Le contrôle de version est une fonctionnalité qui vous permet d'enregistrer, de suivre et de restaurer les éléments d'une liste et les fichiers d'une bibliothèque au fur et à mesure de leurs modifications.

• Présentation

• Conditions de création des versions

• Utilisation des versions principales et mineures

• Numérotations des versions

• Contrôle de version et approbation des contenus

• Contrôle de version et extraction des fichiers

Présentation

Lorsque le suivi des versions est activé pour les listes et les bibliothèques, les modifications d'un élément ou d'un fichier et de leurs propriétés sont mémorisées. Vous pouvez ainsi mieux suivre et gérer le contenu, ou en restaurer une version antérieure, notamment si vous faites une erreur dans la version la plus récente. Le suivi des versions est particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes collaborent à un projet ou lorsqu'un travail passe par plusieurs étapes de développement et de révision.

Le suivi des versions est disponible pour tous les éléments des listes relevant d'un type par défaut — calendriers, listes de suivi des problèmes et listes personnalisées — et pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans une bibliothèque, y compris les pages de composants WebPart. 

Le contrôle de version vous permet de mettre en œuvre les stratégies suivantes :

• Enregistrer un historique des versions  Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez savoir le moment où l'élément ou le fichier a été modifié et l'auteur de la modification. Vous pouvez aussi voir à quel moment les propriétés ou informations du fichier ont été changées. Si, par exemple, quelqu'un change la date d'échéance de la liste, cet événement est consigné dans l'historique des versions. En ce qui concerne les fichiers, vous pouvez également voir les commentaires des intervenants à l'occasion des modifications.
• Restaurer une version antérieure  Vous venez de commettre une erreur dans la version actuelle ? Vous avez besoin de restaurer une partie d'un document que vous avez supprimé ? Il est aisé de remplacer une version actuelle par une version antérieure. Cette version actuelle rejoint alors les autres dans l'historique des versions.
• Consulter une version antérieure  Vous pouvez très bien consulter une version antérieure — par exemple, pour retrouver des instructions passées — sans écraser votre version actuelle. Notez toutefois qu'en ce qui concerne les fichiers .aspx, vous ne pouvez consulter que les détails relatifs aux modifications et non le contenu des versions antérieures.

Les bibliothèques peuvent effectuer le suivi des versions principales — par exemple celles auxquelles on a ajouté toute une section — et des versions mineures — par exemple celles dans lesquelles une faute d'orthographe a été corrigée. Les listes ne mémorisent que les versions principales. Il est également possible de limiter le nombre de versions mémorisées pour les listes comme pour les bibliothèques.

Pour activer le contrôle de version, vous devez disposer de l'autorisation de créer une liste ou une bibliothèque.

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Conditions de création des versions

Lorsque le contrôle de version est activé, de nouvelles versions sont créées dans les situations suivantes :

• Lorsqu'un élément de liste ou un fichier est créé pour la première fois ou lorsqu'un fichier est téléchargé.

   Remarque   Si l'extraction du fichier est requise, le fichier doit d'abord être archivé pour que sa première version soit créée.

• Lorsqu'un fichier téléchargé porte le même nom d'un fichier existant et que la case Ajouter en tant que nouvelle version aux fichiers existants est cochée.
• Lorsque les propriétés d'une élément de liste ou d'un fichier sont modifiées.
• Lorsqu'un fichier est ouvert, modifié et enregistré. Une version est créée lorsque vous cliquez pour la première fois sur Enregistrer. Cette version est mise à jour avec vos dernières modifications effectuées avant de fermer le fichier.

   Remarque   Il n'y a pas systématiquement une version créée chaque fois que vous ou un autre utilisateur cliquez sur Enregistrer, car cela entraînerait la création d'un nombre trop élevé de versions.

• Lorsqu'un fichier est extrait, modifié puis réarchivé.

   Remarque   Si l'utilisateur choisit de ne pas conserver la version extraite, il n'y a pas création de nouvelle version.

Vous pouvez demander la suppression d'une version particulière d'un fichier — par exemple si vous savez que vous avez commis une erreurs dans cette version —, ce qui entraîne la disparition de cette version dans l'historique des versions. Toutefois, si vous supprimez le fichier lui-même, toutes ses versions antérieures sont supprimées avec lui. Par défaut, lorsque vous supprimez une version, cette dernière est envoyée dans la Corbeille, d'où elle peut encore être récupérée tant que la corbeille n'est pas vidée. Il est cependant possible que les règles de suppression soient différentes dans votre entreprise.

 Important   Si votre société limite le nombre de versions qu'elle stocke, les versions les plus anciennes sont supprimées définitivement lorsque la limite est atteinte. Elles ne sont pas envoyées dans la Corbeille.

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Utilisation des versions principales et mineures

Selon les besoins de votre entreprise ou entité, votre bibliothèque est peut-être configurée avec un contrôle de version simplifié, qui n'effectue que le suivi des versions principales ou avec un suivi des versions principales et mineures. S'il n'arrive pas fréquemment que les gens de votre équipe travaillent simultanément sur les mêmes fichiers, ce contrôle de version simplifié suffit. S'il arrive souvent que plusieurs personnes travaillent sur les mêmes documents et en créent des versions multiples, vous aurez sans doute intérêt à suivre toutes les versions.

La disponibilité de deux types de versions peut aider votre équipe à mieux gérer ses contenus. Ceux qui travaillent sur ces fichiers sont mieux à même de comprendre l'état du fichier à un moment donné. Par exemple, une version principale est en général une version du fichier qui est prête à être consultée voire révisée par un plus grand ensemble de personnes, tandis qu'une version mineure est un brouillon sur lequel quelqu'un n'a pas fini de travailler.

Le suivi des deux types de versions aide également à rendre l'historique plus parlant. Une version principale représente souvent une étape importante dans l'élaboration d'un document, par exemple le moment où il est prêt à être passé en revue ou distribué à d'autres. Une version mineure est le plus souvent considérée comme un progrès limité — il s'agit d'une version que vous avez enregistrée ou extraite alors que vous êtes encore en train d'y ajouter du contenu, ou d'une version dans laquelle vous avez corrigé des erreurs mineures. Lorsque vous consultez l'historique d'un fichier, les versions principales peuvent vous aider à situer les grandes étapes du développement du fichier et rendre ainsi l'historique plus clair.

Lorsque le contrôle de version porte sur les versions principales et mineures, une nouvelle version est enregistrée par défaut sous forme de version mineure, sauf si vous la désignez explicitement comme une version majeure. Vous pouvez publier le fichier en utilisant les commandes du menu déroulant d'une bibliothèque. Depuis certains programmes compatibles avec Microsoft Windows SharePoint Services, vous pouvez également utiliser à cet effet les commandes du programme. Par défaut, chaque version principale peut être associée à 511 brouillons (versions mineures), mais l'administrateur ou le propriétaire du site peut réduire cette limite.

Si vous disposez de l'autorisation nécessaire pour supprimer des versions, vous pouvez remplacer une version mineure par une autre. Vous procèderez ainsi si, par exemple, vous savez que la version précédente continent une erreur et qu'il n'est pas utile de la conserver. Si vous publiez une version principale et vous rendez compte ensuite que vous avez commis une erreur, vous pouvez la transformer en version mineure en la retirant de la publication.

Si vous extrayez des fichiers avant de les manipuler, vous pouvez explicitement désigner le type de version que vous extrayez. Si vous déclarez qu'il s'agit d'une version principale au moment de réarchiver le fichier vous n'êtes toutefois pas tenu de le publier.

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Numérotation des versions

Les versions sont numérotées au fur et à mesure de leur création. Dans une liste ou une bibliothèque pour laquelle le contrôle de version simplifié a été activé, la version 1 est la première version du fichier que vous créez ou que vous téléchargez et ce numéro de version augmente chaque fois d'une unité, pour passer à la version 2, la version 3 et ainsi de suite.

Lorsque le suivi porte sur les deux types de versions, le chiffre des unités est le numéro de version principale et le chiffre décimal (en admettant que le point anglo-saxon est un séparateur décimal) signale le numéro de la version mineure. Ainsi, 0.1 est la première version mineure d'un fichier, 1.3 est la troisième version mineure d'un fichier qui a déjà été publié une fois et 2.0 est la deuxième version principale d'un fichier publié.

 Le numéro principal de la version publiée est mis en valeur, il s'agit d'un nombre entier.

 Une nouvelle version est créée lorsque des propriétés ou des métadonnées du fichier sont modifiées.

 La première version d'un fichier porte toujours un numéro de version mineure, 0.1

Dans une liste ou une bibliothèque, vous pouvez faire figurer une colonne Version qui affiche le numéro de version des fichiers ou des éléments de liste, ce qui peut être utile si votre équipe révise fréquemment ses informations. Vous trouverez des liens vers d'autres informations sur les affichages à la section Voir aussi.

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Contrôle de version et approbation des contenus

Le suivi des versions principales et mineures interagit avec la fonction d'approbation de contenu dans les listes et les bibliothèques.

Lorsqu'une approbation de contenu est requise, l'élément de liste ou le fichier concerné reste à l'état de brouillon ou en attente jusqu'à ce qu'il soit approuvé ou rejeté par une personne en ayant l'autorisation. Si l'élément ou le fichier est approuvé, il passe à l'état Approuvé dans la liste ou la bibliothèque et il est visible pour tout utilisateur ayant l'autorisation de consulter la liste ou la bibliothèque. Si l'élément ou le fichier est rejeté, il reste dans un état d'attente et n'est visible que pour les personnes qui ont l'autorisation de visualiser des brouillons.

Lorsque vous activez le suivi de version simplifié ou complet dans une bibliothèque dont le contenu est soumis à approbation, vous pouvez également y ajouter un flux de travail, si vous ou quelqu'un de votre service en a créé un. Un flux de travail définit le devenir d'un fichier dans le cadre d'un processus métier, par exemple la révision ou l'approbation. Vous pouvez utiliser un flux de travail pour gérer le processus d'approbation lors de l'archivage de version principales.

Par défaut, dans une bibliothèque qui suit les versions principales et mineures, vous devez publier une version principale pour que le processus d'approbation soit enclenché. Les versions mineures sont considérées comme des brouillons sur lesquels le travail n'est pas terminé, c'est pourquoi elles n'apparaissent pas en attente d'approbation.

Supposons, par exemple, qu'une agence de voyage utilise une bibliothèque de documents pour gérer ses fichiers. Lorsque les membres de l'équipe développent une nouvelle proposition commerciale, ils conservent les versions mineures de leur fichier de proposition. S'ils font une erreur dans une version, ils peuvent restaurer la version précédente. Lorsqu'ils terminent leur proposition, ils peuvent en créer une version principale, puis la publier pour approbation de leur département juridique et de leur directeur. Une fois le fichier approuvé, il peut être visualisé par les autres employés de l'agence.

Par défaut, un élément ou fichier en attente n'est visible que de son créateur et des utilisateurs qui disposent de l'autorisation d'approbation, mais vous pouvez spécifier d'autres groupes ayant le droit de voir l'élément ou le fichier.

Lorsque l'approbation des contenus est requise, ceux qui ont l'autorisation de lire les contenus mais n'ont pas celle de lire les brouillons ne voient que la dernière version principale ou approuvée de l'élément de liste ou du fichier. Si les deux types de versions sont suivis dans une bibliothèque et si personne n'a encore publié de version principale, le fichier est invisible pour ceux qui n'ont pas l'autorisation de voir les brouillons.

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Contrôle de version et extraction de fichier

L'extraction de fichiers est largement lié au contrôle de version. Lorsque vous extrayez un fichier, une nouvelle version de ce dernier n'est créé que lorsque vous le réarchivez ; vous avez donc la maîtrise du moment où la version est créée. Lorsque l'extraction n'est pas requise, une version est créée lors du premier enregistrement du fichier, puis elle est mise à jour lorsque vous fermez le fichier. Si vous ouvrez et enregistrez le fichier à nouveau, une nouvelle version en est créée. Dans certaines circonstances, vous ne souhaiterez sans doute pas que plusieurs versions soient créées, par exemple lorsque vous fermez un fichier pour vous rendre à une réunion sans avoir effectué toutes les modifications souhaitées.

Lorsque l'extraction est requise, il vous est impossible d'ajouter un fichier, de modifier un fichier ou de modifier les propriétés d'un fichier sans l'extraire. Lorsque vous réarchivez le fichier, il vous est demandé de commenter les modifications que vous avez effectuées, ce qui contribue à créer un historique de versions plus parlant.

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