Les balises actives, une nouveauté de Microsoft Office XP, vous permettent de réaliser facilement certaines des tâches Office les plus courantes et de maîtriser davantage les fonctionnalités automatiques.

Par exemple, lorsque vous collez du texte provenant de Microsoft FrontPage® dans Microsoft Word, la mise en forme appliquée dans la page Web FrontPage n’est peut-être pas celle que vous souhaitez conserver dans le document Word. Auparavant, vous deviez coller votre texte puis appliquer les styles FrontPage au nouveau texte en accédant à la zone de liste déroulante Style et en sélectionnant le style à appliquer. Désormais, lorsque vous collez du contenu dans Word, le bouton Options de collage apparaît à côté du texte sélectionné. Cela vous permet de choisir l’une des deux options suivantes : copier en gardant la mise en forme d’origine ou coller uniquement le texte.

Aucune étape supplémentaire n’est nécessaire pour que les balises actives apparaissent ou disparaissent dans Microsoft Excel, FrontPage, Microsoft Outlook®, Microsoft PowerPoint® ou Word. Elles apparaissent automatiquement lorsque vous réalisez certaines actions (comme le collage ou la correction automatique) et restent apparentes jusqu’à ce que vous commenciez une autre action. Par exemple, lorsque vous réalisez une opération de collage, le bouton Options de collage reste apparent près du texte tant que vous ne tapez pas de nouveau texte.

Bouton Actions des balises actives

Dans Word, Excel et Outlook, le bouton Actions des balises actives reconnaît la saisie (telle que la saisie d’un nom ou d’une adresse dans Word, d’un bandeau de cotation boursière dans Excel) et vous permet d’associer les informations et les actions à cette entrée. La balise active est indiquée par une série de points violets sous le texte. Par exemple, si vous tapez le nom Jean Dupont, dans Word ou Outlook (lorsque Word est l’éditeur de texte dans Outlook) vous pouvez utiliser le bouton ) Actions des balises actives pour créer un nouveau contact dans Outlook, envoyer un nouveau message électronique, planifier une réunion ou rechercher des itinéraires routiers.

Pour le nom d’une personne, les options suivantes sont proposées :

• Envoyer un message électronique
• Planifier une réunion
• Ouvrir un contact
• Ajouter un nouveau contact
• Insérer une adresse
• Supprimer la balise active
• Options des balises actives (appelle le volet Balises actives dans le menu Correction automatique)

Pour une adresse, les options suivantes sont proposées :

• Ajouter des contacts
• Afficher une carte
• Afficher des itinéraires routiers
• Supprimer la balise active
• Options des balises actives (appelle le volet Balises actives dans le menu Correction automatique)

Dans Excel, si vous tapez sur un bandeau de cotation boursière, les options suivantes sont proposées :

• Cotation boursière à partir de MSN® MoneyCentral
• Rapport de société à partir de MSN MoneyCentral
• Infos récentes sur MSN MoneyCentral
• Insérer une valeur boursière actualisable
• Supprimer la balise active
• Options des balises actives (appelle le volet Balises actives dans le menu Correction automatique)

Pour désactiver les balises actives

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique.
2. Cliquez sur l’onglet Balises actives.
3. Désactivez la case à cocher Afficher les boutons d’actions des balises actives.
4. Cliquez sur OK.

Remarque  Si vous désactivez n’importe quel bouton de Balise active, vous ne pourrez plus réaliser l’action associée dans le programme Office dans lequel il est proposé. Si vous désactivez le bouton Correction automatique dans Word, celui-ci sera également désactivé dans PowerPoint.

Vérification des erreurs

Le bouton Erreur apparaît lorsqu’une entrée dans une cellule enfreint une série de règles concernant les formules. Par exemple, si vous entrez un calcul qui appelle une division par zéro, une marque verte apparaît dans l’angle supérieur gauche de la cellule. Lorsque vous cliquez sur cette cellule, le bouton Erreur apparaît.

Lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas, plusieurs options s’offrent à vous. Les deux premières options sont les plus adaptées pour corriger cette erreur. Les cinq autres options sont des actions standard pour les formules.

Pour désactiver la vérification des erreurs

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Cliquez sur l’onglet Vérification des erreurs.
3. Désactivez la case à cocher Activer la vérification des erreurs d'arrière-plan.
4. Cliquez sur OK.

Bouton Options de correction automatique

Dans PowerPoint, Word et Outlook, le bouton Options de correction automatique apparaît lorsqu’un programme opère une correction automatique et que vous appuyez sur retour arrière ou que vous placez le pointeur sur la correction automatique. Par exemple, vous avez fini d’entrer une liste numérotée, mais la fonctionnalité Correction automatique numérote également la ligne suivante. Vous faites un retour arrière pour supprimer le numéro. Le bouton Options de correction automatique apparaît et propose trois options :

• Annuler le changement (retour à la saisie d’origine) ou répéter la correction automatique
• Créer une exception pour cette occurrence
• Définir les options de correction automatique en réglant les sélections dans la boîte de dialogue Correction automatique

Pour désactiver le bouton Correction automatique

Dans Word

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique.
2. Cliquez sur l'onglet Correction automatique.
3. Désactivez la case à cocher Afficher les boutons d’options de correction automatique.
4. Cliquez sur OK.

Dans PowerPoint

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique.
2. Cliquez sur l'onglet Correction automatique.
3. Désactivez la case à cocher Afficher les boutons d’options de correction automatique.
4. Cliquez sur OK.

Bouton Options d’ajustement automatique

Dans PowerPoint, lorsque vous tapez ou collez du texte dans un espace réservé, PowerPoint ajuste automatiquement le texte à l’emplacement réservé. Le bouton Options d’ajustement automatique apparaît et offre trois options :

• Ajuster automatiquement le texte saisi ou collé à l’espace réservé
• Ne plus ajuster le texte à l’espace réservé
• Définir les options de correction automatique en réglant les sélections dans la boîte de dialogue Correction automatique

Pour désactiver les fonctionnalités d’ajustement automatique dans PowerPoint

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique.
2. Cliquez sur l’onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe.
3. Désactivez les cases à cocher Ajustement automatique.
4. Cliquez sur OK.

Bouton d’options de mise en page automatique

Si vous collez dans une diapositive une image ou un texte dont la mise en page est différente, PowerPoint vous propose automatiquement une mise en page possible pour les éléments insérés, puis le bouton Options de mise en page automatique apparaît et vous propose d’annuler ou d’arrêter l’action de mise en page automatique.

Pour désactiver les fonctionnalités de mise en page automatique dans PowerPoint

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de correction automatique.
2. Cliquez sur l’onglet Mise en forme automatique au cours de la frappe.
3. Désactivez la case à cocher Disposition automatique des objets insérés.
4. Cliquez sur OK.

Bouton Options de collage

Dans Word, FrontPage, PowerPoint, Outlook et Excel, lorsque vous collez du texte, le bouton Options de collage apparaît et vous propose plusieurs options selon le programme. Par exemple, dans Word, vous pouvez conserver la mise en forme source, respecter la mise en forme de destination ou appliquer un style ou une mise en forme différent (la zone Styles et mise en forme s’ouvre automatiquement dans le volet Office). Les options disponibles dépendent du type de contenu à coller, du programme à partir duquel vous effectuez le collage et de la mise en forme du texte dans lequel vous insérez l'élément que vous collez. Tous ces programmes proposent de conserver le contenu source ou de respecter les styles de destination.

Pour désactiver le bouton Options de collage

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Cliquez sur l'onglet Modification.
3. Désactivez la case à cocher Afficher les boutons d’options de collage.
4. Cliquez sur OK.

Bouton Options de recopie incrémentée

Dans Excel, lorsque vous remplissez les cellules, le bouton Options de recopie incrémentée apparaît et vous propose quatre options :

• Copier les cellules
• Incrémenter une série
• Ne recopier que la mise en forme
• Recopier les valeurs sans la mise en forme

Pour désactiver la recopie incrémentée dans Excel

1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.
2. Cliquez sur l'onglet Modification.
3. Désactivez la case à cocher Afficher les boutons d’options de collage.
4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations

Pour plus d’informations sur les balises actives et les boutons d’option, consultez l’aide du programme Microsoft Office en cours d’utilisation.