistrées ou envoyées en tant que XML aux normes de l'industrie. Ceci dit, vous n'êtes pas obligé d'être familiarisé avec XML pour créer un modèle de formulaire ou remplir un formulaire. En effet, le langage XML peut faciliter la réorientation de données qu'il collecte à l'aide des formulaires. Par exemple, il vous suffit d'utiliser un seul modèle de formulaire InfoPath pour des rapports de voyage en vue de fournir des données XML au système de gestion des relations clientèle, au système de petites monnaies, et au système de planification de voyages.

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Pourquoi utiliser InfoPath ?

Vous pouvez utiliser InfoPath pour collecter des données commerciales auprès des personnes avec lesquelles vous travaillez, notamment vos collègues, vos partenaires, vos fournisseurs et vos clients. Par exemple, vous pouvez utiliser InfoPath pour créer un modèle de formulaire pour les notes de frais soumises par le personnel de votre société.

Les modèles de formulaire InfoPath peuvent être pratiques et simples, destinés à un usage par plusieurs personnes dans un petit groupe de travail. Par exemple, une équipe commerciale de 10 personnes peut utiliser un formulaire InfoPath pour une collecte officieuse et un partage d'informations sur les appels de vente. Vous pouvez fusionner les données de ces formulaires en un seul rapport de synthèse, qui est envoyé chaque mois à la direction.

Sinon, les sociétés peuvent également créer des modèles de formulaire ultra sophistiqués, qui sont connectés aux bases de données existantes ou intégrés aux systèmes existants. Par exemple, les développeurs du service informatique peuvent créer un modèle de formulaire InfoPath pour gérer la création de notes de frais au sein de la société. Le modèle de formulaire peut inclure des vues (vue : paramètre d'affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d'une vue à une autre selon la quantité de données qu'ils souhaitent afficher dans le formulaire.) et des fonctionnalités de logique métier, qui permettent à plusieurs catégories d'utilisateurs d'envoyer, de réviser, d'approuver les notes de frais, et de rembourser le déposant.

La liste suivante souligne certains avantages d'utilisation d'InfoPath :

Accès élargi aux formulaires  Si vous utilisez InfoPath et un serveur exécutant InfoPath Forms Services, vous pouvez créer des modèles de formulaire compatibles avec le navigateur dans InfoPath et les mettre à la disposition des utilisateurs pour un usage sur des sites Web internes ou externes. C'est ainsi que vous pouvez partager les formulaires commerciaux avec de multiples utilisateurs, y compris les salariés, les clients, les fournisseurs et les partenaires. Les utilisateurs ne sont pas obligés d'avoir InfoPath installé sur leur ordinateur pour remplir un formulaire, ils n'ont pas non plus besoin de télécharger quoi que ce soit d'autre sur le Web. Il leur suffit d'accéder à un navigateur, tel que Windows Internet Explorer, Apple Safari, ou Mozilla Firefox. Si InfoPath est installé sur leur ordinateur, les utilisateurs peuvent afficher et remplir le formulaire dans InfoPath plutôt que dans un navigateur. Vous pouvez même créer le modèle de formulaire de sorte que les utilisateurs puissent l'ouvrir et le remplir à l'aide d'un appareil mobile.

Intégration du système Office  InfoPath fonctionne avec plusieurs autres programmes et serveurs dans le système Microsoft Office, notamment Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel, et Microsoft Office Access. Par exemple, vous pouvez créer et remplir des formulaires InfoPath dans des messages électroniques, exporter des données de formulaire vers des feuilles de calcul, envoyer des données de formulaire à une base de données, ou interroger les données d'une liste SharePoint. En outre, les développeurs peuvent imbriquer des formulaires InfoPath , dépourvus de menus, barres d'outils ou autres aspects de l'interface utilisateur , dans des applications personnalisées. Pour plus d'informations, voir la section Mode de fonctionnement d'InfoPath avec d'autres programmes et technologies, plus loin dans cet article.

Données réutilisables  Les données entrées dans un formulaire InfoPath ne doivent pas y rester indéfiniment verrouillées ; elles peuvent être remises en forme ou réutilisées de plusieurs façons. Cette flexibilité permet aux développeurs d'une société d'intégrer les données du formulaire dans les processus commerciaux existants. Par exemple, les données collectées dans les formulaires de rapports de vente peuvent servir à mettre à jour les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et CRM (Customer Relationship Management) de votre société. Ceci permet aux utilisateurs d'accéder aux données au moment et à l'emplacement opportuns, rendant ainsi leurs prises de décision plus efficaces. Grâce aux mises à jour livrées dans de meilleurs délais sur les chiffres de vente, les autres groupes, tels que les services d'opérations et de finances, peuvent générer des prévisions exactes de production et de coûts.

Données cohérentes et exactes  InfoPath met à la disposition des utilisateurs certaines fonctionnalités destinées à éviter les erreurs lors de la saisie de données et à accélérer le remplissage de formulaires. Par exemple, vous pouvez utiliser des formules pour un calcul automatique des valeurs mathématiques pour les utilisateurs, utiliser une mise en forme conditionnelle (mise en forme conditionnelle : procédé consistant à modifier l'aspect d'un contrôle, notamment sa visibilité et son état de lecture/écriture, selon les valeurs entrées dans le formulaire.) pour attirer l'attention des utilisateurs sur certaines données, ou lancer le correcteur orthographique pour une vérification de l'orthographe avant l'envoi de formulaires. En outre, lorsque les utilisateurs remplissent un formulaire, les données entrées peuvent être sujettes à une validation de données (validation des données : processus qui consiste à tester la précision des données ; ensemble de règles que vous pouvez appliquer à un contrôle pour spécifier le type et la plage de données que les utilisateurs peuvent entrer.) pour identifier toute erreur éventuelle. Si votre modèle de formulaire est connecté à une base de données ou à un service Web, les utilisateurs ne peuvent pas envoyer de données tant que ces erreurs ne sont pas corrigées. Vous pouvez ainsi vous assurer que les données collectées sont exactes et sans erreur, et qu'elles sont conformes aux normes spécifiées. L'illustration suivante montre comment une erreur de validation de données s'affiche suite à un remplissage de formulaire.

Coûts faibles  Contrairement aux formulaires imprimés, qui nécessitent une nouvelle impression à chaque modification, les modèles de formulaire InfoPath peuvent être facilement modifiés et republiés. En outre, InfoPath détecte automatiquement la mise à jour d'un modèle de formulaire, ainsi les utilisateurs disposent toujours de la version la plus récente.

Support hors connexion  Les formulaires InfoPath ne doivent pas être remplis pendant la connexion d'un utilisateur à un réseau. Les utilisateurs peuvent enregistrer des formulaires sur leur ordinateur, les utiliser en mode hors connexion, puis les envoyer au réseau d'entreprise une fois qu'ils sont reconnectés. Cela est particulièrement utile pour les personnes dont l'accès est intermittent ou limité aux ressources réseau, telles que les salariés en déplacements fréquents.

Nombre de formulaires réduit  Plutôt que de distribuer et de gérer de nombreux formulaires imprimés pour le même processus commercial, vous pouvez créer un modèle de formulaire unique dans InfoPath comprenant plusieurs vues. Par exemple, dans un modèle de formulaire pour des notes de frais, vous pouvez créer une première vue destinée aux salariés chargés d'entrer leurs frais, une deuxième vue destinée aux directeurs chargés d'approuver ces frais, et une troisième vue destinée aux salariés responsables des remboursements. Les utilisateurs peuvent basculer par défaut d'une vue à l'autre en cliquant sur les commandes dans le menu Affichage. Vous pouvez également créer des règles qui passent automatiquement d'une vue à l'autre, à l'ouverture du formulaire, lors de son envoi, ou sur un clic de bouton dans le formulaire.

Contrôles flexibles  Outre les contrôles standard, tels que les zones de texte ou les zones de liste, InfoPath comprend plusieurs contrôles, tels que des tableaux extensibles (tableau extensible : contrôle d'un formulaire qui contient d'autres contrôles sous forme de tableau et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs lignes lorsqu'ils remplissent le formulaire.), des groupes de choix (groupe de choix : contrôle placé sur le formulaire qui présente un ensemble de choix s'excluant mutuellement. Par défaut, un groupe de choix contient deux sections de choix, dont l'une s'affiche en tant que choix par défaut du formulaire.), et des sections facultatives (section facultative : contrôle d'un formulaire qui contient d'autres contrôles et qui, généralement, n'apparaît pas par défaut. Les utilisateurs peuvent insérer et supprimer des sections facultatives lorsqu'ils remplissent le formulaire.). Grâce à ces types de contrôles, vous pouvez créer un modèle de formulaire souple adapté aux utilisateurs. Par exemple, dans un modèle de formulaire pour des notes de frais, vous pouvez utiliser un tableau extensible afin que les utilisateurs puissent entrer uniquement les frais nécessaires.

Vous pouvez également créer des composants de modèle, c'est-à-dire des sections d'un modèle de formulaire susceptibles d'être enregistrées et réutilisées dans plusieurs modèles de formulaire. Un composant de modèle standard est constitué de contrôles et d'une source de données (source de données : collection de champs et de groupes qui définissent et stockent les données d'un formulaire InfoPath. Les contrôles du formulaire sont liés aux champs et aux groupes de la source de données.). Il peut aussi contenir des fonctionnalités, telles que des connexions de données (connexion de données : connexion entre un formulaire InfoPath et une source de données externe, par exemple une base de données, un service Web, une bibliothèque SharePoint ou un fichier XML. Les connexions de données permettent d'exécuter des requêtes et d'envoyer des données.), une validation de données et des règles (règle : condition ou action, ou ensemble de conditions ou d'actions, qui effectue automatiquement des tâches d'après les événements et les valeurs du formulaire.). Les composants de modèle vous permettent d'économiser du temps et garantissent un style, une structure et un comportement uniformes des modèles de formulaire utilisés dans votre société.

Support Tablet PC  Si les utilisateurs sont équipés de Tablet PC, ils peuvent utiliser un stylet (stylet : stylo fourni avec un Tablet PC et qui permet d'interagir avec l'écran de celui-ci.) pour renseigner directement les champs d'un formulaire. InfoPath convertit alors cet encre en texte. Vous pouvez également mettre à la disposition des utilisateurs de Tablet PC un champ dédié dans le formulaire pour y écrire ou dessiner. Cela peut être utile si vous souhaitez que les utilisateurs puissent dessiner quelque chose de relativement complexe ou technique, comme une formule mathématique ou un processus commercial particulier. Dans ce cas, InfoPath économise l'encre, plutôt que de le convertir en texte.

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Mode de fonctionnement d'InfoPath avec d'autres programmes et technologies

Pour maximiser l'utilisation d'InfoPath, vous souhaiterez probablement l'utiliser avec d'autres programmes, serveurs et technologies, notamment ceux qui sont répertoriés dans le tableau suivant.

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