Les modèles de formulaires Microsoft Office InfoPath que vous créez sont conçus pour être ouverts et remplis en ligne, soit dans InfoPath lui-même ou dans un navigateur Web. Cependant, les utilisateurs peuvent choisir d'imprimer un exemplaire d'un formulaire rempli pour leurs dossiers personnels ou pour leurs archives. C'est pourquoi il est recommandé de vérifier que la présentation de votre modèle de formulaire est adaptée à l'impression. Par exemple, vous pouvez souhaiter vérifier que, sur une impression de votre modèle de formulaire, les contrôles tiennent dans les marges et le texte est lisible.
En outre, vous pouvez utiliser le volet des tâches Vues pour créer une version spéciale du modèle de formulaire, appelée une vue d'impression, conçue spécifiquement pour l'impression.
Cet article explique la conception d'une vue d'impression de votre modèle de formulaire et d'autres techniques de création de modèles de formulaires adaptés à l'impression.
Contenu de cet article
Différences entre les impressions d'un modèle de formulaire et d'un formulaire
Vous pouvez imprimer votre modèle de formulaire pour avoir une idée générale de la façon dont les contrôles et les autres objets apparaissent sur la page imprimée ou pour vérifier les paramètres d'impression (par exemple ceux des en-têtes et des pieds de page). Quand vous imprimez un modèle de formulaire en mode Création (mode Création : environnement de création InfoPath dans lequel vous pouvez créer ou modifier un modèle de formulaire.), vous pouvez voir sur l'impression que certains éléments du modèle, tels que les boutons, n'apparaissent pas lorsqu'un utilisateur imprime un formulaire basé sur votre modèle de formulaire.
Quand les utilisateurs impriment un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, InfoPath ajuste le formulaire ou retire certains éléments qui sont inutiles sur une impression. Par exemple, le texte d'instruction Insérer un élément qui apparaît par défaut sous les tableaux extensibles n'apparaît pas sur la version imprimée du formulaire. Il en va de même pour les boutons, les entrées des zones de liste ou les flèches de défilement, puisque ces éléments n'ont aucune utilité sur une page imprimée.
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Introduction aux vues d'impression
Bien que les formulaires d'impression soient conçus pour collecter les données des formulaires en un format électronique, vous pouvez créer une vue d'impression, qui est spécifiquement prévue pour l'impression. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez que les utilisateurs impriment les formulaires selon une disposition spécifique ou n'en impriment que certaines parties.
Si votre modèle de formulaire contient plusieurs vues, vous pouvez créer une vue d'impression pour chacune d'entre elles. Vous pouvez également désigner une seule vue d'impression qui s'applique à toutes les vues du modèle de formulaire. Par exemple, si votre modèle de formulaire contient trois vues différentes, vous pouvez créer une vue d'impression qui synthétise les informations essentielles de chacune d'entre elles dans une seule page imprimée.
Pour créer et associer une vue d'impression à une vue existante, vous pouvez utiliser le lien Créer une version imprimée de cette vue dans le volet Vues. Si vous cliquez sur ce lien, InfoPath exécute l'action suivante :
- Création d'une nouvelle vue vide nommée Version imprimée de nom, où nom est le nom de la vue servant de base à la vue d'impression.
- Association de la vue d'impression et de la vue sur laquelle elle est basée. Cette association est enregistrée dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue de l'onglet Paramètres de l'impression. Par exemple, imaginons que vous avez créé une vue d'impression basée sur une vue Approbation de votre modèle de formulaire. Quand l'utilisateur clique sur le bouton Imprimer de la vue Approbation, InfoPath imprime ce qui apparaît dans la vue Version imprimée d'Approbation.
Lorsque vous avez créé une vue d'impression, vous pouvez la modeler afin qu'elle reflète votre idée de l'impression du formulaire. Ceci implique typiquement la copie et le collage de contrôles d'autres vues du modèle de formulaire dans la vue d'impression. Si nécessaire, vous pouvez remplacer certains contrôles par d'autres dans la vue d'impression. Par exemple, vous pouvez remplacer une liste déroulante, qui cache les entrées de la zone de liste par défaut, par une zone de liste standard, qui afficher les entrées par défaut. En agissant ainsi, toutes les entrées sont présentes sur le formulaire imprimé. Vous pouvez également définir des options d'impression spécifiques pour la vue d'impression dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, telles que les en-têtes, les pieds de page et les marges de la pages.
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Conception d'une vue d'impression basée sur une vue existante
Par défaut, quand un utilisateur imprime un formulaire auquel aucune vue d'impression donnée n'est associée, la vue actuellement affichée sur l'ordinateur de l'utilisateur est imprimée. Si vous créez une vue d'impression, InfoPath l'imprime à la place de la vue actuelle. Vous pouvez spécifier n'importe quelle vue existante en tant que vue d'impression. La procédure suivante explique l'utilisation d'une vue existante comme base de la vue d'impression.
- Dans le menu Affichage, cliquez sur Gérer les vues.
- Dans la liste Sélectionner une vue du volet Vues, cliquez sur la vue à partir de laquelle vous allez créer une vue d'impression.
- Sous Actions, cliquez sur Créer une version imprimable pour cette vue.
- Dans la boîte de dialogue Créer une version imprimable, tapez le nom de la vue d'impression, puis cliquez sur OK.
- Dans le volet Vues, double-cliquez sur la vue d'impression.
- Dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, sélectionnez les options désirées dans les onglets Paramètres d'impression et Configuration de la page, puis cliquez sur OK. Par exemple, vous pouvez indiquer les marges par défaut de la vue d'impression ou ajouter des en-têtes ou des pieds de page.
- Pour revenir à la vue d'origine, dans le volet Vues, cliquez sur le nom de la vue dans la liste Sélectionner une vue.
- Pour tout sélectionner dans la vue, appuyez sur CTRL+A.
- Pour copier la sélection dans le presse-papiers, appuyez sur CTRL+C.
- Pour basculer dans la vue d'impression, dans le volet Vues, cliquez sur le nom de la vue dans la liste Sélectionner une vue.
- Pour coller la sélection de la vue originale dans la vue d'impression, appuyez sur CTRL+V.
- Supprimez tous les contrôles ou éléments de mise en page dont vous n'avez pas besoin, ou ajoutez de nouveaux contrôles.
Conseil Pour savoir rapidement si les contrôles et les autres éléments de conception tiennent sur la page imprimée, vous pouvez afficher une page comportant un guide sur le côté droit du modèle de formulaire en cliquant sur Guide de largeur de page dans le menu Vue. Une page comportant un guide de largeur apparaît sous la forme d'une ligne verticale pointillée dans le modèle de formulaire. La ligne indique la position de la marge droite de la page imprimée en se basant sur l'imprimante par défaut de votre ordinateur.
- Pour ajouter un saut de page dans la vue d'impression, cliquez où vous voulez commencer une nouvelle page puis cliquez sur Saut de page dans le menu Insertion.
Remarque Un saut de page apparaît sous la forme d'une ligne horizontale pointillée dans un modèle de formulaire. Si vous affichez un aperçu du modèle de formulaire, vous ne verrez ni cette ligne ni aucune autre indication qu'un saut de page a été inséré. Pour visualiser comment le saut de page affecte les formulaires imprimés qui sont basés sur votre modèle de formulaire, cliquez sur Aperçu avant impression
dans la barre d'outils Standard.
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Créer une vue d'impression pour Word
Si vous êtes un concepteur de formulaires expérimenté qui comprend les technologies XML (XML (Extensible Markup Language) : langage standard de l’industrie permettant de décrire, d’organiser et d’échanger des données. Dans InfoPath, les modèles de formulaire reposent sur des technologies XML et les données de formulaire sont enregistrées ou envoyées au format XML.), vous pouvez utiliser l'assistant Ajouter une vue d'impression pour Word afin de créer une vue d'impression basée sur Microsoft Office Word qui imprime les données du formulaire directement à partir de Word. Ceci vous permet de bénéficier des nombreuses options d'impression offertes par Word. Pour le faire, vous devez avoir accès à un fichier XSL Transformation (XSLT) (XSLT (XSL Transformation) : langage utilisé pour transformer des documents XML en d’autres types de document, tels que HTML ou XML. Il est conçu pour être utilisé avec le langage XSL.) existant qui transforme les données de votre modèle de formulaire en un format utilisable pour l'impression à partir de Word. Lorsqu'un utilisateur imprime un formulaire qui contient une vue d'impression basée sur Word, les données de ce formulaire s'impriment directement à partir de Word. Le fichier XSLT soit être créé dans Microsoft Office 2003 ou Microsoft Office Word 2007.
Remarque Pour en savoir plus sur la création d'un fichier XSLT, consultez le kit de développement logiciel (SDK) de Microsoft Office InfoPath 2003. Le SDK contient un outil nommé Assistant InfoPath vers Word, qui vous permet d'utiliser Microsoft Office Word 2003 ou Office Word 2007 pour imprimer les données des formulaires InfoPath. Vous pouvez télécharger le SDK sur le site Web Microsoft Office Update ou parcourir son contenu sur le site Web du Microsoft Developer Network (MSDN).
- Dans le menu Affichage, cliquez sur Gérer les vues.
- Sous Actions, dans le volet Vues, cliquez sur Ajouter une vue d'impression pour Word.
- Suivez les instructions de l'assistant Ajouter une impression pour Word afin d'indiquer le fichier XSLT que vous voulez utiliser pour la vue d'impression basée sur Word.
- Dans la liste Sélectionner une vue du volet Vues, cliquez sur la vue que vous souhaitez désigner comme vue d'impression basée sur Word puis cliquez sur Propriétés de la vue.
- Cliquez sur l'onglet Paramètres d'impression.
- Dans la liste Sélectionnez une vue existante à utiliser lors de l'impression de cette vue, cliquez sur la vue d'impression basée sur Word.
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