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Dans un environnement commercial, la plupart des personnes remplissent des formulaires tels que des notes de frais, des feuilles de présence, des enquêtes d'employés ou des formulaires d'assurance, alors que d'autres personnes sont responsables de la conception, de la distribution et de la maintenance de ces formulaires. Avec InfoPath, nouveau programme de Microsoft Office System, vous pouvez concevoir et remplir des formulaires électroniques, tels que le formulaire note de frais illustré ci-dessous.

Qu'est-ce que Microsoft InfoPath ?

Microsoft InfoPath vous permet de réaliser deux choses :

• Créer des formulaires   Vous pouvez créer et publier des formulaires conviviaux et interactifs en mode Création (mode Création : environnement de création InfoPath dans lequel vous pouvez créer ou modifier un modèle de formulaire.). Outre la possibilité d'insérer des contrôles (contrôle : objet d'interface utilisateur graphique, comme une zone de texte, une case à cocher, une barre de défilement ou un bouton de commande, qui permet aux utilisateurs de contrôler le programme. Vous pouvez utiliser des contrôles pour afficher des données ou des choix, effectuer une action ou rendre l'interface utilisateur plus lisible.) standard dans un formulaire, InfoPath vous laisse insérer des contrôles dont la souplesse permet aux utilisateurs d'ajouter, supprimer ou masquer les sections d'un formulaire. Les formulaires que vous créez peuvent aller du simple formulaire destiné à collecter des données à des formulaires plus complexes s'inscrivant dans un processus de gestion à grande échelle. Pour concevoir un formulaire efficace, vous n'avez pas à être un expert en programmation ou en scripts. En revanche, si vous savez comment écrire des scripts, vous pouvez utiliser Microsoft JScript (JScript : langage de script basé objet et interprété qui s'inspire de C, C++ et Java. Il représente l'application Microsoft de la spécification du langage ECMA 262.) ou Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript) (Visual Basic Scripting Edition (VBScript) : sous-ensemble du système de programmation Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer  3.0 ou version ultérieure, ainsi que les autres navigateurs Web, peuvent lire des programmes VBScript incorporés dans des pages HTML.) dans vos formulaires en accédant à Microsoft Script Editor (MSE) (Microsoft Script Editor (MSE) : environnement de programmation utilisé pour créer, modifier et déboguer du code Microsoft JScript ou Microsoft VBScript dans un formulaire InfoPath.) lorsque vous travaillez en mode Création.
• Remplir des formulaires   Les utilisateurs qui disposent d'InfoPath sur leur ordinateur peuvent remplir des formulaires en utilisant des fonctionnalités familières de type document, telles que la vérification orthographique et la mise en forme de texte RTF. Selon la conception du formulaire, les utilisateurs peuvent fusionner en un seul formulaire des données de plusieurs formulaires ou exporter des données vers d'autres programmes. Ils peuvent aussi enregistrer des formulaires sur leur ordinateur, travailler avec en mode hors connexion, puis les envoyer sur le réseau de l'entreprise quand ils sont connectés à nouveau. Ceci est particulièrement utile pour les personnes ayant un accès intermittent ou limité au réseau, telles que les employés qui voyagent souvent.

InfoPath est fondé sur la norme XML (Extensible Markup Language) (langage XML (Extensible Markup Language) : forme condensée du langage SGML (Standard Generalized Markup Language) qui permet aux développeurs de créer des balises personnalisées offrant une certaine flexibilité dans l'organisation et la présentation des informations.). Lorsque vous concevez un formulaire, InfoPath crée un fichier de modèle de formulaire (modèle de formulaire : dans InfoPath, fichier ou ensemble de fichiers qui définissent la structure des données, l'aspect et le comportement d'un formulaire.) .xsn, qui est un fichier .cab avec une extension .xsn. Le fichier .xsn contient des fichiers XML standard, comme les fichiers de schéma XML (XSD) (schémas XML : spécification formelle, écrite en XML, qui définit la structure d'un document XML, notamment les noms d'éléments et les types de données, dont les éléments peuvent être associés et dont les attributs sont disponibles pour chaque élément.) et de transformation XSL (XSLT) (XSLT (XSL Transformation) : langage utilisé pour transformer des documents XML en d'autres types de document, tels que HTML ou XML. Il est conçu pour être utilisé avec le langage XSL.). Lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire dans InfoPath, les données de ce formulaire sont enregistrées ou soumises au format XML. Cela facilite la réutilisation des données à un autre endroit, peut-être dans un processus existant qui repose sur XML, comme un processus de génération d'état des dépenses.

Cependant, vous n'avez pas à connaître le fonctionnement du XML pour concevoir ou remplir un formulaire InfoPath. L'important est que le format XML des formulaires facilite la réutilisation et le partage des données collectées.

Pourquoi faire appel à InfoPath ?

Les formulaires InfoPath peuvent être simples et faciles à utiliser, destinés à quelques personnes d'un petit groupe de travail. Par exemple, une équipe de ventes de 10 personnes peut utiliser InfoPath pour remplir et partager des informations dans des formulaires d'appels d'offres. Ces formulaires peuvent être publiés et consultés à un emplacement unique sur le réseau de l'entreprise, tel qu'une bibliothèque de formulaires (bibliothèque de formulaires : dossier dans lequel sont stockés et partagés un ensemble de formulaires qui reposent sur le même modèle. Chaque fichier d'une bibliothèque est associé à des informations définies par l'utilisateur qui s'affichent dans la liste du contenu de cette bibliothèque.) située sur un site Microsoft Windows® SharePoint™ Services . Vous pouvez également concevoir le formulaire d'appels d'offres de telle sorte que les données soient envoyées directement à une base de données d'informations sur les clients existante.

Les formulaires InfoPath peuvent être plus complexes et s'intégrer à des processus de gestion existants d'une organisation de grande taille. Par exemple, si une entreprise utilise Microsoft BizTalk® Server pour gérer le traitement des notes de frais, les développeurs du service informatique de l'entreprise peuvent concevoir un formulaire de notes de frais qui envoie les données à BizTalk qui les dirige ensuite sur le service voulu pour accord et traitement.

La liste suivante présente quelques avantages clés dont vous bénéficierez en adoptant InfoPath :

• Données réutilisables  Avec le XML, les données stockées dans un formulaire InfoPath ne restent pas à jamais prisonnières du formulaire ; elles peuvent être facilement séparées du formulaire et remises en forme ou réutilisées de diverses façons. Ainsi, les concepteurs de formulaires peuvent intégrer des données de formulaires dans leurs processus de gestion. Cela réduit aussi les tâches qui demandent beaucoup de temps, telles que la refrappe ou la copie de données d'un document dans un autre.
• Données précises   Lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire InfoPath, les données qu'il entre peuvent être examinées pour déceler les erreurs de validation des données (validation des données : processus qui consiste à tester la précision des données ; ensemble de règles que vous pouvez appliquer à un contrôle pour spécifier le type et la plage de données que les utilisateurs peuvent entrer.). Si votre formulaire est connecté à une base de données ou un service Web, les utilisateurs ne pourront pas soumettre de données tant que ces erreurs ne sont pas résolues. Cette précaution vous permet de vous assurer que les données que vous collectez sont précises, exemptes d'erreurs et conformes aux normes que vous avez spécifiées.

  

• Charge de travail réduite   À la différence des formulaires papier qui doivent être réimprimés à chaque modification, les formulaires InfoPath peuvent être facilement modifiés en mode Création puis rapidement republiés. InfoPath détecte automatiquement la mise à jour d'un formulaire, ce qui permet aux utilisateurs de toujours disposer de la dernière version.
• Prise en charge hors connexion  À la différence des formulaires Web, les utilisateurs n'ont pas besoin d'être connectés à un réseau pour remplir les formulaires InfoPath. Ils peuvent les remplir hors connexion, puis les soumettre plus tard, quand ils sont connectés à nouveau.
• Vues multiples  Vous pouvez créer un formulaire InfoPath incluant plusieurs vues (vue : paramètre d'affichage propre à un formulaire qui peut être enregistré avec un modèle de formulaire et appliqué aux données de formulaire lorsque ce dernier est rempli. Les utilisateurs peuvent passer d'une vue à une autre selon la quantité de données qu'ils souhaitent afficher dans le formulaire.). Par exemple, pour faciliter l'utilisation d'un long formulaire de suivi de projet, vous pouvez créer une vue de synthèse globale en plus d'une vue détaillée. Les utilisateurs peuvent passer d'une vue à l'autre à l'aide des commandes du menu Affichage.

  

• Contrôles souples  Outre les contrôles standard, tels que les zones de texte et les zones de liste, InfoPath inclut également de nouveaux contrôles, tels que les tableaux extensibles (tableau extensible : contrôle d'un formulaire qui contient d'autres contrôles sous forme de tableau et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs lignes lorsqu'ils remplissent le formulaire.) et les sections facultatives (section facultative : contrôle d'un formulaire qui contient d'autres contrôles et qui, généralement, n'apparaît pas par défaut. Les utilisateurs peuvent insérer et supprimer des sections facultatives lorsqu'ils remplissent le formulaire.). Ces types de contrôles vous permettent de créer un formulaire flexible conçu pour s'adapter aux utilisateurs. Par exemple, dans une note de frais, vous pouvez utiliser un tableau extensible qui permet aux utilisateurs d'entrer uniquement la quantité de frais nécessaire.

  

• Prise en charge des Tablet PC  Avec InfoPath, vous pouvez concevoir des formulaires destinés aux utilisateurs d'un Tablet PC. En particulier, vous pouvez inclure dans les formulaires des contrôles spéciaux, appelés contrôles Image manuscrite. Les utilisateurs du Tablet PC peuvent ainsi saisir des mots ou des dessins manuscrits dans ces contrôles.

Fonctionnement d'InfoPath avec d'autres programmes

Dans la mesure où InfoPath prend en charge la norme XML, il fonctionne parfaitement bien avec d'autres programmes et technologies, notamment ceux répertoriés dans le tableau ci-dessous.