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Lorsque vous créez un site Windows SharePoint Services, plusieurs types de listes sont créés pour vous. Ces listes par défaut peuvent être variées, d'un forum de discussion à une liste de calendrier. Vous pouvez les personnaliser de plusieurs manières, ou créer des listes personnalisées en choisissant les colonnes qui vous conviennent.

Les listes peuvent également bénéficier de fonctionnalités de messagerie, si le courrier entrant ou sortant est autorisé sur votre site. Vous pouvez configurer certaines listes telles que calendriers, annonces, blogs et forums de discussion pour qu'il soit possible de leur ajouter du contenu par envoi de courrier électronique. À l'inverse, d'autres listes telles que les tâches et les listes de suivi de problème peuvent être configurées pour envoyer du courrier électronique à des personnes à qui des éléments sont affectés.

Les listes peuvent comporter de nombreux types de données, tels que dates, images ou calculs fondés sur d'autres colonnes.

• Créer une liste à partir d'un modèle de liste

• Créer une liste personnalisée

• Ajouter une colonne à une liste

Créer une liste à partir d'un modèle de liste

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 comporte plusieurs types de listes différents, depuis le calendrier jusqu'à la liste de contacts. Bien que certains des paramètres varient d'une liste à l'autre, vous pouvez utiliser la même procédure de base pour créer n'importe quel type de liste. La procédure qui suit vous montre comment créer une liste à partir d'un modèle de liste.

 Remarque   Pour créer une liste, vous devez détenir l'autorisation de modifier le site sur lequel vous voulez créer la liste.

1. Dans le menu Actions du site, cliquez sur Créer.
2. Sous Communications ou Suivi, cliquez sur le type de liste voulu, par exemple Contacts ou Calendrier.

   Types de listes

   Le type de liste utilisé dépend des types d'informations qui sont partagés :

   • Annonces  Utilisez une liste d'annonces pour partager des nouvelles ou des états et pour fournir des rappels. Les annonces prennent en charge les mises en forme améliorées avec des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.
   • Contacts  Utilisez une liste de contacts pour stocker des informations sur les personnes ou les groupes avec lesquels vous travaillez. Si vous utilisez un programme de gestion des messages ou des contacts compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos contacts à partir de votre site SharePoint dans ce programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour une liste de tous les fournisseurs de votre société à partir d' Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne gère pas réellement les membres de votre site, mais peut être utilisée pour stocker et partager des contacts pour votre société, par exemple une liste de fournisseurs externes.
   • Forums de discussion  Utilisez un forum de discussion pour fournir un endroit centralisé pour enregistrer et stocker les discussions d'équipe identique au format des groupes de discussion. Si votre administrateur a autorisé les listes de votre site à recevoir des courriers électroniques, les forums de discussion peuvent stocker les discussions par courrier électronique de la plupart des programmes de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion pour la sortie d'un nouveau produit. Si vous utilisez un programme de messagerie compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum de discussion tout en travaillant dans l'autre programme.
   • Liens  Utilisez une liste de liens comme emplacement centralisé pour les liens vers le Web, l'intranet de votre société et d'autres ressources. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.
   • Calendrier  Utilisez un calendrier pour tous les événements de votre équipe ou pour des situations particulières, telles que les vacances de votre société. Un calendrier fournit des affichages visuels, tels qu'un calendrier mural ou de bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les événements sociaux et les événements d'une journée entière. Vous pouvez également suivre les dates importantes pour votre équipe, telles que les échéances ou les dates de sortie d'un produit, qui ne sont pas liées à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de calendrier compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre calendrier à partir de votre site SharePoint tout en travaillant dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint avec les dates de votre calendrier Office Outlook 2007 en affichant les deux calendriers côte à côte ou l'un sur l'autre dans Office Outlook 2007.
   • Tâches  Utilisez une liste des tâches pour suivre les informations des projets et autres événements pour votre groupe. Vous pouvez assigner des tâches aux personnes, ainsi que suivre l'état et le pourcentage d'avancement des tâches vers leur réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches pour le budget de votre société, puis l'afficher et la mettre à jour dans Office Outlook 2007 en même temps que d'autres tâches.
   • Tâches de projet  Pour stocker des informations identiques à une liste des tâches, mais fournir un affichage visuel ou Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l'état et le pourcentage d'avancement d'une tâche vers sa réalisation. Si vous utilisez un programme de messagerie ou de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les tâches de votre projet à partir de votre site SharePoint dans l'autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste des tâches sur votre site SharePoint pour identifier et assigner le travail afin de créer un manuel de formation. Puis, vous pouvez suivre la progression à partir Office Outlook 2007.
   • Suivi des problèmes  Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes de support, et suivre la progression. Vous pouvez assigner des problèmes, les classer et les relier. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes pour gérer les problèmes du service client et les solutions. Vous pouvez également commenter les problèmes chaque fois que vous les modifier, ce qui crée un historique sans modifier la description d'origine du problème. Par exemple, un conseiller du service clientèle peut enregistrer chaque étape effectuée pour résoudre un problème, ainsi que les résultats.
   • Enquête  Pour collecter et compiler des commentaires, par exemple une enquête de satisfaction des employés ou un quiz, utilisez une enquête. Vous pouvez concevoir vos questions et les réponses de différentes façons et afficher une vue d'ensemble des commentaires. Si vous disposez d'un tableur ou d'un programme de base de données compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter vos résultats pour une analyse plus approfondie.
   • Personnalisée  Bien que vous puissiez personnaliser n'importe quelle liste, vous pouvez commencer par une liste personnalisée, et personnaliser uniquement les paramètres que vous spécifiez. Vous pouvez également créer une liste basée sur une feuille de calcul, si vous disposez d'un tableur compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0 et Microsoft Internet Explorer et Microsoft Windows. Par exemple, vous pouvez importer une liste à partir d' Microsoft Office Excel 2007 que vous avez créée pour stocker et gérer les contrats de vos fournisseurs.

3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

   Le nom s'affiche en haut de la page de la liste, est intégré dans l'adresse Web de cette page et apparaît dans les éléments de navigation qui aident les utilisateurs à trouver et ouvrir la liste.

4. Dans la zone Description, tapez une description de la fonction de la liste (facultatif).

   La description s'affiche en haut de la liste dans la plupart des vues, sous le nom de la liste. Certains types de listes peuvent recevoir du contenu par courrier électronique. Si vous prévoyez d'autoriser votre liste à recevoir du contenu par courrier électronique, vous pouvez ajouter l'adresse de messagerie de la liste à sa description, afin que les utilisateurs puissent facilement trouver l'adresse de messagerie.

5. Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.
6. Si une section Courrier électronique s'affiche, votre administrateur a configuré les listes pour votre site afin qu'elles puissent recevoir du contenu par courrier électronique. Pour permettre l'ajout de contenu à la liste en envoyant un courrier électronique, cliquez sur Oui sous Autoriser la liste à recevoir du courrier électronique. Puis, dans la zone Adresse de messagerie, tapez la première partie de l'adresse à utiliser pour la liste.

   Cette option peut ne pas être disponible pour certains types de listes.

7. Si une section Notification par messagerie apparaît, c'est que votre administrateur a autorisé les listes de votre site à envoyer des notifications par courrier électronique lorsque des éléments de liste sont assignés à des personnes. Pour autoriser la liste à envoyer un message à une personne lorsqu'un élément lui est assigné, cliquez sur Oui sous Envoyer un message électronique lorsque l'appartenance est attribuée ?

   Cette option n'est peut-être pas disponible pour certains types de listes.

8. Cliquez sur Créer.

 Remarque   Par défaut, vous pouvez ajouter du contenu par envoi d'un message électronique à des listes de forums de discussion, d'annonces et de calendrier, si le courrier entrant est activé sur votre site. Les listes de tâches, de tâches de projet et de suivi de problème peuvent envoyer des messages aux personnes à qui des éléments sont assignés, si le courrier sortant est activé sur le site. Les autres listes peuvent être activées par votre administrateur au moyen d'une solution personnalisée, telle qu'un gestionnaire de messagerie.

 Conseil   Lorsque vous créez une liste, vous pouvez gagner du temps en important un fichier de tableur, si vos données sont déjà sous forme de feuille de calcul. Pour créer une liste basée sur une feuille de calcul, vous devez utiliser un tableur compatible avec Microsoft Windows SharePoint Services, Microsoft Internet Explorer 5 et Microsoft Windows.

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Créer une liste personnalisée

La création d'une liste personnalisée est semblable à la création d'une liste par défaut, à ceci près que la liste personnalisée n'est proposée qu'avec quelques colonnes, comme Titre. Après avoir créé votre liste personnalisée, vous pouvez ajouter des colonnes en fonction de la destination de votre liste.

 Remarque   Pour créer une liste, vous devez détenir l'autorisation de modifier le site sur lequel vous voulez créer la liste.

1. Dans le menu Actions du site, cliquez sur Créer.
2. Sous Listes personnalisées, cliquez sur Liste personnalisée.
3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la liste. Le nom de la liste est obligatoire.

   Le nom s'affiche en haut de la page de la liste, est intégré dans l'adresse Web de cette page et apparaît dans les éléments de navigation qui aident les utilisateurs à trouver et ouvrir la liste.

4. Dans la zone Description, tapez une description de la fonction de la liste (facultatif).

   La description apparaît en haut de la liste, sous le nom de la liste.

5. Pour ajouter un lien vers cette liste dans la barre Lancement rapide, cliquez sur Oui dans la section Navigation.
6. Cliquez sur Créer.

 Conseil   Vous pouvez également créer une liste en mode Feuille de données ou à partir d'un tableur, ce qui est utile si vous avez plusieurs éléments à actualiser en même temps. L'affichage en mode Feuille de données requiert un programme ou un contrôle qui soit compatible avec Windows SharePoint Services, par exemple Microsoft Office Professional 2007, et la prise en charge des contrôles ActiveX  .

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Ajouter une colonne à une liste

Dans certaines listes, les colonnes sont déjà définies, mais vous pouvez en ajouter, ou les modifier. Pour les listes personnalisées, vous ajoutez vos propres colonnes à la liste.

Les colonnes vous aident à classer et suivre les informations, par exemple par nom de département ou par numéro de projet. Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante dans laquelle vous spécifiez les options, un nombre calculé à partir d'autres colonnes ou même le nom et la photo d'une personne sur votre site.

 Remarque   La procédure qui suit commence sur la page de la liste dans laquelle vous voulez ajouter une colonne. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de Lancement rapide. Si le nom de votre liste n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

1. Dans le menu Paramètres , cliquez sur Créer une colonne.
2. Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.
3. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.
4. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.
5. Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.
6. Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.
7. Cliquez sur OK.

 Remarque   Après avoir créé une colonne, vous pouvez y retourner et modifier ses paramètres. Par exemple, vous voulez peut-être spécifier qu'une colonne contient une devise, et non pas un simple nombre. Pour afficher ou modifier les paramètres de la liste, ouvrez-la, puis cliquez sur Paramètres de la liste dans le menu Paramètres.

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