Les données devant servir au plan doivent être au format plage, chaque colonne doit disposer d'une étiquette dans la première ligne et contenir des faits identiques, la plage ne doit pas contenir de lignes ou de colonnes vides.

Avant de créer un plan, vous devez trier les données afin que les lignes à regrouper soient ensemble. Dans l'illustration ci-dessus, la plage a été triée par région, puis par mois, afin que les lignes de détail pour Mars et Avril dans la région Est soient ensemble et que les lignes pour chaque mois dans la région Ouest soient ensemble.

Fournissez des lignes de synthèse, soit au-dessus, soit en dessous de chaque groupe de lignes de détail. Pour obtenir les meilleurs résultats, les lignes de synthèse doivent contenir des formules qui font référence aux cellules contenues dans chaque ligne de détail. Dans l'illustration, une ligne de total se trouve sous les détails pour chaque mois et région. Par exemple, les ventes dans les lignes 11 à 13 sont totalisées dans la ligne 14. Vous pouvez également créer un plan des données à l'endroit où les lignes de synthèse contiennent du texte descriptif ou d'autres données.

Si vous créez un plan des colonnes au lieu des lignes, assurez-vous que votre plage dispose d'étiquettes dans la première colonne et que des colonnes de synthèse existent à gauche ou à droite de vos colonnes de détail.

Un plan peut comporter jusqu'à huit niveaux de détail, chaque niveau inférieur fournissant les détails pour le niveau supérieur précédent. Dans l'illustration, la ligne Ventes totales, qui contient le total de toutes les lignes, est de niveau 1. Les lignes contenant le total pour chaque mois sont de niveau 2 et les lignes de détail pour les ventes sont de niveau 3. Pour afficher uniquement les lignes d'un niveau particulier, vous pouvez cliquer sur le numéro de niveau que vous souhaitez voir. Dans l'illustration, les lignes de détail pour la région Est et pour Avril dans la région Ouest sont masquées, mais vous pouvez cliquer sur les symboles pour afficher ces lignes.

Création d'un plan automatiquement      Si vous avez synthétisé des données à l'aide de formules qui contiennent des fonctions (fonction : formule pré-écrite qui prend une ou plusieurs valeurs, exécute une opération, puis renvoie une ou plusieurs valeurs. Utilisez des fonctions pour simplifier et raccourcir des formules sur une feuille de calcul, notamment celles qui effectuent des calculs longs et complexes.), par exemple SOMME, Excel peut créer automatiquement un plan, comme dans l'illustration. Les données de synthèse doivent être adjacentes aux données de détail.

Si vous insérez des sous-totaux automatiques dans une plage organisée en lignes, Excel crée automatiquement le plan de la feuille de calcul en même temps, afin que vous puissiez masquer ou afficher les détails souhaités.

Création d'un plan manuellement      Si les données ne sont pas organisées de manière à ce que Excel puisse créer un plan automatiquement, vous pouvez en créer un manuellement. Par exemple, vous devez créer un plan manuellement si les lignes ou les colonnes de données de synthèse contiennent des valeurs ou du texte descriptif à la place de formules.

Vous pouvez appliquer des styles (style : combinaison de caractéristiques de mise en forme, telles que la police, la taille de police et la mise en retrait, que vous nommez et enregistrez comme un ensemble. Lorsque vous appliquez un style, toutes les instructions de mise en forme de ce style s'appliquent en une fois.) automatiques à un plan, lorsque vous le créez ou ultérieurement. Pour les lignes du plan, Excel utilise les styles tels que NiveauLigne_1 et NiveauLigne_2 . Pour les colonnes du plan, Excel utilise les styles tels que NiveauColonne_1 et NiveauColonne_2. Les styles utilisent du gras, de l'italique et d'autres mises en forme de texte pour différencier les lignes de synthèse dans vos données. En changeant la façon dont chaque style est défini, vous pouvez appliquer différentes mises en forme de texte et de cellule afin de personnaliser l'apparence de votre plan. Vous pouvez également utiliser les mises en forme automatiques (mise en forme automatique : ensemble prédéfini de mises en forme de cellule (telles que la taille de police, les motifs et l'alignement) que vous pouvez appliquer à une plage de données. Microsoft Excel détermine les niveaux de synthèse et de détail dans la plage sélectionnée et applique les mises en forme en conséquence.) pour mettre en forme les données du plan.