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Si vous effectuez fréquemment une tâche dans Microsoft Excel, vous pouvez l'automatiser à l'aide d'une macro. Une macro est une série de commandes et de fonctions (fonction : formule pré-écrite qui prend une ou plusieurs valeurs, exécute une opération, puis renvoie une ou plusieurs valeurs. Utilisez des fonctions pour simplifier et raccourcir des formules sur une feuille de calcul, notamment celles qui effectuent des calculs longs et complexes.) stockées dans un module (module : collection de déclarations, d'instructions et de procédures stockées ensemble ou en tant qu'unité nommée. Il existe deux types de modules : les modules standard et les modules de classe.) Microsoft Visual Basic, qui peut être exécutée chaque fois que vous devez accomplir cette tâche.

Par exemple, s'il vous arrive souvent d'entrer de longues chaînes de texte dans des cellules, vous pouvez créer une macro vous permettant de mettre en forme les cellules pour que le texte soit renvoyé à la ligne.

Enregistrement de macros    Lorsque vous enregistrez une macro, Excel stocke les informations portant sur chaque étape à mesure que vous effectuez une série de commandes. Vous exécutez ensuite la macro pour qu'elle répète ou « imite » les commandes. Si vous commettez une erreur pendant l'enregistrement de la macro, les corrections que vous apportez sont également enregistrées.  Visual Basic (Visual Basic : version évoluée de Basic, permettant une programmation visuelle. Visual Basic a été développé par Microsoft afin de créer des applications pour Windows.) stocke chaque macro dans un nouveau module attaché au classeur.

Faciliter l'exécution d'une macro      Vous pouvez exécuter une macro en la sélectionnant dans la liste de la boîte de dialogue Macro. Pour exécuter une macro dès que vous cliquez sur un bouton donné ou tapez une combinaison de touches donnée, vous pouvez lui affecter un bouton de la barre d'outils, un raccourci clavier (touche de raccourci : touche de fonction ou combinaison de touches, comme F5 ou CTRL+A, qui vous permet d'exécuter une commande de menu. Diffère d'une touche d'accès rapide, qui est également une combinaison de touches, telle que ALT+F, mais qui sert à activer un menu, une commande ou un contrôle.) ou un objet graphique dans une feuille de calcul.

Gestion des macros      Après avoir enregistré une macro, vous pouvez consulter le code macro dans Visual Basic Editor (Microsoft Visual Basic Editor : environnement dans lequel vous pouvez modifier des macros que vous avez enregistrées et écrire de nouvelles macros et de nouveaux programmes Visual Basic pour Applications.) pour corriger les erreurs ou modifier la fonction de la macro. Par exemple, si vous souhaitez que la macro permettant de renvoyer le texte à la ligne mette également le texte en gras, vous pouvez enregistrer une autre macro qui met une cellule en gras, puis copier le code de cette macro dans la macro permettant de renvoyer le texte à la ligne.

Visual Basic Editor est un programme conçu pour faciliter l'écriture et la modification des codes de macro pour les débutants. De plus, il fournit une aide en ligne considérable. Il n'est pas nécessaire d'apprendre à programmer ou à utiliser le langage Visual Basic pour apporter des modifications simples à vos macros. Avec Visual Basic Editor, vous pouvez modifier vos macros, les copier d'un module ou d'un classeur vers un autre, renommer les modules qui stockent les macros ou renommer les macros elles-mêmes.

Sécurité des macros      Excel offre une protection contre les virus (virus : programme informatique ou macro qui « infecte » des fichiers informatiques en y insérant des copies de lui-même. Lorsque le fichier infecté est chargé en mémoire, le virus peut infecter d'autres fichiers. Les virus ont souvent des effets secondaires néfastes.) qui peuvent être transmis par les macros. Si vous partagez des macros avec d'autres utilisateurs, vous pouvez les certifier à l'aide d'une signature numérique (signature numérique : cachet d'authentification électronique, crypté et sécurisé, sur une macro ou un document. Cette signature confirme que la macro ou le document provient du signataire et qu'il n'a subi aucune modification.). Les autres utilisateurs sauront ainsi que ces macros proviennent d'une source sûre. Lorsque vous ouvrez un classeur contenant des macros, vous pouvez vérifier leur source avant de les activer.