Le programme Outlook 2003 est ouvert et des messages sont affichés dans la Boîte de réception . Le pointeur clique sur un message concernant la planification de la conférence. Il sélectionne ensuite un ensemble de messages et clique sur quelques exemples de messages relatifs à cette conférence. Enfin, il se déplace vers l'icône correspondant à la pièce jointe dans le dernier exemple de message.

L'utilisation du courrier électronique pour coordonner un projet tel que la grande conférence en cours de planification n'est pas la méthode la plus efficace. Résultat : énormément de messages disparates. Ici, c'est un message sur les sites de conférence, là, un message sur les fournisseurs et là encore, sur le budget. Certains d'entre eux contiennent des pièces jointes fondamentales pour le projet.

Le pointeur clique sur Calendrier, puis se dirige vers une réunion du calendrier.

Dans Outlook 2003, il existe une manière astucieuse de simplifier tout cela.

Deux clics sur cette réunion permettent d'ouvrir la demande de réunion correspondante, où les lignes À , Objet et Emplacement sont déjà renseignées. Le corps du message est vide.

Je commence par définir une invitation à une réunion de discussion sur le projet.

Le pointeur clique sur le bouton Espace de travail de réunion situé sous la case à cocher Rappel . Le volet Office Espace de travail de réunion s'ouvre. Le curseur se déplace vers le haut du volet Office pour pointer sur la description d'un site Web « Espace de travail de réunion », puis sur la section Créer un espace de travail.

D'accord, de n'est pas vraiment nouveau. Par contre, la fonction suivante est nouvelle. Je vais créer ce qu'on appelle un espace de travail de réunion, c'est-à-dire un site Web de Microsoft Windows® SharePoint™ Services fonctionnant avec Outlook. Avant d'explorer un tel site, je vous montre combien il est facile d'en créer un.

Le curseur pointe vers le bouton Créer . L'apparence du volet Office est modifiée afin d'indiquer qu'un lien vers l'espace de travail a été établi. Le corps du message est une invitation pour les participants de l'espace de travail et comprend un lien vers cet espace.

Pour créer un espace de travail, il suffit d'un simple clic et de quelques secondes d'attente.

Le curseur pointe sur le lien dans le corps du message. La page d'accueil de l'espace de travail de réunion s'affiche et comporte les sections suivantes : objectifs, participants, ordre du jour, bibliothèque de documents, tâches et décisions. L'intitulé, la date, l'heure et le lieu de la réunion sont affichés en haut de la page d'accueil. Le pointeur parcourt lentement l'ensemble de l'espace de travail avant de se diriger vers la liste Bibliothèque de documents .

Lorsque les membres de l'équipe reçoivent ma demande de réunion, il leur suffit de cliquer sur le lien pour se rendre sur le site et consulter les détails de cette réunion. Comme vous pouvez le voir, l'espace de travail centralise toutes les informations relatives à la réunion et au projet. L'équipe est donc certaine de travailler avec des données identiques et mises à jour.

Le curseur pointe vers la liste Objectifs , puis vers la liste Participants .

Avant la réunion, les membres de l'équipe peuvent visiter le site et prendre connaissance des objectifs de la réunion et des personnes participantes.

Le pointeur clique sur le lien Ajouter un nouvel élément dans la liste Ordre du jour . Un formulaire s'ouvre dans lequel les détails du nouvel élément sont déjà entrés. Le curseur pointe vers le bouton Enregistrer et fermer . Le formulaire se ferme pour faire place à la page d'accueil et le pointeur se dirige vers l'élément qui vient d'être ajouté à la liste Ordre du jour.

Ils peuvent également m'aider à préparer cette réunion en ajoutant, par exemple, un élément à l'ordre du jour. Cet élément concerne la révision de la liste des fournisseurs. Catherine en est l'instigatrice et elle disposera de 10 minutes pour en parler.

Le curseur pointe vers la liste Bibliothèque de documents , puis remonte vers le lien Ajouter un nouvel élément dans la liste des tâches . Un formulaire s'ouvre et les valeurs de chacun des champs s'affichent l'une après l'autre. Le pointeur clique sur le bouton Enregistrer et fermer dans la barre d'outils. Le formulaire se ferme pour faire place à la page d'accueil et le pointeur se dirige vers l'élément qui vient d'être ajouté à la liste.

Pendant la réunion, nous mettons à jour les documents et assignons des tâches. Ajoutons l'intitulé « Confirmation des dates ». La tâche m'est assignée et doit être effectuée pour le 12 septembre.

Dans la liste Décision , le pointeur clique sur le lien Ajouter un nouvel élément . Un formulaire s'ouvre et l'emplacement du site y est entré. Le pointeur clique sur le bouton Enregistrer et fermer dans la barre d'outils et le formulaire se ferme.

Pour finir, nous enregistrons nos décisions. Nous avons décidé que Tokyo serait notre site.

La page d'accueil s'affiche de nouveau et le curseur pointe sur le nouvel élément de la liste.

Après la réunion, les membres de l'équipe consultent le site, et non plus leur Boîte de réception, afin d'obtenir les dernières informations sur le projet.

Le pointeur clique sur le lien Modifier cet espace de travail situé en haut, à gauche de la page. Un menu s'affiche et le curseur pointe vers Paramètres du site. Le pointeur se déplace vers la liste Ordre du jour et dans la barre de titre correspondante, clique sur la flèche vers le bas. Un menu déroulant s'affiche et le curseur pointe sur la commande Modifier le composant WebPart partagé .

En tant que coordinatrice, je peux modifier la présentation ainsi que d'autres paramètres du site. Les membres de mon équipe n'ont pas accès à ce menu, ni aux menus de ces zones appelées WebPart, car je ne leur ai pas accordé ce droit.

Le pointeur se déplace vers le haut de l'espace de travail où sont affichés la date, l'heure et le lieu de la réunion. Il redescend ensuite vers la liste Participants et remonte vers les informations du haut de l'espace de travail en les entourant.

Et si je devais modifier l'heure, la date, le lieu ou encore les participants à cette réunion ? Il me suffit de retourner dans Outlook et d'envoyer une demande de réunion mise à jour. L'espace de travail de réunion met à jour ces informations automatiquement.

Dans la liste Décision , le pointeur clique sur Ajouter un nouvel élément. Du texte est entré dans le champ Décision .

Votre prochaine décision ? « Essayer l'espace de travail de réunion dans Outlook ! ». Encore une autre façon de gagner un temps précieux dans Microsoft Office 2003 !

Le logo Outlook 2003 disparaît pour faire place au texte animé suivant : Préparez-vous aux petits bonheurs de la vie professionnelle . En dessous, le texte statique Pour plus d'informations apparaît, suivi de l'URL http://www.microsoft.com/office.