Apprendre à importer ou à attacher des données

Les données que vous souhaitez utiliser dans votre base de données Microsoft Office Access 2007 peuvent parfois déjà exister sous un autre format ou dans une base de données Office Access 2007 distincte. Par exemple, certaines de ces informations peuvent être stockées dans un classeur Microsoft Office Excel 2007 ou dans une liste Windows SharePoint Services 3.0. Pour utiliser ces données dans Office Access 2007, vous pouvez soit les importer, soit vous les attacher. Lorsque vous importez des données, une copie de ces données est placée dans une table de votre base de données. Lorsque vous attachez des données, celles-ci restent dans leur format d'origine et Office Access 2007 y accède directement comme s'il s'agissait d'une table native, avec quelques exceptions indiquées dans la section Attacher des données d'un autre format.

Que voulez-vous faire ?


Importer des données

Lorsque vous importez des données, une copie de ces données est placée dans une table nouvelle ou existante sans que le fichier source ne soit altéré. Vous pouvez importer les données d'un classeur Office Excel 2007, d'une table issue d'une autre base de données Access, d'une liste Windows SharePoint Services 3.0 ou de diverses autres sources. Pour importer des données, vous effectuez généralement une sélection à partir des commandes disponibles dans le groupe Données externes de l'onglet Données externes.

Si vous travaillez à partir d'un modèle que vous avez ouvert depuis Access ou téléchargé sur le site Microsoft Office Online, il se peut qu'il contienne un bouton destiné à importer des données. Par exemple, certains modèles intègrent un formulaire Liste des contacts doté d'un bouton Ajouter à partir d'Outlook, qui permet d'importer des contacts directement à partir d'Office Outlook 2007.

Importer des données dans une table existante

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Ouvrir.
  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
  2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à importer. Par exemple, si vous importez les données d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne trouvez pas le type de programme souhaité, cliquez sur Plus.

La boîte de dialogue Données externes s'affiche.

 Remarque   Si le type de format approprié ne figure pas sous Importer, démarrez le programme dans lequel vous avez créé les données, puis servez-vous de ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) pour pouvoir importer ces données dans Access.

  1. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source ou tapez le chemin d'accès complet de ce fichier dans la zone Nom de fichier.
  2. Cliquez sur l'option de votre choix sous Spécifiez le mode et l'emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table liée qui contient un lien vers la source de données.

Un Assistant démarre pour la plupart des formats de fichiers. Toutefois, si vous importez à partir d'une base de données Access, la boîte de dialogue Importer des objets s'affiche (effectuez vos choix dans la boîte de dialogue, puis passez à l'étape 8. Sinon, passez à l'étape 6). 

  1. Suivez les instructions fournies dans les pages suivantes de l'Assistant. Le processus exact varie en fonction des options d'importation que vous choisissez.
  2. Dans la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.
  3. À ce stade, il se peut que vous soyez invité à enregistrer les détails de ces étapes d'importation. Si vous pensez être amené à renouveler cette même opération d'importation dans l'avenir, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d'importation, entrez les détails, puis cliquez sur Enregistrer l'importation. Vous pourrez dès lors répéter ultérieurement l'opération en toute simplicité en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l'onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Pour plus d'informations sur l'importation de données dans Access, voir les articles Importer ou attacher des données dans un classeur Excel, Importer ou attacher une liste SharePoint, Importer ou attacher des données dans une autre base de données Access ou cliquez sur les liens permettant d'accéder aux articles mentionnés dans la section Voir aussi.

Haut de la page Haut de la page

Importer des données du Carnet d'adresses d'Outlook

Certains modèles intègrent un formulaire Liste des contacts doté d'un bouton Ajouter à partir d'Outlook. Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter à partir d'Outlook pour importer des contacts directement à partir du Carnet d'adresses d'Outlook.

  1. Dans le formulaire, cliquez sur le bouton Ajouter à partir d'Outlook.
  2. Si la boîte de dialogue Choix d'un profil s'affiche, sélectionnez un Profil, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Le message suivant est susceptible de s'afficher : Un programme tente d'accéder à des données Outlook parmi lesquelles peuvent se trouver des informations du Carnet d'adresses. L'autorisez-vous à poursuivre ? Si cette action est inattendue, il se peut qu'il s'agisse d'un virus : dans ce cas, choisissez Non. Si vous obtenez ce message et que vous prévoyez de choisir plusieurs contacts, vous pouvez activer la case à cocher Autoriser l'accès pour et choisir une courte période, par exemple, 5 minutes. Ainsi, l'accès à vos adresses électroniques stockées dans Outlook ne sera autorisé que pendant la période spécifiée. À l'issue de l'opération, cliquez sur Oui.

  1. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des noms à ajouter, double-cliquez sur les noms que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur OK.

Les noms sont ajoutés au formulaire.

Haut de la page Haut de la page

Attacher des données d'un autre format ou d'une base de données différente

Lorsque vous attachez des données d'un autre format, ces données restent stockées dans le format d'origine et elles apparaissent dans votre base de données en tant que table attachée. Pour la majorité des formats de fichiers, cela signifie que vous pouvez afficher et modifier les données via Office Access 2007 ou le programme d'origine qui a servi à créer les données, car tous deux utilisent les mêmes données physiques. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données attachées qui sont stockées dans Excel par le biais d'Office Access 2007 (vous ne pouvez que les afficher). Pour modifier les données, vous devez utiliser Excel. 

Créer une table attachée

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Ouvrir.
  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
  2. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à attacher. Par exemple, si vous attachez les données d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne trouvez pas le type de programme souhaité, cliquez sur Plus.

La boîte de dialogue Données externes s'affiche.

 Remarque   Si le type de format approprié ne figure pas sous Importer, démarrez le programme dans lequel vous avez créé les données, puis servez-vous de ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) pour pouvoir attacher ces données dans Access.

  1. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source ou tapez le chemin d'accès complet de ce fichier dans la zone Nom de fichier.

Un Assistant démarre pour la plupart des formats de fichiers. Toutefois, si vous attachez des données dans une base de données Access, la boîte de dialogue Attacher les tables s'affiche (effectuez vos choix dans la boîte de dialogue, puis passez à l'étape 8. Sinon, passez à l'étape 5). 

  1. Sous Spécifiez le mode et l'emplacement de stockage des données dans la base de données active, cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée. Il est à noter qu'Access ne peut attacher que certains formats de fichiers ; il se peut donc que cette option ne soit pas accessible pour votre format de fichier.
  2. Suivez les instructions fournies dans les pages suivantes de l'Assistant. Le processus exact varie en fonction des options de liaison que vous choisissez.
  3. Dans la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Haut de la page Haut de la page

 
 
S'applique à :
Access 2007