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Beaucoup de programmes Microsoft Office System 2007 comportent une fonctionnalité Enregistrer ou Publier en tant que PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification), qui vous permet également de contrôler ce que vous souhaitez enregistrer ou publier, comme vous le faites lors de l’impression. Définissez ces paramètres dans la boîte de dialogue Options, que vous pouvez ouvrir en cliquant sur Options (ou sur Modifier dans Microsoft Office Publisher 2007) dans la boîte de dialogue Publier en tant que PDF ou XPS.

 Remarque   Vous pouvez enregistrer un fichier PDF ou XPS à partir d'un programme Microsoft Office System 2007 uniquement après avoir installé un complément. Pour plus d'informations, voir Activer le support pour d'autres formats de fichiers, tels que PDF et XPS.

• Access

• Excel

• PowerPoint

• Publisher

• Visio

• Word

Access

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez sur la flèche en regard de Enregistrer sous, puis cliquez sur PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Cliquez sur Options pour afficher les éléments suivants.

Sous Plage :

• Tous  Cliquez sur cette option pour publier tous les enregistrements de la base de données.
• Enregistrements sélectionnés  Cliquez sur cette option pour publier uniquement les enregistrements sélectionnés.
• Page(s)  Cliquez sur cette option pour publier les enregistrements de l’étendue de pages spécifiée. Vous pouvez entrer ou sélectionner les pages de début et de fin dans les zones De et À.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF sous Options PDF :

• Activez la case à cocher Conformité ISO 19005-1 (PDF/A) si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.

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Excel

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez sur la flèche en regard de Enregistrer sous, puis cliquez sur PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Cliquez sur Options pour afficher les éléments suivants.

Sous Étendue de pages :

• Toutes  Cliquez sur cette option pour publier toutes les pages d’information du classeur.
• Page(s)  Cliquez sur cette option pour publier les pages spécifiées du classeur. Vous pouvez entrer ou sélectionner les pages de début et de fin dans les zones De et À.

Sous Contenu à publier :

• Sélection  Cliquez sur cette option pour publier les cellules sélectionnées du classeur actif.
• Feuilles sélectionnées  Cliquez sur cette option pour publier la ou les feuilles sélectionnées.
• Classeur entier  Cliquez sur cette option pour publier toutes les données du classeur.
• Table  Cliquez sur cette option pour publier la table sélectionnée.
• Ignorer les zones d’impression  Cliquez sur cette option pour imprimer toute la feuille même si des zones d’impression sont définies.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Propriétés du document  Lorsque vous activez cette case à cocher, les propriétés du document sont incluses dans la version publiée au format PDF ou XPS. Ces propriétés incluent le titre, le sujet, l’auteur et autres informations similaires.

  Protégez votre confidentialité

  Pour protéger votre confidentialité et ne pas partager ces informations, désactivez cette case à cocher. La section Voir aussi propose des liens vers d’autres informations sur la consultation et la modification des propriétés d’un document.
• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF sous Options PDF :

• Conformité ISO 19005-1 (PDF/A)  Activez cette case à cocher si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.

Si vous enregistrez un fichier XPS sous Options des documents XPS :

• Préserver les autorisations restreintes dans XPS  Activez cette case à cocher pour garantir qu’un classeur dont la protection IRM (Information Rights Management) est activée conserve les paramètres IRM après sa conversion au format XPS. Cette case à cocher est activée par défaut lorsque vous enregistrez au format XPS. Les paramètres IRM sont conservés pour tout document XPS que vous créez, sauf si vous désactivez cette case.

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PowerPoint

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez sur la flèche en regard de Enregistrer sous, puis cliquez sur PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Dans la boîte de dialogue Publier en tant que PDF ou XPS, cliquez sur Options pour afficher les éléments ci-dessous.

Sous Plage :

• Toutes   Cliquez sur cette option pour publier toutes les diapositives de la présentation.
• Diapositive active   Cliquez sur cette option pour publier uniquement la diapositive actuellement affichée.
• Sélection   Cliquez sur cette option pour publier les diapositives sélectionnées.
• Diaporama personnalisé   Si vous avez créé une ou plusieurs présentations personnalisées affichant des diapositives sélectionnées, cliquez sur cette option pour publier uniquement les diapositives de la présentation personnalisée spécifiée.
• Diapositive(s)   Cliquez sur cette option pour publier la plage spécifiée de diapositives. Vous pouvez entrer ou sélectionner les pages de début et de fin dans les zones De et À.

Sous Options de publication :

• Contenu à publier   Sélectionnez ce que vous souhaitez publier : Diapositives, Documents, Pages de notes ou Mode Plan.
• Diapositives par page   Sélectionnez le nombre de diapositives à imprimer sur chaque page.
• Encadrer les diapositives   Activez cette case à cocher pour encadrer chaque diapositive publiée.
• Inclure les diapositives masquées   Activez cette case à cocher pour publier les diapositives masquées.
• Inclure les commentaires et les marques manuscrites   Activez cette case à cocher pour que les commentaires et les marques manuscrites soient visibles sur le document publié.
• Ordre  Lorsque vous publiez des diapositives sous forme de documents, cliquez sur Horizontal ou Vertical pour définir l’ordre dans lequel les diapositives apparaissent sur une page.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Propriétés du document   Activez cette case à cocher pour inclure les propriétés du document dans la version publiée au format PDF ou XPS. Ces propriétés comprennent le titre, l’objet, l’auteur et autres informations similaires.

  Protégez votre confidentialité

  Pour protéger votre confidentialité et ne pas partager ces informations, désactivez cette case à cocher. La section Voir aussi propose des liens vers d’autres informations sur la consultation et la modification des propriétés d’un document.
• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF sous Options PDF :

• Activez la case à cocher Conformité ISO 19005-1 (PDF/A) si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.
• Texte de bitmap lorsque les polices ne peuvent pas être incorporées   Cette case à cocher est utile lorsque vous ne disposez pas du droit d’incorporer une ou plusieurs des polices dans votre document. Dans ce cas :
  • Si vous activez cette case à cocher   Le programme remplace les polices par des représentations bitmap. Vous obtenez un fichier plus proche de la présentation que vous avez conçue. Pour certaines personnes qui affichent ou impriment le fichier, le texte aura peut-être une apparence grossière dans des résolutions élevées.
  • Si vous désactivez cette case à cocher   Le programme crée le fichier de telle sorte que, si la personne qui lit ce fichier possède la bonne police, cette police est utilisée. Sinon, une autre police lui est substituée.

Si vous enregistrez un fichier XPS sous Options des documents XPS :

• Préserver les autorisations restreintes dans XPS   Activez cette case à cocher pour garantir qu’une présentation dont la protection IRM (Information Rights Management) est activée conserve les paramètres IRM après sa conversion au format XPS. Cette case à cocher est activée par défaut lorsque vous enregistrez au format XPS. Les paramètres IRM sont conservés pour tout document XPS que vous créez, sauf si vous désactivez cette case.

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Publisher

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Publier en tant que PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Pour afficher la boîte de dialogue Options de publication, cliquez sur Modifier.

• Indiquez comment cette composition sera imprimée ou diffusée   Sélectionnez Taille minimale, Standard ou Impression de haute qualité. Selon le type d’impression ou de distribution de votre composition, différents algorithmes de compression sont utilisés pour l’optimiser.
• Avancé   Cliquez sur cette option pour afficher les options suivantes.

Sous Images :

• Images en couleur et nuances de gris   Sélectionnez des valeurs dans les listes Sous-échantillonner à et si au-dessus. Le sous-échantillonnage réduit la résolution d’une image (nombre de points par pouce, ou dpi) pour diminuer la taille du fichier.
• Dessin au trait (1 bit)   Sélectionnez des valeurs dans les listes Sous-échantillonner à et si au-dessus. Le sous-échantillonnage réduit la résolution d’une image (nombre de points par pouce, ou dpi) pour diminuer la taille du fichier.

Sous Vérificateur de mise en page :

• Signaler la transparence et l’utilisation de couleurs  Activez cette case à cocher pour être averti avant la publication du document si les graphiques utilisent des transparences ou des couleurs RVB qui pourraient occasionner des problèmes avec certains processus d’impression.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Propriétés du document   Activez cette case à cocher pour inclure les propriétés du document dans la version publiée au format PDF ou XPS. Ces propriétés comprennent le titre, l’objet, l’auteur et autres informations similaires.

  Protégez votre confidentialité

  Pour protéger votre confidentialité et ne pas partager ces informations, désactivez cette case à cocher. La section Voir aussi propose des liens vers d’autres informations sur la consultation et la modification des propriétés d’un document.
• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF sous Options PDF :

• Conformité ISO 19005-1 (PDF/A)   Activez cette case à cocher si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.
• Texte de bitmap lorsque les polices ne peuvent pas être incorporées   Cette case à cocher est utile lorsque vous ne disposez pas du droit d’incorporer une ou plusieurs des polices dans votre document. Dans ce cas :
  • Si vous activez cette case à cocher   Le programme remplace les polices par des représentations bitmap. Vous obtenez un fichier plus proche de la présentation que vous avez conçue. Pour certaines personnes qui affichent ou impriment le fichier, le texte aura peut-être une apparence grossière dans des résolutions élevées.
  • Si vous désactivez cette case à cocher   Le programme crée le fichier de telle sorte que, si la personne qui lit ce fichier possède la bonne police, cette police est utilisée. Sinon, une autre police lui est substituée.

Options d’impression  Cliquez sur cette option pour afficher la boîte de dialogue Options d’impression. La plupart des paramètres de cette boîte de dialogue sont par ailleurs disponibles dans l’onglet Paramètres de la composition et du papier de la boîte de dialogue Imprimer.

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Visio

1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Publier en tant que PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Pour afficher les éléments suivants, cliquez sur Options.

Sous Étendue de pages :

• Tous   Cliquez sur cette option pour publier toutes les pages du dessin.
• Affichage actuel   Cliquez sur cette option pour publier la partie du dessin qui apparaît dans la fenêtre du programme.
• Page active   Cliquez sur cette option pour publier la page de dessin affichée :
  • Si la page est une page de premier plan, cette page et toutes ses pages d’arrière-plan sont publiées.
  • Si la page est une page d’arrière-plan, l’arrière-plan et tous les arrière-plans associés sont publiés.
  • Si vous êtes en mode Aperçu avant impression, la mosaïque actuelle est publiée.
• Sélection   Cliquez sur cette option pour publier la partie du dessin sélectionnée. Si aucune sélection n’est faite, cette option est grisée.
• Page(s)   Cliquez sur cette option pour publier l’étendue de pages précisée dans les zones De et À. Si le dessin ne contient qu’une seule page, cette option est grisée.
• Couleur noire   Activez cette case à cocher pour publier toutes les couleurs en noir et garantir que toutes les formes sont visibles sur le dessin imprimé.
• Inclure l’arrière-plan   Activez cette case à cocher pour inclure l’arrière-plan dans le dessin publié.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Propriétés du document   Activez cette case à cocher pour inclure les propriétés du document dans la version publiée au format PDF ou XPS. Ces propriétés comprennent le titre, l’objet, l’auteur et autres informations similaires.

  Protégez votre confidentialité

  Pour protéger votre confidentialité et ne pas partager ces informations, désactivez cette case à cocher. La section Voir aussi propose des liens vers d’autres informations sur la consultation et la modification des propriétés d’un document.
• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF, sous Options PDF :

• Conformité ISO 19005-1 (PDF/A)   Activez cette case à cocher si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.

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Word

1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , pointez sur la flèche en regard de Enregistrer sous, puis cliquez sur PDF ou XPS.
2. Dans la liste Type de fichier, cliquez sur PDF ou Document XPS.
3. Dans la boîte de dialogue Publier en tant que PDF ou XPS, cliquez sur Options pour afficher les éléments ci-dessous.

Sous Étendue de pages :

• Tous   Cliquez sur cette option pour publier toutes les pages du document.
• Page active   Cliquez sur cette option pour publier uniquement la page sur laquelle se trouve le point d’insertion.
• Sélection   Cliquez sur cette option pour publier le texte sélectionné. Si aucune donnée n’est sélectionnée dans le document, cette option est grisée.
• Page(s)   Cliquez sur cette option pour publier l’étendue de pages précisée dans les zones De et À. Si le document ne contient qu’une seule page, cette option est grisée.

Sous Contenu à publier :

• Document   Cliquez sur cette option pour publier le document sans révisions ni commentaires suivis.
• Document avec marques   Cliquez sur cette option pour publier le document avec les révisions et les commentaires suivis.

Sous Inclure les informations non imprimables :

• Créer des signets à l’aide de  Activez cette case à cocher pour créer des signets dans le document en fonction de votre sélection. Si le document contient des titres, Titres est disponible. S’il contient des signets, Signets Word est disponible.
• Propriétés du document   Activez cette case à cocher pour inclure les propriétés du document dans la version publiée au format PDF ou XPS. Ces propriétés comprennent le titre, l’objet, l’auteur et autres informations similaires.

  Protégez votre confidentialité

  Pour protéger votre confidentialité et ne pas partager ces informations, désactivez cette case à cocher. La section Voir aussi propose des liens vers d’autres informations sur la consultation et la modification des propriétés d’un document.
• Balises de structure de document pour l’accessibilité   Par défaut, cette case à cocher est activée, et le fichier créé est donc plus accessible pour les utilisateurs souffrant d’un handicap. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez un fichier le plus petit possible, ne comportant pas les données qui contribuent à améliorer l’accessibilité. Par exemple, si vous désactivez cette case à cocher, un fichier ne contient aucune donnée permettant aux utilisateurs de recourir à des lecteurs d’écran afin de naviguer plus facilement dans ce fichier.

Si vous enregistrez un fichier PDF, sous Options PDF :

• Conformité ISO 19005-1 (PDF/A)   Activez cette case à cocher si vous souhaitez que le fichier PDF soit à ce format.

  Comment décider si je dois activer ou désactiver cette case à cocher ?

  Voici quelques raisons d’activer cette case à cocher :

  • Vous devez soumettre le fichier à une administration qui exige ce format.
  • Vous avez besoin d’archiver le fichier pour une longue période et souhaitez qu’il inclue toutes les informations nécessaires pour être affiché à l’avenir sous une forme aussi proche que possible de sa forme actuelle.

  Voici quelques raisons de désactiver cette case à cocher :

  • L’aspect du fichier est essentiel, et vous voulez que le PDF soit aussi proche que possible du document original. Les fonctionnalités de présentation telles que les effets et la transparence sont activées.
  • La taille du fichier est essentielle. Vous souhaitez qu’il soit le plus petit possible.
• Texte de bitmap lorsque les polices ne peuvent pas être incorporées   Cette case à cocher est utile lorsque vous ne disposez pas du droit d’incorporer une ou plusieurs des polices dans votre document. Dans ce cas :
  • Si vous activez cette case à cocher   Le programme remplace les polices par des représentations bitmap. Vous obtenez un fichier plus proche de la présentation que vous avez conçue. Pour certaines personnes qui affichent ou impriment le fichier, le texte aura peut-être une apparence grossière dans des résolutions élevées.
  • Si vous désactivez cette case à cocher   Le programme crée le fichier de telle sorte que, si la personne qui lit ce fichier possède la bonne police, cette police est utilisée. Sinon, une autre police lui est substituée.

Si vous enregistrez un fichier XPS sous Options des documents XPS :

• Préserver les autorisations restreintes dans XPS   Activez cette case à cocher pour garantir qu’un document dont la protection IRM (Information Rights Management) est activée conserve les paramètres IRM après sa conversion au format XPS. Cette case à cocher est activée par défaut lorsque vous enregistrez au format XPS. Les paramètres IRM sont conservés pour tout document XPS que vous créez, sauf si vous désactivez cette case.

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