Description d'une source de données   Une source de données (source de données : ensemble d'informations « sources » stockées qui sont utilisées pour établir la connexion à une base de données. Une source de données peut contenir le nom et l'emplacement d'un serveur de base de données, le nom du lecteur de base de données, ainsi que les informations nécessaires à la base de données pour votre connexion.) est un ensemble d'informations stocké qui permet à Microsoft Excel et Microsoft Query de se connecter à une base de données externe. Lorsque vous utilisez Microsoft Query pour définir une source de données, vous attribuez un nom à cette dernière, puis fournissez le nom et l'emplacement de la base de données ou du serveur, le type de base de données ainsi que des informations sur votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Ces informations comprennent également le nom d'un pilote ODBC (pilote ODBC (Open Database Connectivity) : fichier de programme utilisé pour établir une connexion vers une base de données particulière. Chaque programme de base de données (par exemple, Access ou dBASE) ou système de gestion de base de données (comme SQL Server) nécessite un pilote différent.) ou d'un pilote de source de données (pilote de source de données : fichier programme qui permet de se connecter à une base de données spécifique. Chaque programme ou système de gestion de base de données requiert un pilote différent.), qui est un programme permettant d'établir des connexions à un type de base de données spécifique. Pour certains types de bases de données externes (cubes OLAP (OLAP : technologie de base de données optimisée pour effectuer des requêtes et des rapports au lieu de traiter des transactions. Les données OLAP sont organisées par niveaux hiérarchiques et stockées dans des cubes au lieu de tables.)), il vous suffit de définir une source de données pour pouvoir récupérer les données.

Utilisation des sources de données par Microsoft Query      Après avoir défini une source de données pour une base de données spécifique, vous pouvez l'utiliser lorsque vous souhaitez créer une requête afin de sélectionner et de récupérer les données de cette base de données — sans avoir à retaper l'ensemble des informations de connexion. Microsoft Query utilise la source de données pour se connecter à la base de données externe et vous indique les données disponibles. Après avoir créé votre requête et renvoyé les données vers Excel, Microsoft Query récupère les données et transfère la requête et les informations de la source de données vers le classeur Excel afin que vous puissiez vous reconnecter à la base de données lorsque vous souhaitez actualiser les données.

Une source de données est le moyen par lequel Query et Excel se connectent à une base de données spécifique pour extraire des données.

Utilisation de l'Assistant Requête pour la plupart des requêtes      L'Assistant Requête, fourni avec Microsoft Query, a été conçu pour les utilisateurs qui apprennent à créer des requêtes. L'Assistant vous guide au cours des étapes de sélection et de regroupement des données de différents champs et tables dans votre base de données. Après avoir sélectionné les données, vous pouvez également utiliser l'Assistant pour filtrer et trier les résultats de votre requête. Utilisez l'Assistant Requête pour créer une requête complète ou exécuter une requête que vous avez modifiée directement dans Microsoft Query.

Création des autres types de requêtes directement dans Microsoft Query      Si vous maîtrisez parfaitement la création des requêtes ou que vous souhaitez créer une requête plus complexe, vous pouvez travailler directement dans Microsoft Query. Microsoft Query vous permet d'afficher et de modifier les requêtes que vous commencez à créer dans l'Assistant Requête ou de créer des requêtes sans l'aide de l'Assistant.

Utilisez directement Query lorsque vous voulez créer des requêtes effectuant les opérations suivantes :

• Sélection de données spécifiques dans un champ      Dans une base de données volumineuse, vous pouvez choisir certaines données d'un champ et en ignorer d'autres. Par exemple, si vous avez besoin de données pour deux des produits d'un champ contenant des informations sur de nombreux produits, vous pouvez utiliser des critères (critères : conditions que vous spécifiez pour limiter les enregistrements à inclure dans le jeu de résultats d'une requête ou d'un filtre.) afin de sélectionner des données uniquement pour les deux produits souhaités.
• Récupération de données en fonction de divers critères chaque fois que vous exécutez la requête      Si vous devez créer le même rapport ou la même synthèse Excel pour plusieurs zones des mêmes données externes (par exemple un rapport sur les ventes distinct pour chaque région), vous pouvez créer un type de requête appelé requête paramétrée (requête paramétrée : type de requête qui, lorsqu'elle est exécutée, demande les valeurs (critères) à utiliser pour sélectionner les enregistrements pour l'ensemble des résultats de manière à ce que la même requête puisse être utilisée pour extraire plusieurs ensembles de résultats.). Lorsque vous exécutez une requête paramétrée, le système vous invite à préciser quelles données il doit utiliser comme critères pour la sélection des enregistrements. Il se peut, par exemple, qu'une requête paramétrée vous invite à entrer une région spécifique ; vous pouvez réutiliser cette requête pour créer vos différents rapports de ventes par région.
• Différentes associations de données      Query permet de combiner ou de joindre des données extraites de plusieurs tables de votre base de données. Par exemple, si vous disposez d'une table d'informations sur les ventes de produits et d'une table d'informations sur les clients, vous pouvez joindre ces tables pour afficher les clients n'ayant pas effectué d'achats récemment.

Création d'un cube OLAP à partir des données d'une requête      OLAP (OLAP : technologie de base de données optimisée pour effectuer des requêtes et des rapports au lieu de traiter des transactions. Les données OLAP sont organisées par niveaux hiérarchiques et stockées dans des cubes au lieu de tables.) (On-Line Analytical Processing) est une méthode d'organisation des données permettant d'effectuer des requêtes et d'établir des rapports au lieu de procéder à des transactions. Dans une base de données OLAP, les données sont organisées de manière hiérarchique et sont stockées dans des cubes (cube : structure de données OLAP. Un cube contient des dimensions, par exemple Pays/Région/Ville, et des champs de données, comme Montant ventes. Les dimensions organisent les types de données en hiérarchies avec divers niveaux de détail, et les champs de données mesurent des quantités.) et non dans des tables.

Vous pouvez utiliser Microsoft Query pour créer un cube OLAP à partir des données d'une requête afin que la création des rapports Microsoft Excel à partir des données dure moins longtemps et soit moins fastidieuse. Pour créer un cube OLAP, exécutez l'Assistant Cube OLAP à partir de l'Assistant Requête ou directement de Microsoft Query. Vous pouvez renvoyer les données vers Excel sous forme de rapport de tableau croisé dynamique (rapport de tableau croisé dynamique : rapport interactif sous forme de tableau croisé Microsoft Excel qui synthétise et analyse les données telles que des enregistrements de base de données, de diverses sources y compris celles externes à Excel.).

Après avoir créé une requête à l'aide de l'Assistant Requête ou dans Microsoft Query, vous pouvez renvoyer les données vers une feuille de calcul Microsoft Excel. Les données sont transformées en une plage de données externes (plage de données externes : plage de données qui est importée dans une feuille de calcul mais ne provenant pas de Microsoft Excel, telle qu'une base de données ou un fichier texte. Dans Excel, vous pouvez mettre en forme les données ou les utiliser dans des calculs comme toute autre donnée.) ou un rapport de tableau croisé dynamique (rapport de tableau croisé dynamique : rapport interactif sous forme de tableau croisé Microsoft Excel qui synthétise et analyse les données telles que des enregistrements de base de données, de diverses sources y compris celles externes à Excel.) que vous pouvez mettre en forme, analyser et actualiser.

Mise en forme et analyse des données      Dans Excel, vous pouvez utiliser des outils qui vous sont familiers, notamment l'Assistant Graphique ou des sous-totaux automatiques afin de présenter et de synthétiser les données. Il vous est possible de mettre en forme les données et votre mise en forme est conservée lors de l'actualisation des données externes à partir de la base de données source. Si vous ajoutez des colonnes de formules à la plage de données externes, les formules peuvent être copiées automatiquement dans les nouvelles lignes ajoutées à la plage lors de l'actualisation des données. Vous pouvez utiliser vos propres étiquettes de colonne à la place des noms de champ et ajouter automatiquement des numéros de ligne. Pour plus d'informations sur le contrôle de la mise en forme et de la présentation de la plage de données externes, consultez l'aide de Microsoft Excel.

Réutilisation et partage des requêtes      À la fois dans l'Assistant Requête et dans Microsoft Query, il vous est possible d'enregistrer un fichier de requête .dqy que vous pouvez modifier, réutiliser et partager. Excel peut ouvrir directement les fichiers .dqy, ce qui vous permet, ainsi qu'à d'autres utilisateurs, de créer des plages de données externes supplémentaires à partir de la même requête.

Pour partager une synthèse ou un rapport Excel créé à partir de données externes, vous pouvez fournir à d'autres utilisateurs un classeur qui contient une plage de données externes ou créer un modèle de rapport (modèle de rapport : modèle Microsoft Excel (fichier .xlt) qui comporte une ou plusieurs requêtes, ou un ou plusieurs rapports de tableaux croisés dynamiques reposant sur des données externes. Lorsque vous enregistrez un modèle de rapport, Microsoft Excel enregistre la définition de la requête mais pas les données de la requête figurant dans le modèle.). Ce dernier vous permet d'enregistrer la synthèse ou le rapport sans enregistrer les données externes afin de réduire la taille du fichier. Les données externes sont récupérées lorsqu'un utilisateur ouvre le modèle de rapport. Pour plus d'informations sur la création des modèles de rapport, consultez l'aide de Microsoft Excel.

Actualisation des données externes      Lorsque vous actualisez (actualisation : permet de mettre à jour les données issues d'une source de données externes. Chaque fois que vous actualisez des données, les informations les plus récentes de la base de données s'affichent, y compris toutes les modifications qui ont été apportées aux données.) les données externes, vous exécutez la requête afin de récupérer les données nouvelles ou modifiées correspondant à vos spécifications. Vous pouvez actualiser une requête à la fois dans Microsoft Query et dans Microsoft Excel. Excel propose différentes options permettant d'actualiser les requêtes, notamment l'actualisation des données à l'ouverture du classeur et l'actualisation automatique à intervalles réguliers. Vous pouvez continuer à travailler dans Excel lors de l'actualisation des données et également vérifier l'état des données après son exécution. Pour plus d'informations sur l'actualisation des données externes dans Excel, consultez l'aide de Microsoft Excel.