Publier une version mise à jour d'un modèle de formulaire

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire que vous avez modifié, InfoPath peut mettre à jour le modèle de formulaire (fichier .xsn) et tous les formulaires existants (fichiers .xml) basés sur ce modèle de formulaire. Par défaut, InfoPath remplace automatiquement l'ancienne version du modèle de formulaire par la version la plus récente. Vous pouvez choisir la méthode de mise à jour que vous souhaitez pour les formulaires utilisateur existants.

Dans cet article


Aider à prévenir la perte de données dans les formulaires utilisateur existants

Si vous avez besoin de mettre à jour un modèle de formulaire existant, vous pouvez le modifier, le republier et le redistribuer aux utilisateurs. Cependant, certains types de modifications vous empêchent d'accéder aux données dans des formulaires déjà remplis basés sur le modèle de formulaire d'origine.

Si vous apportez une modification à un modèle de formulaire qui entraîne une perte de données ou des erreurs dans les formulaires déjà remplis, un message vous avertit. Un message s'affichera lorsque vous ajoutez de nouveaux champs obligatoires à un modèle de formulaire ou lorsque vous renommez ou supprimez des champs ou des groupes d'un modèle de formulaire.

Message d'erreur avertissant les concepteurs de formulaire d'une perte de données potentielle

Lorsque vous recevez ce message, si vous cliquez sur Oui et poursuivez vos modifications, il vous sera peut-être impossible d'accéder aux données contenues dans des formulaires existants une fois le modèle de formulaire mis à jour publié. Dans certains cas, cela est acceptable. Vous devez prendre la décision selon votre situation.

Pour vous assurer que vous pouvez accéder aux données que vous avez déjà collectées de vos utilisateurs, suivez les indications ci-dessous lorsque vous apportez des modifications à votre modèle de formulaire d'origine :

  • ne renommez pas des champs et des groupes existants dans la source de données ;
  • ne déplacez pas des champs et des groupes existants dans la source de données ;
  • ne supprimez pas des champs et des groupes existants de la source de données. Vous pouvez supprimer des contrôles du modèle de formulaire sans causer de problèmes, tant que vous ne touchez pas au champ ou au groupe correspondant au contrôle dans la source de données.

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Publier un modèle de formulaire mis à jour

Imaginons que vous envisagez de modifier un modèle de formulaire déjà utilisé dans votre entreprise. Si ces modifications supposent des changements dans la source de données utilisée pour le modèle, vous devez trouver un moyen efficace de mettre à jour la version précédemment publiée du modèle de formulaire pour que tous les utilisateurs utilisent la version mise à jour. Vous pouvez aussi indiquer comment traiter les formulaires existants basés sur le modèle de formulaire d'origine.

  1. Ouvrez le modèle de formulaire que vous souhaitez mettre à jour.
  2. Effectuez les modifications nécessaires.
  3. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.
  4. Dans la liste Catégorie, cliquez sur Contrôle de version.

C'est à cet endroit que vous devez spécifier comment traiter les formulaires existants (fichiers .xml) remplis à partir du modèle d'origine.

  1. Dans la liste Mise à niveau de la version, sous Version du modèle de formulaire, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour mettre à niveau automatiquement les versions obsolètes du formulaire vers la version mise à jour, cliquez sur Mettre automatiquement à jour les formulaires existants. Si cette option est sélectionnée, InfoPath n'invite pas les utilisateurs à mettre à jour les formulaires existants. Cette mise à jour s'effectuera automatiquement à la prochaine ouverture d'un formulaire nouveau ou existant.
    • Pour écrire du code personnalisé qui gère le processus de mise à jour pour les utilisateurs, cliquez sur Utiliser un événement personnalisé, puis cliquez sur le bouton Modifier. Vous pouvez alors utiliser l'événement Sur mise à niveau de document (OnVersionUpgrade), qui se produit si à l'ouverture d'un formulaire InfoPath, le numéro de version de ce formulaire est plus ancien que celui du modèle de formulaire de référence. Pour plus d'information sur l'événement OnVersionUpgrade, consultez la documentation du développeur InfoPath.
    • Pour éviter la mise à jour des formulaires, cliquez sur Ne rien faire (les formulaires existants risquent de ne pas fonctionner correctement). Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent remplir les formulaires basés sur les modèles de formulaires mis à jour, mais il est possible qu'ils ne puissent plus ouvrir les formulaires existants. S'ils peuvent ouvrir les formulaire existants, ils ne pourront pas modifier les champs qui viennent d'être ajoutés.
  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Publier, puis suivez les étapes de l'Assistant Publication.

Lorsque les utilisateurs ouvrent un formulaire créé à partir de votre modèle, ils reçoivent automatiquement la nouvelle version de ce modèle de formulaire. S'ils essayent d'ouvrir les formulaires créés à partir de la version antérieure du modèle, les modifications spécifiées à l'étape 5 prennent effet.

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Permettre aux utilisateurs de décider s'ils souhaitent mettre à jour leurs modèles de formulaire

Lorsque vous publiez une version mise à jour d'un modèle de formulaire, InfoPath remplace la copie du modèle de formulaire stockée sur les ordinateurs des utilisateurs par la dernière version. Cela s'effectue automatiquement dès que les utilisateurs ouvrent un formulaire créé à partir du modèle de formulaire mis à jour. Dans la majorité des cas, c'est ce que vous souhaitez. Cependant, il est possible d'afficher une boîte de dialogue qui invite les utilisateurs à mettre à jour le modèle de formulaire lorsqu'une nouvelle version est disponible.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.
  2. Dans la liste Catégorie, cliquez sur Contrôle de version.
  3. Sous Version du modèle de formulaire, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs de formulaire à décider s'ils souhaitent effectuer la mise à niveau vers une nouvelle version du modèle de formulaire, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Par défaut, la donnée de la valeur de registre EnableAutoUpdatePrompt est 0 (désactivé). Les utilisateurs sont invités à mettre leur formulaire à niveau uniquement si un administrateur du système a modifié la donnée de la valeur EnableAutoUpdatePrompt de 0 (désactivé) en 1 (activé).

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Publier, puis suivez les étapes de l'Assistant Publication.

La prochaine fois qu'un utilisateur ouvre un formulaire créé à partir de votre modèle, InfoPath l'invite à remplacer sa copie du modèle de formulaire existant par la nouvelle version. L'utilisateur pourra alors décider s'il souhaite ou non effectuer ce remplacement. Si la boîte de dialogue n'apparaît pas, la donnée de la valeur EnableAutoUpdatePrompt est probablement 0 (désactivé) au lieu de 1 (activé)

 Remarque   Avant d'ouvrir un formulaire, les utilisateurs peuvent par anticipation obtenir la dernière version d'un modèle de formulaire précis (fichier .xsn) en cliquant sur le lien Récupérer la mise à jour de ce formulaire ou Récupérer les mises à jour des formulaires dans cette catégorie de la boîte de dialogue Remplir un formulaire. Même s'ils ont déjà installé la dernière version du modèle de formulaire sur leurs ordinateurs, les liens restent actifs. Dans ce cas, si un utilisateur clique sur l'un de ces deux liens de mise à jour, InfoPath se contente d'enregistrer à nouveau le dernier modèle de formulaire sur l'ordinateur de cet utilisateur.

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S'applique à :
InfoPath 2007