| S'applique à |
| Microsoft Office InfoPath™ 2003 Service Pack 1 |
Vous pouvez utiliser des formulaires InfoPath pour recueillir efficacement des données d'autres membres de votre équipe ou organisation. Après avoir recueilli les données souhaitées, vous pouvez les réutiliser ailleurs, éventuellement en les intégrant dans un processus de gestion existant ou en les utilisant dans un autre logiciel. Par exemple, le personnel de réception d'un hôpital peut utiliser un formulaire InfoPath pour recueillir des données sur les nouveaux patients. Ces données peuvent ensuite être acheminées directement du formulaire vers d'autres services de l'hôpital et réutilisées par des médecins, des infirmières et des pharmaciens.
Cet article propose quelques idées et techniques de réutilisation des données. Les options disponibles dépendent des outils, systèmes et logiciels utilisés dans votre organisation, ainsi que de la conception globale du formulaire.
Mettre en surbrillance des données dans une bibliothèque de formulaires
Fusionner des données de plusieurs formulaires dans un formulaire unique
Analyser des données dans Microsoft Office Excel
Partager des données dans un format en lecture seule
Envoyer des données vers un autre emplacement
Intégrer des données dans un processus de gestion existant
Mettre en surbrillance des données dans une bibliothèque de formulaires
Vous pouvez utiliser des bibliothèques de formulaires (bibliothèque de formulaires : dossier dans lequel sont stockés et partagés un ensemble de formulaires qui reposent sur le même modèle. Chaque fichier d’une bibliothèque est associé à des informations définies par l’utilisateur qui s’affichent dans la liste du contenu de cette bibliothèque.) Microsoft Windows SharePoint Services pour stocker des collections de formulaires InfoPath connexes. Par exemple, vous pouvez créer une bibliothèque pour stocker des formulaires de note de frais et une autre pour stocker des demandes de déplacement.
Lorsque vous concevez votre formulaire, vous pouvez spécifier que les données situées dans des champs de formulaires donnés apparaissent en dehors du formulaire dans des colonnes de bibliothèque de formulaires (colonnes de la bibliothèque de formulaires : informations de formulaires affichées en colonnes dans une bibliothèque de formulaires Windows SharePoint Services. Pour chaque formulaire de la bibliothèque, les colonnes affichent les informations entrées dans les contrôles que le créateur du formulaire à désigné comme étant les colonnes de la bibliothèque de formulaires.). Cela est utile lorsque vous souhaitez afficher des informations importantes de plusieurs formulaires sans avoir à ouvrir chacun d'entre eux individuellement. Par exemple, si vous stockez les notes de frais de votre équipe dans une bibliothèque de formulaires, vous pouvez créer automatiquement des colonnes de bibliothèque de formulaires qui indiquent le nom de chaque employé et les frais déclarés. Dans ce cas, la bibliothèque de formulaires ressemblerait à l'illustration suivante.
Pour savoir comment afficher des colonnes de bibliothèque de formulaires sur un site SharePoint, consultez Ajouter, supprimer ou modifier des colonnes de bibliothèque de formulaires sur un site SharePoint.
Fusionner des données de plusieurs formulaires dans un formulaire unique
Dans InfoPath, vous pouvez facilement consolider des données de différents formulaires dans un formulaire unique. Cela se révèle particulièrement utile lorsque vous souhaitez que vos utilisateurs puissent comparer ou résumer des informations de différents formulaires. Par exemple, les responsables de départements peuvent souhaiter fusionner des données de plusieurs formulaires de rapports d'état en un formulaire récapitulatif pour le directeur de leur organisation.
Par défaut, les données d'un formulaire peuvent être fusionnées dans un autre formulaire du même type. Dans notre exemple de rapport d'état, le responsable peut créer un nouveau formulaire de rapport d'état, puis sélectionner plusieurs formulaires à fusionner dans ce formulaire.
Lorsque des formulaires sont fusionnés, les seules parties des formulaires qui sont réellement combinées sont celles contenues dans un tableau extensible (tableau extensible : contrôle d’un formulaire qui contient d’autres contrôles sous forme de tableau et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs lignes lorsqu’ils remplissent le formulaire.) ou une section extensible (section extensible : contrôle d’un formulaire qui contient d’autres contrôles et qui peut se répéter selon les besoins. Les utilisateurs peuvent insérer plusieurs sections lorsqu’ils remplissent le formulaire.) ou celles associées à un contrôle de liste (contrôle de liste : contrôle d’un formulaire qui peut mis en forme en tant que liste à puces, liste numérotée ou liste simple. Un utilisateur peut entrer du texte dans un contrôle de liste, qui se répète selon les besoins.) ou une zone de texte enrichi.
Pour en savoir plus sur la fusion de formulaires, consultez Créer un formulaire pour une fusion. Pour en savoir plus sur l'expérience utilisateur, consultez Fusionner des formulaires.
Analyser des données dans Microsoft Office Excel
Si des utilisateurs souhaitent afficher les données d'un ou plusieurs formulaires dans une feuille de calcul, ils peuvent utiliser l'Assistant Exportation vers Excel d'InfoPath pour envoyer des données directement vers Microsoft Office Excel 2003, où ils pourront alors filtrer, trier et analyser les données.
Par exemple, si vous recueillez des rapports de frais de membres de votre équipe à l'aide d'un formulaire InfoPath, vous pouvez exporter certains éléments de chaque formulaire, tels que le nom de l'employé, les frais et les montants, vers Excel. Une fois les données entrées dans une feuille de calcul, vous pouvez examiner les frais de votre équipe par catégorie, nom d'employé ou autre critère.
Pour en savoir plus sur l'exportation de données de formulaire vers Excel, consultez Conseils pour l'utilisation de la fonctionnalité Exporter vers Excel et Exporter un formulaire vers Excel.
Partager des données dans un format en lecture seule
Pour remplir des formulaires, les utilisateurs doivent posséder InfoPath sur leur ordinateur. Toutefois, dans certains scénarios, les utilisateurs peuvent souhaiter partager une copie en lecture seule d'un formulaire rempli avec quelqu'un qui ne possède pas InfoPath. Deux possibilités s'offrent à eux :
Enregistrement du formulaire en tant que page Web Avec la fonctionnalité Exporter vers le Web, les utilisateurs peuvent enregistrer leur formulaire en tant que page Web à fichier unique (*.mht; *.mhtml) (page Web à fichier unique (MHTML) : document HTML, enregistré au format MHTML, qui intègre des graphiques insérés, des applets, des documents liés et d’autres éléments pris en charge qui sont référencés dans le document.). Ce type de fichier permet d'afficher (mais pas de modifier) le contenu du formulaire dans Microsoft Internet Explorer.
Envoi du formulaire dans un message électronique Les utilisateurs de Microsoft Office Outlook 2003 peuvent cliquer sur la commande Envoyer au destinataire du message pour envoyer leur formulaire dans le corps d'un message électronique.
Envoyer des données vers un autre emplacement
Par défaut, les utilisateurs décident de l'emplacement de stockage d'un formulaire InfoPath en cliquant sur Enregistrer ou Enregistrer sous dans le menu Fichier. Si vous souhaitez que les utilisateurs envoient plutôt des données de formulaire à un emplacement spécifique, vous pouvez activer des options d'envoi pour le formulaire. Dans ce cas, InfoPath ajoute une commande Envoyer au menu Fichier et, dans certains cas, un bouton Envoyer à la barre d'outils Standard. Vous pouvez ajouter également un bouton Envoyer personnalisé directement sur le formulaire ou désactiver certaines commandes, telles que Enregistrer et Enregistrer sous, lorsque l'envoi de formulaire est activé.
Vous pouvez créer votre formulaire de sorte que des données soient envoyées aux emplacements répertoriés dans le tableau suivant.
| Emplacement |
Détails |
| Base de données |
Si vous créez un formulaire basé sur une base de données Microsoft Access ou Microsoft SQL Server™ 2000, les utilisateurs peuvent envoyer des données vers cette base de données. Par exemple, si vous utilisez une base de données SQL Server pour assurer le suivi des demandes de support technique pour votre bureau d'assistance, vous pouvez concevoir un formulaire qui permet aux employés de faire une demande de support technique. Lorsque les utilisateurs envoient le formulaire, ses données sont stockées dans la base de données. Vous pouvez également envoyer des données vers d'autres types de bases de données, soit à l'aide de code, soit en envoyant le formulaire à un service Web connecté à la base de données. |
| Service Web |
Vous pouvez envoyer des données à un service Web en connectant un formulaire existant à un service Web ou en créant un nouveau formulaire basé sur le service Web. Par exemple, vous pouvez utiliser un service Web pour permettre aux utilisateurs d'envoyer des données à une base de données Oracle, qui n'est pas prise en charge directement par InfoPath. |
| Bibliothèque de formulaires |
Si votre organisation utilise Microsoft Windows SharePoint Services pour partager des informations, vous pouvez concevoir votre formulaire de sorte que les utilisateurs puissent l'envoyer vers une bibliothèque de formulaires. Par exemple, une équipe de marketing peut utiliser un formulaire InfoPath pour rassembler des informations sur des produits concurrents. Après avoir rempli les formulaires, les utilisateurs peuvent les envoyer vers une bibliothèque de formulaires de manière que les données concurrentielles soient stockées dans le même emplacement partagé. |
| Message électronique |
Vous pouvez concevoir un formulaire de sorte que les utilisateurs puissent envoyer leur formulaire rempli en tant que pièce jointe à un message électronique. Les adresses de messagerie, ligne d'objet et nom de la pièce jointe peuvent tous être prédéfinis (avec des valeurs que vous spécifiez ou des valeurs qui changent en fonction des entrées du formulaire). Cela convient particulièrement aux scénarios de collaboration dans lesquels les utilisateurs doivent pouvoir envoyer rapidement des données. Prenons l'exemple d'un formulaire d'examen des performances qui contient différentes sections pour les employés et leurs responsables. Après avoir rempli la section d'évaluation de l'employé, un employé peut cliquer sur Envoyer dans le menu Fichier afin d'envoyer automatiquement le formulaire dans un message électronique à son responsable. De même, le responsable peut remplir la section d'évaluation qui le concerne, puis envoyer le formulaire au département des Ressources humaines. |
Vous pouvez également envoyer un formulaire à un serveur Web par le biais du protocole HTTP ou écrire un script ou du code managé afin de créer une fonctionnalité avancée pour l'envoi de formulaires. Pour plus d'informations sur l'envoi des formulaires et la personnalisation des options d'envoi de formulaires, consultez Présentation de l'envoi de formulaires InfoPath.
Intégrer des données dans un processus de gestion existant
Les entreprises utilisent de plus en plus le langage XML (Extensible Markup Language) (langage XML (Extensible Markup Language) : forme condensée du langage SGML (Standard Generalized Markup Language) qui permet aux développeurs de créer des balises personnalisées offrant une certaine flexibilité dans l’organisation et la présentation des informations.) pour normaliser, échanger et gérer leurs informations professionnelles. Lorsque des utilisateurs remplissent des formulaires dans InfoPath, les données de ces formulaires sont enregistrées ou envoyées en langage XML normalisé. Cela permet aux organisations de réutiliser facilement les données de formulaires dans des systèmes professionnels existants basés sur le langage XML ou dans d'autres logiciels qui fonctionnent avec ce langage et le comprennent.
XML étant un format de fichier normalisé, les données stockées dans un formulaire InfoPath peuvent être partagées avec tout processus existant qui utilise un schéma XML (schémas XML : spécification formelle, écrite en XML, qui définit la structure d’un document XML, notamment les noms d’éléments et les types de données, dont les éléments peuvent être associés et dont les attributs sont disponibles pour chaque élément.). Un simple formulaire de rapport de déplacement InfoPath, par exemple, peut fournir des données XML à un système de gestion de la relation client basé sur un schéma, un système de fonds de caisse qui s'appuie sur un autre schéma et un système de planning des déplacements basé sur un troisième schéma. Les informations requises par chacun de ces systèmes peuvent être entrées dans un formulaire InfoPath et distribuées (par l'intermédiaire d'un service Web, d'un appel HTTP (Hypertext Transfer Protocol), de code managé ou d'un script (script : type de code informatique utilisé pour réaliser des tâches sur des pages Web, de façon, par exemple, à incrémenter un compteur « nombre de visiteurs » à chaque nouvelle visite. Les scripts Web peuvent être écrits dans divers langages de script. Les scripts n’ont pas besoin d’être compilés avant exécution.)) à chacun des systèmes appropriés sans devoir à chaque fois taper ou entrer les données.
Remarque Pour implémenter un scénario sophistiqué de ce type, vous devez comprendre comment InfoPath fonctionne avec les données XML et d'autres technologies de développement. Pour plus d'informations, consultez Obtenir de l'aide sur le développement de formulaires.
