Un type de colonne détermine la façon dont les données sont stockées et affichées dans une liste ou une bibliothèque. Vous devez choisir un type de colonne lorsque vous créez une colonne. Ce type indique le type de données stockées dans la colonne par exemple, des nombres uniquement, du texte mis en forme, une liste de choix ou une valeur calculée automatiquement. Vous pouvez ensuite ajouter la colonne à un ou plusieurs affichages de la liste ou de la bibliothèque, ce qui vous permet, ainsi qu'aux autres utilisateurs, de visualiser les données dans une présentation claire.
Dans cet article
Présentation
La présentation en colonnes permet de créer des présentations claires d'éléments dans une liste ou une bibliothèque. En utilisant des colonnes, vous pouvez trier, grouper et filtrer les éléments et également calculer des valeurs automatiquement, puis en afficher les résultats. L'utilisation de colonnes permet également de spécifier quelles informations doivent être entrées pour un élément lorsqu'un utilisateur ajoute un élément dans une liste ou une bibliothèque. Lorsqu'un élément est ajouté, un formulaire s'affiche et présente des champs et des options pour la saisie d'informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que les colonnes Titre et Modifié par, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer d'autres colonnes en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et les options qui apparaissent dans les formulaires et les colonnes qu'il est possible d'ajouter aux listes ou aux bibliothèques.
Lorsque vous créez une colonne, vous devez en spécifier le type. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un autre type de colonne pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données contenues dans la colonne. La modification du type d'une colonne existante peut corrompre les données qui y sont stockées. C'est pourquoi il est important de décider quel type de données vous souhaitez stocker avant de créer une colonne. Pour choisir le type de colonne à créer, tenez compte des points suivants :
- Quel type de données souhaitez-vous stocker ? Des lettres uniquement ? Des nombres uniquement ? Du texte formaté ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker des lettres dans une colonne de type Nombre. La première étape pour choisir le type de colonne le plus approprié consiste à déterminer le type de données à stocker.
- Souhaitez-vous utiliser les données dans des calculs financiers ? Si oui, vous devez choisir le type Monétaire.
- Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Quel degré de précision souhaitez-vous pour ces calculs ? Vous pouvez calculer des données dans des colonnes de type Nombre ou Monétaire, mais non dans des colonnes de type Texte. Par ailleurs, les calculs effectués dans une colonne de type Monétaire sont plus précis.
- Comment souhaitez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne de type Texte, les numéros sont classés comme des chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.) et non comme des valeurs numériques. Pour trier les nombres comme des valeurs numériques, utilisez une colonne de type Nombre ou Monétaire. De plus, de nombreux formats de date ne se trient pas correctement s'ils sont stockés dans une colonne de type Texte. Pour permettre le tri correct des dates, utilisez une colonne de type Date et heure.
- Souhaitez-vous vous assurer que les utilisateurs entrent des informations dans la colonne ? Si tel est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est obligatoire et qu'il est impossible d'ajouter un élément sans entrer d'informations.
Pour créer une colonne, accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez la créer, puis cliquez sur Créer une colonne dans le menu Paramètres 
.
Les sections suivantes fournissent des informations sur les types par défaut des colonnes que vous pouvez créer et expliquent quand utiliser chaque type de colonne. Selon votre organisation, d'autres types de colonnes peuvent être disponibles. Pour plus d'informations sur ces autres types de colonnes, contactez votre administrateur.
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Une seule ligne de texte
Ce type de colonne permet de présenter et d'afficher de petites quantités de texte non mis en forme sur une seule ligne, y compris :
- Du texte uniquement, tel que des prénoms, des noms ou des noms de services
- Des combinaisons de texte et de chiffres telles que des adresses postales ou des numéros de compte
- Des nombres qui ne sont pas utilisés dans des calculs tels que des numéros d'identification d'employés, des numéros de téléphone, des codes postaux ou des numéros de pièce
Il est possible de stocker les caractères ??? dans une colonne du type Une seule ligne de texte, mais celle-ci permet d'afficher uniquement 255 caractères sur une seule ligne. Si vous souhaitez que la colonne contienne du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne du type Plusieurs lignes de texte. Vous pouvez remplacer une colonne existante du type Une seule ligne de texte par une colonne de type Plusieurs lignes de texte sans perdre les données déjà stockées dans cette colonne.
Pour personnaliser une colonne du type Une seule ligne de texte, procédez comme suit :
- Affectez une limite de caractères Vous pouvez limiter le nombre de caractères en indiquant le nombre maximal de caractères souhaités. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d'identification d'employés à cinq chiffres, vous pouvez limiter les caractères pour vous assurer que les utilisateurs entrent uniquement cinq caractères.
- Affichez une valeur par défaut Vous pouvez afficher automatiquement un texte spécifique lorsque quelqu'un ajoute un nouvel élément, tout en permettant également d'entrer un texte différent si nécessaire. Les valeurs par défaut permettent aux utilisateurs d'entrer plus rapidement des informations. Par exemple, si la colonne stocke le nom d'une société associé à un projet et si votre organisation travaille avec une société en particulier pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de cette société apparaît automatiquement lorsqu'un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres des équipes n'ont pas besoin d'entrer ce nom.
Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou une valeur qui résulte d'un calcul et que l'on appelle une valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles pour afficher automatiquement un texte spécifique, mais ce texte peut varier en fonction de la personne qui ajoute l'élément, en fonction du moment auquel cet élément est ajouté ou en fonction d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez à la place du texte une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations stockées dans d'autres colonnes ou sur des fonctions système telles que [Aujourd'hui] pour indiquer la date du jour ou [Utilisateur actif] pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l'élément. Pour plus d'informations sur le calcul de valeurs, voir la section Voir aussi.
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Plusieurs lignes de texte
Ce type de colonne permet de collecter et d'afficher du texte mis en forme ou du texte long et des valeurs sur plusieurs lignes par exemple, une description ou des commentaires sur un élément. Une colonne du type Plusieurs lignes de texte peut stocker 63 999 caractères. Vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte qui doit s'afficher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.
Pour personnaliser une colonne du type Plusieurs lignes de texte, procédez comme suit :
- Affectez une limite de caractères Pour les colonnes contenues dans des bibliothèques, vous pouvez limiter le nombre de caractères de la colonne à moins de 255 ou autoriser les utilisateurs à entrer autant de caractères qu'ils le souhaitent.
- Affectez une limite d'affichage Vous pouvez limiter le nombre de lignes qui apparaît lorsque des utilisateurs entrent des informations sur un élément. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues concernant un événement de calendrier, vous pouvez choisir d'afficher dix lignes de texte. Cela facilite la saisie car il est possible de visualiser facilement tout le texte entré. À l'inverse, si la colonne stocke seulement une phrase ou deux sur un événement, vous pouvez choisir d'afficher uniquement deux ou trois lignes de texte.
Si vous affectez une limite d'affichage, celle-ci ne limite pas la quantité de texte qui s'affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste ou une bibliothèque. Tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.
- Activez ou désactivez la mise en forme du texte Vous pouvez choisir de spécifier si les utilisateurs sont autorisés ou non à appliquer une mise en forme telle que la mise en gras ou en italique ou à appliquer de la couleur au texte. Il existe trois options : l'option Texte brut ne prend en charge aucune option de mise en forme, l'option Texte enrichi prend en charge les mises en forme classiques telles que la mise en gras, en italique, les listes à puces ou numérotées, le texte en couleur et les couleurs d'arrière-plan ou bien encore l'option Texte enrichi amélioré qui prend en charge les mêmes options de mise en forme que l'option Texte enrichi et d'autres options pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.
- Ajoutez des modifications Si le suivi de version a été activé pour la liste ou la bibliothèque, spécifiez si les utilisateurs peuvent ajouter ou non un nouveau texte pour un élément sans remplacer le texte existant. Si vous choisissez de ne pas permettre l'ajout de modifications, le nouveau texte entré pour un élément remplace le texte existant. Si vous choisissez de permettre l'ajout de modifications, les utilisateurs peuvent entrer des informations supplémentaires pour un élément et afficher également le texte qui a été entré précédemment, ainsi que la date et l'heure de saisie. Lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque et non en tant que champ dans le formulaire d'un élément, elle affiche le lien hypertexte Afficher les entrées et non le texte. Les utilisateurs peuvent cliquer sur ce lien pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne, concernant cet élément.
Important Si vous désactivez l'ajout de modifications après avoir créé la colonne, toutes les informations à l'exception de l'entrée la plus récente sont supprimées.
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Choix
Utilisez ce type de colonne pour autoriser les utilisateurs à effectuer un choix dans une liste d'options. Ce type de colonne convient lorsque vous souhaitez que toutes les données de la colonne soient cohérentes car il permet de limiter les valeurs qui sont stockées dans une colonne.
Conseil Pour limiter les valeurs d'une colonne uniquement à celles stockées dans le site, utilisez une colonne de type Liste de choix au lieu d'une colonne de type Choix . Pour plus d'informations sur les colonnes du type Liste de choix, voir la suite de cet article.
Pour personnaliser une colonne du type Choix, procédez comme suit :
- Définissez la liste de choix Fournissez la liste exacte des valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez le texte exemple dans la zone Tapez chaque choix sur une ligne distincte accompagné des valeurs acceptées. Tapez chaque valeur sur une ligne séparée. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.
- Choisissez un format d'affichage Choisissez d'afficher les choix dans une zone déroulante appelée un menu déroulant ou dans un groupe de boutons d'option, appelés cases d'option ou cases à cocher. Si vous choisissez d'afficher les choix dans un menu déroulant ou sous forme de cases d'option, les utilisateurs peuvent sélectionner uniquement les valeurs de la liste. Si vous choisissez d'afficher les choix sous forme de cases à cocher, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs valeurs.
Conseil Si vous souhaitez que les utilisateurs choisissent une seule valeur dans une liste contenant cinq choix ou plus, il convient de choisir le menu déroulant.
- Autorisez des choix personnalisés Pour autoriser les utilisateurs à entrer une valeur qui n'est pas incluse dans la liste de choix, activez l'option Saisie manuelle. Cette solution convient si vous ne connaissez pas toutes les valeurs que les utilisateurs peuvent avoir besoin d'entrer sur des éléments. Si vous préférez que les utilisateurs choisissent uniquement les valeurs spécifiées, désactivez l'option Saisie manuelle.
- Affichez une valeur par défaut Vous pouvez sélectionner automatiquement une valeur spécifique lorsque quelqu'un ajoute un nouvel élément, tout en permettant également le choix d'une autre valeur si nécessaire. Les valeurs par défaut permettent aux utilisateurs d'entrer plus rapidement des informations. Par exemple, si la colonne stocke des noms de sociétés associés à un projet et si votre organisation travaille avec une société en particulier pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de cette société apparaît automatiquement lorsqu'un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres des équipes n'ont pas besoin de choisir de nom.
Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou une valeur qui résulte d'un calcul et que l'on appelle une valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles pour afficher automatiquement un texte spécifique dans une colonne, mais ce texte peut varier en fonction de la personne qui ajoute l'élément, en fonction du moment auquel cet élément est ajouté ou en fonction d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez à la place du texte une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations stockées dans d'autres colonnes ou sur des fonctions système telles que [Aujourd'hui] pour indiquer la date du jour ou [Utilisateur actif] pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l'élément. Pour plus d'informations sur le calcul de valeurs, voir la section Voir aussi.
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Nombre
Utilisez ce type de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.
Conseils pour choisir une colonne du type Nombre ou Monétaire
Les colonnes du type Nombre et Monétaire permettent toutes deux de stocker des valeurs numériques.
Utilisez une colonne du type Nombre pour stocker des données numériques destinées à des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs d'ordre financier ou qui ne nécessitent pas un degré de précision élevé. Utilisez une colonne du type Monétaire pour stocker des données numériques destinées aux calculs financiers ou bien si vous ne souhaitez pas utiliser de nombres arrondis dans vos calculs. Contrairement à une colonne du type Nombre, une colonne du type Monétaire permet une précision de 15 chiffres avant la virgule et de 4 chiffres après la virgule. Les deux types de colonnes offrent des formats prédéfinis qui déterminent la façon dont les données sont présentées.Pour personnaliser une colonne du type Nombre, procédez comme suit :
- Spécifiez des valeurs minimales et maximales Limitez la plage de nombres que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke le volume de travail réalisé pour une tâche sous forme de pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et cent comme valeur maximale. De la même façon, si la colonne stocke le nombre des participants à un événement et si vous souhaitez limiter ce nombre, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.
- Inclure des décimales Spécifiez si les nombres peuvent contenir ou non des chiffres après la virgule et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne doit stocker des nombres de plus de cinq décimales, choisissez Automatique lorsque vous sélectionnez le nombre de décimales à inclure. L'option Automatique est un bon choix si la colonne stocke le résultat de calculs et si vous souhaitez que ce résultat soit aussi précis que possible. Cependant, si vous voulez que toutes les valeurs de la colonne aient le même nombre de décimales, il est recommandé de limiter le nombre de décimales à zéro, pour les nombres entiers uniquement, ou à un autre nombre de décimales compris entre un et cinq.
- Affichez une valeur par défaut Affichez automatiquement un nombre spécifique lorsqu'un utilisateur ajoute un nouvel élément, tout en lui permettant également d'entrer des nombres différents si nécessaire. Les valeurs par défaut permettent aux utilisateurs d'entrer plus rapidement des informations. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d'ordinateurs que chaque membre d'une équipe possède et si chaque membre est équipé d'au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 apparaît automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste. Les membres de l'équipe n'ont donc pas besoin d'entrer ce nombre.
Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d'un calcul, que l'on appelle une valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles pour afficher automatiquement un nombre spécifique, mais ce nombre peut varier en fonction de la personne qui ajoute l'élément, en fonction du moment auquel cet élément est ajouté ou en fonction d'autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez à la place du nombre spécifique une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre basé sur des informations stockées dans d'autres colonnes ou sur des fonctions système. Pour plus d'informations sur le calcul de valeurs, voir la section Voir aussi.
- Présentez les nombres sous forme de pourcentage Choisissez d'afficher et de stocker ou non les nombres sous forme de pourcentage et de les traiter en tant que pourcentage lorsqu'ils sont utilisés dans le calcul d'autres valeurs.
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Monétaire
Utilisez ce type de colonne pour stocker des valeurs monétaires.
Conseils pour choisir une colonne de type Nombre ou Monétaire
Les colonnes du type Nombre et Monétaire permettent toutes deux de stocker des valeurs numériques. Utilisez une colonne du type Nombre pour stocker des données numériques destinées à des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs d'ordre financier ou qui ne nécessitent pas un degré de précision élevé. Utilisez une colonne du type Monétaire pour stocker des données numériques destinées aux calculs financiers ou bien si vous ne souhaitez pas utiliser de nombres arrondis dans vos calculs. Contrairement à une colonne du type Nombre, une colonne du type Monétaire permet une précision de 15 chiffres avant la virgule et de 4 chiffres après la virgule. Les deux types de colonnes offrent des formats prédéfinis qui déterminent la façon dont les données sont présentées.Pour personnaliser une colonne du type Monétaire, procédez comme suit :
- Spécifiez des valeurs minimales et maximales Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke des données relatives aux dépenses déclarées pour un événement et si votre organisation limite les déclarations à des montants compris dans des plages spécifiques, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.
- Inclure des décimales Spécifiez si les valeurs doivent inclure ou non des chiffres après la virgule et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux chiffres après la virgule ou bien, si vous préférez stocker uniquement des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro chiffre. Pour les valeurs qui ne sont pas des valeurs monétaires et qui sont utilisées dans des calculs nécessitant un degré de précision élevé, vous pouvez choisir de limiter les décimales de zéro à cinq chiffres. Pour les valeurs plus précises, choisissez l'option Automatique pour appliquer automatiquement le nombre approprié de décimales à utiliser dans le résultat du calcul.
- Affichez une valeur par défaut Vous pouvez afficher automatiquement une valeur spécifique lorsqu'un utilisateur ajoute un nouvel élément, tout en permettant également le choix d'une autre valeur si cela est nécessaire. Les valeurs par défaut permettent aux utilisateurs d'entrer plus rapidement des informations. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses liées à la mise en place de nouveaux comptes et si ces dépenses sont généralement les mêmes pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier un montant comme valeur par défaut. Par conséquent, ce montant apparaît automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste. Les membres des équipes n'ont donc pas besoin de choisir un montant.
Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d'un calcul, que l'on appelle une valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles pour afficher automatiquement une valeur spécifique, mais cette valeur peut varier en fonction de l'élément ajouté, de la personne qui l'ajoute, en fonction du moment auquel cet élément est ajouté ou en fonction d'autres raisons encore. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, à la place du texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations stockées dans d'autres colonnes ou sur des fonctions système. Pour plus d'informations sur le calcul de valeurs, voir la section Voir aussi.
- Choisissez un format monétaire Vous pouvez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire particulier pour la colonne.
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Date et heure
Utilisez ce type de colonne pour stocker des dates de calendrier ou bien des dates et des heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux définis pour le site. Si le format souhaité n'est pas disponible, demandez à votre administrateur d'ajouter la prise en charge des paramètres régionaux appropriés pour le site.
Pour personnaliser une colonne du type Date et heure, procédez comme suit :
- Incluez seulement la date ou la date et l'heure Spécifiez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou bien la date du calendrier et l'heure du jour.
- Affichez une valeur par défaut Vous pouvez afficher automatiquement une date ou une date et une heure spécifique lorsqu'un utilisateur ajoute un nouvel élément, tout en permettant également le choix d'une autre valeur si cela est nécessaire. Les valeurs par défaut permettent aux utilisateurs d'entrer plus rapidement des informations. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est encourue et si la plupart des dépenses sont encourues le premier jour de l'année fiscale, vous pouvez spécifier ce jour comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date apparaît automatiquement lorsqu'un nouvel élément est ajouté à la liste. Les membres des équipes n'ont donc pas besoin d'entrer de date.
Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date d'un élément ajouté à une liste ou une bibliothèque ou une valeur qui résulte d'un calcul et que l'on appelle une valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles pour afficher automatiquement une date ou une heure, mais les dates et les heures peuvent varier en fonction de l'élément ajouté. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations stockées dans d'autres colonnes ou sur des fonctions système telles que [Aujourd'hui] pour indiquer la date du jour. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date postérieure de 30 jours à la date du jour, tapez l'équation =[Aujourd'hui]+30 dans la zone Valeur calculée. Pour plus d'informations sur le calcul de valeurs, voir la section Voir aussi.
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Liste de choix
Utilisez ce type de colonne pour autoriser les utilisateurs à choisir des valeurs basées sur des informations déjà stockées sur le site. Par exemple, si vous souhaitez qu'une colonne stocke les noms des comptes clients affectés aux employés et si la liste des comptes doit être limitée à la liste Comptes clients sur le site, vous pouvez créer une colonne Liste de choix qui affiche les noms dans la liste Comptes clients. La liste de choix de la colonne du type Liste de choix apparaît dans une zone à développer, appelée un menu déroulant ou une zone de liste, selon que vous autorisez ou non les personnes à sélectionner plusieurs valeurs.
Pour personnaliser une colonne du type Liste de choix, procédez comme suit :
- Choisissez la source des valeurs Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion qui contient les valeurs à stocker dans la colonne. La source ne peut pas correspondre à un sous-site , un site Espace de travail , un Wiki ou un blog. Après avoir indiqué la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion de votre choix, vous pouvez spécifier la colonne qui, dans cette liste, cette bibliothèque ou ce forum de discussion, contient les valeurs parmi lesquelles les personnes peuvent effectuer leur choix.
- Autorisez plusieurs sélections Autorisez les utilisateurs à choisir autant de valeurs qu'ils le souhaitent ou limitez le nombre de valeurs qu'ils peuvent choisir à une valeur seulement. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne, séparées par un point-virgule (;).
- Limitez les valeurs en fonction du nombre de caractères Si la source des valeurs à choisir est une bibliothèque, affichez uniquement les choix qui contiennent moins de 255 caractères ou affichez tous les choix possibles, y compris ceux contenant plus de 255 caractères.
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Oui/Non
Utilisez ce type de colonne pour stocker des données du type vrai/faux ou oui/non, pour indiquer par exemple si une personne assistera ou non à un événement. Une colonne du type Oui/Non apparaît sous la forme d'une seule case à cocher lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Pour répondre Oui, les membres des équipes doivent activer la case à cocher. Pour répondre Non, ils doivent désactiver la case à cocher.
Les données figurant dans une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans les calculs d'autres colonnes. Dans ce cas, Oui est converti par la valeur numérique un (1) et Non est converti par la valeur numérique zéro (0).
Vous pouvez personnaliser une colonne du type Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour elle. Une valeur par défaut est une valeur qui est sélectionnée automatiquement lorsque les utilisateurs ajoutent un nouvel élément. Ils peuvent sélectionner une valeur différente si nécessaire. Pour une colonne Oui/Non, vous pouvez spécifier si la case à cocher est sélectionnée automatiquement, ce qui correspond à Oui, ou si elle n'est pas activée, ce qui correspond à Non.
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Utilisateur/Groupe
Utilisez ce type de colonne pour fournir des listes de personnes, de distribution de courriers électroniques et de groupes Microsoft Windows SharePoint Services (groupe SharePoint : groupe d'utilisateurs qui peut être créé sur un site SharePoint pour gérer des autorisations sur le site et pour fournir une liste de distribution de courrier électronique pour les utilisateurs du site. Un groupe peut être utilisé par de nombreux sites dans une collection de sites.) dans lesquelles les utilisateurs peuvent effectuer un choix lorsqu'ils ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste de tâches, une colonne du type Utilisateur/Groupe nommée Affecté à peut fournir une liste des personnes auxquelles il est possible d'affecter une tâche. Le contenu des listes dépend de la configuration des services d'annuaire et des groupes SharePoint pour le site. Pour personnaliser le contenu des listes, contactez votre administrateur.
Pour personnaliser une colonne du type Utilisateur/Groupe, procédez comme suit :
- Autorisez plusieurs sélections Autorisez les utilisateurs à choisir autant d'options qu'ils le souhaitent ou limitez le choix à une seule option.
- Incluez ou excluez les groupes Spécifiez si la liste doit comprendre uniquement des personnes ou si elle inclut en plus des listes de distribution de courriers électroniques et des groupes SharePoint. Par exemple, vous pouvez souhaiter inclure uniquement des personnes pour vous assurer que les tâches sont affectées à des personnes précises. Pour vous assurer que c'est une équipe qui est responsable d'un projet, dans une liste Projets, incluez des listes de distribution de courriers électroniques et des groupes SharePoint.
- Limitez la liste aux utilisateurs du site uniquement Spécifiez si la liste comprend toutes les personnes et les groupes du service d'annuaire ou uniquement les personnes et les groupes qui ont accès au site en tant que membres du groupe SharePoint.
- Spécifiez les informations à afficher Choisissez quelles informations vous souhaitez afficher sur des personnes ou des groupes. Par exemple, dans la liste Contacts d'une organisation de grande taille, vous pouvez choisir d'afficher le nom des personnes, leur photo, des détails concernant leurs compétences et leur degré d'expertise. Pour une organisation de petite taille, vous pouvez choisir d'afficher uniquement le nom des personnes ou les adresses de messagerie.
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Lien hypertexte ou image
Utilisez ce type de colonne pour stocker un lien hypertexte dans une page Web ou pour afficher un graphique sur un intranet ou sur Internet.
Une colonne du type Lien hypertexte ou image stocke l'URL (Uniform Resource Locator) d'une page Web, d'un graphique ou d'une ressource d'un autre type. Selon le format d'affichage que vous choisissez, vous pouvez afficher un lien hypertexte sur lequel il est possible de cliquer pour accéder à la ressource, ou un graphique au lieu de l'URL du fichier graphique.
Pour afficher l'URL sous forme de lien hypertexte, sélectionnez le format Lien hypertexte. Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils peuvent entrer l'URL et un texte descriptif qui apparaît dans la colonne, au lieu de l'URL. Pour afficher un graphique, au lieu de l'URL du fichier graphique, sélectionnez le format Image. Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l'URL complète du fichier graphique, telle que http://www.exemple.com/image.gif et ils peuvent éventuellement entrer un texte descriptif de remplacement pour le graphique, qui est affiché aux utilisateurs qui désactivent l'affichage des graphiques dans leur navigateur ou qui utilisent un logiciel de lecture d'écran qui convertit les graphiques à l'écran en texte parlé.
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Calculé
Utilisez ce type de colonne pour afficher des informations basées uniquement sur les résultats d'un calcul.
Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs, tels que des opérateurs de soustraction (-) et d'addition (+), des fonctions, des valeurs spécifiques et des références à d'autres colonnes. Les formules peuvent calculer des dates et des heures, résoudre des équations mathématiques ou manipuler du texte. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours du calendrier requis pour effectuer des tâches, basé sur la date de début et la date de fin (= [Date de fin]-[Date de début]). Dans une liste Contacts, vous pouvez utiliser une colonne du type Calculé pour combiner les noms et les prénoms des contacts et les séparer par un espace, en vous basant sur les colonnes Prénom et Nom (=[Prénom]&" "&[Nom]). Notez que la formule d'une colonne calculée ne peut faire référence qu'à d'autres colonnes d'une même liste ou bibliothèque.
En plus d'entrer la formule pour le calcul, vous devez spécifier le type de données que le calcul doit renvoyer et indiquer comment stocker et afficher les données. Pour plus d'informations sur chaque type de données, voir la section correspondante dans cet article.
Pour plus d'informations sur le calcul des données, voir la section Voir aussi.
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