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La fonction Recherche instantanée vous permet de trouver rapidement des éléments se trouvant dans Microsoft Office Outlook 2007. Le volet Recherche instantanée est toujours disponible à partir des affichages Outlook tels que Courrier, Calendrier et Contacts. Cet article porte plus particulièrement sur la recherche de messages à partir de la Messagerie. Cependant, la technique de recherche est la même pour trouver n’importe quel élément Outlook. Dans la section « Faire des modifications », vous trouverez des informations pour affiner vos recherches, notamment les sous-dossiers et les fichiers de données, et pour modifier les options de recherche.

• Rechercher un message

• Ajouter des critères de recherche

• Réutiliser une recherche récente

• Modifier les options de recherche instantanée

Rechercher un message

1. Dans la Messagerie, sélectionnez le dossier sur lequel la recherche doit porter.
2. Dans la zone Recherche instantanée, tapez le texte à rechercher.
   • Les messages qui contiennent le texte que vous avez tapé sont affichés dans le volet Résultats de la recherche. Le texte recherché est mis en évidence.

      Remarque   Par défaut, il n’est pas nécessaire de cliquer sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche. Le bouton Rechercherest activé uniquement si vous avez désactivé la case Afficher les résultats de la recherche lors de la saisie lorsque c’est possibledans la boîte de dialogue Options de recherche. Pour plus de détails, voir la dernière section de cet article intitulée Modifier des options de recherche instantanée.

   • Pour affiner votre recherche, tapez davantage de caractères.
3. Pour élargir votre recherche afin d’inclure tous les dossiers du volet Messagerie, à la fin des résultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche dans tous les éléments Courrier.

   Dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne située sur le côté gauche de la fenêtre principale de Microsoft Outlook et qui comprend des volets, tels que celui des raccourcis ou du courrier et les raccourcis ou dossiers contenus dans chaque volet. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu'il contient.)sous Dossiers courrier, vous pouvez également cliquer sur Tous les éléments Courrierou appuyer sur Ctrl+Alt+A.

   

    Cliquez sur le dossier dans lequel effectuer la recherche.
    Tapez le texte à rechercher dans la zone Recherche instantanée.
    Les messages qui contiennent le texte que vous avez tapé apparaissent dans les résultats. Le texte recherché est mis en évidence.
    Cliquez pour effacer le contenu de la zone Recherche instantanéeet lancez une nouvelle recherche.
    Cliquez pour élargir la recherche à tous les dossiers dans Courrier.

Pour des exemples vous expliquant comment trouver exactement ce que vous cherchez, voir Apprendre à affiner vos critères de recherche pour de meilleures recherches dans Outlook..

  Remarques  

• Pour ramener le point d’insertion dans la zone Recherche instantanée, appuyez sur Ctrl+E.
• Après avoir effectué une recherche, puis localisé votre courrier dans la liste de résultats, vous pouvez fermer la fenêtre de recherche ; Outlook gardera en mémoire le dernier élément que vous avez sélectionné.
• Les recherches portent également sur les pièces jointes, mais les résultats obtenus concernant ces dernières ne sont pas mis en surbrillance.

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Ajouter des critères de recherche

Vous pouvez cibler davantage votre recherche en ajoutant plus de critères :

1. Dans le volet Recherche instantanée, cliquez sur la flèche Développer le Générateur de requêtes.

   

2. Pour ajouter d’autres critères de recherche, tapez le texte recherché sur les lignes De, Corps, Objetou À.

   

3. Pour afficher d’autres champs de recherche dans le Générateur de requêtes, cliquez sur Ajouter un critère, puis sélectionnez les champs de recherche souhaités dans la liste.

 Conseil   Vous pouvez également supprimer des champs de recherche dans le Générateur de requêtes en cliquant sur Supprimerdans la liste des champs de recherche.

4. Entrez vos critères de recherche dans les nouveaux champs de recherche.

Remarquez qu’à mesure que vous entrez des critères de recherche dans les champs de recherche, ceux-ci figurent sous la forme d’une syntaxe de requête de recherche dans la zone Recherche instantanée. La syntaxe comporte les critères de recherche séparés par le signe deux-points, puis la valeur de critère que vous avez entrée, comme le montre l’illustration ci-dessous. Lorsque vous serez familiarisé avec la syntaxe de requête de recherche, vous pourrez taper directement la requête dans la zone Recherche instantanéeau lieu d’utiliser les champs de recherche.



5. Affichez les résultats de la recherche dans la liste située sous le volet Recherche instantanée.

  Remarques  

• Les champs de recherche que vous ajoutez sont spécifiques à l’endroit où vous vous trouvez dans Outlook (par exemple, Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Liste de dossiers ou Journal). Ces champs sont également spécifiques au profil de courrier Outlook (profil de messagerie Outlook : un profil est ce qu'Outlook utilise pour se souvenir des comptes de messagerie et des paramètres lui indiquant où il doit stocker votre courrier.)que vous utilisez. Ils sont conservés après la fermeture, puis le redémarrage d’Outlook. En revanche, la requête de recherche n’est pas conservée.

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Réutiliser une recherche récente

Outlook affiche les 10 dernières recherches.

• Dans le volet Recherche instantanée, cliquez sur la flèche, pointez sur Recherches récentes, puis sélectionnez une recherche dans la liste.

  

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Apporter des modifications à une recherche

• Inclure des sous-dossiers dans la recherche instantanée

• Inclure un fichier de données dans une recherche

• Modifier les options de recherche instantanée

Inclure des sous-dossiers dans la recherche instantanée

La recherche instantanée (Recherche instantanée : fonctionnalité de recherche qui fournit des résultats de recherche rapidement avec une mise en surbrillance des mots à mesure que vous les entrez. Le volet Recherche instantanée est toujours disponible dans Courrier, Calendrier, Contacts, Tâches, Notes, Liste des dossiers et Journal.)permet d’effectuer des recherches dans chaque dossier, y compris les sous-dossiers, dans la liste des dossiers (liste des dossiers : affiche les dossiers disponibles dans votre boîte aux lettres. Pour afficher les sous-dossiers, cliquez sur le signe plus (+) en regard du dossier en question. Si la Liste des dossiers n'est pas visible, dans le menu Aller à, cliquez sur Liste des dossiers.)Outlook, mais cette option n’est pas activée par défaut. C’est à vous de le faire.

1. Dans le menu Outils, pointez sur Recherche instantanée, puis cliquez sur Options de recherche.

   Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

2. Dans le volet Recherche instantanée, sélectionnez Tous les dossiers.

Inclure le dossier Éléments supprimés dans la recherche instantanée

Par défaut, le dossier Éléments supprimés n’est pas inclus par défaut lors de la recherche de tous les éléments de la messagerie. Pour l’inclure, procédez comme suit :

1. Dans le menu Outils, pointez sur Recherche instantanée, puis cliquez sur Options de recherche.

   Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

2. Sous Éléments supprimés, activez la case à cocher Inclure les messages du dossier Éléments supprimés dans chaque fichier de données lors de la recherche dans tous les éléments.

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Inclure un fichier de données dans une recherche

Par défaut, Outlook inclut les fichiers de donnéessuivants dans une recherche portant sur Tous les éléments Courrier :

• Tous les fichiers de données indexés. Ceux-ci incluent les fichiers de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d'autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu'emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.)et les fichiers de dossiers en mode hors connexion (.ost) (fichier de dossiers en mode hors connexion : fichier de votre disque dur qui contient les dossiers en mode hors connexion. Le fichier de dossiers en mode hors connexion a une extension .ost. Vous pouvez le créer automatiquement lorsque vous installez Outlook ou la première fois que vous rendez un dossier accessible en mode hors connexion.). L’indexation garantit la rapidité de la recherche instantanée.
• Le fichier de données Outlook de votre compte de messagerie par défaut, qu’il soit indexé ou non.

Cependant, vous pouvez sélectionner n’importe quel fichier de données dans vos recherches.

 Important   Le choix des fichiers de données à inclure dans les recherches ne s’applique qu’aux recherches portant sur Tous les éléments Courrierd’un ou de plusieurs fichiers de données.

Choisir les fichiers de données à inclure dans les recherches

1. Dans le volet de navigationde Courrier, cliquez sur Tous les éléments Courrier.
2. Sélectionnez le nom du fichier de données à inclure dans vos recherches ou à exclure de celles-ci.

   Par exemple :

   • Par exemple, vous pouvez utiliser votre compte POP3 uniquement pour les messages personnels à votre domicile, de sorte qu’au travail, vous n’effectuez de recherche que sur votre compte de courrier professionnel. Si tel est le cas, désactivez la case à cocher Ma messagerie perso pour l’exclure de la recherche.
   • Un autre exemple d’exclusion d’un fichier de données consisterait à exclure un dossier d’archive volumineux.
   • À titre de troisième exemple, imaginons que vous travaillez dans un cabinet juridique et que vous conservez les informations relatives à chaque dossier dans un fichier .pst distinct que vous gardez ouvert. Si vous travaillez sur un dossier spécifique, vous ne voudrez pas inclure les fichiers .pst relatifs aux autres dossiers dans les recherches portant sur un dossier spécifique.

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Modifier les options de recherche instantanée

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Recherche instantanée, puis sur Options de recherche.

   Vous pouvez également cliquer sur la flèche dans le volet Recherche instantanée, puis sur Options de recherchedans le menu.

2. Choisissez les options qui vous conviennent :

   Indexation

   • Indexer les messages dans les fichiers de données suivants  Sélectionnez les fichiers de données qu’Outlook doit indexer pour les recherches.
   • M’avertir lorsque les résultats de la recherche risquent d’être incomplets (des messages sont encore en train d’être indexés)  Cette option est sélectionnée par défaut. Outlook renvoie un message dans le volet Recherche instantanéelorsque l’affichage de l’ensemble des résultats de la recherche est retardé en raison du fait qu’Outlook n’a pas terminé l’indexation de tous les messages dans les fichiers de données sélectionnés. En cliquant sur le message, vous ouvrez une boîte de dialogue indiquant le nombre d’éléments restant à indexer. Désactivez la case à cocher si vous ne souhaitez pas afficher ces messages.

   Recherche

   • Afficher les résultats de la recherche lors de la saisie lorsque c’est possible   Cette option est sélectionnée par défaut. Désactivez cette case à cocher si vous ne voulez pas que les résultats de la recherche s’affichent à mesure que vous tapez du texte. Par exemple, vous pouvez décider de ne pas afficher les résultats de la recherche tant que vous n’aurez pas appuyé sur Entrée ou cliqué sur le bouton Rechercher. Le bouton Rechercher n’est activé que si cette option est désactivée. Vous pouvez également désactiver cette case à cocher lorsque les résultats ne s’affichent pas aussi rapidement que vous le souhaitez.
   • Accélérer les recherches en limitant le nombre de résultats affichés  Cette option est sélectionnée par défaut. Lorsqu’une recherche renvoie un très grand nombre de résultats, Outlook restreint leur affichage pour accélérer le processus et vous permettre de visualiser les éléments les plus récents. Outlook affiche un message dans le volet Recherche instantanéevous signalant cette restriction. Vous pouvez cliquer sur le message pour ouvrir une boîte de dialogue et afficher tous les résultats.
   • Mettre en surbrillance les mots recherchés   Cette option est sélectionnée par défaut. Désactivez cette case à cocher si vous ne voulez pas que les résultats de la recherche soient mis en évidence. Si vous souhaitez modifier la couleur de mise en surbrillance, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez une couleur dans la boîte de dialogue Couleur.

   Éléments supprimés

   • Inclure les messages du dossier Éléments supprimés dans chaque fichier de données lors de la recherche dans tous les éléments   Cette section n’est pas sélectionnée par défaut. Activez cette case à cocher pour inclure les éléments supprimés lors des recherches dans Tous les éléments Courrier.

   Volet Recherche instantanée

   • Lors de la recherche, afficher les résultats depuis   L’option Uniquement le dossier actuellement sélectionnéest sélectionnée par défaut. Sélectionnez l’option Tous les dossierssi vous voulez que les recherches portent sur tous les dossiers de la liste des dossiers Outlook.

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