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Votre bureau est recouvert d'une tonne de papiers et vous ne retrouvez plus votre clavier ? Vous souhaiteriez pouvoir transférer tous ces documents dans votre ordinateur ? Et bien avec Microsoft® Office Document Imaging et un scanneur, c'est possible !

Le composant de numérisation de Microsoft Office Document Imaging vous permet de numériser plusieurs pages (avec ou sans chargeur automatique de documents (bac d'alimentation automatique : dispositif disponible sur certains scanneurs qui permet la numérisation automatique de plusieurs pages.)), de les organiser à l'écran en fichiers d'une ou plusieurs pages et de les enregistrer au format TIFF (Tagged Image File Format) (TIFF (Tagged Image File Format) : format graphique de haute résolution qui repose sur des balises. Le format TIFF permet l'échange universel de graphiques numériques.) ou MDI (Microsoft Document Imaging) (Microsoft Document Imaging Format (MDI) : format graphique de haute résolution qui repose sur des balises. Ce format, basé sur le format graphique TIFF (Tagged Image File Format) est utilisé pour les images numériques.) (cela vous permettra de recycler cette tonne de papier et de redécouvrir la couleur de votre bureau !). Microsoft Office Document Imaging effectue également la Reconnaissance optique de caractères (OCR) (OCR : convertit des images de texte, telles que des documents numérisés, en caractères de texte. Également appelé « reconnaissance de texte ».) sur vos documents numérisés. Cela vous permet d'utiliser le texte de votre document numérisé ; vous pouvez par exemple copier du texte à partir d'un document numérisé dans un document Word ou un message électronique.

Mise en route

Tout d'abord, rassemblez les documents à numériser. Si votre scanneur possède un chargeur automatique de documents, vous pouvez charger plusieurs feuilles à la fois. Lors de la première numérisation, Document Imaging détecte le chargeur automatique de documents. Pour plus d'informations sur le chargeur automatique de documents et pour déterminer si votre scanneur en possède un, consultez la documentation fournie avec votre scanneur.

Vous devez également trier vos documents ; si vous souhaitez numériser certaines feuilles en couleur, séparez-les des feuilles en noir et blanc. Chargez votre première page ou pile de pages (avec un chargeur automatique de documents) dans votre scanneur.

Ensuite, démarrez Microsoft Office Document Scanning (le composant de numérisation du programme Microsoft Office Document Imaging).

• Dans le menu Démarrer de Windows, pointez sur Tous les programmes (Programmes dans Windows 2000), sur Microsoft Office, sur Outils Microsoft Office, puis cliquez sur Microsoft Office Document Scanning.

Conseil  Si Microsoft Office Document Imaging est déjà en cours d'exécution, vous pouvez démarrer le composant de numérisation en cliquant sur Numériser un nouveau document dans le menu Fichier.

Réglage des options de numérisation

Dans la boîte de dialogue Numériser un nouveau document, effectuez l'une des actions suivantes :

• Pour afficher vos fichiers numérisés dans Document Imaging après leur numérisation (recommandé), activez la case à cocher Afficher le fichier après la numérisation.
• Si votre scanneur est équipé d'un chargeur automatique de documents cliquez sur Scanneur, puis activez la case à cocher Utiliser le chargeur automatique de documents.
• Si votre scanneur est équipé d'un chargeur automatique de documents et que vous possédez des originaux recto verso, activez la case à cocher Original recto verso pour numériser les deux faces des feuilles. Placez les pages dans le chargeur de façon à numériser d'abord le recto.

  La boîte de dialogue Microsoft Office Document Scanning apparaît après chaque numérisation afin de vous permettre de retourner la page et de numériser le verso. Document Imaging assemble automatiquement les pages dans l'ordre correct une fois la numérisation terminée.

• Si votre chargeur automatique de documents autorise l'impression recto verso automatique, n'activez pas la case à cocher Original recto verso. Au lieu de cela, dans la boîte de dialogue Numériser un nouveau document, cliquez sur Scanneur, puis activez la case à cocher Afficher la boîte de dialogue du pilote de scanneur avant de numériser. Lorsque la boîte de dialogue du pilote de votre scanneur apparaît durant la numérisation, sélectionnez les paramètres d'impression recto verso corrects.
• Si vous souhaitez numériser des pages manuellement, activez la case à cocher Afficher une invite pour insérer des pages supplémentaires. Office Document Imaging s'arrêtera après chaque page numérisée afin de vous permettre de placer la page suivante dans votre scanneur.
• Par défaut, la Reconnaissance optique de caractères (OCR) est appliquée sur votre document durant le processus de numérisation. Bien qu'elle allonge la durée de numérisation, elle offre les avantages suivants :
  • Lorsque vous ouvrez le document numérisé dans Microsoft Office Document Imaging, vous pouvez rechercher du texte reconnu dans le document, copier du texte reconnu dans le document vers un autre document ou programme et envoyer du texte reconnu dans le document vers Microsoft Word, sans appliquer la Reconnaissance optique de caractères manuellement.
  • Vous pouvez faire en sorte que vos fichiers numérisés soient enregistrés avec un nom de fichier automatique basé sur les premiers mots de la page (il s'agit du paramètre par défaut).

  Pour désactiver la Reconnaissance optique de caractères durant le processus de numérisation (vous pouvez l'appliquer manuellement dans le document à l'aide de Document Imaging après la numérisation), procédez comme suit :

  1. Dans la boîte de dialogue Numériser un nouveau document, sélectionnez le préréglage à utiliser, tel que Noir et blanc.
  2. Cliquez sur Options du préréglage, puis sur Créer un préréglage (et tapez ensuite un nom pour le préréglage) ou Modifier le préréglage sélectionné.
  3. Sous l'onglet Traitement de la boîte de dialogue Options du préréglage, désactivez la case à cocher Utiliser l'OCR pour reconnaître le texte de l'image numérisée.

Sélection de l'emplacement, du nom ou du type des fichiers numérisés

Une partie du processus de numérisation consiste à enregistrer une page numérisée dans un fichier. Par défaut, lorsque vous numérisez plusieurs pages, celles-ci sont enregistrées dans un même fichier. Si vous souhaitez enregistrer chaque page numérisée en tant que fichier distinct, sélectionner la convention d'affectation de noms pour les fichiers ou modifier l'emplacement ou le format des fichiers numérisés, procédez comme suit :

1. Dans la boîte de dialogue Numériser un nouveau document, sélectionnez le préréglage à utiliser, tel que Noir et blanc.
2. Cliquez sur Options du préréglage, puis sur Créer un préréglage (et tapez ensuite un nom pour le préréglage) ou Modifier le préréglage sélectionné.
3. Effectuez une ou plusieurs des actions suivantes :
   • Pour enregistrer chaque page numérisée en tant que fichier distinct, activez la case à cocher Enregistrer chaque page comme un document séparé sous l'onglet Page.
   • Pour modifier l'emplacement des fichiers enregistrés, cliquez sur le bouton Modifier sous l'onglet Sortie et sélectionnez un emplacement.
   • Pour sélectionner la manière dont les différents fichiers seront nommés automatiquement, cliquez sur une des options Nom du fichier sous l'onglet Sortie. (Si vous avez désactivé la Reconnaissance optique de caractères (OCR) durant la numérisation, vous ne pourrez pas utiliser l'option Nom automatique d'après les premiers mots de la page.)
   • Pour sélectionner le format de fichier dans lequel les pages numérisées seront enregistrées, cliquez sur le bouton Avancé sous l'onglet Général et sélectionnez les options souhaitées.
4. Cliquez sur OK.

Numérisation des pages

1. Dans la boîte de dialogue Numériser un nouveau document, assurez-vous que le préréglage à utiliser est sélectionné, puis cliquez sur Numériser.

   Si vous avez activé la case à cocher Original recto verso ou Afficher une invite pour insérer des pages supplémentaires, la boîte de dialogue Microsoft Office Document Scanning s'affiche régulièrement pour vous signaler que le scanneur a terminé. Vous avez alors la possibilité de poursuivre la numérisation (placez une autre page dans un scanneur qui ne possède pas de chargeur automatique de documents) ou de retourner votre page afin de numériser l'autre face. Organisez vos pages de la manière souhaitée et sélectionnez l'option souhaitée pour continuer la numérisation.

2. Lorsque toutes les faces de toutes les pages ont été numérisées, cliquez sur Terminer dans la boîte de dialogue Microsoft Office Document Scanning.
3. Pour numériser d'autres pages, examinez la section Mise en route ci-dessus, puis répétez les instructions de cette section (Numérisation des pages.)

Classement des pages dans les fichiers enregistrés

Maintenant que la numérisation est terminée, il est temps d'observer les résultats. Si vos pages numérisées ne sont pas ouvertes dans Document Imaging, procédez comme suit :

1. Dans le menu Démarrer, pointez sur Tous les programmes (Programmes dans Windows 2000), sur Microsoft Office, sur Outils Microsoft Office, puis cliquez sur Microsoft Office Document Imaging pour démarrer Document Imaging.
2. Dans Document Imaging, cliquez sur Ouvrir dans le menu Fichier.
3. Recherchez le fichier à ouvrir (par défaut, les pages numérisées sont enregistrées dans le dossier Mes documents avec un nom de fichier automatique basé sur les premiers mots de la page, tel que Page1sur.tif), puis cliquez sur Ouvrir.
4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que tous les fichiers souhaités soient ouverts.

Vous disposez maintenant d'une version en ligne de votre pile de papiers. Voici quelques conseils qui vous aideront à classer ces pages.

• Réorganisation de pages dans un document  Dans le volet des miniatures (volet Miniatures : volet qui présente le document numérisé actif sous la forme d'une ou de plusieurs petites images.), sélectionnez une ou plusieurs pages à déplacer. Cliquez sur l'une des miniatures sélectionnées et faites glisser la sélection sur le nouvel emplacement dans le volet des miniatures.
• Copie d'une page dans un nouveau document  Dans le volet des miniatures, sélectionnez la page à copier. Dans le menu Page, cliquez sur Copier la page. Basculez vers le document Document Imaging dans lequel vous souhaitez insérer la page copiée. Dans le volet des miniatures, sélectionnez la page qui précède l'emplacement où vous souhaitez coller la page copiée. Dans le menu Page, cliquez sur Coller la page.
• Suppression d'une page  Dans le volet des pages ou le volet des miniatures, cliquez sur la page à supprimer. Dans le menu Page, cliquez sur Supprimer la page.

Pour plus d'informations sur la numérisation ou le classement des pages, consultez l'aide de Microsoft Office Document Imaging.

Les feuilles qui encombraient autrefois votre bureau se sont maintenant transformées en documents électroniques. Vous pouvez classer les pages dans ces documents, déplacer des pages vers d'autres documents, supprimer des pages, imprimer des pages, ajouter des annotations, copier du texte vers d'autres programmes Office ou envoyer une page à quelqu'un par messagerie électronique. Et pour une fois vous aurez de la place pour poser votre tasse de café sur votre bureau.