Ajouter un texte d'aide personnalisé à un modèle de formulaire

Pour aider les utilisateurs à comprendre l'utilité de votre formulaire et à le remplir correctement, vous pouvez ajouter un texte d'aide contenant des instructions sur le remplissage de votre modèle de formulaire.

Cet article explique comment identifier le meilleur type de texte pour votre modèle de formulaire en considérant divers facteurs : le type de modèle de formulaire que vous créez, le public visé, l'ampleur de déploiement de ce modèle et le fait que les utilisateurs rempliront les formulaires issus de ce modèle dans un navigateur Internet ou par un autre moyen.

Dans cet article


Problèmes de compatibilité

Lorsque vous créez un modèle de formulaire dans Microsoft Office InfoPath 2007, vous pouvez choisir de créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs (modèle de formulaire compatible avec le navigateur : modèle de formulaire conçu dans InfoPath à l’aide d’un mode de compatibilité spécifique. Un modèle de formulaire compatible avec le navigateur peut être activé pour le navigateur lors de sa publication sur un serveur exécutant InfoPath Forms Services.). Dans ce type de formulaire, certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles. Par exemple, les volets Office personnalisés (volet Office personnalisé : fichier .html dont le contenu est affiché dans une fenêtre en regard d’un formulaire. Les volets Office peuvent contenir des commandes propres au formulaire et le sommaire de l’aide.), souvent utilisés pour afficher une aide personnalisée, ne sont pas pris en charge. Pour ajouter des fonctions d'aide dans ce type de modèle, prévoyez d'avoir recours à un autre type d'aide (par exemple à la mise en forme conditionnelle (mise en forme conditionnelle : procédé consistant à modifier l’aspect d’un contrôle, notamment sa visibilité et son état de lecture/écriture, selon les valeurs entrées dans le formulaire.)) pour afficher une aide contextuelle.

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Types d'aide

Selon la complexité de votre modèle de formulaire et les besoins de vos utilisateurs, vous pouvez ajouter différents types de texte d'aide, en utilisant différentes procédures. Votre modèle de formulaire peut aussi vous permettre d'utiliser plusieurs types de texte d'aide à la fois. Vous trouverez ci-dessous une liste des méthodes les plus souvent utilisées pour afficher du texte d'aide dans les modèles de formulaire :

 Conseil   Puisque les modèles de formulaires compatibles avec les navigateurs ne prennent pas en charge les volets Office personnalisés, les vues Aide permettant d'afficher un texte d'aide sont de bonnes solutions de rechange.

  • Volet Office personnalisé    Un volet Office personnalisé est un fichier HTML dont le contenu s'affiche dans un volet Office InfoPath lorsqu'un utilisateur remplit un formulaire. Vous pouvez n'utiliser qu'un seul fichier HTML qui s'ouvrira dans le volet Office personnalisé par défaut de votre modèle de formulaire, mais vous pouvez aussi ajouter d'autres fichiers HTML à votre modèle sous forme de fichiers de ressources, puis créer des liens hypertexte vers ces fichiers. Seuls des fichiers HTML peuvent être affichés dans les volets Office personnalisés. Les volets Office personnalisés peuvent contenir des commandes et des instructions d'aide spécifiques au formulaire. Vous pouvez ajouter directement un fichier HTML à votre modèle de formulaire, pour que les utilisateurs puissent l'afficher dans le volet Office personnalisé Aide pendant qu'ils remplissent le formulaire hors connexion, ou bien lier le volet Office personnalisé à un fichier HTML stocké ailleurs. Par exemple, si vous prévoyez de mettre l'aide à jour assez souvent, mais que vous ne voulez pas publier votre modèle de formulaire chaque fois que le fichier d'aide HTML est mis à jour, il est préférable de stocker le fichier HTML ailleurs et de créer un lien vers ce fichier dans le volet Office personnalisé. Souvenez-vous que les modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs ne prennent pas en charge les volets Office personnalisés. Vous ne pourrez en créer que pour les formulaires à remplir dans InfoPath.
  • Mise en forme conditionnelle     Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer diverses options de mise en forme à un contrôle en fonction des conditions se produisant sur le formulaire. Si les conditions définies se vérifient lorsque l'utilisateur remplit le formulaire, la mise en forme conditionnelle est appliquée. Si vous ajoutez un texte d'aide à l'une des sections de votre modèle de formulaire et que vous utilisez une mise en forme conditionnelle sur cette section, vous permettez à l'utilisateur d'afficher ou de masquer l'aide contextuelle corespondant à la section ou au contrôle selon ses besoins, sans changer de vue. Il s'agit d'une méthode utile pour fournir aux utilisateurs qui en ont besoin une aide en ligne sur des contrôles ou des sections spécifiques.
  • Aide externe     Vous pouvez ajouter un lien vers un fichier externe, par exemple un fichier HTML sur un site Web. Si le site Web de support technique de votre entreprise contient une page Web expliquant comment démarrer une session de conversation en direct avec un ingénieur du support technique, vous pouvez placer sur votre modèle de formulaire un lien hypertexte permettant aux utilisateurs d'ouvrir cette page dans leur navigateur. Cette approche est utile lorsque vous créez un modèle de formulaire pour un autre département de votre entreprise et que ce département est le mieux placé pour fournir une aide ou un support technique aux utilisateurs.
  • Le système d'aide d'InfoPath     InfoPath propose un système d'aide dédié aux utilisateurs qui remplissent les formulaires. En demandant à vos utilisateurs d'appuyer sur F1 lorsqu'ils remplissent un formulaire, vous leur donnez la possibilité d'accéder aux rubriques d'aide sur les fonctionnalités standard d'InfoPath. N'utilisez cette méthode que pour les formulaires que les utilisateurs remplissent avec InfoPath.

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Créer une vue pour afficher l'aide

Pour créer dans votre modèle de formulaire une vue distincte permettant aux utilisateurs de consulter une aide sur le remplissage du questionnaire, vous devez tout d'abord créer une vue Aide pour votre modèle de formulaire, puis ajouter un bouton à votre formulaire par défaut, sur lequel les utilisateurs pourront cliquer pour accéder à la vue Aide.

Créer une vue Aide

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Gérer les vues.
  1. Sous Opérations dans le volet Office Vues, cliquez sur Ajouter une nouvelle vue.
  2. Dans la zone Nom de la nouvelle vue, tapez un nom pour la vue Aide, puis cliquez sur OK.

Exemple : tapez Aide.

  1. Sur le modèle de formulaire, cliquez sur la vue que vous venez de créer et tapez ou collez le texte d'aide souhaité.
  2. Si le volet Office Contrôles n'est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion ou appuyez sur Alt+I, A.
  1. Dans le volet Office Contrôles, cliquez sur Bouton.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le bouton que vous avez ajouté, puis cliquez sur Propriétés - Bouton dans le menu contextuel.
  3. Cliquez sur l'onglet Général.
  4. Dans la zone Étiquette, tapez une étiquette pour le bouton (par exemple Retour au formulaire).
  5. Cliquez sur Règles.
  6. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Ajouter.
  7. Cliquez sur Ajouter une action.
  8. Dans la zone Action, cliquez sur Changer de vue.
  9. Dans la zone Afficher, cliquez sur le nom de votre vue par défaut.
  10. Cliquez sur OK dans les quatre boîtes de dialogue pour revenir au modèle de formulaire.

Après avoir créé la vue Aide de votre modèle de formulaire, vous devez ajouter un bouton sur votre vue par défaut, pour que les utilisateurs puissent y accéder rapidement pendant qu'ils remplissent votre formulaire.

Ajouter un bouton à votre vue par défaut

  1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Gérer les vues.
  1. Dans le volet Office Vues, cliquez sur le nom de votre vue par défaut.
  2. Si le volet Office Contrôles n'est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion ou appuyez sur Alt+I, A.
  1. Dans le volet Office Contrôles, cliquez sur Bouton.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le bouton que vous avez ajouté, puis cliquez sur Propriétés - Bouton dans le menu contextuel.
  3. Cliquez sur l'onglet Général.
  4. Dans la zone Étiquette, tapez une étiquette pour le bouton (par exemple Aide).
  5. Cliquez sur Règles.
  6. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Ajouter.
  7. Cliquez sur Ajouter une action.
  8. Dans la zone Action, cliquez sur Changer de vue.
  9. Dans la zone Afficher, cliquez sur le nom de votre vue Aide ajoutée dans la procédure précédente.

 Conseil   Vous pouvez éventuellement ajouter à la vue Aide les mêmes contrôles que ceux de la vue par défaut. Ainsi, les utilisateurs le choix entre remplir le formulaire dans la vue par défaut s'ils n'ont pas besoin d'aide ou utiliser la vue Aide s'ils ont besoin de consulter les instructions du texte d'aide.

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Créer un volet Office personnalisé pour afficher l'aide

 Remarques 

Avant de créer un volet Office personnalisé pour afficher une aide dans votre modèle de formulaire, gardez à l'esprit les points suivants :

  • Les modèles de formulaire compatibles avec les navigateurs ne prennent pas en charge les volets Office personnalisés.
  • Avant d'activer un volet Office personnalisé, vous devez tout d'abord créer un fichier HTML correspondant avec un éditeur HTML comme Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Pour créer et activer un volet Office personnalisé, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.
  2. Sous Catégorie, cliquez sur Programmation.
  3. Activez la case à cocher Activer le volet Office personnalisé.
  4. Dans la zone Nom du volet Office, tapez le nom que vous souhaitez voir apparaître en haut du volet Office personnalisé (par exemple, Aide).
  5. Pour ajouter un fichier à votre modèle de formulaire, cliquez sur Fichiers de ressources.

 Remarque   Pour lier un fichier à votre modèle de formulaire, dans la zone Emplacement du volet Office, tapez le chemin d'accès absolu vers l'emplacement du fichier HTML et cliquez sur OK.

Sécurité  Il est conseillé de créer un lien vers un fichier HTML situé dans le même domaine que votre modèle de formulaire. Si ce n'est pas le cas, les utilisateurs qui voudront ouvrir un formulaire créé à partir de votre modèle recevront un message d'erreur.

  1. Dans la boîte de dialogue Fichiers de ressources, cliquez sur Ajouter.
  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter un fichier, recherchez et sélectionnez le fichier HTML de votre choix, puis cliquez sur OK
  3. Si le fichier HTML ajouté fait référence à d'autres fichiers (des feuilles de style en cascade (feuilles de style en cascade (CSS, Cascading Style Sheet) : déclarations, incorporées à une page Web ou stockées dans un fichier .css séparé lié à une page Web, qui spécifient l’aspect d’éléments HTML particuliers.), par exemple), ajoutez-les également.

 Conseil   Vous pouvez n'utiliser qu'un seul fichier HTML à ouvrir dans le volet Office personnalisé par défaut de votre modèle de formulaire, mais vous pouvez aussi ajouter à votre modèle de formulaire d'autres fichiers HTML sous forme de fichiers de ressources, puis créer entre eux des liens hypertexte.

  1. Dans la boîte de dialogue Options de formulaire, cliquez sur le nom du fichier HTML que vous venez d'ajouter dans la zone Emplacement du volet Office.
  2. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B. Le volet Office personnalisé que vous venez de créer doit s'afficher par défaut lorsque vous affichez l'aperçu du modèle de formulaire.

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Utiliser la mise en forme conditionnelle pour afficher une aide contextuelle

La procédure suivante indique comment utiliser la mise en forme conditionnelle pour afficher ou masquer l'aide contextuelle.

  1. Si le volet Office Contrôles n'est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion ou appuyez sur Alt+I, A.
  1. Dans le volet Office Contrôles, cliquez sur Case à cocher, puis sur Section.
  2. Cliquez dans la section que vous venez d'ajouter à votre modèle de formulaire et tapez un texte d'aide.
  3. Supprimez le texte d'étiquette par défaut pour la case à cocher, puis tapez Cliquez ici pour afficher ou masquer l'aide.
  4. Cliquez sur l'onglet de la section sur votre modèle de formulaire et, dans le menu Format, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
  5. Cliquez sur Ajouter.
  6. Sous Si cette condition est vraie dans la première zone, choisissez Sélectionnez un champ ou un groupe.
  7. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, sélectionnez le champ qui correspond au contrôle Case à cocher que vous avez ajouté à l'étape 2, puis cliquez sur OK.
  8. Dans la deuxième zone de la boîte de dialogue Mise en forme conditionnelle, cliquez sur est égal à.
  9. Dans la troisième zone, cliquez sur FAUX.
  10. Sous Appliquer la mise en forme, activez la case à cocher Masquer ce contrôle.

 Remarque   La condition indique maintenant que si la case à cocher est activée, la section s'affiche.

  1. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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Créer un lien hypertexte vers un fichier d'aide externe ou un site Web

La procédure suivante indique comment ajouter un lien hypertexte dans votre modèle de formulaire vers un fichier d'aide externe (un fichier HTML ou d'aide compilé .chm) ou vers un site Web (site de support technique, par exemple).

 Remarques 

Créer un lien hypertexte statique vers un fichier externe

  1. Sur le modèle de formulaire, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le lien hypertexte ou sélectionnez l'image ou le texte que vous souhaitez transformer en lien hypertexte.
  2. Dans la barre d'outils Standard, cliquez sur Insérer un lien hypertexte Image du bouton.
  3. Cliquez sur l'onglet Général.
  4. Dans la zone Adresse, tapez l'URL que vous souhaitez lier.
  5. Pour modifier le texte du lien hypertexte qui apparaît sur le modèle de formulaire, tapez le texte souhaité dans la zone Texte.

 Remarque   Si vous avez sélectionné une image à l'étape 1, cette option n'est pas disponible.

  1. Pour créer une info-bulle qui s'affiche lorsque l'utilisateur place le pointeur sur le lien hypertexte, cliquez sur l'onglet Avancé, puis, dans la zone Info-bulle, tapez le texte que vous souhaitez afficher.
  2. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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Ajouter des instructions pour que les utilisateurs affichent le système d'aide d'InfoPath

InfoPath propose un système d'aide dédié que les utilisateurs peuvent consulter lorsqu'ils remplissent les formulaires. Ce système d'aide contient des informations sur les tâches courantes, par exemple l'activation ou la désactivation de la saisie semi-automatique et la vérification de l'orthographe sur le texte saisi dans le formulaire. En tant que créateur de formulaire, vous pouvez ouvrir l'aide d'InfoPath destinée aux utilisateurs en appuyant sur la touche F1 lorsque vous affichez l'aperçu du formulaire dans la fenêtre correspondante.

L'aide destinée aux utilisateurs se limite aux tâches qui s'appliquent à tous les formulaires. Il est donc conseillé de proposer une aide personnalisée pour les modèles de formulaires que vous créez. Pour aider vos utilisateurs à afficher le système d'aide d'InfoPath lorsqu'ils remplissent un formulaire, vous pouvez ajouter sur votre modèle des instructions expliquant comment accéder au système d'aide d'InfoPath. Vous pouvez par exemple insérer sur votre modèle l'une des mentions suivantes :

  • Pour ouvrir Aide d'InfoPath, appuyez sur F1.
  • Pour ouvrir l'aide d'InfoPath, cliquez sur Aide sur Microsoft Office InfoPath dans le menu Aide.

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S'applique à :
InfoPath 2007